ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్ ఎలా తయారు చేయాలి: రసీదులు, ఆమోదాలు మరియు రీయింబర్స్‌మెంట్లు
ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్ ఏమి ఖర్చయింది, దేనిపై, ఎవరు ఖర్చు చేశారు, రసీదుతో సహా నమోదు చేస్తుంది. ఫ్రీలాన్సర్‌కు ఇది పన్ను సమయంలో ఉపయోగపడే చక్కటి రికార్డు. టీమ్‌కు ఇది "నేను దీనికి చెల్లించాను" నుండి "మీకు తిరిగి చెల్లించబడింది" వరకు ప్రవాహం: సమర్పించడం, ఆమోదించడం, చెల్లించడం, ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయడం. దీన్ని తయారు చేయడానికి మీకు ఫోన్ నుండి త్వరిత ఎంట్రీ, రసీదు అప్‌లోడ్‌లు, కేటగిరీలు, టీమ్‌ల కోసం ఆమోద దశ, మరియు మీ అకౌంటెంట్ ఉపయోగించగల ఎక్స్‌పోర్ట్ కావాలి. ఎంట్రీ స్క్రీన్‌ను వేగంగా ఉంచండి — ఒక ఖర్చును నమోదు చేయడానికి ఒక నిమిషం కంటే ఎక్కువ పడితే, ప్రజలు దాన్ని ఆపేస్తారు.
వ్యక్తిగతమా, ఫ్రీలాన్సా లేదా టీమ్‌దా?
| రకం | ఎవరు ఉపయోగిస్తారు | ఏది ముఖ్యం |
|---|---|---|
| వ్యక్తిగతం | రోజువారీ ఖర్చులు ట్రాక్ చేసే ఒక వ్యక్తి | ఎంట్రీ వేగం, కేటగిరీలు, నెలవారీ మొత్తాలు |
| ఫ్రీలాన్సర్ లేదా స్వయం ఉపాధి | ఒక వ్యక్తి, పన్ను మరియు క్లయింట్‌కు తిరిగి బిల్ చేయడం కోసం | రసీదులు, పన్ను మొత్తాలు, "క్లయింట్‌కు బిల్ చేయదగినది" ఫ్లాగ్, ఎక్స్‌పోర్ట్‌లు |
| టీమ్ లేదా కంపెనీ | ఉద్యోగులు, ఆమోదించేవారు, ఫైనాన్స్ | సమర్పణ, ఆమోదం, రీయింబర్స్‌మెంట్ స్థితి, పాలసీ తనిఖీలు, ఆడిట్ ట్రైల్ |
మీరు నిజంగా కోరుకునేది నెలవారీ ఖర్చును లక్ష్యాలతో ప్లాన్ చేయడమైతే, బదులుగా బడ్జెట్ యాప్ ఎలా తయారు చేయాలి చదవండి. ఈ గైడ్ మిగతా భాగం ఫ్రీలాన్సర్ మరియు టీమ్ ఖర్చుల ట్రాకింగ్‌పై దృష్టి పెడుతుంది.
ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్‌కు ఏమి కావాలి
పేజీలు
- ఖర్చు జోడించు — మొత్తం, కరెన్సీ, తేదీ, వ్యాపారి పేరు, కేటగిరీ, నోట్, రసీదు ఫోటో. ఫోన్‌లలో కెమెరాను నేరుగా తెరవండి.
- నా ఖర్చులు — స్థితితో (డ్రాఫ్ట్, సమర్పించబడింది, ఆమోదించబడింది, తిరస్కరించబడింది, రీయింబర్స్ చేయబడింది) జాబితా మరియు ఫిల్టర్లు.
- ఖర్చు రిపోర్ట్ (ఐచ్ఛికం) — ఒక ట్రిప్ లేదా నెల ఖర్చులను కలిపి, వాటిని ఒకేసారి సమర్పించండి.
- ఆమోదాలు — మేనేజర్ల కోసం: రసీదు కనిపించేలా పెండింగ్ అంశాలు, కారణంతో ఆమోదించండి లేదా తిరస్కరించండి.
- ఫైనాన్స్ వీక్షణ — రీయింబర్స్‌మెంట్ కోసం వేచి ఉన్న ఆమోదిత అంశాలు, చెల్లించినట్లు గుర్తించడం, ఎక్స్‌పోర్ట్.
