Kako izdelati aplikacijo za sledenje stroškov: računi, odobritve in povračila

Sledilnik stroškov beleži, kaj je bilo porabljeno, za kaj, kdo je porabil in z računom v priponki. Za samostojnega podjetnika je urejen pregled ob davčnem obdobju. Za ekipo pa je to tok od „plačal sem to“ do „povrnjeno vam je“: oddaja, odobritev, plačilo, izvoz. Za izdelavo potrebujete hiter vnos s telefona, nalaganje računov, kategorije, korak odobritve za ekipe in izvoz, ki ga bo vaš knjigovodja lahko uporabil. Zaslon za vnos naj bo hiter, saj če beleženje stroška traja dlje kot minuto, ljudje nehajo to delati.

Osebni, samostojni ali ekipni?

Če v resnici želite mesečno porabo načrtovati glede na cilje, si oglejte kako izdelati aplikacijo za proračun. Ta vodnik se osredotoča na sledenje stroškov za samostojne podjetnike in ekipe.

Kaj mora sledilnik stroškov imeti

Strani

• Dodaj strošek – znesek, valuta, datum, trgovec, kategorija, opomba, fotografija računa. Na telefonih naj se neposredno odpre kamera.
• Moji stroški – seznam s stanjem (osnutek, oddano, odobreno, zavrnjeno, povrnjeno) in filtri.
• Poročilo o stroških (neobvezno) – združite stroške iz enega potovanja ali meseca in jih oddajte skupaj.
• Odobritve – za vodje: čakajoče postavke z vidnim računom, odobritev ali zavrnitev z razlogom.
• Pogled za finance – odobreni stroški, ki čakajo na povračilo, označevanje plačila in izvoz.
• Nastavitve – kategorije, omejitve pravil, odobravalci, valute.

Podatki

• Uporabniki – ime, vloga, vodja (kdo odobri njihove stroške).
• Stroški – uporabnik, datum, trgovec, znesek (v celih centih), valuta, znesek davka, kategorija, projekt ali stranka, oznaka za zaračunavanje, opomba, stanje, poročilo.
• Računi – strošek, datoteka, datum nalaganja.
• Poročila – uporabnik, naslov, obdobje, stanje.
• Dogodki odobritev – strošek ali poročilo, kdo, dejanje, razlog, časovni žig.
• Kategorije in pravila – na primer „Obroki: do določenega zneska na dan, račun obvezen nad mejo“.

Vodite dnevnik dogodkov odobritev, ki se samo dopolnjuje, namesto da le prepisujete stanje. Ko kdo vpraša „kdo je to odobril?“, je odgovor v dnevniku.

Dovoljenja

• Zaposleni vidijo in urejajo samo svoje stroške, in to samo dokler so osnutki ali zavrnjeni.
• Odobravalci vidijo oddane stroške svoje ekipe.
• Finance ali skrbniki vidijo vse, označujejo povračila in izvažajo.

Odobren strošek mora biti zaklenjen: sprememba zneska po odobritvi ga mora vrniti v odobritev. Naš vodnik o nadzoru dostopa na podlagi vlog pojasni, kako graditi te vloge.

Odločitve in kompromisi

Posamezni stroški ali poročila. Oddaja vsakega stroška posebej je preprostejša. Združevanje v poročila ustreza potovanjem in mesečnim zahtevkom. Za začetek uporabite posamezne stroške, razen če ekipa že dela s poročili.

Enostopenjska ali dvostopenjska odobritev. Odobritev vodje zadostuje za večino majhnih ekip. Dodajte korak za finance, kadar so zneski veliki ali to zahtevajo pravila.

Preverjanje pravil. Preprosta pravila – omejitve kategorij, obvezen račun nad določenim zneskom, brez obrokov ob vikendih – lahko samodejno označijo stroške. Označite jih, ne blokirajte; odločitev naj sprejme odobravalec.

Branje računov. AI modeli in storitve OCR lahko iz fotografije preberejo trgovca, datum in skupni znesek. Prihrani tipkanje, a dela napake, zato obrazec vnaprej izpolnite in prosite osebo za potrditev. Ključ ponudnika AI mora ostati na strežniku. Glejte kako dodati funkcije AI v svojo aplikacijo.

Valute. Če ljudje potujejo, shranite izvirni znesek in valuto ter pretvorjeni znesek po uporabljenem tečaju z datumom tega tečaja.

Vračanje denarja. Sledilnik zabeleži, da je povračilo opravljeno; dejansko plačilo običajno poteka prek plač ali banke. Za začetek naj tako tudi ostane.

