Hvernig á að búa til kostnaðarskráningu: kvittanir, samþykki og endurgreiðslur

Kostnaðarskráning heldur utan um hvað var keypt, hvar, af hverjum, með kvittun fylgjandi. Fyrir frjálsan verktaka er hún snyrtileg skrá fyrir skattatímann. Fyrir teymi er hún ferlið frá „ég borgaði þetta“ til „þér hefur verið endurgreitt“: senda inn, samþykkja, greiða, flytja út. Til að smíða slíka þarftu hraða skráningu úr síma, upphleðslu kvittana, flokka, samþykkisskref fyrir teymi og útflutning sem bókhaldarinn getur notað. Hafðu skráningarskjáinn hraðan — ef það tekur meira en eina mínútu að skrá útgjald hætta fólk að gera það.

Persónuleg, frjáls eða teymisskráning?

Sért þú í raun að vilja skipuleggja mánaðarleg útgjöld miðað við markmið, lestu hvernig á að smíða fjárhagsáætlunarapp í staðinn. Restin af þessari handbók fjallar um kostnaðarskráningu fyrir frjálsa verktaka og teymi.

Hvað kostnaðarskráning þarf

Síður

• Bæta við útgjöldum — upphæð, gjaldmiðill, dagsetning, söluaðili, flokkur, athugasemd, mynd af kvittun. Í símum á að opna myndavélina beint.
• Útgjöldin mín — listi með stöðu (drög, send inn, samþykkt, hafnað, endurgreitt) og síum.
• Kostnaðarskýrsla (valfrjálst) — hópar útgjöld úr einni ferð eða mánuði og sendir þau inn saman.
• Samþykki — fyrir stjórnendur: biðlisti með kvittuninni sýnilegri, samþykkja eða hafna með ástæðu.
• Fjármálayfirlit — samþykkt atriði sem bíða endurgreiðslu, merkja sem greitt, flytja út.
• Stillingar — flokkar, takmörk í reglum, samþykkjendur, gjaldmiðlar.

Gögn

• Notendur — nafn, hlutverk, yfirmaður (sá sem samþykkir útgjöld þeirra).
• Útgjöld — notandi, dagsetning, söluaðili, upphæð (heiltölur í sentum), gjaldmiðill, skattfjárhæð, flokkur, verkefni eða viðskiptavinur, merki um rukkanleika, athugasemd, staða, skýrsla.
• Kvittanir — útgjöld, skrá, dagsetning upphleðslu.
• Skýrslur — notandi, titill, tímabil, staða.
• Samþykkisatburðir — útgjöld eða skýrsla, hver, aðgerð, ástæða, tímastimpill.
• Flokkar og reglur — til dæmis „Máltíðir: allt að ákveðinni upphæð á dag, kvittun krafist yfir ákveðnu marki“.

Haltu skráningu sem aðeins er bætt við (append-only) yfir samþykkisatburði frekar en að yfirskrifa stöðuna. Þegar einhver spyr „hver samþykkti þetta?“ er svarið í skránni.

Heimildir

• Starfsfólk sér og breytir aðeins eigin útgjöldum, og aðeins meðan þau eru drög eða hafnað.
• Samþykkjendur sjá útgjöld teymis síns sem hafa verið send inn.
• Fjármál eða stjórnendur sjá allt, merkja endurgreiðslur og flytja út.

Samþykkt útgjöld ættu að læsast: breyting á upphæð eftir samþykki þarf að senda þau aftur í samþykki. Leiðbeiningin okkar um hlutverkamiðaðan aðgangsstýringu fjallar um hvernig smíða á þessi hlutverk.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Einstök útgjöld eða skýrslur. Að senda hvert útgjald inn fyrir sig er einfaldara. Hópun í skýrslur hentar ferðalögum og mánaðarlegum kröfum. Byrjaðu á einstökum útgjöldum nema teymið þitt vinni nú þegar með skýrslur.

Eitt skref eða tvö í samþykki. Samþykki yfirmanns nægir fyrir flest lítil teymi. Bættu við skrefi fjármála þegar upphæðir eru háar eða stefna krefst þess.

Athuganir á reglum. Einfaldar reglur — takmörk á flokkum, kvittun krafist yfir ákveðinni upphæð, engar helgarmáltíðir — geta merkt útgjöld sjálfkrafa. Merkja, ekki loka fyrir; samþykkjendur taka ákvörðunina.

Lestur kvittana. Gervigreindarlíkön og OCR-þjónustur geta lesið söluaðila, dagsetningu og heildarupphæð af mynd. Það sparar innslátt en gerir mistök, svo fylltu út eyðublaðið fyrirfram og biddu viðkomandi um staðfestingu. Lykill gervigreindarveitunnar verður að vera á þjóninum. Sjá hvernig á að bæta gervigreindareiginleikum við appið þitt.

Gjaldmiðlar. Ef fólk ferðast skaltu geyma upprunalega upphæð og gjaldmiðil, umreiknaða upphæð samkvæmt gengi sem var notað og dagsetningu gengisins.

