ഒരു എക്സ്പെൻസ് ട്രാക്കർ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം: രസീതുകൾ, അംഗീകാരങ്ങൾ, തിരിച്ചടവുകൾ

ഒരു എക്സ്പെൻസ് ട്രാക്കർ എന്താണ് ചെലവഴിച്ചത്, എന്തിന്, ആര്, രസീതിനോടൊപ്പം എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഒരു ഫ്രീലാൻസർക്ക് ഇത് നികുതി സമയത്തെ വൃത്തിയുള്ള രേഖയാണ്. ഒരു ടീമിന് ഇത് "ഞാൻ ഇതിന് പണം നൽകി" എന്നതിൽ നിന്ന് "നിങ്ങൾക്ക് തിരിച്ചടച്ചു" എന്നതിലേക്കുള്ള ഒഴുക്കാണ്: സമർപ്പിക്കുക, അംഗീകരിക്കുക, പണം നൽകുക, എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക. ഒന്ന് നിർമ്മിക്കാൻ ഫോണിൽ നിന്ന് വേഗത്തിലുള്ള എൻട്രി, രസീത് അപ്‌ലോഡുകൾ, വിഭാഗങ്ങൾ, ടീമുകൾക്ക് ഒരു അംഗീകാര ഘട്ടം, നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിന് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു എക്സ്പോർട്ട് എന്നിവ വേണം. എൻട്രി സ്ക്രീൻ വേഗത്തിലായിരിക്കണം — ഒരു ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്താൻ ഒരു മിനിറ്റിലധികം എടുത്താൽ ആളുകൾ അത് ചെയ്യുന്നത് നിർത്തും.

വ്യക്തിപരമോ ഫ്രീലാൻസോ ടീമോ?

നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ആഗ്രഹിക്കുന്നത് എതിരായ ലക്ഷ്യങ്ങളോടെ പ്രതിമാസ ചെലവുകൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യലാണെങ്കിൽ, പകരം ഒരു ബജറ്റ് ആപ്പ് എങ്ങനെ നിർമ്മിക്കാം വായിക്കുക. ഈ ഗൈഡിന്റെ ബാക്കി ഭാഗം ഫ്രീലാൻസ്, ടീം എക്സ്പെൻസ് ട്രാക്കിംഗിൽ ശ്രദ്ധിക്കുന്നു.

ഒരു എക്സ്പെൻസ് ട്രാക്കറിന് വേണ്ടത്

പേജുകൾ

• ചെലവ് ചേർക്കുക — തുക, കറൻസി, തീയതി, വ്യാപാരി, വിഭാഗം, കുറിപ്പ്, രസീത് ഫോട്ടോ. ഫോണുകളിൽ, ക്യാമറ നേരിട്ട് തുറക്കുക.
• എന്റെ ചെലവുകൾ — നിലയോടെയുള്ള പട്ടിക (ഡ്രാഫ്റ്റ്, സമർപ്പിച്ചത്, അംഗീകരിച്ചത്, നിരസിച്ചത്, തിരിച്ചടച്ചത്) കൂടാതെ ഫിൽട്ടറുകളും.
• എക്സ്പെൻസ് റിപ്പോർട്ട് (ഓപ്ഷണൽ) — ഒരു യാത്രയിൽ നിന്നോ മാസത്തിൽ നിന്നോ ഉള്ള ചെലവുകൾ ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്ത് ഒന്നിച്ച് സമർപ്പിക്കുക.
• അംഗീകാരങ്ങൾ — മാനേജർമാർക്കുള്ളത്: രസീത് ദൃശ്യമാകുന്ന തീർപ്പുകൽപ്പിക്കാത്ത ഇനങ്ങൾ, കാരണത്തോടെ അംഗീകരിക്കുകയോ നിരസിക്കുകയോ ചെയ്യുക.
• ഫിനാൻസ് കാഴ്ച — തിരിച്ചടവിനായി കാത്തിരിക്കുന്ന അംഗീകൃത ഇനങ്ങൾ, പണം നൽകിയതായി അടയാളപ്പെടുത്തൽ, എക്സ്പോർട്ട്.
• ക്രമീകരണങ്ങൾ — വിഭാഗങ്ങൾ, നയ പരിധികൾ, അംഗീകരിക്കുന്നവർ, കറൻസികൾ.

