Як створити застосунок для обліку витрат: чеки, погодження та відшкодування

Облік витрат фіксує, що було куплено, на що, ким і з чеком. Фрілансеру він потрібен як акуратний запис до податкового періоду. Для команди це шлях від «я заплатив за це» до «мені повернули гроші»: подати, погодити, виплатити, експортувати. Щоб його створити, потрібні швидкий ввід із телефона, завантаження чеків, категорії, крок погодження для команди та експорт, з яким працюватиме бухгалтер. Екран введення має бути швидким: якщо внесення витрати займає більше хвилини, люди перестають це робити.

Особистий, фріланс чи командний?

Якщо вам потрібно планувати місячні витрати за лімітами, почитайте як створити застосунок для бюджету. Далі цей гайд фокусується на обліку витрат для фрілансера та команди.

Що потрібно для обліку витрат

Сторінки

• Додати витрату — сума, валюта, дата, продавець, категорія, примітка, фото чека. На телефоні одразу відкривається камера.
• Мої витрати — список зі статусами (чернетка, подано, погоджено, відхилено, відшкодовано) і фільтрами.
• Звіт про витрати (необов'язково) — згрупувати витрати однієї поїздки чи місяця і подати разом.
• Погодження — для керівників: очікувані витрати з видимим чеком, погодити або відхилити з причиною.
• Фінансовий огляд — погоджені витрати, що чекають на відшкодування, позначка «виплачено», експорт.
• Налаштування — категорії, ліміти політики, погоджувачі, валюти.

Дані

• Користувачі — ім'я, роль, керівник (той, хто погоджує їхні витрати).
• Витрати — користувач, дата, продавець, сума (у цілих центах), валюта, сума податку, категорія, проєкт або клієнт, позначка «до оплати клієнтом», примітка, статус, звіт.
• Чеки — витрата, файл, дата завантаження.
• Звіти — користувач, назва, період, статус.
• Події погодження — витрата або звіт, хто, яка дія, причина, час.
• Категорії та політики — наприклад, «Харчування: до певної суми на день, чек обов'язковий понад поріг».

Ведіть журнал подій погодження, який тільки доповнюється, а не просто перезаписуйте статус. Коли хтось запитає «хто це погодив?», відповідь буде в журналі.

Права доступу

• Співробітники бачать і редагують лише свої витрати, і лише поки вони в чернетці або відхилені.
• Погоджувачі бачать поданні витрати своєї команди.
• Фінансисти або адміністратори бачать усе, позначають відшкодування і експортують дані.

Погоджену витрату слід заблокувати: зміна суми після погодження має повертати її на погодження. Про побудову таких ролей розказано в нашому гайді з контролю доступу на основі ролей.

Рішення та компроміси

Окремі витрати або звіти. Подавати кожну витрату окремо простіше. Групування у звіти підходить для подорожей і місячних компенсацій. Для початку краще окремі витрати, якщо ваша команда вже не працює зі звітами.

Один крок чи два погодження. Для більшості невеликих команд достатньо погодження керівника. Крок фінансового відділу додайте, коли суми великі або цього вимагає політика.

Перевірки політики. Прості правила, як-от ліміт за категорією, обов'язковий чек понад певну суму, заборона витрат на вихідних, можуть автоматично позначати витрати. Позначайте, але не блокуйте; рішення ухвалює погоджувач.

Розпізнавання чеків. Моделі ШІ та OCR можуть зчитати з фото продавця, дату і суму. Це економить час на введенні, але помилки трапляються, тому форма має бути заповнена попередньо, а людина підтверджує дані. Ключ провайдера ШІ має зберігатися на сервері. Дивіться як додати функції ШІ до застосунку.

Валюти. Якщо люди подорожують, зберігайте початкову суму і валюту, а також суму в іншій валюті за курсом, із датою цього курсу.

Виплата людям. Облік фіксує, що відшкодування відбулося, а реальний переказ зазвичай проходить через payroll або банк. Спочатку краще залишити саме так.

