ખર્ચ ટ્રેકર કેવી રીતે બનાવવું: રસીદો, મંજૂરી અને ભરપાઈ

ખર્ચ ટ્રેકર નોંધે છે કે શું ખર્ચ થયો, શા પર, કોણે, અને સાથે રસીદ જોડેલી છે. ફ્રીલાન્સર માટે તે વેરા સમય માટેનો સુઘડ રેકોર્ડ છે. ટીમ માટે તે “મેં આ ચૂકવ્યું” થી “તમને ભરપાઈ થઈ ગઈ” સુધીનો પ્રવાહ છે: સબમિટ, મંજૂર, ચૂકવણી, એક્સપોર્ટ. તેને બનાવવા માટે તમારે ફોનથી ઝડપી એન્ટ્રી, રસીદ અપલોડ, શ્રેણીઓ, ટીમ માટે મંજૂરીનું પગલું અને તમારા હિસાબનીશ માટે ઉપયોગી એક્સપોર્ટ જોઈએ. એન્ટ્રી સ્ક્રીન ઝડપી રાખો: ખર્ચ નોંધવામાં એક મિનિટથી વધુ લાગે તો લોકો તે કરવાનું છોડી દે છે.

વ્યક્તિગત, ફ્રીલાન્સ કે ટીમ?

જો તમને ખરેખર માસિક ખર્ચનું લક્ષ્યો સામે આયોજન જોઈતું હોય, તો તેના બદલે બજેટ એપ કેવી રીતે બનાવવી વાંચો. આ માર્ગદર્શિકા ફ્રીલાન્સર અને ટીમના ખર્ચ ટ્રેકિંગ પર કેન્દ્રિત છે.

ખર્ચ ટ્રેકરને શું જોઈએ

પેજ

• ખર્ચ ઉમેરો — રકમ, ચલણ, તારીખ, વેપારી, શ્રેણી, નોંધ, રસીદનો ફોટો. ફોન પર સીધો કેમેરો ખુલે.
• મારા ખર્ચ — સ્થિતિ (ડ્રાફ્ટ, સબમિટ, મંજૂર, નકારેલ, ભરપાઈ) અને ફિલ્ટર સાથેની યાદી.
• ખર્ચ રિપોર્ટ (વૈકલ્પિક) — એક પ્રવાસ કે મહિનાના ખર્ચ ભેગા કરીને એકસાથે સબમિટ કરો.
• મંજૂરીઓ — મેનેજર માટે: રસીદ દેખાતી હોય તેવી બાકી વસ્તુઓ; કારણ સાથે મંજૂર કે નકારો.
• ફાઇનાન્સ વ્યૂ — ભરપાઈ માટે રાહ જોતી મંજૂર વસ્તુઓ, ચૂકવેલ તરીકે ચિહ્નિત કરો, એક્સપોર્ટ કરો.
• સેટિંગ્સ — શ્રેણીઓ, નીતિની મર્યાદા, મંજૂરકર્તાઓ, ચલણો.

ડેટા

• વપરાશકર્તાઓ — નામ, ભૂમિકા, મેનેજર (જે તેમના ખર્ચ મંજૂર કરે).
• ખર્ચ — વપરાશકર્તા, તારીખ, વેપારી, રકમ (પૂર્ણાંક સેન્ટમાં), ચલણ, વેરાની રકમ, શ્રેણી, પ્રોજેક્ટ કે ક્લાયન્ટ, બિલ કરવાપાત્ર ફ્લેગ, નોંધ, સ્થિતિ, રિપોર્ટ.
• રસીદો — ખર્ચ, ફાઇલ, અપલોડ તારીખ.
• રિપોર્ટ — વપરાશકર્તા, શીર્ષક, સમયગાળો, સ્થિતિ.
• મંજૂરી ઘટનાઓ — ખર્ચ કે રિપોર્ટ, કોણે, કઈ ક્રિયા, કારણ, સમય.
• શ્રેણીઓ અને નીતિઓ — દા.ત. “ભોજન: દિવસ દીઠ નિશ્ચિત રકમ સુધી, અમુક મર્યાદાથી ઉપર રસીદ ફરજિયાત”.

ફક્ત સ્થિતિ બદલી નાખવાને બદલે મંજૂરી ઘટનાઓનો ફક્ત ઉમેરી શકાતો લોગ રાખો. જ્યારે કોઈ પૂછે “આ કોણે મંજૂર કર્યું?”, ત્યારે જવાબ લોગમાં હોય છે.

પરવાનગીઓ

• કર્મચારીઓ ફક્ત પોતાના ખર્ચ જુએ અને સંપાદિત કરે, અને ફક્ત ત્યારે જ જ્યારે તે ડ્રાફ્ટ કે નકારેલા હોય.
• મંજૂરકર્તાઓ તેમની ટીમના સબમિટ થયેલા ખર્ચ જુએ.
• ફાઇનાન્સ કે એડમિન બધું જુએ, ભરપાઈ ચિહ્નિત કરે અને એક્સપોર્ટ કરે.