ഡാറ്റ

• ഉപയോക്താക്കൾ — പേര്, റോൾ, മാനേജർ (ആരാണ് അവരുടെ ചെലവുകൾ അംഗീകരിക്കുന്നത്).
• ചെലവുകൾ — ഉപയോക്താവ്, തീയതി, വ്യാപാരി, തുക (ഇന്റിജർ സെന്റുകളിൽ), കറൻസി, നികുതി തുക, വിഭാഗം, പ്രോജക്റ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ക്ലയന്റ്, ബിൽ ചെയ്യാവുന്ന ഫ്ലാഗ്, കുറിപ്പ്, നില, റിപ്പോർട്ട്.
• രസീതുകൾ — ചെലവ്, ഫയൽ, അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത തീയതി.
• റിപ്പോർട്ടുകൾ — ഉപയോക്താവ്, ശീർഷകം, കാലയളവ്, നില.
• അംഗീകാര സംഭവങ്ങൾ — ചെലവ് അല്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ട്, ആര്, പ്രവർത്തനം, കാരണം, സമയമുദ്ര.
• വിഭാഗങ്ങളും നയങ്ങളും — ഉദാഹരണത്തിന് "ഭക്ഷണം: ഒരു ദിവസം ഒരു നിശ്ചിത തുക വരെ; ഒരു പരിധിക്ക് മുകളിൽ രസീത് നിർബന്ധം".

സ്റ്റാറ്റസ് മേൽ‌എഴുതുന്നതിന് പകരം, ഓരോ അംഗീകാര സംഭവത്തിന്റെയും ഒരു append-only ലോഗ് സൂക്ഷിക്കുക. "ഇത് ആര് അംഗീകരിച്ചു?" എന്ന് ആരെങ്കിലും ചോദിച്ചാൽ, ഉത്തരം ലോഗിലുണ്ട്.

അനുമതികൾ

• ജീവനക്കാർ അവരുടെ സ്വന്തം ചെലവുകൾ മാത്രം കാണുകയും എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു, അവ ഡ്രാഫ്റ്റുകളോ നിരസിക്കപ്പെട്ടതോ ആയിരിക്കുമ്പോൾ മാത്രം.
• അംഗീകരിക്കുന്നവർ അവരുടെ ടീമിന്റെ സമർപ്പിച്ച ചെലവുകൾ കാണുന്നു.
• ഫിനാൻസ് അല്ലെങ്കിൽ അഡ്മിനുകൾ എല്ലാം കാണുന്നു, തിരിച്ചടവുകൾ അടയാളപ്പെടുത്തുകയും എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.

അംഗീകരിച്ച ഒരു ചെലവ് ലോക്ക് ആകണം: അംഗീകാരത്തിന് ശേഷം തുക മാറ്റിയാൽ അത് വീണ്ടും അംഗീകാരത്തിന് അയയ്ക്കണം. ഈ റോളുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഞങ്ങളുടെ റോൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ആക്സസ് നിയന്ത്രണം ഗൈഡ് വിശദീകരിക്കുന്നു.

തീരുമാനങ്ങളും വിട്ടുവീഴ്ചകളും

ഒറ്റ ചെലവുകളോ റിപ്പോർട്ടുകളോ. ഓരോ ചെലവും സ്വതന്ത്രമായി സമർപ്പിക്കുന്നതാണ് ലളിതം. യാത്രകൾക്കും മാസാന്ത്യ ക്ലെയിമുകൾക്കും റിപ്പോർട്ടുകളായി ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുന്നത് യോജിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ടീം ഇതിനകം റിപ്പോർട്ടുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഒറ്റ ചെലവുകളോടെ തുടങ്ങുക.

ഒരു ഘട്ടമോ രണ്ടു ഘട്ട അംഗീകാരമോ. മിക്ക ചെറിയ ടീമുകൾക്കും ഒരു മാനേജർ അംഗീകാരം മതി. തുകകൾ വലുതാകുമ്പോഴോ നയം ആവശ്യപ്പെടുമ്പോഴോ ഒരു ഫിനാൻസ് ഘട്ടം ചേർക്കുക.

