Шығын трекерін қалай жасау керек: чектер, мақұлдау және өтеу

Шығын трекері кім, нені, неге сатып алғанын жазады, оған чек тіркеледі. Фрилансерге бұл салық кезінде ретке келтірілген жазба. Команда үшін бұл «мен төледім» деген сәттен «сізге өтеліп берілді» деген сәтке дейінгі ағын: жіберу, мақұлдау, төлеу, экспорттау. Оны жасау үшін телефоннан жылдам енгізу, чек жүктеу, санаттар, командалар үшін мақұлдау қадамы және бухгалтер пайдалана алатын экспорт керек. Енгізу экранын жылдам ұстаңыз: шығынды тіркеу бір минуттан ұзақ алса, адамдар оны жазуды доғарады.

Жеке, фриланс немесе команда ма?

Егер сіз айлық шығынды мақсаттармен салыстырып жоспарлағыңыз келсе, оның орнына бюджет қолданбасын қалай жасау керек деген нұсқаулықты оқыңыз. Осы нұсқаулықтың қалған бөлігі фрилансерлердің және команданың шығын трекеріне арналған.

Шығын трекеріне не керек

Беттер

• Шығын қосу — сома, валюта, күн, сатушы, санат, ескертпе, чек суреті. Телефонда камера бірден ашылуы керек.
• Менің шығындарым — мәртебесі (жоба, жіберілді, мақұлданды, қабылданбады, өтелді) және сүзгілері бар тізім.
• Шығын есебі (міндетті емес) — бір сапардың немесе айдың шығындарын топтап, бірге жіберу.
• Мақұлдаулар — менеджерлерге арналған: чегі көрініп тұрған күтудегі элементтер, себебін көрсетіп мақұлдау немесе қабылдамау.
• Қаржы көрінісі — өтеуді күткен мақұлданған элементтер, төленді деп белгілеу және экспорт.
• Параметрлер — санаттар, саясат шектері, мақұлдаушылар, валюталар.

Деректер

• Пайдаланушылар — аты, рөлі, менеджері (оның шығындарын кім мақұлдайды).
• Шығындар — пайдаланушы, күні, сатушы, сома (бүтін цент түрінде), валюта, салық сомасы, санат, жоба немесе клиент, клиентке есептелетіні туралы белгі, ескертпе, мәртебе, есеп.
• Чектер — шығын, файл, жүктелген күні.
• Есептер — пайдаланушы, атауы, кезең, мәртебе.
• Мақұлдау оқиғалары — шығын немесе есеп, кім, әрекет, себеп, уақыт белгісі.
• Санаттар мен саясаттар — мысалы, «Тамақ: күніне белгілі бір сомаға дейін, шектен асса чек міндетті».

Мәртебе өзгерісін үстінен жазбай, мақұлдау оқиғаларының журналын тек қосып отырыңыз. «Бұл кім мақұлдады?» деген сұраққа жауап осы журналда болады.

Рұқсаттар

• Қызметкерлер тек өз шығындарын көреді және өңдейді, бірақ тек жоба немесе қабылданбаған күйінде.
• Мақұлдаушылар өз командасының жіберілген шығындарын көреді.
• Қаржы немесе әкімшілер барлығын көреді, өтеуді белгілейді және экспорттайды.

Мақұлданған шығын құлыпталуы керек: мақұлданғаннан кейін соманы өзгерту оны қайтадан мақұлдауға жіберуі керек. Осы рөлдерді құру туралы рөлге негізделген қолжетімділік басқаруы нұсқаулығында оқи аласыз.

Шешімдер мен компромисстер

Жеке шығындар немесе есептер. Әр шығынды бөлек жіберу қарапайым. Есептерге топтау саяхатқа және айлық талаптарға жарайды. Команда бұрыннан есептермен жұмыс істемесе, бастапқыда бөлек шығындармен бастаңыз.

Бір қадам немесе екі қадамды мақұлдау. Көптеген шағын командаға менеджердің мақұлдауы жеткілікті. Сомалар үлкен болса немесе саясат талап етсе, қаржы қадамын қосыңыз.

Саясат тексерулері. Қарапайым ережелер — санат шегі, сомадан асқанда чек міндетті, демалыс күндері тамақ жоқ — шығындарды автоматты түрде белгілей алады. Бұғаттамай, белгілеңіз; шешімді мақұлдаушы қабылдайды.

Чекті оқу. AI модельдері мен OCR қызметтері суреттен сатушы атауын, күнін және жалпы соманы оқи алады. Бұл теруді азайтады, бірақ қателеседі, сондықтан форманы алдын ала толтырып, адамнан растауды сұраңыз. AI провайдерінің кілті сервер жағында қалуы керек. Қараңыз: қолданбаға AI мүмкіндіктерін қалай қосу керек.

Валюталар. Адамдар сапарға шықса, түпнұсқа сома мен валютаны, сондай-ақ қолданылған бағамдағы түрлендірілген соманы және сол бағамның күнін сақтаңыз.

Адамдарға ақшаны қайтару. Трекер өтеудің болғанын жазады; нақты төлем әдетте жалақы бөлімі немесе банк арқылы жүреді. Алғашқыда осылай қалдырыңыз.

