როგორ ავაშენოთ ხარჯების აღრიცხვის აპი: ქვითრები, დამტკიცებები და ანაზღაურება

ხარჯების აღრიცხვის აპი ფიქსირებს, რა დაიხარჯა, რისთვის, ვინ დახარჯა და რომელ ქვითარს ერთვის. თავისუფალი მომუშავისთვის ეს არის მოწესრიგებული ჩანაწერი საგადასახადო პერიოდისთვის. გუნდისთვის კი ეს არის მთელი მიმდინარეობა „ეს მე გადავიხადე“-დან „ანაზღაურება შესრულდა“-მდე: წარდგენა, დამტკიცება, გადახდა, ექსპორტი. ასეთი აპის ასაშენებლად გჭირდებათ სწრაფი შეყვანა ტელეფონიდან, ქვითრების ატვირთვა, კატეგორიები, დამტკიცების ეტაპი გუნდისთვის და ექსპორტი, რომელსაც ბუღალტერი გამოიყენებს. შეყვანის ეკრანი სწრაფი უნდა იყოს — თუ ხარჯის ჩაწერას წუთზე მეტი სჭირდება, ხალხი ამის გაკეთებას წყვეტს.

პირადი, თავისუფალი მომუშავე თუ გუნდი?

თუ სინამდვილეში გსურთ ყოველთვიური ხარჯების დაგეგმვა მიზნებთან შედარებით, წაიკითხეთ როგორ ავაშენოთ ბიუჯეტის აპი. ამ გზამკვლევის დანარჩენი ნაწილი ეხება თავისუფალი მომუშავისა და გუნდის ხარჯების აღრიცხვას.

რა სჭირდება ხარჯების აღრიცხვის აპს

გვერდები

• ხარჯის დამატება — თანხა, ვალუტა, თარიღი, მომწოდებელი, კატეგორია, შენიშვნა და ქვითრის ფოტო. ტელეფონზე კამერა პირდაპირ უნდა გაიხსნას.
• ჩემი ხარჯები — სია სტატუსით (მონახაზი, წარდგენილი, დამტკიცებული, უარყოფილი, ანაზღაურებული) და ფილტრებით.
• ხარჯების ანგარიში (არასავალდებულო) — ერთი მოგზაურობის ან თვის ხარჯების დაჯგუფება და ერთად წარდგენა.
• დამტკიცებები — მენეჯერებისთვის: მომლოდინე ჩანაწერები ქვითრის ხილვადობით, დამტკიცება ან უარყოფა მიზეზის მითითებით.
• ფინანსური ხედი — დამტკიცებული ხარჯები, რომლებიც ანაზღაურებას ელოდება, მონიშვნა გადახდილად და ექსპორტი.
• პარამეტრები — კატეგორიები, პოლიტიკის ლიმიტები, დამტკიცებლები, ვალუტები.

მონაცემები

• მომხმარებლები — სახელი, როლი, მენეჯერი (ვინც ამტკიცებს მის ხარჯებს).
• ხარჯები — მომხმარებელი, თარიღი, მომწოდებელი, თანხა (მთელი სენტებით), ვალუტა, გადასახადის თანხა, კატეგორია, პროექტი ან კლიენტი, კლიენტზე გადასახდელის ნიშანი, შენიშვნა, სტატუსი, ანგარიში.
• ქვითრები — ხარჯი, ფაილი, ატვირთვის თარიღი.
• ანგარიშები — მომხმარებელი, სათაური, პერიოდი, სტატუსი.
• დამტკიცების მოვლენები — ხარჯი ან ანგარიში, ვინ, მოქმედება, მიზეზი, დრო.
• კატეგორიები და პოლიტიკები — მაგალითად „კვება: დღეში მაქსიმალური თანხა, ქვითარი სავალდებულოა ზღვარზე მეტის შემთხვევაში“.

დამტკიცების მოვლენების ჟურნალი დაამატეთ, რომელშიც მხოლოდ ჩანაწერები ემატება და სტატუსს არ გადაწერთ. როცა ვინმე იკითხავს „ვინ დაამტკიცა?“, პასუხი ჟურნალშია.

უფლებები

• თანამშრომლები ხედავენ და არედაქტირებენ მხოლოდ საკუთარ ხარჯებს, და მხოლოდ მაშინ, როცა ისინი მონახაზია ან უარყოფილი.
• დამტკიცებლები ხედავენ თავიანთი გუნდის წარდგენილ ხარჯებს.
• ფინანსები ან ადმინისტრატორები ხედავენ ყველაფერს, ნიშნავენ ანაზღაურებებს და აკეთებენ ექსპორტს.