Að endurgreiða fólki. Skráningin skráir að endurgreiðsla hafi átt sér stað; raunveruleg greiðsla fer yfirleitt í gegnum launakerfi eða bankann þinn. Haltu því þannig í upphafi.

Dæmi um fyrstu skipun

Smíðaðu kostnaðarskráningarapp fyrir 20 manna fyrirtæki. Starfsfólk bætir útgjöldum við úr símanum: upphæð, gjaldmiðill, dagsetning, söluaðili, flokkur, verkefni, athugasemd og mynd af kvittun tekin með myndavélinni. Útgjöld byrja sem drög; starfsfólk sendir þau inn. Hver starfsmaður hefur yfirmann sem samþykkir eða hafnar innsendum útgjöldum með ástæðu og sér kvittunina við hliðina á upplýsingunum. Merktu, en lokaðu ekki á, útgjöld yfir takmarki flokksins eða án kvittunar yfir 25 dollurum. Þegar útgjald hefur verið samþykkt er það læst; breyting á því sendir það aftur í samþykki. Fjármálanotendur sjá öll samþykkt útgjöld, merkja þau endurgreidd í hópum og flytja út CSV-skrá með dagsetningu, starfsmanni, söluaðila, flokki, verkefni, upphæð, gjaldmiðli, stöðu og tengli á kvittun. Skráðu hverja breytingu á stöðu með hver og hvenær. Hlutverk: starfsmaður, yfirmaður, fjármál. Innskráning með netfangi og lykilorði, gagnagrunnur og skráageymsla fyrir kvittanir. Settu upp tvö teymi og sýnishornsútgjöld.

Byggingarskref

1. Skjár til að bæta við útgjöldum í síma. Upphleðsla úr myndavél, skynsamleg sjálfgildi (dagsetning dagsins, síðasti flokkur), undir einni mínútu að klára. Sjá hvernig á að bæta skráaupphleðslu við appið þitt.
2. Listi yfir útgjöldin mín með stöðum.
3. Hlutverk og samþykki. Skráðu þig inn sem starfsmaður, yfirmaður og fjármál og athugaðu hvað hvert þeirra getur séð og breytt.
4. Læsing og endurskoðunarskrá. Reyndu að breyta samþykktu útgjaldi.
5. Merkingar reglna.
6. Útflutningur. Afhentu CSV-skrána þeim sem sér um bókhaldið og spurðu hvort hún lesist inn án vandræða.
7. Lestur kvittana (valfrjálst). Bættu því við þegar handvirka flæðið virkar og berðu ágiskanir þess saman við raunverulegar kvittanir.
8. Prófaðu með einu teymi í mánuð áður en þú rúllar út.

Algeng mistök

• Hæg skráning. Hver aukareitur kostar innsendingar. Gerðu aðeins upphæð, dagsetningu, flokk og kvittun að skyldu.
• Kvittanir geymdar opinberlega. Kvittunarskrár ættu aðeins að vera aðgengilegar þeim sem mega sjá það útgjald.
• Breytanleg samþykkt útgjöld. Læstu þeim, annars þýðir samþykkið ekkert.
• Yfirskrifuð staða. Haltu skrá yfir hverja breytingu.
• Fljótandi kommutala fyrir peninga. Notaðu heiltölur í sentum.
• Eyðing kvittana of snemma. Reglur um varðveislu gagna eru mismunandi; athugaðu þínar hjá bókhaldara.
• Að treysta upplesnum heildarupphæðum gervigreindar án yfirferðar.

Hvenær tilbúin kostnaðarlausn er betri

Sérhæfðar kostnaðarstjórnunarvörur bjóða upp á kortatengingar, sjálfvirk bankayfirlit, akstursskráningu, samstillingu við bókhaldshugbúnað og farsímaforrit, og hafa oft þegar séð um skatta- og regluverk fyrir mörg lönd. Ef þú þarft fyrirtækjakort eða beina samstillingu við bókhaldshugbúnað eru þær sterkari kostur.

Smíðaðu eigin lausn þegar samþykkisreglur eða flokkar passa ekki, þegar verð á hvern notanda er hátt fyrir teymi sem sendir fáein útgjöld á mánuði, þegar útgjöld þurfa að tengjast eigin gögnum (verkefnum, verkum, viðskiptavinum, eignum), eða þegar skráningin er hluti af stærra innri verkfæri. Ef þú endurreiknar útgjöld til viðskiptavina skaltu tengja hana við reikningaappið þitt.

Smíði með Mythex

Mythex getur smíðað skráninguna úr skipuninni hér að ofan: þú lýsir henni í spjalli, prófar hana í beinni forskoðun og birtir hana fyrir teymið þitt. Það bætir við sérstökum Postgres gagnagrunni og skráageymslu fyrir kvittanir þegar appið þarf á þeim að halda. Innskráning er með eigin lausn — þú velur aðferð og agentinn tengir hana inn — og það sama gildir um gervigreindarveitu fyrir lestur kvittana, með lyklinum geymdum sem leyndarmál verkefnisins. Til að byrja frá einhverju nálægu skaltu skoða sniðmát fyrir kostnaðarkröfur og sniðmát fyrir kostnaðarsamþykki.

Spurningar