Cara Membuat Aplikasi Pencatat Pengeluaran: Struk, Persetujuan, dan Penggantian Biaya

Pencatat pengeluaran merekam apa yang dibelanjakan, untuk apa, oleh siapa, dengan struk yang dilampirkan. Bagi freelancer, ini adalah catatan yang rapi untuk musim pajak. Bagi tim, ini adalah alur dari "saya sudah membayar ini" sampai "Anda sudah diganti biayanya": kirim, setujui, bayar, ekspor. Untuk membangunnya, Anda memerlukan input cepat dari ponsel, unggahan struk, kategori, langkah persetujuan untuk tim, dan ekspor yang bisa dipakai akuntan Anda. Jaga layar input tetap cepat. Jika mencatat satu pengeluaran memakan waktu lebih dari satu menit, orang akan berhenti melakukannya.

Pribadi, freelance, atau tim?

Jenis	Siapa yang memakai	Yang paling penting
Pribadi	Satu orang yang melacak pengeluaran harian	Kecepatan input, kategori, total bulanan
Freelancer atau usaha perorangan	Satu orang, untuk pajak dan penagihan ulang ke klien	Struk, jumlah pajak, penanda "dapat ditagihkan ke klien", ekspor
Tim atau perusahaan	Karyawan, pemberi persetujuan, tim keuangan	Pengajuan, persetujuan, status penggantian, pemeriksaan kebijakan, jejak audit

Jika yang sebenarnya Anda inginkan adalah merencanakan pengeluaran bulanan terhadap target, baca cara membuat aplikasi anggaran sebagai gantinya. Sisa panduan ini berfokus pada pelacakan pengeluaran untuk freelancer dan tim.

Apa yang dibutuhkan pencatat pengeluaran

Halaman

Tambah pengeluaran: jumlah, mata uang, tanggal, merchant, kategori, catatan, foto struk. Di ponsel, langsung buka kamera.
Pengeluaran saya: daftar dengan status (draf, diajukan, disetujui, ditolak, sudah diganti) dan filter.
Laporan pengeluaran (opsional): kelompokkan pengeluaran dari satu perjalanan atau satu bulan dan ajukan bersamaan.
Persetujuan: untuk manajer, berisi item yang menunggu dengan struk yang terlihat, setujui atau tolak dengan alasan.
Tampilan keuangan: pengeluaran yang disetujui dan menunggu penggantian, tandai sebagai sudah dibayar, dan ekspor.
Pengaturan: kategori, batas kebijakan, pemberi persetujuan, mata uang.

Data

Pengguna: nama, peran, manajer (yang menyetujui pengeluarannya).
Pengeluaran: pengguna, tanggal, merchant, jumlah (bilangan bulat dalam sen), mata uang, jumlah pajak, kategori, proyek atau klien, penanda dapat ditagihkan, catatan, status, laporan.
Struk: pengeluaran, berkas, tanggal unggah.
Laporan: pengguna, judul, periode, status.
Kejadian persetujuan: pengeluaran atau laporan, siapa, tindakan, alasan, cap waktu.
Kategori dan kebijakan: misalnya "Makan: hingga jumlah tertentu per hari, struk wajib di atas ambang batas".

Simpan log kejadian persetujuan yang hanya bisa ditambah, alih-alih sekadar menimpa status. Ketika seseorang bertanya "siapa yang menyetujui ini?", jawabannya ada di log.

Izin akses

Karyawan hanya melihat dan mengedit pengeluaran miliknya sendiri, dan hanya selama masih berupa draf atau ditolak.
Pemberi persetujuan melihat pengeluaran yang diajukan oleh timnya.
Keuangan atau admin melihat semuanya, menandai penggantian, dan mengekspor.

Pengeluaran yang sudah disetujui harus terkunci: mengubah jumlahnya setelah disetujui harus mengembalikannya untuk persetujuan ulang. Panduan kami tentang kontrol akses berbasis peran membahas cara membangun peran-peran ini.

