如何建置費用追蹤 App：收據、審核與報銷

費用追蹤 App 記錄花了什麼錢、花在哪裡、由誰花的，並附上收據。對自由工作者來說，它是報稅時整齊的紀錄；對團隊來說，它串起「我先墊付了」到「已經撥款給你」的完整流程：送出、審核、付款、匯出。要建置它，你需要能在手機上快速輸入、上傳收據、分類、團隊審核步驟，以及會計師能直接使用的匯出功能。記帳畫面要夠快，如果記一筆費用要超過一分鐘，大家就會停止記帳。

個人、自由工作者還是團隊？

如果你真正想要的是依目標規劃每月支出，請改讀如何建置預算 App。本指南聚焦於自由工作者與團隊的費用追蹤。

費用追蹤 App 需要什麼

頁面

• 新增費用：金額、幣別、日期、商家、類別、備註、收據照片。在手機上應能直接開啟相機。
• 我的費用：列出所有費用及狀態（草稿、已送出、已核准、已駁回、已報銷），並提供篩選。
• 費用報表（選用）：將同一趟出差或同一個月的費用合併，一起送出。
• 審核：給主管看的待處理項目，並能同時看到收據，核准或駁回並附上原因。
• 財務檢視：已核准、等待報銷的項目；標記為已付款，以及匯出。
• 設定：類別、政策上限、審核者、幣別。

資料

• 使用者：姓名、角色、主管（由誰審核他的費用）。
• 費用：使用者、日期、商家、金額（以整數分計）、幣別、稅額、類別、專案或客戶、是否可請款、備註、狀態、所屬報表。
• 收據：所屬費用、檔案、上傳日期。
• 報表：使用者、標題、期間、狀態。
• 審核事件：費用或報表、執行者、動作、原因、時間戳記。
• 類別與政策：例如「餐費：每日上限一定金額，超過某門檻需附收據」。

建議保留只能新增、不能修改的審核事件紀錄，而不是只覆寫狀態。當有人問「這筆是誰核准的？」，答案就在紀錄裡。

權限

• 員工只能看到與編輯自己的費用，而且只限草稿或被駁回的項目。
• 審核者看得到其團隊已送出的費用。
• 財務或管理員看得到全部，並可標記報銷與匯出。

已核准的費用應該鎖定：核准後若修改金額，必須重新送審。我們的角色型存取控制指南說明如何建置這些角色。

決策與取捨

單筆費用還是報表。 每筆費用各自送出比較簡單。合併成報表適合出差與每月申請。除非你的團隊已經習慣使用報表，否則先從單筆費用開始。

一步審核還是兩步審核。 對多數小型團隊來說，主管審核就夠了。當金額較大或政策要求時，再加上財務審核。

政策檢查。 簡單的規則，例如類別上限、超過某金額需附收據、不得報銷週末餐費，可以自動標記費用。建議是「標記，不阻擋」，由審核者判斷。

收據辨識。 AI 模型與 OCR 服務可以從照片讀取商家、日期與總額。它能省下打字的時間，但會出錯，因此應預先填入表單，並請使用者確認。AI 服務的金鑰必須放在伺服器端。參見如何為你的 App 加入 AI 功能。

幣別。 如果有人出國，請儲存原始金額與幣別，以及換算後的金額與所用匯率及其日期。

還錢給員工。 追蹤工具只記錄「已報銷」這件事，實際付款通常透過薪資系統或銀行處理。第一階段建議維持這種分工。

範例第一則提示

為一間 20 人的公司建置費用追蹤 App。員工用手機新增費用：金額、幣別、日期、商家、類別、專案、備註，並用相機拍攝收據照片。費用一開始是草稿，員工再送出。每位員工都有主管，主管可以核准或駁回已送出的費用，並附上原因，同時能在詳細資料旁看到收據。超過類別上限的費用，或超過 25 美元但沒有收據的費用，要標記出來，但不阻擋送出。費用核准後即鎖定，修改會讓它重新送審。財務人員可以看到所有已核准的費用，分批標記為已報銷，並匯出 CSV，欄位包括日期、員工、商家、類別、專案、金額、幣別、狀態與收據連結。每次狀態變更都要記錄是誰、何時做的。角色：員工、主管、財務。使用電子郵件與密碼登入，使用資料庫，收據存放於檔案儲存空間。建立兩個團隊與範例費用資料。

建置步驟

1. 手機上的新增費用畫面。 相機上傳，合理的預設值（今天的日期、上次使用的類別），一分鐘內完成。參見如何為你的 App 加入檔案上傳。
2. 附狀態的「我的費用」列表。
3. 角色與審核。 分別以員工、主管與財務身分登入，檢查每個角色能看到與修改什麼。
4. 鎖定與稽核紀錄。 嘗試修改一筆已核准的費用。
5. 政策標記。
6. 匯出。 把 CSV 交給負責帳務的人，並詢問能否順利匯入。
7. 收據辨識（選用）。等手動流程運作正常後再加入，並拿真實收據比對它的辨識結果。
8. 先讓一個團隊試用一個月，再推廣到全公司。

常見錯誤

• 記帳太慢。 每多一個欄位，送出的人就少一些。只要求金額、日期、類別與收據為必填。
• 收據公開存取。 收據檔案只應能被有權看該筆費用的人讀取。
• 已核准的費用仍可編輯。 要鎖定，否則核准就失去意義。
• 覆寫狀態。 保留每一次變更的紀錄。
• 用浮點數處理金額。 請使用整數分。
• 太早刪除收據。 保存規定因地而異，請向會計師確認你的規定。
• 未經審核就相信 AI 讀出的總額。

何時現成的費用管理軟體比較好

專門的費用管理產品提供信用卡整合、自動銀行帳務同步、里程追蹤、與會計軟體同步，以及行動 App，並且已經為許多國家處理過稅務與法規細節。如果你需要公司信用卡，或需要直接與會計軟體同步，它們是更好的選擇。

當你的審核規則或類別不符合現成產品、當團隊每月只送出幾筆費用卻要付每人授權費、當費用需要連結到你自己的資料（專案、工作案件、客戶、物件），或當追蹤工具是更大的內部工具的一部分時，自行建置會比較划算。如果你會向客戶轉嫁費用，請把它與發票 App串接。

用 Mythex 建置

Mythex 可以依照上面的提示建置費用追蹤工具：你在聊天中描述需求，在即時預覽中試用，然後為團隊發布。當 App 需要儲存資料時，它會加入專用的 Postgres 資料庫，並為收據加入檔案儲存空間。登入方式由你決定，代理程式會協助接上你選擇的方案；收據辨識所用的任何 AI 服務也是自行提供，其金鑰以專案機密方式保存。若想從接近需求的範本開始，可參考費用報銷 App 與費用審核範本。

常見問題