დამტკიცებული ხარჯი უნდა დაიკეტოს: თანხის შეცვლა დამტკიცების შემდეგ ხარჯს ისევ დამტკიცებაზე აბრუნებს. ამ როლების აგებაზე იხილეთ ჩვენი გზამკვლევი როლებზე დაფუძნებული წვდომის კონტროლის შესახებ.

გადაწყვეტილებები და კომპრომისები

ცალკეული ხარჯები ან ანგარიშები. ცალკეული ხარჯების წარდგენა უფრო მარტივია. დაჯგუფება ანგარიშებად შეესაბამება მოგზაურობებსა და თვიურ მოთხოვნებს. დაიწყეთ ცალკეული ხარჯებით, თუ თქვენი გუნდი უკვე არ მუშაობს ანგარიშებით.

ერთი თუ ორი საფეხურიანი დამტკიცება. მენეჯერის დამტკიცება უმეტესობა პატარა გუნდისთვის საკმარისია. ფინანსური საფეხური დაამატეთ მაშინ, როცა თანხები დიდია ან ასე მოითხოვს პოლიტიკა.

პოლიტიკის შემოწმებები. მარტივმა წესებმა — კატეგორიის ლიმიტებმა, ქვითრის სავალდებულოობამ თანხაზე მეტისთვის, შაბათ-კვირას კვების აკრძალვამ — შეიძლება ხარჯები ავტომატურად მონიშნოს. მონიშნეთ, არ დაბლოკოთ; გადაწყვეტილებას დამტკიცებლები იღებენ.

ქვითრების წაკითხვა. AI მოდელებს და OCR სერვისებს შეუძლიათ ფოტოდან ამოიღონ მომწოდებელი, თარიღი და ჯამი. ეს დროს ზოგავს, მაგრამ შეცდომებს უშვებს, ამიტომ ფორმა წინასწარ შეავსეთ და ადამიანმა დაადასტუროს. AI პროვაიდერის გასაღები სერვერზე უნდა რჩებოდეს. იხილეთ როგორ დავამატოთ AI ფუნქციები აპში.

ვალუტები. თუ ადამიანები მოგზაურობენ, შეინახეთ ორიგინალი თანხა და ვალუტა, კონვერტირებული თანხა გამოყენებული კურსით და ამ კურსის თარიღი.

ანაზღაურების გადახდა. აპი აღრიცხავს, რომ ანაზღაურება მოხდა; თავად გადახდა, როგორც წესი, ხელფასის სისტემით ან თქვენი ბანკით ხდება. დასაწყისში ასე დატოვეთ.

პირველი მოთხოვნის მაგალითი

ააშენე ხარჯების აღრიცხვის აპი 20-კაციანი კომპანიისთვის. თანამშრომლები ხარჯებს ტელეფონიდან ამატებენ: თანხა, ვალუტა, თარიღი, მომწოდებელი, კატეგორია, პროექტი, შენიშვნა და ქვითრის ფოტო კამერით. თანხები შეინახე მთელი სენტებით. ხარჯები იწყება როგორც მონახაზი; თანამშრომელი მათ წარადგენს. თითოეულ თანამშრომელს ჰყავს მენეჯერი, რომელიც წარდგენილ ხარჯებს ამტკიცებს ან უარყოფს მიზეზის მითითებით და დეტალების გვერდით ხედავს ქვითარს. აღნიშნე, მაგრამ არ დაბლოკო: ზღვარს გადაცილებული ხარჯი ან 25 დოლარზე მეტი ქვითრის გარეშე ხარჯი მოინიშნოს. დამტკიცების შემდეგ ხარჯი იკეტება; რედაქტირება მას ისევ დამტკიცებაზე აბრუნებს. ფინანსურ მომხმარებლებს ყველა დამტკიცებული ხარჯი უნდა ჩანდეს; მათ ანაზღაურებულად ნიშნავენ პაკეტებად და CSV ფაილად ახდენენ ექსპორტს: თარიღი, თანამშრომელი, მომწოდებელი, კატეგორია, პროექტი, თანხა, ვალუტა, სტატუსი და ქვითრის ბმული. ყოველი სტატუსის ცვლილება ჩაწერე — ვინ და როდის. როლები: თანამშრომელი, მენეჯერი, ფინანსები. ელფოსტა და პაროლი, მონაცემთა ბაზა და ფაილების საცავი ქვითრებისთვის. დაამატე ორი გუნდი და ნიმუში ხარჯები.