- సెట్టింగ్‌లు — కేటగిరీలు, పాలసీ పరిమితులు, ఆమోదించేవారు, కరెన్సీలు.
డేటా
- వినియోగదారులు — పేరు, పాత్ర, మేనేజర్ (వారి ఖర్చులను ఎవరు ఆమోదిస్తారు).
- ఖర్చులు — వినియోగదారు, తేదీ, వ్యాపారి పేరు, మొత్తం (పూర్ణ సంఖ్య సెంట్లలో), కరెన్సీ, పన్ను మొత్తం, కేటగిరీ, ప్రాజెక్ట్ లేదా క్లయింట్, బిల్ చేయదగినదా అనే ఫ్లాగ్, నోట్, స్థితి, రిపోర్ట్.
- రసీదులు — ఖర్చు, ఫైల్, అప్‌లోడ్ చేసిన తేదీ.
- రిపోర్ట్‌లు — వినియోగదారు, శీర్షిక, కాలం, స్థితి.
- ఆమోద ఈవెంట్‌లు — ఖర్చు లేదా రిపోర్ట్, ఎవరు, ఏ చర్య, కారణం, సమయముద్ర.
- కేటగిరీలు మరియు పాలసీలు — ఉదాహరణకు "భోజనాలు: రోజుకు ఒక నిర్దిష్ట మొత్తం వరకు, ఒక పరిమితి కంటే ఎక్కువైతే రసీదు తప్పనిసరి".
స్థితిని కేవలం ఓవర్‌రైట్ చేయకుండా, ఆమోద ఈవెంట్‌ల లాగ్‌ను append-only గా ఉంచండి. "ఇది ఎవరు ఆమోదించారు?" అని ఎవరైనా అడిగితే, సమాధానం ఆ లాగ్‌లో ఉంటుంది.
అనుమతులు
- ఉద్యోగులు కేవలం తమ స్వంత ఖర్చులను చూడగలరు మరియు సవరించగలరు, అవి డ్రాఫ్ట్‌లు లేదా తిరస్కరించబడినవి అయినప్పుడు మాత్రమే.
- ఆమోదించేవారు తమ టీమ్ సమర్పించిన ఖర్చులను చూడగలరు.
- ఫైనాన్స్ లేదా అడ్మిన్ అన్నింటినీ చూడగలరు, రీయింబర్స్‌మెంట్లు గుర్తించగలరు మరియు ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయగలరు.
ఆమోదించబడిన ఖర్చు లాక్ అవ్వాలి: ఆమోదం తర్వాత మొత్తం మార్చితే, దాన్ని మళ్లీ ఆమోదానికి పంపాలి. ఈ పాత్రలను ఎలా నిర్మించాలో రోల్-ఆధారిత యాక్సెస్ నియంత్రణ గైడ్ వివరిస్తుంది.
నిర్ణయాలు మరియు ట్రేడ్-ఆఫ్‌లు
ఒక్కో ఖర్చు లేదా రిపోర్ట్‌లు. ప్రతి ఖర్చును విడిగా సమర్పించడం సరళమైనది. రిపోర్ట్‌లుగా కలపడం ప్రయాణాలు మరియు నెలవారీ క్లెయిమ్‌లకు సరిపోతుంది. మీ టీమ్ ఇప్పటికే రిపోర్ట్‌లతో పని చేయకపోతే, ఒక్కో ఖర్చుతోనే ప్రారంభించండి.
ఒక-దశ లేదా రెండు-దశల ఆమోదం. చాలా చిన్న టీమ్‌లకు మేనేజర్ ఆమోదం సరిపోతుంది. మొత్తాలు పెద్దవైనప్పుడు లేదా పాలసీ కోరినప్పుడు ఫైనాన్స్ దశను జోడించండి.
పాలసీ తనిఖీలు. కేటగిరీ పరిమితులు, ఒక మొత్తం కంటే ఎక్కువైతే రసీదు తప్పనిసరి, వారాంతపు భోజనాలు వద్దు వంటి సరళమైన నియమాలు ఖర్చులను ఆటోమేటిక్‌గా ఫ్లాగ్ చేయగలవు. ఫ్లాగ్ చేయండి, బ్లాక్ చేయవద్దు; నిర్ణయం ఆమోదించేవారిదే.