Бірінші сұраныстың үлгісі

20 адамдық компания үшін шығын трекер қолданбасын жасаңыз. Қызметкерлер телефоннан шығындарын қосады: сома, валюта, күн, сатушы, санат, жоба, ескертпе және камерамен түсірілген чек суреті. Шығындар жоба күйінде басталады; қызметкерлер оларды жібереді. Әр қызметкердің менеджері бар, ол жіберілген шығындарды себебімен мақұлдайды немесе қабылдамайды, чекті мәліметтердің жанынан көреді. Санат шегінен асқан немесе 25 доллардан асып, чегі жоқ шығындарды белгілеңіз, бірақ бұғаттамаңыз. Мақұлданғаннан кейін шығын құлыпталады; оны өңдеу оны қайтадан мақұлдауға жібереді. Қаржы пайдаланушылары барлық мақұлданған шығындарды көреді, оларды топтап өтелді деп белгілейді және CSV экспорттайды: күні, қызметкер, сатушы, санат, жоба, сома, валюта, мәртебе және чекке сілтеме. Әр мәртебе өзгерісін кім және қашан жасағанын жазыңыз. Рөлдер: қызметкер, менеджер, қаржы. Email және құпиясөзбен кіру, деректер базасы және чектерге арналған файл сақтау. Екі команданы және үлгі шығындарды толтырыңыз.

Құру қадамдары

1. Телефондағы шығын қосу экраны. Камерамен жүктеу, ақылға қонымды бастапқы мәндер (бүгінгі күн, соңғы қолданған санат), бір минутта аяқтау. Қараңыз: қолданбаға файл жүктеуді қалай қосу керек.
2. Мәртебелері бар менің шығындарым тізімі.
3. Рөлдер мен мақұлдаулар. Қызметкер, менеджер және қаржы ретінде кіріп, әр кім не көретінін және өзгерте алатынын тексеріңіз.
4. Құлыптау және аудит журналы. Мақұлданған шығынды өңдеп көріңіз.
5. Саясат белгілері.
6. Экспорт. CSV файлын кітаптарыңызды жүргізетін адамға беріңіз және ол таза импортталатынын сұраңыз.
7. Чекті оқу (міндетті емес). Қолмен ағын жұмыс істегеннен кейін қосыңыз және оның болжамдарын нақты чектермен салыстырыңыз.
8. Бір командамен пилот енгізуді таратпас бұрын бір ай бойы өткізіңіз.

Жиі кездесетін қателер

• Баяу енгізу. Әр қосымша өріс жіберуді азайтады. Тек сома, күн, санат және чек міндетті болсын.
• Чектер ашық сақталады. Чек файлдарына тек сол шығынды көруге рұқсаты бар адамдар қол жеткізе алуы керек.
• Мақұлданған шығынды өңдеуге болады. Оларды құлыптаңыз, әйтпесе мақұлдаудың мәні жоқ.
• Мәртебені үстіне жазу. Әр өзгерістің журналын жүргізіңіз.
• Ақша үшін қалқымалы нүктелер. Бүтін цент пайдаланыңыз.
• Чектерді тым ерте жою. Есеп жүргізу ережелері әр түрлі; оларды бухгалтерден тексеріңіз.
• AI оқыған жалпы соманы тексерусіз сену.

Дайын шығын бағдарламасы қашан жақсырақ

Арнайы шығын басқару өнімдері корпоративтік карталарды, банк мәліметтерін автоматты жүктеуді, жол құнын есептеуді, бухгалтерлік бағдарламамен синхрондауды және мобильді қолданбаларды ұсынады; көптеген елдердегі салық және сәйкестік мәселелерін олар шешкен. Компаниялық карталар немесе бухгалтерлік бағдарламаға тікелей синхрондау қажет болса, олар күштірек таңдау.

Өз трекеріңізді жасаңыз, егер мақұлдау ережелеріңіз немесе санаттарыңыз сәйкес келмесе, команда аз шығын жіберетін болса және оның айлық бағасы жоғары болса, немесе шығындар өзіңіздің деректеріңізбен (жобалар, жұмыстар, клиенттер, объектілер) байланысуы керек болса, немесе трекер үлкенірек ішкі құралдың бөлігі болса. Шығындарды клиенттерге қайта есептесеңіз, оны шот жасау қолданбасына қосыңыз.

Mythex арқылы жасау

Mythex жоғарыдағы сұраныста сипатталған трекерді жасай алады: оны чатта сипаттайсыз, тікелей алдын ала қарауда сынап көресіз және командаңыз үшін жариялайсыз. Қолданба қажет еткенде чектерге арналған арнайы Postgres деректер базасын және файл сақтауды қосады. Кіру өзіңіз таңдайтын тәсілмен жүзеге асады — сіз тәсілді таңдайсыз, агент оны қосады, ал чекті оқу үшін кез келген AI провайдері де солай, оның кілті жоба құпиясы ретінде сақталады. Жақын нәрседен бастау үшін шығын талаптары қолданбасы және шығын мақұлдаулары үлгілеріне қараңыз.

Сұрақтар