Πώς να φτιάξετε εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων: αποδείξεις, εγκρίσεις και επιστροφές

Μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων καταγράφει τι πληρώθηκε, για ποιο λόγο, από ποιον, με αποδεικτικό. Για έναν freelancer είναι ένα τακτοποιημένο αρχείο για την εποχή της φορολογικής δήλωσης. Για μια ομάδα είναι η ροή από το «πλήρωσα αυτό» έως το «σας επέστρεψα τα χρήματα»: υποβολή, έγκριση, πληρωμή, εξαγωγή. Για να φτιάξετε μία χρειάζεστε γρήγορη καταχώριση από το κινητό, μεταφόρτωση αποδείξεων, κατηγορίες, βήμα έγκρισης για ομάδες και εξαγωγή που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο λογιστής σας. Κρατήστε την οθόνη καταχώρισης γρήγορη: αν η καταγραφή μιας δαπάνης παίρνει περισσότερο από ένα λεπτό, οι άνθρωποι σταματούν να την κάνουν.

Προσωπική, ελεύθερη επαγγελματική ή ομαδική;

Τύπος	Ποιος τη χρησιμοποιεί	Τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία
Προσωπική	Ένα άτομο που παρακολουθεί τις καθημερινές του δαπάνες	Ταχύτητα καταχώρισης, κατηγορίες, μηνιαία σύνολα
Ελεύθερος επαγγελματίας ή μονοπρόσωπη επιχείρηση	Ένα άτομο, για φόρους και τιμολόγηση στον πελάτη	Αποδείξεις, ποσά φόρου, σήμανση «χρεώσιμο στον πελάτη», εξαγωγές
Ομάδα ή εταιρεία	Υπάλληλοι, εγκρίνοντες, οικονομικό τμήμα	Υποβολή, έγκριση, κατάσταση επιστροφής, έλεγχος πολιτικής, ιστορικό ενεργειών

Αν θέλετε στην πραγματικότητα να σχεδιάζετε τις μηνιαίες δαπάνες σας με στόχους, διαβάστε αντί γι' αυτό πώς να φτιάξετε εφαρμογή προϋπολογισμού. Το υπόλοιπο αυτού του οδηγού εστιάζει στην παρακολούθηση εξόδων για ελεύθερους επαγγελματίες και ομάδες.

Τι χρειάζεται μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων

Σελίδες

Προσθήκη δαπάνης: ποσό, νόμισμα, ημερομηνία, κατάστημα, κατηγορία, σημείωση, φωτογραφία απόδειξης. Στα κινητά, ανοίγει απευθείας η κάμερα.
Οι δαπάνες μου: λίστα με κατάσταση (πρόχειρο, υποβλήθηκε, εγκρίθηκε, απορρίφθηκε, επεστράφη) και φίλτρα.
Αναφορά δαπανών (προαιρετική): ομαδοποίηση δαπανών ενός ταξιδιού ή ενός μήνα και υποβολή μαζί.
Εγκρίσεις: για τους διευθυντές, εκκρεμή στοιχεία με ορατή την απόδειξη, έγκριση ή απόρριψη με αιτιολογία.
Προβολή οικονομικού τμήματος: εγκεκριμένα στοιχεία που περιμένουν επιστροφή, σήμανση ως πληρωμένα, εξαγωγή.
Ρυθμίσεις: κατηγορίες, όρια πολιτικής, εγκρίνοντες, νομίσματα.

Δεδομένα

Χρήστες: όνομα, ρόλος, διευθυντής (ποιος εγκρίνει τις δαπάνες τους).
Δαπάνες: χρήστης, ημερομηνία, κατάστημα, ποσό (ακέραιος αριθμός λεπτών), νόμισμα, ποσό φόρου, κατηγορία, έργο ή πελάτης, σήμανση χρεώσιμου, σημείωση, κατάσταση, αναφορά.
Αποδείξεις: δαπάνη, αρχείο, ημερομηνία μεταφόρτωσης.
Αναφορές: χρήστης, τίτλος, περίοδος, κατάσταση.
Γεγονότα έγκρισης: δαπάνη ή αναφορά, ποιος, ενέργεια, αιτιολογία, χρονική σήμανση.
Κατηγορίες και πολιτικές: για παράδειγμα «Φαγητό: έως ένα ορισμένο ποσό ανά ημέρα, απαιτείται απόδειξη πάνω από ένα όριο».

