செலவுக் கண்காணிப்பு ஆப்பை எப்படி உருவாக்குவது: ரசீதுகள், ஒப்புதல்கள் மற்றும் திருப்பிச் செலுத்துதல்கள்

செலவுக் கண்காணிப்பான் எதற்குச் செலவு செய்யப்பட்டது, யாரால், எந்த ரசீதுடன் என்பதைப் பதிவு செய்கிறது. ஒரு ஃப்ரீலான்ஸருக்கு, வரிக் காலத்தில் பயன்படும் நேர்த்தியான பதிவேடு இது. ஒரு குழுவுக்கு, “நான் இதற்குப் பணம் கொடுத்தேன்” என்பதிலிருந்து “உங்களுக்குத் திருப்பிச் செலுத்தப்பட்டது” வரையிலான ஓட்டம்: சமர்ப்பித்தல், ஒப்புதல், பணம் செலுத்துதல், ஏற்றுமதி. இதை உருவாக்க, தொலைபேசியிலிருந்து விரைவாகப் பதிவு செய்யும் வசதி, ரசீதுப் பதிவேற்றங்கள், வகைகள், குழுவுக்கான ஒப்புதல் படி, மற்றும் உங்கள் கணக்காளர் பயன்படுத்தக்கூடிய ஏற்றுமதி ஆகியவை தேவை. பதிவுத் திரையை வேகமாக வைத்திருங்கள்; ஒரு செலவைப் பதிவு செய்ய ஒரு நிமிடத்துக்கு மேல் ஆனால், மக்கள் அதைச் செய்வதை நிறுத்திவிடுவார்கள்.

தனிப்பட்டதா, ஃப்ரீலான்ஸா அல்லது குழுவா?

நீங்கள் உண்மையில் விரும்புவது மாதாந்திர செலவை இலக்குகளுடன் திட்டமிடுவதாக இருந்தால், பட்ஜெட் ஆப்பை எப்படி உருவாக்குவது என்பதைப் படியுங்கள். இந்த வழிகாட்டி, ஃப்ரீலான்ஸர் மற்றும் குழு செலவுக் கண்காணிப்பில் கவனம் செலுத்துகிறது.

செலவுக் கண்காணிப்பானுக்குத் தேவையானவை

பக்கங்கள்

• செலவைச் சேர்க்க — தொகை, நாணயம், தேதி, கடை பெயர், வகை, குறிப்பு, ரசீதுப் புகைப்படம். தொலைபேசிகளில், நேரடியாக கேமராவைத் திறக்கவும்.
• என் செலவுகள் — நிலையுடன் (வரைவு, சமர்ப்பிக்கப்பட்டது, அங்கீகரிக்கப்பட்டது, நிராகரிக்கப்பட்டது, திருப்பிச் செலுத்தப்பட்டது) பட்டியல் மற்றும் வடிகட்டிகள்.
• செலவு அறிக்கை (விருப்பத்தேர்வு) — ஒரு பயணம் அல்லது மாதத்தின் செலவுகளை ஒன்றாகத் தொகுத்து, சேர்த்துச் சமர்ப்பிக்கவும்.
• ஒப்புதல்கள் — மேலாளர்களுக்கு: ரசீது தெரியும்படி நிலுவையில் உள்ள பொருட்கள்; அங்கீகரிக்கவோ காரணத்துடன் நிராகரிக்கவோ முடியும்.
• நிதிப் பார்வை — திருப்பிச் செலுத்த காத்திருக்கும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பொருட்கள்; “செலுத்தப்பட்டது” எனக் குறிக்கவும், ஏற்றுமதி செய்யவும்.
• அமைப்புகள் — வகைகள், கொள்கை வரம்புகள், ஒப்புதல் அளிப்பவர்கள், நாணயங்கள்.

தரவு

• பயனர்கள் — பெயர், பங்கு, மேலாளர் (யார் இவரது செலவுகளுக்கு ஒப்புதல் அளிப்பார்).
• செலவுகள் — பயனர், தேதி, கடை பெயர், தொகை (முழு சென்ட்களாக), நாணயம், வரித் தொகை, வகை, திட்டம் அல்லது வாடிக்கையாளர், கட்டணம் செலுத்தக்கூடியதா என்ற குறி, குறிப்பு, நிலை, அறிக்கை.
• ரசீதுகள் — செலவு, கோப்பு, பதிவேற்றிய தேதி.
• அறிக்கைகள் — பயனர், தலைப்பு, காலம், நிலை.
• ஒப்புதல் நிகழ்வுகள் — செலவு அல்லது அறிக்கை, யார், என்ன செயல், காரணம், நேர முத்திரை.
• வகைகளும் கொள்கைகளும் — உதாரணமாக “உணவு: ஒரு நாளைக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட தொகை வரை; அதற்கு மேல் ரசீது கட்டாயம்”.