రసీదు చదవడం. AI మోడల్‌లు మరియు OCR సేవలు ఫోటో నుండి వ్యాపారి పేరు, తేదీ మరియు మొత్తాన్ని చదవగలవు. ఇది టైప్ చేయడాన్ని తగ్గిస్తుంది కానీ పొరపాట్లు చేస్తుంది, కాబట్టి ఫారమ్‌ను ముందే నింపి, వ్యక్తిని నిర్ధారించమని అడగండి. AI ప్రొవైడర్ కీ సర్వర్‌లోనే ఉండాలి. మీ యాప్‌కు AI ఫీచర్లు ఎలా జోడించాలి చూడండి.
కరెన్సీలు. ప్రజలు ప్రయాణిస్తే, అసలు మొత్తం మరియు కరెన్సీని, అలాగే ఉపయోగించిన రేటుతో మార్చిన మొత్తాన్ని, ఆ రేటు తేదీతో నిల్వ చేయండి.
తిరిగి చెల్లింపు. ట్రాకర్ రీయింబర్స్‌మెంట్ జరిగిందని నమోదు చేస్తుంది; అసలు చెల్లింపు సాధారణంగా పేరోల్ లేదా మీ బ్యాంక్ ద్వారా జరుగుతుంది. మొదట్లో అలాగే ఉంచండి.
ఉదాహరణ మొదటి ప్రాంప్ట్
20 మంది ఉద్యోగుల కంపెనీ కోసం ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకింగ్ యాప్ తయారు చేయండి. ఉద్యోగులు తమ ఫోన్ నుండి ఖర్చులు జోడిస్తారు: మొత్తం, కరెన్సీ, తేదీ, వ్యాపారి పేరు, కేటగిరీ, ప్రాజెక్ట్, నోట్, మరియు కెమెరాతో తీసిన రసీదు ఫోటో. మొత్తాలను పూర్ణ సంఖ్య సెంట్లుగా నిల్వ చేయండి. ఖర్చులు డ్రాఫ్ట్‌లుగా మొదలవుతాయి; ఉద్యోగులు వాటిని సమర్పిస్తారు. ప్రతి ఉద్యోగికి ఒక మేనేజర్ ఉంటారు, వారు సమర్పించిన ఖర్చులను కారణంతో ఆమోదిస్తారు లేదా తిరస్కరిస్తారు, వివరాల పక్కన రసీదు చూస్తూ. కేటగిరీ పరిమితి దాటిన ఖర్చులను, లేదా 25 డాలర్లకు మించి రసీదు లేకుండా ఉన్న ఖర్చులను ఫ్లాగ్ చేయండి, కానీ బ్లాక్ చేయవద్దు. ఆమోదం తర్వాత ఖర్చు లాక్ అవుతుంది; సవరిస్తే అది మళ్లీ ఆమోదానికి వెళ్తుంది. ఫైనాన్స్ వినియోగదారులు ఆమోదించిన అన్ని ఖర్చులను చూస్తారు, బ్యాచ్‌లలో రీయింబర్స్ చేసినట్లు గుర్తిస్తారు, మరియు తేదీ, ఉద్యోగి, వ్యాపారి, కేటగిరీ, ప్రాజెక్ట్, మొత్తం, కరెన్సీ, స్థితి మరియు రసీదు లింక్‌తో CSV ఎక్స్‌పోర్ట్ చేస్తారు. ప్రతి స్థితి మార్పును ఎవరు, ఎప్పుడు చేశారో లాగ్ చేయండి. పాత్రలు: ఉద్యోగి, మేనేజర్, ఫైనాన్స్. ఇమెయిల్ మరియు పాస్‌వర్డ్ లాగిన్, డేటాబేస్, మరియు రసీదుల కోసం ఫైల్ స్టోరేజ్. రెండు టీమ్‌లు మరియు నమూనా ఖర్చులను సీడ్ చేయండి.
