Kaip sukurti išlaidų sekimo programą: kvitai, patvirtinimai ir kompensacijos

Išlaidų sekimo programa įrašo, kas buvo išleista, už ką, kas išleido ir su kokiu kvitu. Laisvai samdomam specialistui tai tvarkingas įrašas mokesčių laikotarpiui. Komandai tai kelias nuo „aš tai sumokėjau“ iki „jums grąžinta“: pateikti, patvirtinti, apmokėti, eksportuoti. Kad tokią programą sukurtumėte, reikia greito įvedimo iš telefono, kvitų įkėlimo, kategorijų, patvirtinimo žingsnio komandoms ir eksporto, kurį galėtų naudoti buhalteris. Įvedimo ekranas turi būti greitas: jei išlaidos įrašomos ilgiau nei minutę, žmonės nustoja tai daryti.

Asmeninė, laisvai samdomo ar komandos?

Jei iš tikrųjų norite planuoti mėnesio išlaidas pagal tikslus, skaitykite kaip sukurti biudžeto programą. Likusi šio vadovo dalis skirta laisvai samdomo specialisto ir komandos išlaidų sekimui.

Ko reikia išlaidų programai

Puslapiai

• Pridėti išlaidas – suma, valiuta, data, prekybininkas, kategorija, pastaba, kvito nuotrauka. Telefone turėtų atsidaryti fotoaparatas.
• Mano išlaidos – sąrašas su statusu (juodraštis, pateikta, patvirtinta, atmesta, kompensuota) ir filtrais.
• Išlaidų ataskaita (neprivaloma) – vienos kelionės ar mėnesio išlaidos, sugrupuotos ir pateiktos kartu.
• Patvirtinimai – vadovams: laukiantys įrašai su matomu kvitu; patvirtinti arba atmesti su priežastimi.
• Finansų vaizdas – patvirtintos išlaidos, laukiančios kompensacijos; pažymėti kaip apmokėtas ir eksportuoti.
• Nustatymai – kategorijos, taisyklių limitai, patvirtintojai, valiutos.

Duomenys

• Naudotojai – vardas, rolė, vadovas (kas tvirtina jų išlaidas).
• Išlaidos – naudotojas, data, prekybininkas, suma (sveikais centais), valiuta, mokesčio suma, kategorija, projektas ar klientas, žymė „apmokama klientui“, pastaba, statusas, ataskaita.
• Kvitai – išlaidos, failas, įkėlimo data.
• Ataskaitos – naudotojas, pavadinimas, laikotarpis, statusas.
• Patvirtinimų įvykiai – išlaidos ar ataskaitos, kas, veiksmas, priežastis, laiko žymė.
• Kategorijos ir taisyklės – pavyzdžiui, „Maistas: iki nustatytos sumos per dieną, kvitas privalomas virš ribos“.

Saugokite patvirtinimų įvykių žurnalą, o ne tik perrašykite statusą. Kai kas nors paklausia „kas tai patvirtino?“, atsakymas yra žurnale.

Teisės

• Darbuotojai mato ir keičia tik savo išlaidas, ir tik tada, kai jos yra juodraščiai arba atmestos.
• Patvirtintojai mato savo komandos pateiktas išlaidas.
• Finansai ar administratoriai mato viską, pažymi kompensacijas ir eksportuoja.

Patvirtinta išlaida turi užsirakinti: pakeitus sumą po patvirtinimo, ji turi grįžti patvirtinimui. Mūsų vadovas apie prieigos valdymą pagal roles paaiškina, kaip sukurti tokias roles.

Sprendimai ir kompromisai

Atskiros išlaidos ar ataskaitos. Kiekvienos išlaidos pateikimas atskirai yra paprasčiau. Grupavimas į ataskaitas tinka kelionėms ir mėnesio prašymams. Pradėkite nuo atskirų išlaidų, nebent jūsų komanda jau dirba su ataskaitomis.

Vienas ar du patvirtinimo žingsniai. Vadovo patvirtinimo daugeliui mažų komandų pakanka. Finansų žingsnį pridėkite, kai sumos didelės arba to reikalauja taisyklės.

Taisyklių patikra. Paprastos taisyklės – kategorijų limitai, kvitas privalomas virš tam tikros sumos, be savaitgalio maisto – gali automatiškai pažymėti išlaidas. Žymėkite, bet neblokuokite; sprendimą priima patvirtintojas.

Kvitų nuskaitymas. DI modeliai ir OCR paslaugos gali nuskaityti prekybininką, datą ir sumą iš nuotraukos. Tai sutaupo rašymo, bet klysta, todėl formą iš anksto užpildykite ir paprašykite naudotojo patvirtinti. DI paslaugos raktas turi likti serveryje. Žr. kaip pridėti DI funkcijas į programą.

Valiutos. Jei žmonės keliauja, saugokite pradinę sumą ir valiutą, taip pat konvertuotą sumą pagal naudotą kursą ir to kurso datą.

Pinigų grąžinimas. Išlaidų programa įrašo, kad kompensacija įvyko; pati išmoka dažniausiai vyksta per algalapius ar banką. Iš pradžių palikite taip.