நிலையை வெறுமனே மாற்றி எழுதாமல், ஒப்புதல் நிகழ்வுகளின் தொடர்ந்து சேர்க்கப்படும் பதிவேட்டை வைத்திருங்கள். “இதை யார் அங்கீகரித்தது?” என்று யாரேனும் கேட்டால், பதில் அந்தப் பதிவில் இருக்கும்.

அனுமதிகள்

• ஊழியர்கள் தங்கள் சொந்த செலவுகளை மட்டுமே பார்த்துத் திருத்த முடியும், அவை வரைவாகவோ நிராகரிக்கப்பட்டதாகவோ இருக்கும்போது மட்டுமே.
• ஒப்புதல் அளிப்பவர்கள் தங்கள் குழுவின் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட செலவுகளைப் பார்ப்பார்கள்.
• நிதி அல்லது நிர்வாகிகள் அனைத்தையும் பார்ப்பார்கள், திருப்பிச் செலுத்துதல்களைக் குறிப்பார்கள், ஏற்றுமதி செய்வார்கள்.

அங்கீகரிக்கப்பட்ட செலவு பூட்டப்பட வேண்டும்: அங்கீகாரத்துக்குப் பிறகு தொகையை மாற்றினால், அது மீண்டும் ஒப்புதலுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும். இந்தப் பாத்திரங்களை உருவாக்குவது பற்றி பாத்திர அடிப்படையிலான அணுகல் கட்டுப்பாடு வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

முடிவுகளும் சமரசங்களும்

தனிச் செலவுகளா அல்லது அறிக்கைகளா. ஒவ்வொரு செலவையும் தனியாகச் சமர்ப்பிப்பது எளிது. பயணம் மற்றும் மாதாந்திரக் கோரிக்கைகளுக்கு அறிக்கைகளாகத் தொகுப்பது பொருந்தும். உங்கள் குழு ஏற்கனவே அறிக்கைகளில் வேலை செய்யாவிட்டால், தனிச் செலவுகளுடன் தொடங்குங்கள்.

ஒரு படி அல்லது இரண்டு படி ஒப்புதல். பெரும்பாலான சிறிய குழுக்களுக்கு ஒரு மேலாளரின் ஒப்புதல் போதும். தொகைகள் பெரியதாக இருக்கும்போது அல்லது கொள்கை கோரும்போது நிதிப் படியைச் சேர்க்கவும்.

கொள்கைச் சரிபார்ப்புகள். வகை வரம்புகள், ஒரு தொகைக்கு மேல் ரசீது கட்டாயம், வார இறுதி உணவு இல்லை போன்ற எளிய விதிகள், செலவுகளைத் தானாகக் குறிக்கலாம். குறியிடுங்கள், தடுக்காதீர்கள்; முடிவை ஒப்புதல் அளிப்பவரே எடுக்கட்டும்.

ரசீது வாசிப்பு. AI மாடல்களும் OCR சேவைகளும் புகைப்படத்திலிருந்து கடை பெயர், தேதி, மொத்தத் தொகையைப் படிக்கலாம். அது தட்டச்சு செய்வதைக் குறைக்கும், ஆனால் தவறுகளும் செய்யும்; எனவே படிவத்தை முன்கூட்டியே நிரப்பி, பயனரிடம் உறுதிப்படுத்தக் கேளுங்கள். AI வழங்குநரின் சாவி சர்வரில்தான் இருக்க வேண்டும். உங்கள் ஆப்பில் AI அம்சங்களைச் சேர்ப்பது எப்படி என்பதைப் பாருங்கள்.

நாணயங்கள். மக்கள் பயணம் செய்தால், அசல் தொகையையும் நாணயத்தையும், பயன்படுத்திய மாற்று விகிதத்தில் மாற்றப்பட்ட தொகையையும், அந்த விகிதத்தின் தேதியையும் சேமியுங்கள்.