Primer prvega poziva

Izdelaj aplikacijo za sledenje stroškom za podjetje z 20 zaposlenimi. Zaposleni dodajajo stroške s telefona: znesek, valuta, datum, trgovec, kategorija, projekt, opomba in fotografija računa, posneta s kamero. Shranjuj zneske kot cela števila v centih. Stroški se začnejo kot osnutki; zaposleni jih oddajo. Vsak zaposleni ima vodjo, ki odobri ali zavrne oddane stroške z razlogom in vidi račun ob podatkih. Označi, vendar ne blokiraj, stroškov nad omejitvijo kategorije ali brez računa nad 25 dolarjev. Ko je strošek odobren, je zaklenjen; urejanje ga pošlje nazaj v odobritev. Uporabniki za finance vidijo vse odobrene stroške, jih označujejo kot povrnjene v serijah in izvozijo CSV z datumom, zaposlenim, trgovcem, kategorijo, projektom, zneskom, valuto, stanjem in povezavo do računa. Vsako spremembo stanja zabeleži s tem, kdo in kdaj. Vloge: zaposleni, vodja, finance. Prijava z e-pošto in geslom, podatkovna baza in shramba datotek za račune. Dodaj dve ekipi in vzorčne stroške.

Koraki izdelave

1. Zaslon za dodajanje stroška na telefonu. Nalaganje s kamere, smiselne privzete vrednosti (današnji datum, zadnja uporabljena kategorija), izpolnitev v manj kot minuti. Glejte kako dodati nalaganje datotek v svojo aplikacijo.
2. Seznam Moji stroški s stanji.
3. Vloge in odobritve. Prijavite se kot zaposleni, vodja in finance ter preverite, kaj vsak lahko vidi in spremeni.
4. Zaklepanje in revizijski dnevnik. Poskusite urediti odobren strošek.
5. Označevanje pravil.
6. Izvoz. Predajte CSV tistemu, ki vodi knjige, in vprašajte, ali se uvozi brez težav.
7. Branje računov (neobvezno). Dodajte ga, ko ročni postopek deluje, in primerjajte njegove ugibe z resničnimi računi.
8. Preizkus z eno ekipo za en mesec, preden uvedete za vse.

Pogoste napake

• Počasen vnos. Vsako dodatno polje zmanjša število oddaj. Zahtevajte le znesek, datum, kategorijo in račun.
• Javno shranjeni računi. Datoteke računov naj bodo dostopne samo ljudem, ki smejo videti ta strošek.
• Urejljivi odobreni stroški. Zaklenite jih, sicer odobritev nima pomena.
• Prepisovanje stanja. Hranite dnevnik vsake spremembe.
• Denar v plavajoči vejici. Uporabljajte cela števila v centih.
• Prezgodnje brisanje računov. Pravila o hrambi evidenc se razlikujejo; preverite svoja pri knjigovodji.
• Zaupanje zneskom, ki jih prebere AI, brez pregleda.

Kdaj je bolj primerna gotova programska oprema za stroške

Namenske rešitve za upravljanje stroškov ponujajo povezave s kreditnimi karticami, samodejne bančne podatke, sledenje kilometrine, sinhronizacijo z računovodskimi programi in mobilne aplikacije; mnoge so že poskrbele za davčne in skladnostne podrobnosti v številnih državah. Če potrebujete podjetniške kartice ali neposredno sinhronizacijo z računovodstvom, so to močnejša izbira.

Sami zgradite, kadar vaša pravila odobritev ali kategorije ne ustrezajo, kadar je cena na uporabnika visoka za ekipo, ki odda le nekaj stroškov na mesec, kadar se morajo stroški povezovati z vašimi podatki (projekti, posli, stranke, nepremičnine) ali kadar je sledilnik del večjega internega orodja. Če stroške ponovno zaračunavate strankam, ga povežite z aplikacijo za izdajanje računov.

Izdelava z Mythexom

Mythex lahko izdela sledilnik iz zgornjega poziva: opišete ga v klepetu, preizkusite v živem predogledu in objavite za svojo ekipo. Ko aplikacija potrebuje shranjevanje, doda namensko podatkovno bazo Postgres in shrambo datotek za račune. Prijavo za vaše uporabnike izberete sami, agent pa jo poveže v aplikacijo; enako velja za katerega koli ponudnika AI za branje računov, katerega ključ je shranjen kot skrivnost projekta. Za začetek si oglejte predloge aplikacija za zahtevke za stroške in odobritve stroškov.

Vprašanja