നയ പരിശോധനകൾ. വിഭാഗ പരിധികൾ, ഒരു തുകയ്ക്ക് മുകളിൽ രസീത് നിർബന്ധം, വാരാന്ത്യ ഭക്ഷണം ഇല്ല തുടങ്ങിയ ലളിതമായ നിയമങ്ങൾ ചെലവുകൾ യാന്ത്രികമായി ഫ്ലാഗ് ചെയ്യാം. തടയരുത്, ഫ്ലാഗ് മാത്രം ചെയ്യുക; അംഗീകരിക്കുന്നവരാണ് തീരുമാനമെടുക്കുന്നത്.

രസീത് വായന. AI മോഡലുകൾക്കും OCR സേവനങ്ങൾക്കും ഒരു ഫോട്ടോയിൽ നിന്ന് വ്യാപാരി, തീയതി, ആകെ തുക എന്നിവ വായിക്കാനാകും. ടൈപ്പിംഗ് ലാഭിക്കുന്നു, പക്ഷേ തെറ്റുകൾ വരുത്തും, അതിനാൽ ഫോം മുൻകൂട്ടി നിറച്ച് വ്യക്തിയോട് സ്ഥിരീകരിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. AI ദാതാവിന്റെ കീ സെർവറിൽ തന്നെ നിൽക്കണം. നിങ്ങളുടെ ആപ്പിലേക്ക് AI ഫീച്ചറുകൾ ചേർക്കുന്നത് എങ്ങനെ കാണുക.

കറൻസികൾ. ആളുകൾ യാത്ര ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, യഥാർത്ഥ തുകയും കറൻസിയും ഉപയോഗിച്ച നിരക്കിലെ പരിവർത്തന തുകയും ആ നിരക്കിന്റെ തീയതിയും സംഭരിക്കുക.

ആളുകൾക്ക് പണം തിരിച്ചു നൽകൽ. ട്രാക്കർ തിരിച്ചടവ് നടന്നു എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; യഥാർത്ഥ പേയ്‌മെന്റ് സാധാരണയായി പേറോൾ വഴിയോ നിങ്ങളുടെ ബാങ്ക് വഴിയോ പോകുന്നു. ആദ്യം അങ്ങനെ തന്നെ നിലനിർത്തുക.

ഉദാഹരണ ആദ്യ പ്രോംപ്റ്റ്

20 പേരുള്ള ഒരു കമ്പനിക്കായി ഒരു എക്സ്പെൻസ് ട്രാക്കിംഗ് ആപ്പ് ഉണ്ടാക്കൂ. ജീവനക്കാർ ഫോണിൽ നിന്ന് ചെലവുകൾ ചേർക്കുന്നു: തുക, കറൻസി, തീയതി, വ്യാപാരി, വിഭാഗം, പ്രോജക്റ്റ്, കുറിപ്പ്, ക്യാമറയിൽ എടുത്ത രസീത് ഫോട്ടോ. തുകകൾ ഇന്റിജർ സെന്റുകളായി സംഭരിക്കുക. ചെലവുകൾ ഡ്രാഫ്റ്റുകളായി ആരംഭിക്കുന്നു; ജീവനക്കാർ അവ സമർപ്പിക്കുന്നു. ഓരോ ജീവനക്കാരനും ഒരു മാനേജരുണ്ട്, അവർ സമർപ്പിച്ച ചെലവുകൾ കാരണത്തോടെ അംഗീകരിക്കുകയോ നിരസിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു, രസീത് വിശദാംശങ്ങൾക്കരികിൽ കാണുന്നു. വിഭാഗ പരിധി കടക്കുന്ന ചെലവുകളും 25 ഡോളറിന് മുകളിൽ രസീതില്ലാത്തവയും ഫ്ലാഗ് ചെയ്യുക, പക്ഷേ തടയരുത്. അംഗീകരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ ഒരു ചെലവ് ലോക്ക് ആകുന്നു; എഡിറ്റ് ചെയ്താൽ അത് വീണ്ടും അംഗീകാരത്തിന് പോകുന്നു. ഫിനാൻസ് ഉപയോക്താക്കൾ അംഗീകരിച്ച എല്ലാ ചെലവുകളും കാണുന്നു, ബാച്ചുകളായി തിരിച്ചടച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു, തീയതി, ജീവനക്കാരൻ, വ്യാപാരി, വിഭാഗം, പ്രോജക്റ്റ്, തുക, കറൻസി, നില, രസീത് ലിങ്ക് എന്നിവയോടെ CSV എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു. ഓരോ നില മാറ്റവും ആര്, എപ്പോൾ എന്ന് ലോഗ് ചെയ്യുക. റോളുകൾ: ജീവനക്കാരൻ, മാനേജർ, ഫിനാൻസ്. ഇമെയിലും പാസ്‌വേഡും ലോഗിൻ, ഒരു ഡാറ്റാബേസ്, രസീതുകൾക്ക് ഫയൽ സംഭരണം. രണ്ട് ടീമുകളും സാമ്പിൾ ചെലവുകളും സീഡ് ചെയ്യുക.