ნაბიჯები

1. ხარჯის დამატების ეკრანი ტელეფონზე. ფოტოს ატვირთვა კამერიდან, გონივრული ნაგულისხმევი მნიშვნელობები (დღევანდელი თარიღი, ბოლოს გამოყენებული კატეგორია), შევსება ერთ წუთზე ნაკლებში. იხილეთ როგორ დავამატოთ ფაილების ატვირთვა აპში.
2. ჩემი ხარჯების სია სტატუსებით.
3. როლები და დამტკიცებები. შედით როგორც თანამშრომელი, მენეჯერი და ფინანსები და შეამოწმეთ, რას ხედავს და რის შეცვლა შეუძლია თითოეულს.
4. დაბლოკვა და აუდიტის ჟურნალი. სცადეთ დამტკიცებული ხარჯის რედაქტირება.
5. პოლიტიკის მონიშვნები.
6. ექსპორტი. გადასცით CSV იმას, ვინც თქვენს წიგნებს აწარმოებს, და ჰკითხეთ, სწორად იმპორტირდება თუ არა.
7. ქვითრების წაკითხვა (არასავალდებულო). დაამატეთ მას მერე, რაც ხელით ნაკადი იმუშავებს, და შეადარეთ მისი ვარაუდები რეალურ ქვითრებს.
8. პილოტი ერთ გუნდთან ერთი თვის განმავლობაში, სანამ ყველასთვის გაიხსნება.

გავრცელებული შეცდომები

• ნელი შეყვანა. ყოველი დამატებითი ველი ამცირებს წარდგენების რაოდენობას. სავალდებულოდ დატოვეთ მხოლოდ თანხა, თარიღი, კატეგორია და ქვითარი.
• ქვითრები საჯაროდ ინახება. ქვითრის ფაილებზე წვდომა უნდა ჰქონდეს მხოლოდ მას, ვისაც ეს ხარჯი უნდა ნახოს.
• დამტკიცებული ხარჯის რედაქტირება. დაკეტეთ ისინი, თორემ დამტკიცებას აზრი არ ექნება.
• სტატუსის გადაწერა. ინახეთ ყოველი ცვლილების ჟურნალი.
• ფულის მცურავი წერტილით წარმოდგენა. გამოიყენეთ მთელი სენტები.
• ქვითრების ძალიან ადრე წაშლა. აღრიცხვის წესები განსხვავდება; შეამოწმეთ თქვენს ბუღალტერთან.
• AI-ს მიერ წაკითხულ ჯამებზე გადამოწმების გარეშე დაყრდნობა.

როდის სჯობს მზა ხარჯების პროდუქტი

ხარჯების მართვის მზა პროდუქტები გთავაზობენ ბარათებთან ინტეგრაციას, საბანკო ამონაწერების ავტომატურ შემოტანას, მანქანით მოგზაურობის (მილეჟის) აღრიცხვას, სინქრონიზაციას საბუღალტრო პროგრამებთან და მობილურ აპლიკაციებს. ბევრ ქვეყანაში ისინი უკვე ითვალისწინებენ საგადასახადო დეტალებს. თუ გჭირდებათ კომპანიის ბარათები ან პირდაპირი სინქრონიზაცია საბუღალტრო პროგრამასთან, ისინი უფრო ძლიერი არჩევანია.

საკუთარი აპი ღირს მაშინ, როცა თქვენი დამტკიცების წესები ან კატეგორიები არ ჯდება, როცა მცირე რაოდენობის წარდგენებისთვის გუნდისთვის ერთ მომხმარებელზე ფასი მაღალია, როცა ხარჯები თქვენს მონაცემებს უნდა უკავშირდებოდეს (პროექტები, სამუშაოები, კლიენტები, ობიექტები) ან როცა აღრიცხვა უფრო დიდი შიდა ინსტრუმენტის ნაწილია. თუ ხარჯებს კლიენტებზე გადააბრუნებთ, დააკავშირეთ ის თქვენს ინვოისების აპთან.

აგება Mythex-ით

Mythex-ში შეგიძლიათ ზემოთ აღწერილი ხარჯების აღრიცხვის აპი ააშენოთ: აღწერთ ჩატში, ხედავთ ცოცხალ გადახედვაში და აქვეყნებთ გუნდისთვის. აპს, როცა საჭიროა ჩანაწერების შენახვა, დაემატება Postgres მონაცემთა ბაზა, ხოლო ქვითრებისთვის — ფაილების საცავი. შესვლა თქვენ ირჩევთ — აგენტი მას აპში აერთიანებს; AI პროვაიდერიც თქვენია, მისი გასაღები კი პროექტის საიდუმლოებად ინახება. დასაწყებად ახლოს მდგომი შაბლონებია ხარჯების ანაზღაურების აპი და ხარჯების დამტკიცებები.

კითხვები