Keputusan dan pertukaran

Pengeluaran tunggal atau laporan. Mengajukan setiap pengeluaran secara terpisah lebih sederhana. Pengelompokan ke dalam laporan cocok untuk perjalanan dan klaim bulanan. Mulailah dengan pengeluaran tunggal kecuali tim Anda sudah bekerja dengan laporan.

Persetujuan satu langkah atau dua langkah. Persetujuan manajer sudah cukup untuk sebagian besar tim kecil. Tambahkan langkah keuangan ketika jumlahnya besar atau kebijakan mewajibkannya.

Pemeriksaan kebijakan. Aturan sederhana, seperti batas kategori, struk wajib di atas jumlah tertentu, atau tidak ada makan di akhir pekan, dapat menandai pengeluaran secara otomatis. Tandai, jangan blokir; pemberi persetujuanlah yang memutuskan.

Pembacaan struk. Model AI dan layanan OCR dapat membaca merchant, tanggal, dan total dari foto. Ini menghemat waktu mengetik tetapi bisa salah, jadi isi formulir di muka dan minta orangnya mengonfirmasi. Kunci API penyedia AI harus tetap berada di server. Lihat cara menambahkan fitur AI ke aplikasi Anda.

Mata uang. Jika orang-orang bepergian, simpan jumlah dan mata uang asli, serta jumlah yang sudah dikonversi menurut kurs yang dipakai beserta tanggal kursnya.

Membayar kembali kepada orang. Pencatat hanya mencatat bahwa penggantian sudah terjadi; pembayaran sebenarnya biasanya dilakukan lewat penggajian atau bank Anda. Biarkan seperti itu di awal.

Contoh prompt pertama

Buat aplikasi pencatat pengeluaran untuk perusahaan dengan 20 karyawan. Karyawan menambahkan pengeluaran dari ponsel mereka: jumlah, mata uang, tanggal, merchant, kategori, proyek, catatan, dan foto struk yang diambil dengan kamera. Simpan jumlah sebagai bilangan bulat dalam sen. Pengeluaran dimulai sebagai draf; karyawan mengajukannya. Setiap karyawan memiliki manajer yang menyetujui atau menolak pengeluaran yang diajukan dengan alasan, sambil melihat struk di samping detailnya. Tandai, tetapi jangan blokir, pengeluaran yang melebihi batas kategori atau tanpa struk di atas 25 dolar. Setelah disetujui, pengeluaran terkunci; mengeditnya akan mengirimkannya kembali untuk persetujuan. Pengguna keuangan melihat semua pengeluaran yang disetujui, menandainya sudah diganti dalam kelompok, dan mengekspor CSV dengan tanggal, karyawan, merchant, kategori, proyek, jumlah, mata uang, status, dan tautan struk. Catat setiap perubahan status beserta siapa dan kapan. Peran: karyawan, manajer, keuangan. Login dengan email dan kata sandi, database, dan penyimpanan file untuk struk. Isi dengan dua tim dan contoh pengeluaran.

Langkah membangun

Layar tambah pengeluaran di ponsel. Unggah dari kamera, default yang masuk akal (tanggal hari ini, kategori terakhir yang dipakai), selesai dalam kurang dari satu menit. Lihat cara menambahkan unggahan file ke aplikasi Anda.
Daftar pengeluaran saya dengan statusnya.
Peran dan persetujuan. Masuk sebagai karyawan, manajer, dan keuangan, lalu periksa apa yang bisa dilihat dan diubah masing-masing.
Penguncian dan log audit. Coba edit pengeluaran yang sudah disetujui.
Penanda kebijakan.
Ekspor. Serahkan CSV kepada orang yang mengurus pembukuan Anda dan tanyakan apakah bisa diimpor dengan rapi.
Pembacaan struk (opsional). Tambahkan setelah alur manual berjalan, lalu bandingkan tebakannya dengan struk sungguhan.
Uji coba dengan satu tim selama sebulan sebelum meluncurkan ke semua orang.

