Kako napraviti aplikaciju za praćenje troškova: računi, odobrenja i nadoknade

Aplikacija za praćenje troškova bilježi šta je potrošeno, na šta, ko je to uradio i uz koji račun. Za freelancera je to uredna evidencija za vrijeme poreske prijave. Za tim je to tok od „ja sam ovo platio“ do „vraćen vam je novac“: podnošenje, odobrenje, isplata, izvoz. Da biste napravili jednu, potrebni su vam brz unos sa telefona, otpremanje računa, kategorije, korak odobrenja za timove i izvoz koji vaš računovođa može koristiti. Ekran za unos neka bude brz – ako bilježenje troška traje duže od minute, ljudi će prestati to da rade.

Lično, freelance ili tim?

Ako zapravo želite da planirate mjesečnu potrošnju prema ciljevima, pročitajte kako napraviti aplikaciju za budžet. Ostatak ovog vodiča fokusira se na praćenje troškova za freelancere i timove.

Šta aplikacija za praćenje troškova treba

Stranice

• Dodaj trošak – iznos, valuta, datum, trgovac, kategorija, napomena, fotografija računa. Na telefonima treba direktno otvoriti kameru.
• Moji troškovi – lista sa statusom (nacrt, podnesen, odobren, odbijen, nadoknađen) i filterima.
• Izvještaj o troškovima (opciono) – grupisanje troškova sa jednog putovanja ili iz jednog mjeseca i podnošenje zajedno.
• Odobrenja – za menadžere: na čekanju, s vidljivim računom, odobravanje ili odbijanje uz razlog.
• Pregled za finansije – odobreni troškovi koji čekaju nadoknadu, označavanje kao isplaćeno, izvoz.
• Podešavanja – kategorije, ograničenja pravila, odobravatelji, valute.

Podaci

• Korisnici – ime, uloga, menadžer (ko odobrava njihove troškove).
• Troškovi – korisnik, datum, trgovac, iznos (cijeli broj centi), valuta, iznos poreza, kategorija, projekat ili klijent, oznaka naplativosti, napomena, status, izvještaj.
• Računi – trošak, datoteka, datum otpremanja.
• Izvještaji – korisnik, naslov, period, status.
• Događaji odobrenja – trošak ili izvještaj, ko, radnja, razlog, vremenska oznaka.
• Kategorije i pravila – na primjer „Obroci: do određenog iznosa dnevno, račun obavezan iznad praga“.

Vodite dodatak-samo evidenciju događaja odobrenja umjesto da samo prepisujete status. Kad neko pita „ko je ovo odobrio?“, odgovor mora biti u logu.

Dozvole

• Zaposleni vide i uređuju samo svoje troškove, i to samo dok su u nacrtu ili odbijeni.
• Odobravatelji vide podnesene troškove svog tima.
• Finansije ili administratori vide sve, označavaju nadoknade i izvoze podatke.

Odobren trošak treba da se zaključa: promjena iznosa nakon odobrenja mora ga vratiti na odobrenje. Naš vodič o kontroli pristupa zasnovanoj na ulogama pokriva izgradnju ovih uloga.

Odluke i kompromisi

Pojedinačni troškovi ili izvještaji. Podnošenje svakog troška zasebno je jednostavnije. Grupisanje u izvještaje odgovara putovanjima i mjesečnim potraživanjima. Počnite sa pojedinačnim troškovima, osim ako vaš tim već radi sa izvještajima.

Jedan ili dva koraka odobrenja. Odobrenje menadžera dovoljno je za većinu malih timova. Dodajte korak finansija kada su iznosi veliki ili to pravila zahtijevaju.

Provjere pravila. Jednostavna pravila – ograničenja po kategoriji, obavezan račun iznad iznosa, bez obroka vikendom – mogu automatski označiti troškove. Označavajte, ne blokirajte; odobravatelj donosi odluku.

Čitanje računa. AI modeli i OCR servisi mogu iz fotografije pročitati trgovca, datum i ukupan iznos. To štedi kucanje, ali pravi greške, zato formu popunite unaprijed i zamolite osobu da potvrdi. Ključ AI provajdera mora ostati na serveru. Pogledajte kako dodati AI funkcije u aplikaciju.

Valute. Ako ljudi putuju, sačuvajte originalni iznos i valutu, kao i preračunati iznos po korišćenom kursu, sa datumom tog kursa.