Приклад першого промпту

Створи застосунок для обліку витрат для компанії на 20 людей. Співробітники додають витрати з телефона: сума, валюта, дата, продавець, категорія, проєкт, примітка і фото чека, зроблене камерою. Зберігай суми в цілих центах. Витрати спочатку є чернетками, співробітники їх подають. У кожного співробітника є керівник, який погоджує або відхиляє подані витрати з причиною і бачить чек поруч із деталями. Позначай, але не блокуй витрати понад ліміт категорії та без чека понад 25 доларів. Після погодження витрата блокується; зміна повертає її на погодження. Фінансисти бачать усі погоджені витрати, позначають їх відшкодованими пакетами й експортують CSV з датою, співробітником, продавцем, категорією, проєктом, сумою, валютою, статусом і посиланням на чек. Записуй кожну зміну статусу з тим, хто і коли. Ролі: співробітник, керівник, фінансист. Вхід електронною поштою та паролем, база даних і сховище файлів для чеків. Додай дві команди і приклади витрат.

Кроки побудови

1. Екран додавання витрати на телефоні. Завантаження з камери, розумні значення за замовчуванням (сьогоднішня дата, остання використана категорія), заповнення менш ніж за хвилину. Див. як додати завантаження файлів до застосунку.
2. Список «Мої витрати» зі статусами.
3. Ролі та погодження. Увійдіть як співробітник, керівник і фінансист і перевірте, що кожен бачить і може змінити.
4. Блокування та журнал змін. Спробуйте змінити погоджену витрату.
5. Позначки політики.
6. Експорт. Передайте CSV тому, хто веде бухгалтерію, і запитайте, чи він імпортується без проблем.
7. Розпізнавання чеків (необов'язково). Додайте його, коли ручний процес уже працює, і порівняйте його здогади з реальними чеками.
8. Пілот з однією командою протягом місяця, перш ніж запускати для всіх.

Типові помилки

• Повільне введення. Кожне додаткове поле зменшує кількість подань. Обов'язкові лише сума, дата, категорія і чек.
• Чеки у відкритому доступі. Файли чеків мають бути доступні лише тим, кому дозволено бачити цю витрату.
• Редаговані погоджені витрати. Блокуйте їх, інакше погодження втрачає сенс.
• Перезаписаний статус. Ведіть журнал кожної зміни.
• Гроші у плаваючій комі. Використовуйте цілі центи.
• Занадто раннє видалення чеків. Правила зберігання документів різні; уточніть свої у бухгалтера.
• Довіра до сум, розпізнаних ШІ, без перевірки.

Коли краще готове рішення для обліку витрат

Спеціалізовані продукти для управління витратами пропонують інтеграцію з картками, автоматичне підвантаження банківських операцій, облік пробігу, синхронізацію з бухгалтерським програмним забезпеченням і мобільні застосунки. Багато з них уже враховують податкові та юридичні нюанси різних країн. Якщо вам потрібні корпоративні картки або пряма синхронізація з бухгалтерією, вони кращий вибір.

Створюйте власне рішення, коли ваші правила погодження чи категорії не вписуються в готові продукти, коли ціна за користувача висока для команди, яка подає кілька витрат на місяць, коли витрати мають бути пов'язані з вашими даними (проєкти, роботи, клієнти, об'єкти) або коли облік є частиною ширшого внутрішнього інструмента. Якщо ви перевиставляєте витрати клієнтам, підключіть застосунок до свого застосунку для рахунків.

Створення з Mythex

Mythex може створити облік за промптом вище: ви описуєте його в чаті, перевіряєте в живому прев'ю і публікуєте для команди. Коли застосунку потрібна база, Mythex додає власну базу даних Postgres database, а для чеків — сховище файлів. Вхід ви обираєте самі: ви вибираєте підхід, а агент його підключає. Так само з провайдером ШІ для розпізнавання чеків: його ключ зберігається як секрет проєкту. Щоб почати з близького варіанта, подивіться шаблони застосунок для компенсації витрат та погодження витрат.

Запитання