Ako vytvoriť aplikáciu na sledovanie výdavkov: bločky, schvaľovanie a preplatenia

Sledovanie výdavkov eviduje, čo sa minulo, na čo, kto to minul a s akým bločkom. Pre freelancera je to prehľadný záznam na daňové priznanie. Pre tím je to tok od „ja som to zaplatil“ po „bolo mi to preplatené“: odoslať, schváliť, vyplatiť, exportovať. Na jeho vytvorenie potrebujete rýchly zápis z telefónu, nahrávanie bločkov, kategórie, krok schvaľovania pre tímy a export, ktorý váš účtovník vie použiť. Obrazovka zápisu musí byť rýchla — ak zapísanie výdavku trvá dlhšie ako minútu, ľudia to prestanú robiť.

Osobné, živnostnícke alebo tímové?

Ak naozaj chcete plánovať mesačné výdavky voči cieľom, prečítajte si namiesto toho ako vytvoriť aplikáciu na rozpočet. Zvyšok tohto sprievodcu sa zameriava na sledovanie výdavkov pre freelancerov a tímy.

Čo sledovanie výdavkov potrebuje

Stránky

• Pridať výdavok — suma, mena, dátum, obchodník, kategória, poznámka, fotka bločka. Na telefónoch otvorte priamo fotoaparát.
• Moje výdavky — zoznam so stavom (koncept, odoslané, schválené, zamietnuté, preplatené) a filtre.
• Výkaz výdavkov (voliteľné) — zoskupte výdavky z jednej cesty alebo mesiaca a odošlite ich spolu.
• Schválenia — pre manažérov: čakajúce položky s viditeľným bločkom; schváliť alebo zamietnuť s dôvodom.
• Pohľad financií — schválené položky čakajúce na preplatenie, označenie ako zaplatené, export.
• Nastavenia — kategórie, limity podľa pravidiel, schvaľovatelia, meny.

Dáta

• Používatelia — meno, rola, manažér (ktorý schvaľuje ich výdavky).
• Výdavky — používateľ, dátum, obchodník, suma (v celých centoch), mena, suma dane, kategória, projekt alebo klient, príznak fakturovateľné, poznámka, stav, výkaz.
• Bločky — výdavok, súbor, dátum nahratia.
• Výkazy — používateľ, názov, obdobie, stav.
• Udalosti schválenia — výdavok alebo výkaz, kto, akcia, dôvod, časová pečiatka.
• Kategórie a pravidlá — napríklad „Jedlo: najviac určitá suma na deň, bloček povinný nad touto hranicou“.

Udržiavajte záznam udalostí schválenia, do ktorého sa len pridáva, a nie len prepisujte stav. Keď sa niekto opýta „kto to schválil?“, odpoveď je v tomto zázname.

Oprávnenia

• Zamestnanci vidia a upravujú iba svoje výdavky, a to len kým sú v koncepte alebo zamietnuté.
• Schvaľovatelia vidia odoslané výdavky svojho tímu.
• Financie alebo administrátori vidia všetko, označujú preplatenia a exportujú.

Schválený výdavok sa má uzamknúť: zmena sumy po schválení ho musí vrátiť na schválenie. Náš sprievodca kontrolou prístupu podľa rolí popisuje, ako tieto roly vytvoriť.

Rozhodnutia a kompromisy

Jednotlivé výdavky alebo výkazy. Odosielanie každého výdavku samostatne je jednoduchšie. Zoskupovanie do výkazov sa hodí na cesty a mesačné nároky. Začnite s jednotlivými výdavkami, pokiaľ váš tím už nepracuje s výkazmi.

Jednostupňové alebo dvojstupňové schválenie. Schválenie od priameho nadriadeného stačí väčšine malých tímov. Pridajte krok financií, keď sú sumy veľké alebo to vyžaduje pravidlo.

Kontroly podľa pravidiel. Jednoduché pravidlá — limity kategórií, povinný bloček nad určitú sumu, žiadne jedlo cez víkend — môžu výdavky označiť automaticky. Označujte, neblokujte; rozhodnutie je na schvaľovateľovi.

Čítanie bločkov. AI modely a OCR služby dokážu z fotky prečítať obchodníka, dátum a celkovú sumu. Ušetria písanie, ale robia chyby, preto formulár predvyplňte a požiadajte človeka o potvrdenie. Kľúč k AI poskytovateľovi musí zostať na serveri. Pozri ako pridať AI funkcie do aplikácie.

Meny. Ak ľudia cestujú, uložte pôvodnú sumu a menu, a tiež prepočítanú sumu podľa použitého kurzu s dátumom tohto kurzu.