Pavyzdinis pirmasis užklausimas

Sukurk išlaidų sekimo programą 20 žmonių įmonei. Darbuotojai prideda išlaidas iš telefono: suma, valiuta, data, prekybininkas, kategorija, projektas, pastaba ir kvito nuotrauka, padaryta fotoaparatu. Išlaidos pradžioje yra juodraščiai; darbuotojas jas pateikia. Kiekvienas darbuotojas turi vadovą, kuris patvirtina arba atmeta pateiktas išlaidas su priežastimi ir mato kvitą šalia duomenų. Pažymėk, bet neblokuok išlaidų, viršijančių kategorijos limitą, arba be kvito, kai suma didesnė nei 25 doleriai. Patvirtinta išlaida užrakinama; jos redagavimas siunčia ją atgal patvirtinimui. Finansų naudotojai mato visas patvirtintas išlaidas, žymi jas kaip kompensuotas partijomis ir eksportuoja CSV su data, darbuotoju, prekybininku, kategorija, projektu, suma, valiuta, statusu ir nuoroda į kvitą. Kiekvieną statuso pakeitimą įrašyk su tuo, kas ir kada. Roles: darbuotojas, vadovas, finansai. Prisijungimas el. paštu ir slaptažodžiu, duomenų bazė ir failų saugykla kvitams. Sukurk du komandų pavyzdžius ir pavyzdines išlaidas.

Kūrimo žingsniai

1. Išlaidų pridėjimo ekranas telefone. Kvito įkėlimas fotoaparatu, protingos numatytosios reikšmės (šiandienos data, paskutinė naudota kategorija), užpildymas per minutę. Žr. kaip pridėti failų įkėlimą į programą.
2. Mano išlaidų sąrašas su statusais.
3. Teisės ir patvirtinimai. Prisijunkite kaip darbuotojas, vadovas ir finansų naudotojas ir patikrinkite, ką kiekvienas mato ir gali keisti.
4. Užrakinimas ir veiksmų žurnalas. Pabandykite redaguoti patvirtintą išlaidą.
5. Taisyklių pažymėjimai.
6. Eksportas. Perduokite CSV tam, kas tvarko jūsų apskaitą, ir paklauskite, ar jis importuojamas be problemų.
7. Kvitų nuskaitymas (neprivaloma). Pridėkite jį, kai rankinis srautas veikia, ir palyginkite jo spėjimus su tikrais kvitais.
8. Išbandykite su viena komanda mėnesį prieš visų diegimą.

Dažniausios klaidos

• Lėtas įvedimas. Kiekvienas papildomas laukas mažina pateikimų skaičių. Privalomi tik suma, data, kategorija ir kvitas.
• Viešai saugomi kvitai. Kvito failus turi pasiekti tik tie, kurie gali matyti tą išlaidą.
• Redaguojamos patvirtintos išlaidos. Užrakinkite jas, kitaip patvirtinimas nieko nereiškia.
• Statuso perrašymas. Saugokite kiekvieno pakeitimo žurnalą.
• Pinigai su slankiuoju kableliu. Naudokite sveikus centus.
• Kvitų ištrynimas per anksti. Įrašų saugojimo taisyklės skiriasi; pasitikslinkite su buhalteriu.
• Pasitikėjimas DI nuskaitytomis sumomis be peržiūros.

Kada geresnis paruoštas išlaidų valdymo produktas

Specializuoti išlaidų valdymo produktai siūlo kortelių integracijas, automatinius banko srautus, kilometražo sekimą, sinchronizaciją su apskaitos programomis ir mobiliąsias programas. Daugelis jų jau sprendžia mokesčių ir atitikties klausimus kelioms šalims. Jei reikia įmonės kortelių arba tiesioginės sinchronizacijos su apskaitos programa, jie yra stipresnis pasirinkimas.

Kurkite patys, kai jūsų patvirtinimo taisyklės ar kategorijos netinka, kai vienam komandos žmogui su kelių išlaidų per mėnesį mokėti pagal naudotoją yra brangu, kai išlaidos turi būti susietos su jūsų duomenimis (projektais, darbais, klientais, nekilnojamuoju turtu) arba kai sekimas yra didesnės vidinės programos dalis. Jei perskaičiuojate išlaidas klientams, prijunkite ją prie savo sąskaitų faktūrų programos.

Kaip tai daryti su Mythex

Mythex gali sukurti pokalbyje aprašytą išlaidų programą iš aukščiau pateikto užklausimo: aprašote ją čate, išbandote gyvoje peržiūroje ir paskelbiate savo komandai. Kai programai reikia išsaugoti duomenis, ji prideda specialią Postgres duomenų bazę, o kvitams – failų saugyklą. Prisijungimas yra jūsų pasirinkimas – pasirenkate būdą, o agentas jį įdiegia – taip pat ir DI paslaugos kvitams nuskaityti, kurios raktas saugomas kaip projekto paslaptis. Jei norite pradėti nuo panašaus, pažiūrėkite išlaidų kompensacijų programos ir išlaidų patvirtinimų šablonus.

Klausimai