Κρατήστε ένα ημερολόγιο μόνο για προσθήκες γεγονότων έγκρισης και μην αντικαθιστάτε απλώς την κατάσταση. Όταν κάποιος ρωτήσει «ποιος ενέκρινε αυτό;», η απάντηση πρέπει να βρίσκεται στο ημερολόγιο.

Δικαιώματα

Οι υπάλληλοι βλέπουν και επεξεργάζονται μόνο τις δικές τους δαπάνες, και μόνο όσο είναι πρόχειρες ή απορριμμένες.
Οι εγκρίνοντες βλέπουν τις υποβεβλημένες δαπάνες της ομάδας τους.
Το οικονομικό τμήμα ή οι διαχειριστές βλέπουν όλα τα στοιχεία, σημειώνουν τις επιστροφές και κάνουν εξαγωγές.

Μια εγκεκριμένη δαπάνη πρέπει να κλειδώνει: η αλλαγή του ποσού μετά την έγκριση πρέπει να την στέλνει ξανά για έγκριση. Ο οδηγός μας για τον έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων εξηγεί πώς να χτίσετε αυτούς τους ρόλους.

Αποφάσεις και συμβιβασμοί

Μεμονωμένες δαπάνες ή αναφορές. Η υποβολή κάθε δαπάνης ξεχωριστά είναι απλούστερη. Η ομαδοποίηση σε αναφορές ταιριάζει σε ταξίδια και μηνιαίες αιτήσεις. Ξεκινήστε με μεμονωμένες δαπάνες, εκτός αν η ομάδα σας ήδη δουλεύει με αναφορές.

Έγκριση σε ένα ή δύο στάδια. Η έγκριση από τον διευθυντή αρκεί για τις περισσότερες μικρές ομάδες. Προσθέστε βήμα του οικονομικού τμήματος όταν τα ποσά είναι μεγάλα ή το απαιτεί η πολιτική.

Έλεγχοι πολιτικής. Απλοί κανόνες, όπως όρια ανά κατηγορία, υποχρεωτική απόδειξη πάνω από ένα ποσό ή απαγόρευση φαγητού τα Σαββατοκύριακα, μπορούν να σημειώνουν δαπάνες αυτόματα. Σημειώστε, μην μπλοκάρετε· την απόφαση παίρνουν οι εγκρίνοντες.

Ανάγνωση αποδείξεων. Μοντέλα AI και υπηρεσίες OCR μπορούν να διαβάσουν το κατάστημα, την ημερομηνία και το σύνολο από φωτογραφία. Εξοικονομούν πληκτρολόγηση αλλά κάνουν λάθη, γι' αυτό συμπληρώστε τη φόρμα εκ των προτέρων και ζητήστε από το άτομο να επιβεβαιώσει. Το κλειδί του παρόχου AI πρέπει να μένει στον διακομιστή. Δείτε πώς να προσθέσετε λειτουργίες AI στην εφαρμογή σας.

Νομίσματα. Αν οι άνθρωποι ταξιδεύουν, αποθηκεύστε το αρχικό ποσό και νόμισμα, καθώς και το μετατραπέν ποσό με την ισοτιμία που χρησιμοποιήθηκε και την ημερομηνία της ισοτιμίας.

Επιστροφή χρημάτων στους ανθρώπους. Η εφαρμογή καταγράφει ότι έγινε επιστροφή· η πραγματική πληρωμή γίνεται συνήθως μέσω μισθοδοσίας ή της τράπεζας. Κρατήστε το έτσι στην αρχή.