மக்களுக்குப் பணம் திருப்பித் தருதல். கண்காணிப்பான் திருப்பிச் செலுத்தல் நடந்ததைப் பதிவு செய்கிறது; உண்மையான பணப் பரிமாற்றம் பொதுவாக சம்பளப் பட்டியல் அல்லது உங்கள் வங்கி மூலம் நடக்கும். ஆரம்பத்தில் அதை அப்படியே வைத்திருங்கள்.

முதல் ப்ராம்ப்ட் எடுத்துக்காட்டு

20 பேர் கொண்ட ஒரு நிறுவனத்துக்கான செலவுக் கண்காணிப்பு ஆப்பை உருவாக்கவும். ஊழியர்கள் தங்கள் தொலைபேசியிலிருந்து செலவுகளைச் சேர்க்கிறார்கள்: தொகை, நாணயம், தேதி, கடை பெயர், வகை, திட்டம், குறிப்பு, மற்றும் கேமராவில் எடுத்த ரசீதுப் புகைப்படம். தொகைகளை முழு சென்ட்களாகச் சேமிக்கவும். செலவுகள் வரைவுகளாகத் தொடங்கும்; ஊழியர்கள் அவற்றைச் சமர்ப்பிப்பார்கள். ஒவ்வொரு ஊழியருக்கும் ஒரு மேலாளர் இருக்கிறார்; அவர் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட செலவுகளை ரசீது விவரங்களுடன் அருகில் பார்த்து, காரணத்துடன் அங்கீகரிக்கவோ நிராகரிக்கவோ செய்வார். வகை வரம்பை மீறும் செலவுகளையும், 25 டாலருக்கு மேல் ரசீது இல்லாத செலவுகளையும் குறியிடுங்கள், ஆனால் தடுக்காதீர்கள். அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன் செலவு பூட்டப்படும்; அதைத் திருத்தினால் மீண்டும் ஒப்புதலுக்குச் செல்லும். நிதிப் பயனர்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அனைத்துச் செலவுகளையும் பார்த்து, தொகுதிகளாக “திருப்பிச் செலுத்தப்பட்டது” எனக் குறித்து, தேதி, ஊழியர், கடை, வகை, திட்டம், தொகை, நாணயம், நிலை மற்றும் ரசீது இணைப்புடன் CSV ஏற்றுமதி செய்வார்கள். ஒவ்வொரு நிலை மாற்றத்தையும் யார், எப்போது என்ற விவரத்துடன் பதியுங்கள். பங்குகள்: ஊழியர், மேலாளர், நிதி. மின்னஞ்சல் மற்றும் கடவுச்சொல் உள்நுழைவு, ஒரு தரவுத்தளம், ரசீதுகளுக்கான கோப்பு சேமிப்பு. இரண்டு குழுக்களையும் மாதிரி செலவுகளையும் சேர்க்கவும்.

கட்டும் படிகள்

1. தொலைபேசியில் செலவைச் சேர்க்கும் திரை. கேமரா பதிவேற்றம், நியாயமான இயல்புநிலைகள் (இன்றைய தேதி, கடைசியாகப் பயன்படுத்திய வகை), ஒரு நிமிடத்துக்குள் முடிக்கக்கூடியது. உங்கள் ஆப்பில் கோப்புப் பதிவேற்றங்களைச் சேர்ப்பது எப்படி என்பதைப் பாருங்கள்.
2. நிலைகளுடன் என் செலவுகள் பட்டியல்.
3. பாத்திரங்களும் ஒப்புதல்களும். ஒரு ஊழியர், ஒரு மேலாளர், நிதி எனப் பதிவுசெய்து, ஒவ்வொருவரும் என்ன பார்க்கலாம், மாற்றலாம் என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.
4. பூட்டுதலும் தணிக்கைப் பதிவும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒரு செலவைத் திருத்திப் பாருங்கள்.
5. கொள்கைக் குறிகள்.
6. ஏற்றுமதி. CSV-யை உங்கள் கணக்குகளைப் பார்ப்பவரிடம் கொடுத்து, அது சுத்தமாக இறக்குமதியாகிறதா எனக் கேளுங்கள்.
7. ரசீது வாசிப்பு (விருப்பத்தேர்வு). கைமுறைப் பாய்ச்சல் வேலை செய்த பின் சேர்க்கவும், அதன் யூகங்களை உண்மையான ரசீதுகளுடன் ஒப்பிடவும்.
8. ஒரு குழுவுடன் ஒரு மாதம் சோதனை செய்த பின் அனைவருக்கும் வெளியிடுங்கள்.

