如何建立開支記錄應用程式：收據、審批同報銷

開支記錄應用程式記錄咗乜嘢嘢被花費、花喺邊度、由邊個花，並附上收據。對自由工作者嚟講，佢係一份方便報稅嘅整齊紀錄；對團隊嚟講，佢就係由「我付咗錢」到「你已經報銷俾我」嘅整個流程：提交、審批、付款、匯出。要建立一個，你需要喺手機上快速輸入、上傳收據、分類、為團隊而設嘅審批步驟，以及會計師可以直接使用嘅匯出功能。輸入畫面一定要快，如果記一筆開支要多過一分鐘，人哋就會唔再記。

個人、自由工作者定係團隊？

如果你真正想做嘅係按目標規劃每月開支，請改為參閱如何建立預算應用程式。本指南其餘部分主要集中喺自由工作者同團隊嘅開支記錄。

開支記錄需要咩功能

頁面

• 新增開支：金額、貨幣、日期、商戶、類別、備註、收據相片。喺手機上，應該直接開啟相機。
• 我嘅開支：列出所有開支，附狀態（草稿、已提交、已批准、已拒絕、已報銷）同篩選功能。
• 開支報告（可選）：將同一次旅程或同一個月嘅開支分組，並一次過提交。
• 審批：俾經理睇嘅待處理項目，會顯示收據，可以批准或拒絕並寫明原因。
• 財務視圖：已批准、等待報銷嘅項目，可以標記為已付款，亦可以匯出。
• 設定：類別、政策上限、審批人、貨幣。

數據

• 用戶：姓名、角色、經理（即審批佢哋開支嘅人）。
• 開支：用戶、日期、商戶、金額（以整數仙計）、貨幣、稅款金額、類別、項目或客戶、可收費標記、備註、狀態、所屬報告。
• 收據：所屬開支、檔案、上傳日期。
• 報告：用戶、標題、期間、狀態。
• 審批事件：開支或報告、邊個、做咗咩行動、原因、時間戳記。
• 類別同政策：例如「餐飲：每日上限某個金額，超過某個門檻就必須有收據」。

建議保留一份只可新增、不可修改嘅審批事件紀錄，而唔係單純覆寫狀態。當有人問「邊個批准咗呢筆？」，答案就喺紀錄入面。

權限

• 員工只可以睇同修改自己嘅開支，而且只限於草稿或被拒絕嘅項目。
• 審批人可以睇下屬已提交嘅開支。
• 財務或管理員可以睇所有開支、標記報銷同匯出。

已批准嘅開支應該鎖定：批准後更改金額，必須重新送審。我哋有關以角色為本嘅存取控制嘅指南，可以教你點樣建立呢啲角色。

決定同取捨

單筆定報告。 逐筆提交最簡單。分組成報告就適合旅程同每月申報。除非你團隊本身已經習慣用報告，否則先從單筆開始。

一步定兩步審批。 對大部分小型團隊嚟講，經理批准已經足夠。如果金額較大或者政策要求，就加入財務一步。

政策檢查。 簡單嘅規則，例如類別上限、超過某金額就必須有收據、唔可以週末食飯，可以自動標記開支。我哋建議係標記，唔係阻止，最後由審批人決定。

收據識別。 AI 模型同 OCR 服務可以從相片讀出商戶、日期同總額。咁樣可以減少打字，但會出錯，所以應該預先填入表格，並請用戶確認。AI 供應商嘅金鑰必須留喺伺服器上。可參閱如何為應用程式加入 AI 功能。

貨幣。 如果人哋經常外遊，就要同時儲存原來嘅金額同貨幣，以及按所用匯率換算後嘅金額，連同該匯率嘅日期。

退款俾人。 開支記錄只會記錄報銷已經發生；真正嘅付款通常經薪金系統或者銀行處理。初期最好保持呢個分工。

範例首個提示詞

為一間 20 人嘅公司建立一個開支記錄應用程式。員工用手機新增開支：金額、貨幣、日期、商戶、類別、項目、備註，並可以用相機拍攝收據相片。金額以整數仙計儲存。開支一開始係草稿，員工自行提交。每位員工都有一位經理，經理可以批准或拒絕已提交嘅開支，並需要寫明原因，同時可以喺詳細資料旁邊睇到收據。如果開支超過類別上限，或者超過 25 美元而冇收據，就標記但唔阻止。一旦批准，開支即鎖定；修改會令其重新送審。財務用戶可以睇到所有已批准嘅開支，分批標記為已報銷，並匯出 CSV，包括日期、員工、商戶、類別、項目、金額、貨幣、狀態同收據連結。每次狀態改變都要記錄邊個同幾時。角色：員工、經理、財務。使用電郵同密碼登入、一個資料庫，以及用於收據嘅檔案儲存。加入兩個團隊同範例開支作種子資料。

建立步驟

1. 手機上嘅新增開支畫面。 相機上傳，合理嘅預設值（今日日期、上次使用嘅類別），一分鐘內可以完成。可參閱如何為應用程式加入檔案上傳。
2. 附狀態嘅「我嘅開支」列表。
3. 角色同審批。 分別以員工、經理同財務身分登入，檢查每個角色可以睇到同修改咩。
4. 鎖定同審計紀錄。 試下修改一筆已批准嘅開支。
5. 政策標記。
6. 匯出。 將 CSV 交俾負責你賬目嘅人，問佢可唔可以順利匯入。
7. 收據識別（可選）。等手動流程運作正常之後才加入，並將佢嘅估算同真實收據比較。
8. 先由一個團隊試行一個月，然後先至全面推行。

常見錯誤

• 輸入太慢。 每多一個欄位，提交嘅次數就少一次。只要求金額、日期、類別同收據就夠。
• 收據公開儲存。 收據檔案只應該俾有權睇該筆開支嘅人讀取。
• 已批准嘅開支仍可以編輯。 要鎖定，否則批准就冇意義。
• 覆寫狀態。 每次改動都要留低紀錄。
• 浮點數處理金錢。 請用整數仙計。
• 太早刪除收據。 保存紀錄嘅規則各有不同，請向會計師查清楚你嘅情況。
• 未經審視就相信 AI 讀出嘅總額。

幾時用現成嘅開支管理軟件更好

專門嘅開支管理產品提供信用卡整合、自動銀行資料同步、里數追蹤、會計軟件同步同手機應用程式，而且好多都已經處理咗多個國家嘅稅務同合規細節。如果你需要公司信用卡或者直接同步到會計軟件，嗰啲產品會係更好嘅選擇。

如果你嘅審批規則或者類別唔啱用，或者一班經常提交開支嘅團隊，用每位用戶收費嘅產品成本好高，又或者開支需要連結你自己嘅數據（項目、工作、客戶、物業），又或者開支記錄只係更大嘅內部工具一部分，咁就應該自己建立。如果你會向客戶重新收取開支，就應該連接你嘅發票應用程式。

用 Mythex 建立

Mythex 可以根據你喺上面提示詞描述嘅內容，建立呢個開支記錄應用程式：你喺聊天中描述需求，喺即時預覽中試用，然後為你嘅團隊發布。當應用程式需要時，佢會加入專用嘅 Postgres 資料庫同檔案儲存，用嚟存放收據。登入方式可以自行選擇（你決定採用邊種方法，由代理完成接駁）；收據識別所用嘅任何 AI 供應商亦一樣，佢嘅金鑰會以專案機密形式儲存。如果想從接近嘅範本開始，可以睇吓開支申報應用程式同開支審批範本。

常見問題