วิธีสร้างแอปติดตามค่าใช้จ่าย: ใบเสร็จ การอนุมัติ และการคืนเงิน

แอปติดตามค่าใช้จ่ายจะบันทึกว่าใช้เงินไปกับอะไร ใครเป็นผู้จ่าย และแนบใบเสร็จไว้ สำหรับฟรีแลนซ์ นี่คือบันทึกที่เป็นระเบียบสำหรับช่วงยื่นภาษี สำหรับทีม นี่คือขั้นตอนตั้งแต่ "ฉันจ่ายค่านี้ไปแล้ว" จนถึง "คุณได้รับเงินคืนแล้ว" คือ ส่งคำขอ อนุมัติ จ่ายเงิน และส่งออกข้อมูล เพื่อสร้างแอปนี้ คุณต้องมีหน้าบันทึกที่กรอกได้เร็วบนโทรศัพท์ การอัปโหลดใบเสร็จ หมวดหมู่ ขั้นตอนอนุมัติสำหรับทีม และไฟล์ส่งออกที่นักบัญชีนำไปใช้ได้ ทำให้หน้าบันทึกรวดเร็วไว้ เพราะถ้าการบันทึกค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการใช้เวลานานกว่าหนึ่งนาที คนจะเลิกทำ

ส่วนตัว ฟรีแลนซ์ หรือทีม

หากสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือการวางแผนการใช้จ่ายรายเดือนให้เป็นไปตามเป้าหมาย ให้อ่าน วิธีสร้างแอปงบประมาณ แทน ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้จะเน้นการติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับฟรีแลนซ์และทีม

แอปติดตามค่าใช้จ่ายต้องมีอะไรบ้าง

หน้าจอ

• เพิ่มค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน สกุลเงิน วันที่ ชื่อร้านค้า หมวดหมู่ หมายเหตุ และรูปใบเสร็จ บนโทรศัพท์ควรเปิดกล้องได้ทันที
• ค่าใช้จ่ายของฉัน รายการพร้อมสถานะ (ฉบับร่าง ส่งแล้ว อนุมัติแล้ว ปฏิเสธ คืนเงินแล้ว) และตัวกรอง
• รายงานค่าใช้จ่าย (ไม่บังคับ) จัดกลุ่มค่าใช้จ่ายจากการเดินทางหรือรายเดือนเข้าด้วยกันแล้วส่งพร้อมกัน
• การอนุมัติ สำหรับหัวหน้าทีม: รายการที่รอดำเนินการพร้อมแสดงใบเสร็จ อนุมัติหรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล
• มุมมองของฝ่ายการเงิน รายการที่อนุมัติแล้วซึ่งรอการคืนเงิน ทำเครื่องหมายว่าจ่ายแล้ว และส่งออก
• การตั้งค่า หมวดหมู่ ขีดจำกัดตามนโยบาย ผู้อนุมัติ สกุลเงิน

ข้อมูล

• ผู้ใช้ ชื่อ บทบาท หัวหน้า (คนที่อนุมัติค่าใช้จ่ายของเขา)
• ค่าใช้จ่าย ผู้ใช้ วันที่ ชื่อร้านค้า จำนวนเงิน (เก็บเป็นจำนวนเต็มในหน่วยสตางค์) สกุลเงิน ยอดภาษี หมวดหมู่ โปรเจกต์หรือลูกค้า แฟล็กเรียกเก็บได้ หมายเหตุ สถานะ รายงาน
• ใบเสร็จ ค่าใช้จ่าย ไฟล์ วันที่อัปโหลด
• รายงาน ผู้ใช้ ชื่อ ช่วงเวลา สถานะ
• ประวัติการอนุมัติ ค่าใช้จ่ายหรือรายงาน ใครเป็นผู้ดำเนินการ การกระทำ เหตุผล เวลา
• หมวดหมู่และนโยบาย เช่น "ค่าอาหาร: ไม่เกินจำนวนที่กำหนดต่อวัน ต้องมีใบเสร็จถ้าเกินเกณฑ์"

เก็บประวัติการอนุมัติแบบเพิ่มต่อท้ายเท่านั้น แทนที่จะเขียนทับสถานะเดิม เมื่อมีคนถามว่า "ใครเป็นผู้อนุมัติรายการนี้" คำตอบจะอยู่ในประวัติ

สิทธิ์การเข้าถึง

• พนักงาน เห็นและแก้ไขได้เฉพาะค่าใช้จ่ายของตัวเอง และทำได้เฉพาะตอนที่ยังเป็นฉบับร่างหรือถูกปฏิเสธ
• ผู้อนุมัติ เห็นค่าใช้จ่ายที่ส่งมาแล้วของทีมตัวเอง
• ฝ่ายการเงินหรือผู้ดูแล เห็นทุกอย่าง ทำเครื่องหมายการคืนเงิน และส่งออกได้