Vraćanje novca ljudima. Aplikacija bilježi da se nadoknada dogodila; stvarna isplata obično ide kroz platni spisak ili vašu banku. U početku tako i ostavite.

Primjer prvog upita

Napravi aplikaciju za praćenje troškova za kompaniju sa 20 zaposlenih. Zaposleni dodaju troškove sa telefona: iznos, valuta, datum, trgovac, kategorija, projekat, napomena i fotografija računa snimljena kamerom. Čuvaj iznose kao cijele cente. Troškovi počinju kao nacrti; zaposleni ih podnose. Svaki zaposleni ima menadžera koji odobrava ili odbija podnesene troškove uz razlog, i vidi račun pored detalja. Označi, ali ne blokiraj, troškove koji premašuju limit kategorije ili nemaju račun iznad 25 dolara. Kad je trošak odobren, zaključan je; izmjena vraća na odobrenje. Korisnici iz finansija vide sve odobrene troškove, označavaju ih kao nadoknađene u grupama i izvoze CSV sa datumom, zaposlenim, trgovcem, kategorijom, projektom, iznosom, valutom, statusom i linkom do računa. Zapiši svaku promjenu statusa sa tim ko i kada. Uloge: zaposleni, menadžer, finansije. Prijava e-poštom i lozinkom, baza podataka i skladište datoteka za račune. Dodaj dva tima i primjere troškova.

Koraci izrade

1. Ekran za dodavanje troška na telefonu. Otpremanje fotografije kamerom, razumne podrazumijevane vrijednosti (današnji datum, posljednja korišćena kategorija), manje od minute za popunjavanje. Pogledajte kako dodati otpremanje datoteka u aplikaciju.
2. Lista mojih troškova sa statusima.
3. Uloge i odobrenja. Prijavite se kao zaposleni, menadžer i finansije, pa provjerite šta svaki može da vidi i mijenja.
4. Zaključavanje i revizijski log. Pokušajte da izmijenite odobren trošak.
5. Oznake pravila.
6. Izvoz. Dajte CSV onome ko vodi knjige i pitajte da li se uvozi bez problema.
7. Čitanje računa (opciono). Dodajte ga kada ručni tok radi, pa uporedite njegova nagađanja sa pravim računima.
8. Pilot sa jednim timom mjesec dana prije uvođenja za sve.

Česte greške

• Spor unos. Svako dodatno polje smanjuje broj podnošenja. Neka samo iznos, datum, kategorija i račun budu obavezni.
• Računi dostupni javno. Datoteke računa treba da budu dostupne samo ljudima koji smiju da vide taj trošak.
• Odobreni troškovi koji se mogu mijenjati. Zaključajte ih, inače odobrenje nema smisla.
• Prepisivanje statusa. Čuvajte log svake promjene.
• Decimalni brojevi za novac. Koristite cijele cente.
• Prerano brisanje računa. Pravila o evidenciji se razlikuju; provjerite svoja kod računovođe.
• Vjerovanje iznosima koje je AI pročitao bez provjere.

Kada je gotov softver za troškove bolji izbor

Namjenski softver za upravljanje troškovima nudi integracije kartica, automatske bankovne tokove, praćenje kilometraže, sinhronizaciju sa softverom za računovodstvo i mobilne aplikacije, a mnogi su već riješili poreska i regulatorna pitanja za više zemalja. Ako su vam potrebne firmine kartice ili direktna sinhronizacija sa računovodstvom, to je jači izbor.

Napravite sopstvenu aplikaciju kada vaša pravila odobrenja ili kategorije ne odgovaraju gotovim rješenjima, kada je cijena po korisniku visoka za tim koji podnosi nekoliko troškova mjesečno, kada troškovi treba da se povezuju sa vašim podacima (projekti, poslovi, klijenti, nekretnine) ili kada je praćenje dio šireg internog alata. Ako ponovo fakturišete troškove klijentima, povežite je sa svojom aplikacijom za fakturisanje.

Izrada sa Mythexom

Mythex može napraviti praćenje iz gornjeg upita: opišete ga u chatu, isprobate u live pregledu i objavite za svoj tim. Po potrebi dodaje namjensku Postgres bazu podataka i skladište datoteka za račune. Prijava je stvar koju sami birate – odaberete pristup, a agent ga povezuje – a isto važi i za AI provajdera za čitanje računa, čiji se ključ čuva kao tajna projekta. Za polazni primjer pogledajte šablone aplikacija za potraživanje troškova i odobrenja troškova.

Pitanja