મંજૂર થયેલો ખર્ચ લોક થવો જોઈએ: મંજૂરી પછી રકમ બદલાય તો તેને ફરીથી મંજૂરી માટે મોકલવો જોઈએ. આ ભૂમિકાઓ કેવી રીતે બનાવવી તે રોલ-આધારિત ઍક્સેસ કંટ્રોલ માર્ગદર્શિકામાં સમજાવ્યું છે.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

એક-એક ખર્ચ કે રિપોર્ટ. દરેક ખર્ચ અલગ સબમિટ કરવો સરળ છે. રિપોર્ટમાં જૂથ બનાવવું પ્રવાસ અને માસિક દાવા માટે વધુ યોગ્ય છે. તમારી ટીમ પહેલેથી રિપોર્ટમાં કામ ન કરતી હોય તો એક-એક ખર્ચથી શરૂઆત કરો.

એક પગલું કે બે પગલાંની મંજૂરી. મોટાભાગની નાની ટીમ માટે મેનેજરની મંજૂરી પૂરતી છે. મોટી રકમ હોય કે નીતિ માંગે ત્યારે ફાઇનાન્સનું પગલું ઉમેરો.

નીતિ-તપાસ. શ્રેણી મર્યાદા, અમુક રકમથી ઉપર રસીદ ફરજિયાત, અથવા સપ્તાહાંતે ભોજન નહીં, જેવા સરળ નિયમો ખર્ચને આપમેળે ફ્લેગ કરી શકે. ફ્લેગ કરો, બ્લોક ન કરો; નિર્ણય મંજૂરકર્તા લે.

રસીદ-વાંચન. AI મોડેલ અને OCR સેવાઓ ફોટામાંથી વેપારી, તારીખ અને કુલ રકમ વાંચી શકે. તે ટાઇપિંગ બચાવે પણ ભૂલો કરે, તેથી ફોર્મ પહેલેથી ભરો અને વ્યક્તિને પુષ્ટિ કરવા કહો. AI પ્રદાતાની કી સર્વર પર જ રહેવી જોઈએ. જુઓ તમારી એપમાં AI સુવિધાઓ કેવી રીતે ઉમેરવી.

ચલણો. જો લોકો પ્રવાસ કરે, તો મૂળ રકમ અને ચલણ, તેમજ વપરાયેલા દર પરની રૂપાંતરિત રકમ અને તે દરની તારીખ સંગ્રહ કરો.

લોકોને પાછા ચૂકવણી. ટ્રેકર નોંધે છે કે ભરપાઈ થઈ; વાસ્તવિક ચુકવણી સામાન્ય રીતે પગારપત્રક કે તમારી બેંક દ્વારા થાય છે. શરૂઆતમાં આ જ રીતે રાખો.

પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટનું ઉદાહરણ

20 લોકોની કંપની માટે ખર્ચ ટ્રેકિંગ એપ બનાવો. કર્મચારીઓ ફોનથી ખર્ચ ઉમેરે: રકમ, ચલણ, તારીખ, વેપારી, શ્રેણી, પ્રોજેક્ટ, નોંધ, અને કેમેરાથી લીધેલો રસીદનો ફોટો. રકમ પૂર્ણાંક સેન્ટ તરીકે સંગ્રહ કરો. ખર્ચ ડ્રાફ્ટ તરીકે શરૂ થાય; કર્મચારી તેમને સબમિટ કરે. દરેક કર્મચારીનો મેનેજર હોય જે સબમિટ થયેલા ખર્ચને કારણ સાથે મંજૂર કે નકારે, અને વિગતોની બાજુમાં રસીદ જુએ. શ્રેણી મર્યાદાથી વધુ, અથવા 25 ડોલરથી વધુના એવા ખર્ચને ફ્લેગ કરો જેમાં રસીદ ન હોય, પણ બ્લોક ન કરો. એકવાર મંજૂર થયા પછી ખર્ચ લોક થાય; તેમાં ફેરફાર કરવાથી તે ફરીથી મંજૂરી માટે જાય. ફાઇનાન્સ વપરાશકર્તાઓ બધા મંજૂર ખર્ચ જુએ, તેમને બેચમાં ભરપાઈ તરીકે ચિહ્નિત કરે, અને તારીખ, કર્મચારી, વેપારી, શ્રેણી, પ્રોજેક્ટ, રકમ, ચલણ, સ્થિતિ અને રસીદની લિંક સાથે CSV એક્સપોર્ટ કરે. દરેક સ્થિતિ બદલાય ત્યારે કોણે અને ક્યારે તે લોગ કરો. ભૂમિકાઓ: કર્મચારી, મેનેજર, ફાઇનાન્સ. ઇમેઇલ અને પાસવર્ડ લૉગિન, ડેટાબેઝ, અને રસીદો માટે ફાઇલ સ્ટોરેજ. બે ટીમ અને નમૂના ખર્ચ સીડ કરો.