Παράδειγμα πρώτης εντολής

Φτιάξε μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων για μια εταιρεία 20 ατόμων. Οι υπάλληλοι προσθέτουν δαπάνες από το κινητό τους: ποσό, νόμισμα, ημερομηνία, κατάστημα, κατηγορία, έργο, σημείωση και φωτογραφία απόδειξης τραβηγμένη με την κάμερα. Αποθήκευσε τα ποσά ως ακέραιους αριθμούς λεπτών. Οι δαπάνες ξεκινούν ως πρόχειρες· οι υπάλληλοι τις υποβάλλουν. Κάθε υπάλληλος έχει διευθυντή που εγκρίνει ή απορρίπτει τις υποβεβλημένες δαπάνες με αιτιολογία, βλέποντας την απόδειξη δίπλα στα στοιχεία. Σημείωσε, χωρίς να μπλοκάρεις, δαπάνες πάνω από το όριο κατηγορίας ή χωρίς απόδειξη άνω των 25 δολαρίων. Μόλις εγκριθεί, μια δαπάνη κλειδώνει· η επεξεργασία της την στέλνει ξανά για έγκριση. Οι χρήστες του οικονομικού τμήματος βλέπουν όλες τις εγκεκριμένες δαπάνες, τις σημειώνουν ως επιστραμμένες σε παρτίδες και εξάγουν CSV με ημερομηνία, υπάλληλο, κατάστημα, κατηγορία, έργο, ποσό, νόμισμα, κατάσταση και σύνδεσμο απόδειξης. Κατέγραψε κάθε αλλαγή κατάστασης με το ποιος και πότε. Ρόλοι: υπάλληλος, διευθυντής, οικονομικό τμήμα. Σύνδεση με email και κωδικό, βάση δεδομένων και αποθήκευση αρχείων για τις αποδείξεις. Πρόσθεσε δύο ομάδες και δείγματα δαπανών.

Βήματα κατασκευής

Οθόνη προσθήκης δαπάνης σε κινητό. Μεταφόρτωση από την κάμερα, λογικές προεπιλογές (σημερινή ημερομηνία, τελευταία χρησιμοποιημένη κατηγορία), λιγότερο από ένα λεπτό για να ολοκληρωθεί. Δείτε πώς να προσθέσετε μεταφορτώσεις αρχείων στην εφαρμογή σας.
Λίστα «Οι δαπάνες μου» με καταστάσεις.
Ρόλοι και εγκρίσεις. Συνδεθείτε ως υπάλληλος, ως διευθυντής και ως οικονομικό τμήμα και ελέγξτε τι βλέπει και τι αλλάζει το καθένα.
Κλείδωμα και ημερολόγιο ελέγχου. Δοκιμάστε να επεξεργαστείτε μια εγκεκριμένη δαπάνη.
Σημάνσεις πολιτικής.
Εξαγωγή. Δώστε το CSV σε όποιον τηρεί τα βιβλία σας και ρωτήστε αν εισάγεται σωστά.
Ανάγνωση αποδείξεων (προαιρετικό). Προσθέστε το αφού δουλεύει η χειροκίνητη ροή και συγκρίνετε τις εκτιμήσεις του με πραγματικές αποδείξεις.
Δοκιμή με μία ομάδα για έναν μήνα πριν από την ευρεία χρήση.

Συνηθισμένα λάθη

Αργή καταχώριση. Κάθε επιπλέον πεδίο μειώνει τις υποβολές. Κάντε υποχρεωτικά μόνο το ποσό, την ημερομηνία, την κατηγορία και την απόδειξη.
Δημόσια αποθήκευση αποδείξεων. Τα αρχεία των αποδείξεων πρέπει να είναι προσβάσιμα μόνο στους ανθρώπους που επιτρέπεται να δουν αυτή τη δαπάνη.
Επεξεργάσιμες εγκεκριμένες δαπάνες. Κλειδώστε τες, αλλιώς η έγκριση δεν σημαίνει τίποτα.
Αντικατάσταση της κατάστασης. Κρατήστε ημερολόγιο για κάθε αλλαγή.
Κινητή υποδιαστολή για χρήματα. Χρησιμοποιήστε ακέραια λεπτά.
Πρόωρη διαγραφή αποδείξεων. Οι κανόνες τήρησης αρχείων διαφέρουν· ελέγξτε τους με τον λογιστή σας.
Εμπιστοσύνη σε σύνολα που διάβασε η AI χωρίς έλεγχο.