ค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้วควรถูกล็อก: การเปลี่ยนจำนวนเงินหลังอนุมัติต้องส่งกลับไปขออนุมัติใหม่ คู่มือของเราเรื่อง การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท อธิบายวิธีสร้างบทบาทเหล่านี้

การตัดสินใจและการแลกเปลี่ยน

ค่าใช้จ่ายเดี่ยวหรือรายงาน การส่งค่าใช้จ่ายแต่ละรายการแยกกันง่ายกว่า การจัดกลุ่มเป็นรายงานเหมาะกับการเดินทางและการขอเบิกรายเดือน เริ่มจากค่าใช้จ่ายเดี่ยวไปก่อน เว้นแต่ทีมของคุณทำงานกับรายงานอยู่แล้ว

การอนุมัติขั้นเดียวหรือสองขั้น การอนุมัติจากหัวหน้าคนเดียวก็เพียงพอสำหรับทีมเล็กส่วนใหญ่ เพิ่มขั้นตอนของฝ่ายการเงินเมื่อจำนวนเงินสูงหรือเมื่อนโยบายกำหนดไว้

การตรวจนโยบาย กฎง่ายๆ เช่น ขีดจำกัดตามหมวดหมู่ ต้องมีใบเสร็จเมื่อเกินจำนวนหนึ่ง หรือห้ามค่าอาหารวันหยุดสุดสัปดาห์ สามารถทำเครื่องหมายค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติได้ ให้ทำเครื่องหมายแต่ไม่ต้องบล็อก ผู้อนุมัติเป็นคนตัดสินใจ

การอ่านใบเสร็จ โมเดล AI และบริการ OCR สามารถอ่านชื่อร้านค้า วันที่ และยอดรวมจากรูปถ่ายได้ ช่วยประหยัดการพิมพ์ แต่ก็อาจผิดพลาดได้ จึงควรเติมข้อมูลในฟอร์มไว้ล่วงหน้าและให้ผู้ใช้ยืนยัน คีย์ของผู้ให้บริการ AI ต้องอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น ดู วิธีเพิ่มฟีเจอร์ AI ในแอปของคุณ

สกุลเงิน หากคนในทีมเดินทาง ให้เก็บจำนวนเงินและสกุลเงินเดิม รวมถึงจำนวนเงินที่แปลงแล้วตามอัตราที่ใช้ พร้อมวันที่ของอัตรานั้น

การคืนเงินให้คน แอปบันทึกว่าการคืนเงินเกิดขึ้นแล้ว ส่วนการโอนเงินจริงมักทำผ่านระบบเงินเดือนหรือธนาคารของคุณ ควรคงรูปแบบนี้ไว้ในช่วงแรก

ตัวอย่างพรอมต์แรก

สร้างแอปติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 20 คน พนักงานเพิ่มค่าใช้จ่ายจากโทรศัพท์: จำนวนเงิน สกุลเงิน วันที่ ชื่อร้านค้า หมวดหมู่ โปรเจกต์ หมายเหตุ และรูปใบเสร็จที่ถ่ายด้วยกล้อง เก็บจำนวนเงินเป็นจำนวนเต็มในหน่วยสตางค์ ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเป็นฉบับร่าง พนักงานเป็นคนส่ง พนักงานแต่ละคนมีหัวหน้าที่อนุมัติหรือปฏิเสธค่าใช้จ่ายที่ส่งมา พร้อมเหตุผล และเห็นใบเสร็จคู่กับรายละเอียด ให้แฟล็ก แต่ไม่บล็อกค่าใช้จ่ายที่เกินขีดจำกัดของหมวดหมู่ หรือไม่มีใบเสร็จเมื่อเกิน 25 ดอลลาร์ เมื่ออนุมัติแล้ว ค่าใช้จ่ายจะถูกล็อก หากแก้ไขจะถูกส่งกลับไปขออนุมัติใหม่ ผู้ใช้ฝ่ายการเงินเห็นค่าใช้จ่ายที่อนุมัติทั้งหมด ทำเครื่องหมายว่าคืนเงินแล้วเป็นชุด และส่งออกไฟล์ CSV ที่มี วันที่ พนักงาน ชื่อร้านค้า หมวดหมู่ โปรเจกต์ จำนวนเงิน สกุลเงิน สถานะ และลิงก์ใบเสร็จ บันทึกทุกการเปลี่ยนสถานะพร้อมว่าใครและเมื่อไร บทบาท: พนักงาน หัวหน้า ฝ่ายการเงิน ล็อกอินด้วยอีเมลและรหัสผ่าน ใช้ฐานข้อมูล และที่เก็บไฟล์สำหรับใบเสร็จ ใส่ข้อมูลตัวอย่างสองทีมและค่าใช้จ่ายตัวอย่าง