Vyplácanie ľuďom. Sledovanie zaznamená, že preplatenie prebehlo; samotnú platbu zvyčajne robí mzdový systém alebo banka. Na začiatku to tak nechajte.

Príklad prvého zadania

Vytvor aplikáciu na sledovanie výdavkov pre firmu s 20 zamestnancami. Zamestnanci pridávajú výdavky z telefónu: sumu, menu, dátum, obchodníka, kategóriu, projekt, poznámku a fotku bločka odfoteného fotoaparátom. Sumy ukladaj ako celé centy. Výdavky začínajú ako koncepty; zamestnanec ich odošle. Každý zamestnanec má manažéra, ktorý odoslané výdavky schváli alebo zamietne s dôvodom a vidí bloček vedľa detailov. Výdavky nad limit kategórie alebo bez bločka nad 25 dolárov označ, ale neblokuj. Po schválení je výdavok uzamknutý; jeho úprava ho vráti na schválenie. Používatelia z financií vidia všetky schválené výdavky, označujú ich ako preplatené dávkovo a exportujú CSV s dátumom, zamestnancom, obchodníkom, kategóriou, projektom, sumou, menou, stavom a odkazom na bloček. Zaznamenaj každú zmenu stavu s tým, kto a kedy ju urobil. Roly: zamestnanec, manažér, financie. Prihlásenie e-mailom a heslom, databáza a úložisko súborov pre bločky. Vytvor dva tímy a ukážkové výdavky.

Postup budovania

1. Obrazovka pridania výdavku na telefóne. Nahrávanie fotky z fotoaparátu, rozumné predvoľby (dnešný dátum, naposledy použitá kategória), dokončenie pod minútu. Pozri ako pridať nahrávanie súborov do aplikácie.
2. Zoznam Moje výdavky so stavmi.
3. Roly a schvaľovanie. Prihláste sa ako zamestnanec, manažér a financie a overte, čo každý vidí a čo môže meniť.
4. Uzamknutie a záznam auditu. Skúste upraviť schválený výdavok.
5. Kontroly podľa pravidiel.
6. Export. Dajte CSV tomu, kto vedie účtovníctvo, a spýtajte sa, či sa importuje bez problémov.
7. Čítanie bločkov (voliteľné). Pridajte ho, keď funguje manuálny postup, a porovnajte jeho odhady so skutočnými bločkami.
8. Pilot s jedným tímom na mesiac pred spustením pre všetkých.

Časté chyby

• Pomalý zápis. Každé ďalšie pole stojí odoslania. Povinné nech sú len suma, dátum, kategória a bloček.
• Verejne uložené bločky. Súbory bločkov má vidieť iba ten, kto smie vidieť daný výdavok.
• Upraviteľné schválené výdavky. Uzamknite ich, inak schválenie nemá žiadny význam.
• Prepisovanie stavu. Uchovávajte záznam každej zmeny.
• Peniaze v desatinných číslach. Používajte celé centy.
• Predčasné mazanie bločkov. Pravidlá uchovávania záznamov sa líšia; overte si ich s účtovníkom.
• Dôverovanie sumám prečítaným AI bez kontroly.

Kedy je lepší hotový softvér na výdavky

Špecializované produkty na správu výdavkov ponúkajú integrácie kariet, automatické bankové výpisy, sledovanie kilometrov, synchronizáciu s účtovným softvérom a mobilné aplikácie a mnohé z nich už riešia daňové a regulačné detaily pre viacero krajín. Ak potrebujete firemné karty alebo priamu synchronizáciu s účtovným softvérom, sú silnejšou voľbou.

Vytvorte si vlastné riešenie, keď sa vaše schvaľovacie pravidlá alebo kategórie nehodia, keď je cena za používateľa vysoká pre tím, ktorý odošle len pár výdavkov mesačne, keď sa výdavky musia prepájať s vašimi vlastnými dátami (projekty, zákazky, klienti, nehnuteľnosti), alebo keď je sledovanie súčasťou väčšieho interného nástroja. Ak výdavky preúčtovávate klientom, prepojte to s aplikáciou na fakturáciu.

Vytvorenie s Mythex

Mythex vie postaviť sledovanie výdavkov podľa zadania vyššie: opíšete ho v chate, vyskúšate v živom náhľade a zverejníte pre tím. Keď aplikácia potrebuje ukladať dáta, pridá dedikovanú Postgres databázu a úložisko súborov pre bločky. Prihlásenie riešite vlastným spôsobom — vyberiete prístup a agent ho zapojí — rovnako ako akéhokoľvek AI poskytovateľa na čítanie bločkov, ktorého kľúč je uložený ako tajomstvo projektu. Na rýchly štart pozrite šablóny aplikácia na výdavkové nároky a schvaľovanie výdavkov.

Otázky