నిర్మాణ దశలు
- ఫోన్‌లో ఖర్చు జోడించు స్క్రీన్. కెమెరా అప్‌లోడ్, తెలివైన డిఫాల్ట్‌లు (నేటి తేదీ, చివరిగా ఉపయోగించిన కేటగిరీ), ఒక నిమిషంలోపు పూర్తి. మీ యాప్‌కు ఫైల్ అప్‌లోడ్‌లు ఎలా జోడించాలి చూడండి.
- స్థితులతో నా ఖర్చుల జాబితా.
- పాత్రలు మరియు ఆమోదాలు. ఉద్యోగిగా, మేనేజర్‌గా మరియు ఫైనాన్స్‌గా లాగిన్ అయి, ప్రతి ఒక్కరు ఏమి చూడగలరో మరియు మార్చగలరో తనిఖీ చేయండి.
- లాకింగ్ మరియు ఆడిట్ లాగ్. ఆమోదించిన ఖర్చును సవరించడానికి ప్రయత్నించండి.
- పాలసీ ఫ్లాగ్‌లు.
- ఎక్స్‌పోర్ట్. CSV ను మీ పుస్తకాలు చూసేవారికి ఇచ్చి, అది సజావుగా దిగుమతి అవుతుందో అడగండి.
- రసీదు చదవడం (ఐచ్ఛికం). మాన్యువల్ ఫ్లో పని చేసిన తర్వాత జోడించండి, మరియు దాని అంచనాలను నిజమైన రసీదులతో పోల్చండి.
- ఒక టీమ్‌తో పైలట్. అందరికీ విస్తరించే ముందు ఒక నెల పాటు.
సాధారణ పొరపాట్లు
- నెమ్మదైన ఎంట్రీ. ప్రతి అదనపు ఫీల్డ్ సమర్పణలను తగ్గిస్తుంది. మొత్తం, తేదీ, కేటగిరీ మరియు రసీదు మాత్రమే తప్పనిసరి చేయండి.
- రసీదులు పబ్లిక్‌గా నిల్వ చేయడం. రసీదు ఫైళ్లను ఆ ఖర్చు చూడటానికి అనుమతి ఉన్నవారు మాత్రమే యాక్సెస్ చేయగలగాలి.
- ఆమోదించిన ఖర్చులను సవరించగలగడం. వాటిని లాక్ చేయండి, లేకపోతే ఆమోదానికి అర్థం ఉండదు.
- స్థితిని ఓవర్‌రైట్ చేయడం. ప్రతి మార్పుకు లాగ్ ఉంచండి.
- ఫ్లోటింగ్-పాయింట్ మనీ. పూర్ణ సంఖ్య సెంట్లను ఉపయోగించండి.
- రసీదులను చాలా త్వరగా తొలగించడం. రికార్డ్-కీపింగ్ నియమాలు మారుతూ ఉంటాయి; మీవి అకౌంటెంట్‌తో తనిఖీ చేయండి.
- సమీక్ష లేకుండా AI చదివిన మొత్తాలను నమ్మడం.
రెడీమేడ్ ఎక్స్‌పెన్స్ సాఫ్ట్‌వేర్ మెరుగైనప్పుడు
ప్రత్యేక ఎక్స్‌పెన్స్ మేనేజ్‌మెంట్ ఉత్పత్తులు కార్డ్ ఇంటిగ్రేషన్లు, ఆటోమేటిక్ బ్యాంక్ ఫీడ్‌లు, మైలేజ్ ట్రాకింగ్, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ సింక్ మరియు మొబైల్ యాప్‌లను అందిస్తాయి, మరియు అనేక దేశాలలో పన్ను మరియు అనుగుణత వివరాలను ఇప్పటికే చూసుకున్నాయి. మీకు కంపెనీ కార్డులు లేదా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌తో నేరుగా సింక్ కావాలంటే, అవే బలమైన ఎంపిక.
మీ ఆమోద నియమాలు లేదా కేటగిరీలు సరిపోనప్పుడు, అరుదుగా ఖర్చులు సమర్పించే టీమ్‌కు ప్రతి-వినియోగదారుడి ధర ఎక్కువైనప్పుడు, ఖర్చులు మీ స్వంత డేటాతో (ప్రాజెక్ట్‌లు, పనులు, క్లయింట్లు, ఆస్తులు) లింక్ కావాల్సినప్పుడు, లేదా ట్రాకర్ పెద్ద ఇంటర్నల్ టూల్లో భాగమైనప్పుడు మీ స్వంతంగా నిర్మించండి. ఖర్చులను క్లయింట్లకు తిరిగి బిల్ చేస్తే, దాన్ని మీ ఇన్‌వాయిసింగ్ యాప్తో కనెక్ట్ చేయండి.