பொதுவான தவறுகள்

• மெதுவான பதிவு. ஒவ்வொரு கூடுதல் புலமும் சமர்ப்பிப்புகளைக் குறைக்கும். தொகை, தேதி, வகை, ரசீது ஆகியவற்றை மட்டும் கட்டாயமாக்குங்கள்.
• ரசீதுகள் பொதுவில் சேமிக்கப்படுதல். ரசீதுக் கோப்புகளை அந்தச் செலவைப் பார்க்க அனுமதிக்கப்பட்டவர்கள் மட்டுமே அணுக வேண்டும்.
• அங்கீகரிக்கப்பட்ட செலவுகளைத் திருத்த முடிதல். அவற்றைப் பூட்டுங்கள், இல்லையெனில் ஒப்புதலுக்கு அர்த்தமே இல்லை.
• நிலையை மாற்றி எழுதுதல். ஒவ்வொரு மாற்றத்தின் பதிவையும் வைத்திருங்கள்.
• மிதவைப் புள்ளி பணக் கணக்கு. முழு சென்ட்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.
• ரசீதுகளை மிக விரைவாக நீக்குதல். பதிவுவைப்பு விதிகள் மாறுபடும்; உங்களுடையதை கணக்காளரிடம் சரிபார்க்கவும்.
• AI படித்த மொத்தங்களை மதிப்பாய்வின்றி நம்புதல்.

ஆயத்த செலவு மென்பொருளே சிறந்ததாக இருக்கும்போது

சிறப்பு செலவு நிர்வாகப் பொருட்கள் நிறுவன அட்டை ஒருங்கிணைப்பு, தானியங்கி வங்கித் தரவு, மைலேஜ் கண்காணிப்பு, கணக்கு மென்பொருள் ஒத்திசைவு மற்றும் மொபைல் ஆப்களை வழங்குகின்றன. பல நாடுகளின் வரி மற்றும் இணக்க விவரங்களையும் அவை கையாண்டுள்ளன. உங்களுக்கு நிறுவன அட்டைகளோ கணக்கு மென்பொருளுடன் நேரடி ஒத்திசைவோ தேவைப்பட்டால், அவையே வலுவான தேர்வு.

உங்கள் ஒப்புதல் விதிகளோ வகைகளோ பொருந்தாதபோது, ஒரு குழு சில செலவுகளை மட்டுமே மாதந்தோறும் சமர்ப்பிக்கும்போது ஒரு பயனருக்கான கட்டணம் அதிகமாகும்போது, செலவுகள் உங்கள் சொந்தத் தரவுடன் (திட்டங்கள், வேலைகள், வாடிக்கையாளர்கள், சொத்துகள்) இணைக்கப்பட வேண்டியிருக்கும்போது, அல்லது கண்காணிப்பான் ஒரு பெரிய உள் கருவியின் பகுதியாக இருக்கும்போது சொந்தமாக உருவாக்குங்கள். நீங்கள் செலவுகளை வாடிக்கையாளர்களுக்கு மீண்டும் பில் செய்தால், அதை உங்கள் இன்வாய்சிங் ஆப்புடன் இணையுங்கள்.

Mythex உடன் உருவாக்குவது

மேலே உள்ள ப்ராம்ப்டில் விவரித்த கண்காணிப்பானை Mythex உருவாக்க முடியும்: அதை அரட்டையில் விவரிக்கிறீர்கள், நேரடி முன்னோட்டத்தில் சோதிக்கிறீர்கள், உங்கள் குழுவுக்காக வெளியிடுகிறீர்கள். ஆப்புக்குத் தேவைப்படும்போது ரசீதுகளுக்காக ஒரு பிரத்யேக Postgres தரவுத்தளத்தையும் கோப்பு சேமிப்பையும் இது சேர்க்கிறது. உள்நுழைவு உங்கள் விருப்பப்படியானது: ஒரு அணுகுமுறையைத் தேர்ந்தெடுக்கிறீர்கள், முகவர் அதை இணைக்கிறார். ரசீது வாசிப்புக்கான எந்த AI வழங்குநரும் அப்படியே; அதன் சாவி ஒரு திட்ட ரகசியமாகச் சேமிக்கப்படும். தொடங்குவதற்கு நெருக்கமான ஒன்று வேண்டுமெனில், செலவுக் கோரிக்கைகள் ஆப் மற்றும் செலவு ஒப்புதல்கள் டெம்ப்ளேட்களைப் பாருங்கள்.

கேள்விகள்