Πότε είναι καλύτερο ένα έτοιμο λογισμικό εξόδων

Τα εξειδικευμένα προϊόντα διαχείρισης εξόδων προσφέρουν ολοκλήρωση με κάρτες εταιρείας, αυτόματη σύνδεση με τραπεζικούς λογαριασμούς, παρακολούθηση χιλιομέτρων, συγχρονισμό με λογιστικό λογισμικό και εφαρμογές για κινητά. Έχουν επίσης καλύψει λεπτομέρειες φόρων και συμμόρφωσης σε πολλές χώρες. Αν χρειάζεστε κάρτες εταιρείας ή άμεσο συγχρονισμό με λογιστικό λογισμικό, είναι η ισχυρότερη επιλογή.

Φτιάξτε το δικό σας όταν οι κανόνες έγκρισης ή οι κατηγορίες σας δεν ταιριάζουν, όταν η τιμολόγηση ανά χρήστη είναι υψηλή για μια ομάδα που υποβάλλει λίγες δαπάνες τον μήνα, όταν οι δαπάνες πρέπει να συνδέονται με τα δικά σας δεδομένα (έργα, εργασίες, πελάτες, ακίνητα) ή όταν η εφαρμογή αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου εσωτερικού εργαλείου. Αν χρεώνετε δαπάνες σε πελάτες, συνδέστε την με την εφαρμογή τιμολόγησής σας.

Κατασκευή με το Mythex

Το Mythex μπορεί να φτιάξει τον παρακολουθητή της παραπάνω εντολής: το περιγράφετε στη συνομιλία, το δοκιμάζετε στην ζωντανή προεπισκόπηση και το δημοσιεύετε για την ομάδα σας. Προσθέτει μια αποκλειστική βάση Postgres και αποθήκευση αρχείων για τις αποδείξεις, όταν η εφαρμογή τις χρειάζεται. Η σύνδεση είναι «φέρτε τη δική σας»: επιλέγετε μια προσέγγιση και ο agent την συνδέει, το ίδιο ισχύει και για τον πάροχο AI για την ανάγνωση αποδείξεων, με το κλειδί του αποθηκευμένο ως μυστικό του έργου. Για να ξεκινήσετε από κάτι κοντινό, δείτε τα πρότυπα εφαρμογή αξιώσεων εξόδων και εγκρίσεις εξόδων.

Ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια εφαρμογή προϋπολογισμού και σε μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων;

Μια εφαρμογή προϋπολογισμού σχεδιάζει τις δαπάνες εκ των προτέρων ανά κατηγορία και τις συγκρίνει με όσα πραγματικά έγιναν. Μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων καταγράφει μεμονωμένες δαπάνες, συνήθως με αποδείξεις, και συχνά χρησιμεύει για να ζητηθούν πίσω, να εγκριθούν ή να σταλούν στον λογιστή.

Μπορεί μια εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων να διαβάζει αποδείξεις αυτόματα;

Ναι. Η εφαρμογή μπορεί να στείλει τη φωτογραφία της απόδειξης σε μοντέλο AI ή υπηρεσία OCR και να επιστρέψει το κατάστημα, την ημερομηνία, το σύνολο και τον φόρο. Αντιμετωπίστε το αποτέλεσμα ως πρόταση που επιβεβαιώνει το άτομο, γιατί οι φωτογραφίες τσαλακωμένων αποδείξεων συχνά διαβάζονται λανθασμένα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια εξαγωγή αναφοράς εξόδων;

Την ημερομηνία κάθε δαπάνης, το κατάστημα, την κατηγορία, το ποσό, το νόμισμα, το ποσό φόρου αν χρειάζεται, το άτομο που την έκανε, την κατάσταση έγκρισης και σύνδεσμο προς την απόδειξη. Ένα αρχείο CSV που μπορεί να εισαγάγει ο λογιστής σας ή το λογισμικό τήρησης βιβλίων είναι συνήθως το πιο χρήσιμο μορφότυπο.

Για πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσω τις αποδείξεις;

Εξαρτάται από τη χώρα σας και το είδος της δαπάνης, και οι φορολογικές αρχές ορίζουν τους δικούς τους κανόνες. Συμβουλευτείτε λογιστή ή την τοπική φορολογική αρχή και βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή σας δεν διαγράφει ποτέ αποδείξεις πριν λήξει αυτή η περίοδος.