Mythex తో నిర్మించడం
Mythex పైన వివరించిన ట్రాకర్‌ను నిర్మించగలదు: చాట్‌లో వివరించండి, లైవ్ ప్రివ్యూలో ప్రయత్నించండి, మరియు మీ టీమ్ కోసం ప్రచురించండి. యాప్‌కు అవసరమైనప్పుడు రసీదుల కోసం ప్రత్యేక Postgres డేటాబేస్ మరియు ఫైల్ స్టోరేజ్ జోడిస్తుంది. లాగిన్ మీ ఎంపికపై ఆధారపడి ఉంటుంది — మీరు ఒక విధానాన్ని ఎంచుకుంటారు మరియు ఏజెంట్ దాన్ని అమర్చుతుంది — రసీదు చదవడానికి ఏ AI ప్రొవైడర్ అయినా అదే విధంగా ఉంటుంది, దాని కీ ప్రాజెక్ట్ సీక్రెట్‌గా నిల్వ అవుతుంది. దగ్గరగా ఉండే దాంతో ప్రారంభించడానికి, ఖర్చు క్లెయిమ్‌ల యాప్ మరియు ఖర్చు ఆమోదాలు టెంప్లేట్‌లు చూడండి.
ప్రశ్నలు
బడ్జెట్ యాప్‌కు, ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్‌కు మధ్య తేడా ఏమిటి?
బడ్జెట్ యాప్ కేటగిరీ వారీగా ముందే ఖర్చులను ప్లాన్ చేసి, అసలు జరిగిన దానితో పోలుస్తుంది. ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్ ఒక్కో ఖర్చును, సాధారణంగా రసీదుతో, నమోదు చేస్తుంది. తరచుగా అది తిరిగి క్లెయిమ్ చేయడానికి, ఆమోదించడానికి లేదా అకౌంటెంట్‌కు ఇవ్వడానికి ఉపయోగపడుతుంది.
ఎక్స్‌పెన్స్ ట్రాకర్ రసీదులను ఆటోమేటిక్‌గా చదవగలదా?
అవును. యాప్ రసీదు ఫోటోను AI మోడల్ లేదా OCR సేవకు పంపి, వ్యాపారి పేరు, తేదీ, మొత్తం మరియు పన్ను తిరిగి పొందగలదు. ఆ ఫలితాన్ని ఒక సూచనగా తీసుకోండి, వ్యక్తి దాన్ని నిర్ధారించాలి, ఎందుకంటే ముడతలు పడిన రసీదుల ఫోటోలను తరచుగా తప్పుగా చదువుతారు.
ఎక్స్‌పెన్స్ రిపోర్ట్ ఎక్స్‌పోర్ట్‌లో ఏమి ఉండాలి?
ప్రతి ఖర్చు తేదీ, వ్యాపారి పేరు, కేటగిరీ, మొత్తం, కరెన్సీ, అవసరమైతే పన్ను మొత్తం, ఖర్చు చేసిన వ్యక్తి, ఆమోద స్థితి మరియు రసీదు లింక్. మీ అకౌంటెంట్ లేదా బుక్‌కీపింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ దిగుమతి చేయగల CSV ఫైల్ సాధారణంగా అత్యంత ఉపయోగకరమైన ఫార్మాట్.
నేను రసీదులను ఎంతకాలం ఉంచాలి?
అది మీ దేశం మరియు ఖర్చు రకంపై ఆధారపడి ఉంటుంది, పన్ను అధికారులు తమ స్వంత నియమాలు నిర్ణయిస్తారు. అకౌంటెంట్ లేదా మీ స్థానిక పన్ను అధికారిని సంప్రదించండి, మరియు ఆ కాలం ముగిసేలోపు మీ యాప్ రసీదులను ఎప్పుడూ తొలగించకుండా చూసుకోండి.