നിർമ്മാണ ഘട്ടങ്ങൾ

1. ഫോണിലെ ചെലവ് ചേർക്കൽ സ്ക്രീൻ. ക്യാമറ അപ്‌ലോഡ്, യുക്തിസഹമായ ഡിഫോൾട്ടുകൾ (ഇന്നത്തെ തീയതി, അവസാനം ഉപയോഗിച്ച വിഭാഗം), ഒരു മിനിറ്റിനുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കാവുന്നത്. നിങ്ങളുടെ ആപ്പിലേക്ക് ഫയൽ അപ്‌ലോഡുകൾ ചേർക്കുന്നത് എങ്ങനെ കാണുക.
2. നിലകളോടെ എന്റെ ചെലവുകളുടെ പട്ടിക.
3. റോളുകളും അംഗീകാരങ്ങളും. ഒരു ജീവനക്കാരനായും ഒരു മാനേജരായും ഫിനാൻസായും സൈൻ ഇൻ ചെയ്ത്, ഓരോരുത്തർക്കും എന്ത് കാണാനും മാറ്റാനും കഴിയുന്നു എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
4. ലോക്കിംഗും ഓഡിറ്റ് ലോഗും. അംഗീകരിച്ച ഒരു ചെലവ് എഡിറ്റ് ചെയ്ത് നോക്കുക.
5. നയ ഫ്ലാഗുകൾ.
6. എക്സ്പോർട്ട്. CSV നിങ്ങളുടെ കണക്കുകൾ നോക്കുന്ന ആൾക്ക് നൽകി അത് വൃത്തിയായി ഇമ്പോർട്ട് ആകുമോ എന്ന് ചോദിക്കുക.
7. രസീത് വായന (ഓപ്ഷണൽ). മാനുവൽ ഒഴുക്ക് പ്രവർത്തിച്ചതിന് ശേഷം ചേർക്കുക, അതിന്റെ ഊഹങ്ങളെ യഥാർത്ഥ രസീതുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക.
8. ഒരു മാസത്തേക്ക് ഒരു ടീമുമായി പൈലറ്റ് ചെയ്ത ശേഷം എല്ലാവരിലേക്കും വ്യാപിപ്പിക്കുക.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• മന്ദഗതിയിലുള്ള എൻട്രി. ഓരോ അധിക ഫീൽഡും സമർപ്പണങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നു. തുക, തീയതി, വിഭാഗം, രസീത് എന്നിവ മാത്രം നിർബന്ധമാക്കുക.
• രസീതുകൾ പൊതുവായി സൂക്ഷിക്കൽ. രസീത് ഫയലുകൾ ആ ചെലവ് കാണാൻ അനുമതിയുള്ളവർക്ക് മാത്രം എത്താൻ കഴിയണം.
• അംഗീകരിച്ച ചെലവുകൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നത്. അവയെ ലോക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ അംഗീകാരത്തിന് അർത്ഥമില്ലാതാകും.
• നില മേൽ‌എഴുതൽ. ഓരോ മാറ്റത്തിന്റെയും ലോഗ് സൂക്ഷിക്കുക.
• ഫ്ലോട്ടിംഗ്-പോയിന്റ് പണം. ഇന്റിജർ സെന്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.
• രസീതുകൾ വളരെ നേരത്തെ മായ്ക്കൽ. രേഖ സൂക്ഷിക്കൽ നിയമങ്ങൾ വ്യത്യസ്തമാണ്; നിങ്ങളുടേത് ഒരു അക്കൗണ്ടന്റിനോടൊപ്പം പരിശോധിക്കുക.
• AI വായിച്ച ആകെ തുകകൾ പരിശോധന കൂടാതെ വിശ്വസിക്കൽ.