Kesalahan umum

Input yang lambat. Setiap kolom tambahan mengurangi jumlah pengajuan. Jadikan hanya jumlah, tanggal, kategori, dan struk yang wajib.
Struk disimpan secara publik. Berkas struk hanya boleh dapat diakses oleh orang yang berhak melihat pengeluaran tersebut.
Pengeluaran yang sudah disetujui masih bisa diedit. Kunci, atau persetujuannya tidak berarti apa-apa.
Menimpa status. Simpan log setiap perubahan.
Uang dengan bilangan desimal mengambang. Gunakan bilangan bulat dalam sen.
Menghapus struk terlalu cepat. Aturan pencatatan berbeda-beda; periksa aturan Anda dengan akuntan.
Mempercayai total yang dibaca AI tanpa ditinjau.

Kapan perangkat lunak pengeluaran siap pakai lebih baik

Produk manajemen pengeluaran khusus menawarkan integrasi kartu, umpan rekening bank otomatis, pelacakan jarak tempuh, sinkronisasi dengan perangkat lunak akuntansi, dan aplikasi seluler, dan banyak di antaranya sudah menangani detail pajak dan kepatuhan untuk banyak negara. Jika Anda membutuhkan kartu perusahaan atau sinkronisasi langsung ke perangkat lunak akuntansi, produk-produk itu adalah pilihan yang lebih kuat.

Bangun sendiri ketika aturan persetujuan atau kategori Anda tidak cocok dengan produk tersebut, ketika biaya per pengguna terlalu mahal untuk tim yang hanya mengajukan beberapa pengeluaran sebulan, ketika pengeluaran perlu terhubung dengan data Anda sendiri (proyek, pekerjaan, klien, properti), atau ketika pencatat tersebut menjadi bagian dari alat internal yang lebih besar. Jika Anda menagihkan ulang pengeluaran ke klien, hubungkan ke aplikasi invoice Anda.

Membangunnya dengan Mythex

Mythex dapat membangun pencatat dalam prompt di atas: Anda menjelaskannya di chat, mencobanya di pratinjau langsung, dan menerbitkannya untuk tim Anda. Mythex menambahkan database Postgres khusus dan penyimpanan file untuk struk ketika aplikasi membutuhkannya. Login bersifat bawa sendiri: Anda memilih pendekatannya dan agen yang menghubungkannya, begitu pula penyedia AI apa pun untuk pembacaan struk, dengan kuncinya disimpan sebagai rahasia proyek. Untuk memulai dari sesuatu yang mendekati, lihat templat aplikasi klaim pengeluaran dan persetujuan pengeluaran.

Pertanyaan

Apa perbedaan antara aplikasi anggaran dan pencatat pengeluaran?

Aplikasi anggaran merencanakan pengeluaran di muka per kategori lalu membandingkannya dengan yang terjadi. Pencatat pengeluaran merekam setiap biaya satu per satu, biasanya dengan struk, sering kali agar biaya tersebut bisa diklaim kembali, disetujui, atau diserahkan ke akuntan.

Apakah pencatat pengeluaran bisa membaca struk secara otomatis?

Bisa. Aplikasi dapat mengirim foto struk ke model AI atau layanan OCR, lalu mendapatkan kembali nama merchant, tanggal, total, dan pajak. Perlakukan hasilnya sebagai saran yang harus dikonfirmasi orang tersebut, karena foto struk yang kusut sering salah dibaca.

Apa saja yang seharusnya ada dalam ekspor laporan pengeluaran?

Tanggal setiap pengeluaran, merchant, kategori, jumlah, mata uang, jumlah pajak jika relevan, orang yang mengeluarkan biaya, status persetujuan, dan tautan ke struk. Berkas CSV yang bisa diimpor oleh akuntan atau perangkat lunak pembukuan biasanya format yang paling berguna.

Berapa lama saya harus menyimpan struk?

Tergantung negara dan jenis pengeluaran, dan otoritas pajak menetapkan aturannya sendiri. Periksa dengan akuntan atau otoritas pajak setempat, dan pastikan aplikasi Anda tidak pernah menghapus struk sebelum periode tersebut berakhir.