ขั้นตอนการสร้าง

1. หน้าเพิ่มค่าใช้จ่ายบนโทรศัพท์ อัปโหลดจากกล้อง ค่าเริ่มต้นที่สมเหตุสมผล (วันที่วันนี้ หมวดหมู่ที่ใช้ล่าสุด) และกรอกเสร็จในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที ดู วิธีเพิ่มการอัปโหลดไฟล์ในแอปของคุณ
2. รายการค่าใช้จ่ายของฉันพร้อมสถานะ
3. บทบาทและการอนุมัติ ล็อกอินในฐานะพนักงาน หัวหน้า และฝ่ายการเงิน แล้วตรวจสอบว่าแต่ละคนเห็นและแก้ไขอะไรได้บ้าง
4. การล็อกและบันทึกการตรวจสอบ ลองแก้ไขค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้ว
5. แฟล็กตามนโยบาย
6. การส่งออก ส่งไฟล์ CSV ให้คนที่ดูแลบัญชีของคุณ และถามว่านำเข้าได้สมบูรณ์หรือไม่
7. การอ่านใบเสร็จ (ไม่บังคับ) เพิ่มเมื่อขั้นตอนแบบกรอกเองทำงานได้แล้ว และเปรียบเทียบผลการอ่านกับใบเสร็จจริง
8. นำร่องกับทีมเดียว หนึ่งเดือนก่อนขยายไปทั้งองค์กร

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• การกรอกข้อมูลช้า ฟิลด์ที่เพิ่มขึ้นทุกฟิลด์ทำให้จำนวนการส่งลดลง ให้จำเป็นต้องกรอกเฉพาะจำนวนเงิน วันที่ หมวดหมู่ และใบเสร็จ
• ใบเสร็จถูกเก็บแบบสาธารณะ ไฟล์ใบเสร็จควรเข้าถึงได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์เห็นค่าใช้จ่ายนั้น
• ค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้วยังแก้ไขได้ ให้ล็อกไว้ มิฉะนั้นการอนุมัติจะไม่มีความหมาย
• การเขียนทับสถานะ เก็บบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลง
• เงินแบบทศนิยม ใช้จำนวนเต็มในหน่วยสตางค์
• ลบใบเสร็จเร็วเกินไป กฎการเก็บเอกสารแต่ละที่แตกต่างกัน ตรวจสอบกับนักบัญชีของคุณ
• เชื่อยอดที่ AI อ่านโดยไม่ตรวจทาน

เมื่อไหร่ควรใช้ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายสำเร็จรูป

ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายเฉพาะทางมีการเชื่อมต่อบัตร การดึงรายการจากธนาคารอัตโนมัติ การคำนวณระยะทาง การซิงค์กับโปรแกรมบัญชี และแอปมือถือ รวมถึงรองรับรายละเอียดด้านภาษีและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของหลายประเทศแล้ว หากคุณต้องการบัตรบริษัทหรือการซิงค์กับโปรแกรมบัญชีโดยตรง ตัวเลือกเหล่านี้จะเหมาะกว่า

ควรสร้างเองเมื่อกฎการอนุมัติหรือหมวดหมู่ของคุณไม่เข้ากับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป เมื่อค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้สูงเกินไปสำหรับทีมที่ส่งค่าใช้จ่ายไม่กี่รายการต่อเดือน เมื่อค่าใช้จ่ายต้องเชื่อมกับข้อมูลของคุณเอง (โปรเจกต์ งาน ลูกค้า ทรัพย์สิน) หรือเมื่อแอปติดตามเป็นส่วนหนึ่งของ เครื่องมือภายในองค์กร ที่ใหญ่กว่า หากคุณเรียกเก็บค่าใช้จ่ายคืนจากลูกค้า ให้เชื่อมกับ แอปออกใบแจ้งหนี้ ของคุณ

การสร้างด้วย Mythex

Mythex สามารถสร้างแอปติดตามตามพรอมต์ด้านบนได้ คุณอธิบายในแชต ทดลองในพรีวิวสด แล้วเผยแพร่ให้ทีมใช้งาน เมื่อแอปต้องการบันทึกข้อมูล ระบบจะเพิ่ม ฐานข้อมูล Postgres และ ที่เก็บไฟล์ สำหรับใบเสร็จให้ การล็อกอินเป็นแบบนำเอง คุณเลือกวิธีและเอเจนต์จะเชื่อมให้ ผู้ให้บริการ AI สำหรับการอ่านใบเสร็จก็เช่นกัน และคีย์จะถูกเก็บเป็นความลับของโปรเจกต์ หากต้องการเริ่มจากต้นแบบที่ใกล้เคียง ลองดูเทมเพลต แอปเรียกค่าใช้จ่าย และ การอนุมัติค่าใช้จ่าย

คำถาม