റെഡിമെയ്ഡ് എക്സ്പെൻസ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ മികച്ചതാകുമ്പോൾ

പ്രത്യേക എക്സ്പെൻസ് മാനേജ്മെന്റ് ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ കാർഡ് ഇന്റഗ്രേഷനുകൾ, യാന്ത്രിക ബാങ്ക് ഫീഡുകൾ, മൈലേജ് ട്രാക്കിംഗ്, അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ സിങ്ക്, മൊബൈൽ ആപ്പുകൾ എന്നിവ നൽകുന്നു, പല രാജ്യങ്ങളിലെയും നികുതിയും പാലിക്കലും അവർ കൈകാര്യം ചെയ്തിട്ടുമുണ്ട്. കമ്പനി കാർഡുകളോ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറുമായി നേരിട്ടുള്ള സിങ്കോ ആവശ്യമെങ്കിൽ അവയാണ് ശക്തമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.

നിങ്ങളുടെ അംഗീകാര നിയമങ്ങളോ വിഭാഗങ്ങളോ യോജിക്കാതിരിക്കുമ്പോൾ, ഒരു ടീം മാസത്തിൽ കുറച്ച് ചെലവുകൾ മാത്രം സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ ഒരു ഉപയോക്താവിന് ഉയർന്ന വില വരുമ്പോൾ, ചെലവുകൾ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഡാറ്റയുമായി (പ്രോജക്റ്റുകൾ, ജോലികൾ, ക്ലയന്റുകൾ, പ്രോപ്പർട്ടികൾ) ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വരുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ ട്രാക്കർ വലിയൊരു ആന്തരിക ടൂളിന്റെ ഭാഗമാകുമ്പോൾ സ്വന്തമായി നിർമ്മിക്കുക. ക്ലയന്റുകൾക്ക് ചെലവുകൾ റീബിൽ ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, അത് നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സിംഗ് ആപ്പുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക.

Mythex ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിക്കുന്നു

മുകളിലെ പ്രോംപ്റ്റിലെ ട്രാക്കർ Mythex-ന് നിർമ്മിക്കാം: നിങ്ങൾ ചാറ്റിൽ വിവരിക്കുന്നു, തത്സമയ പ്രിവ്യൂവിൽ പരീക്ഷിക്കുന്നു, നിങ്ങളുടെ ടീമിനായി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നു. ആപ്പിന് ആവശ്യമാകുമ്പോൾ ഇത് ഒരു സമർപ്പിത Postgres ഡാറ്റാബേസും രസീതുകൾക്കായി ഫയൽ സംഭരണവും ചേർക്കുന്നു. ലോഗിൻ നിങ്ങളുടേതാണ് — ഒരു രീതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഏജന്റ് അത് ബന്ധിപ്പിക്കും — AI ദാതാവും അങ്ങനെ തന്നെ; രസീത് വായനയ്ക്കായുള്ള അതിന്റെ കീ പ്രോജക്റ്റ് സീക്രട്ടായി സൂക്ഷിക്കുന്നു. അടുത്തുള്ള ഒന്ന് തുടങ്ങാൻ, എക്സ്പെൻസ് ക്ലെയിംസ് ആപ്പ്, എക്സ്പെൻസ് അംഗീകാരങ്ങൾ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ നോക്കുക.

ചോദ്യങ്ങൾ