બિલ્ડ સ્ટેપ્સ

1. ફોન પર ખર્ચ ઉમેરવાની સ્ક્રીન. કેમેરાથી અપલોડ, સમજદાર ડિફોલ્ટ (આજની તારીખ, છેલ્લે વપરાયેલી શ્રેણી), એક મિનિટથી ઓછા સમયમાં પૂર્ણ. જુઓ તમારી એપમાં ફાઇલ અપલોડ કેવી રીતે ઉમેરવા.
2. સ્થિતિ સાથે મારા ખર્ચની યાદી.
3. ભૂમિકાઓ અને મંજૂરીઓ. કર્મચારી, મેનેજર અને ફાઇનાન્સ તરીકે સાઇન ઇન કરો અને દરેક શું જોઈ અને બદલી શકે છે તે તપાસો.
4. લોકિંગ અને ઓડિટ લોગ. મંજૂર થયેલા ખર્ચમાં ફેરફાર કરી જુઓ.
5. નીતિ ફ્લેગ.
6. એક્સપોર્ટ. CSV તમારા હિસાબ સંભાળનારને આપો અને પૂછો કે તે સરળતાથી આયાત થાય છે કે નહીં.
7. રસીદ-વાંચન (વૈકલ્પિક). મેન્યુઅલ પ્રવાહ કામ કરે પછી ઉમેરો, અને તેના અનુમાનોની વાસ્તવિક રસીદો સાથે સરખામણી કરો.
8. એક ટીમ સાથે પાઇલટ સંપૂર્ણ રોલઆઉટ પહેલાં એક મહિના માટે.

સામાન્ય ભૂલો

• ધીમી એન્ટ્રી. દરેક વધારાનું ફીલ્ડ સબમિશન ઘટાડે છે. ફક્ત રકમ, તારીખ, શ્રેણી અને રસીદ ફરજિયાત રાખો.
• રસીદો જાહેરમાં સંગ્રહ. રસીદ ફાઇલો ફક્ત તે ખર્ચ જોવાની પરવાનગી ધરાવતા લોકો જ ખોલી શકે.
• મંજૂર ખર્ચ બદલી શકાય. તેમને લોક કરો, નહીંતર મંજૂરીનો કોઈ અર્થ નથી.
• સ્થિતિ ઓવરરાઇટ કરવી. દરેક ફેરફારનો લોગ રાખો.
• ફ્લોટિંગ-પોઇન્ટ પૈસા. પૂર્ણાંક સેન્ટનો ઉપયોગ કરો.
• રસીદો વહેલી ડિલીટ કરવી. રેકોર્ડ રાખવાના નિયમો અલગ હોય છે; તમારા નિયમો હિસાબનીશ પાસે તપાસો.
• AI-વાંચેલા કુલ પર સમીક્ષા વિના ભરોસો.

જ્યારે તૈયાર ખર્ચ સોફ્ટવેર વધુ સારું હોય

સમર્પિત ખર્ચ-વ્યવસ્થાપન ઉત્પાદનો કાર્ડ એકીકરણ, આપમેળે બેંક ફીડ, માઇલેજ ટ્રેકિંગ, હિસાબી સોફ્ટવેર સાથે સિંક અને મોબાઇલ એપ આપે છે, અને ઘણા દેશો માટે વેરા અને અનુપાલનની વિગતો સંભાળે છે. જો તમને કંપની કાર્ડ કે હિસાબી સોફ્ટવેર સાથે સીધું સિંક જોઈએ, તો તે વધુ મજબૂત પસંદગી છે.

જ્યારે તમારા મંજૂરી નિયમો કે શ્રેણીઓ બંધબેસતા ન હોય, જ્યારે થોડા ખર્ચ સબમિટ કરતી ટીમ માટે પ્રતિ-વપરાશકર્તા કિંમત ઊંચી હોય, જ્યારે ખર્ચ તમારા પોતાના ડેટા (પ્રોજેક્ટ, કામ, ક્લાયન્ટ, મિલકત) સાથે જોડાવા જોઈએ, અથવા જ્યારે ટ્રેકર મોટા ઇન્ટરનલ ટૂલનો ભાગ હોય ત્યારે પોતાનું બનાવો. જો તમે ખર્ચ ક્લાયન્ટને પાછા બિલ કરો, તો તેને તમારી ઇન્વૉઇસિંગ એપ સાથે જોડો.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex ઉપર વર્ણવેલો ટ્રેકર બનાવી શકે છે: તમે ચેટમાં વર્ણન કરો, લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં અજમાવો અને તમારી ટીમ માટે પ્રકાશિત કરો. જ્યારે એપને તેની જરૂર હોય ત્યારે તે રસીદો માટે સમર્પિત Postgres ડેટાબેઝ અને ફાઇલ સ્ટોરેજ ઉમેરે છે. લૉગિન તમારી પસંદગી પ્રમાણે છે: તમે અભિગમ પસંદ કરો અને એજન્ટ તેને જોડે છે. રસીદ-વાંચન માટે કોઈ પણ AI પ્રદાતા પણ એ જ રીતે તમારો પોતાનો છે, અને તેની કી પ્રોજેક્ટ સિક્રેટ તરીકે સંગ્રહ થાય છે. શરૂ કરવા માટે નજીકનું કંઈક જોવા માગો તો ખર્ચ દાવા એપ અને ખર્ચ મંજૂરી ટેમ્પ્લેટ જુઓ.

પ્રશ્નો