Ինչպես կառուցել ծախսերի հետևման հավելված. կտրոններ, հաստատումներ և փոխհատուցումներ

Ծախսերի հետևման գործիքը գրանցում է, թե ինչ է ծախսվել, ինչի վրա, ով է ծախսել և ինչ կտրոնով։ Ազատ աշխատողի համար սա հարկային ժամանակի համար կարգավորված գրառում է։ Թիմի համար սա այն ճանապարհն է, որ տանում է «ես սա վճարել եմ» վիճակից մինչև «ձեզ փոխհատուցել ենք»․ ներկայացում, հաստատում, վճարում, արտահանում։ Նման գործիք կառուցելու համար ձեզ պետք են արագ գրանցում հեռախոսից, կտրոնների վերբեռնում, կատեգորիաներ, հաստատման քայլ թիմերի համար և արտահանում, որը կարող է օգտագործել ձեր հաշվապահը։ Գրանցման էկրանը պետք է արագ լինի. եթե ծախսը գրանցելը մեկ րոպեից ավելի է տևում, մարդիկ դադարում են դա անել։

Անձնական, ազատ աշխատանքի՞ թե թիմային

Եթե իրականում ուզում եք ամսական ծախսերը պլանավորել նպատակների դիմաց, կարդացեք ինչպես կառուցել բյուջեի հավելված ուղեցույցը։ Այս ուղեցույցը կենտրոնանում է ազատ աշխատողների և թիմերի ծախսերի հետևման վրա։

Ինչ է պետք ծախսերի հետևման գործիքին

Էջեր

• Ավելացնել ծախս — գումար, արժույթ, ամսաթիվ, վաճառող, կատեգորիա, նշում, կտրոնի լուսանկար։ Հեռախոսում բացեք տեսախցիկը ուղղակիորեն։
• Իմ ծախսերը — ցանկ՝ կարգավիճակներով (սևագիր, ներկայացված, հաստատված, մերժված, փոխհատուցված) և ֆիլտրերով։
• Ծախսերի հաշվետվություն (կամայական) — խմբավորեք մեկ ճամփորդության կամ ամսվա ծախսերը և ներկայացրեք միասին։
• Հաստատումներ — ղեկավարների համար․ սպասող գրառումներ՝ կտրոնը տեսանելի, հաստատում կամ մերժում պատճառաբանությամբ։
• Ֆինանսական տեսք — հաստատված, փոխհատուցման սպասող գրառումներ, նշում որպես վճարված, արտահանում։
• Կարգավորումներ — կատեգորիաներ, քաղաքականության սահմանաչափեր, հաստատողներ, արժույթներ։

Տվյալներ

• Օգտատերեր — անուն, դեր, ղեկավար (ով հաստատում է նրա ծախսերը)։
• Ծախսեր — օգտատեր, ամսաթիվ, վաճառող, գումար (ամբողջ սենտերով), արժույթ, հարկի գումար, նախագիծ կամ հաճախորդ, հաճախորդին վճարվող նշում, նշում, կարգավիճակ, հաշվետվություն։
• Կտրոններ — ծախս, ֆայլ, վերբեռնման ամսաթիվ։
• Հաշվետվություններ — օգտատեր, վերնագիր, ժամանակաշրջան, կարգավիճակ։
• Հաստատման իրադարձություններ — ծախս կամ հաշվետվություն, ով, գործողություն, պատճառ, ժամանակ։
• Կատեգորիաներ և քաղաքականություններ — օրինակ՝ «Սնունդ՝ մինչև որոշակի գումար օրական, կտրոնը պարտադիր է որոշակի շեմից բարձր»։

Պահեք հաստատումների իրադարձությունների մի միայն ավելացվող մատյան, այլ ոչ թե պարզապես վերագրեք կարգավիճակը։ Երբ ինչ-որ մեկը հարցնի «ով է սա հաստատել», պատասխանը այդ մատյանում է։

Թույլտվություններ

• Աշխատակիցները տեսնում և փոխում են միայն իրենց ծախսերը, և միայն մինչ դրանք սևագիր են կամ մերժված։
• Հաստատողները տեսնում են իրենց թիմի ներկայացված ծախսերը։
• Ֆինանսական բաժինը կամ ադմինները տեսնում են ամեն ինչ, նշում են փոխհատուցումները և արտահանում։

Հաստատված ծախսը պետք է կողպվի. հաստատումից հետո գումարի փոփոխությունը պետք է նորից ուղարկի այն հաստատման։ Մեր ուղեցույցը դերերի վրա հիմնված հասանելիության վերահսկման մասին ցույց է տալիս, թե ինչպես կառուցել այդ դերերը։

Որոշումներ և փոխզիջումներ

Առանձին ծախսեր կամ հաշվետվություններ։ Յուրաքանչյուր ծախսը առանձին ներկայացնելն ավելի պարզ է։ Խմբավորումը հաշվետվությունների մեջ հարմար է ճանապարհորդությունների և ամսական հայտերի համար։ Սկսեք առանձին ծախսերից, եթե ձեր թիմն արդեն չի աշխատում հաշվետվություններով։

Մեկ քայլ կամ երկու քայլ հաստատում։ Ղեկավարի մեկ հաստատումը բավարար է փոքր թիմերի մեծ մասի համար։ Ավելացրեք ֆինանսական քայլ, երբ գումարները մեծ են կամ քաղաքականությունը պահանջում է։

Քաղաքականության ստուգումներ։ Պարզ կանոնները՝ կատեգորիայի սահմանաչափերը, կտրոնի պարտադրությունը որոշակի գումարից բարձր, շաբաթավերջի սնունդը, կարող են ավտոմատ նշել ծախսերը։ Նշեք, բայց մի արգելափակեք․ հաստատողները պետք է որոշում կայացնեն։

Կտրոնների ընթերցում։ AI մոդելները և OCR ծառայությունները կարող են ընթերցել վաճառողը, ամսաթիվը և գումարը լուսանկարից։ Դա խնայում է մուտքագրումը, բայց սխալվում է, ուստի լրացրեք ձևը և խնդրեք մարդուն հաստատել։ AI մատակարարի բանալին պետք է մնա սերվերի վրա։ Տե՛ս ինչպես ավելացնել AI գործառույթներ ձեր հավելվածին։

Արժույթներ։ Եթե մարդիկ ճանապարհորդում են, պահեք բնօրինակ գումարն ու արժույթը, ինչպես նաև փոխարկված գումարը՝ կիրառված փոխարժեքով և այդ փոխարժեքի ամսաթվով։

Փոխհատուցման վճարում։ Գործիքը գրանցում է, որ փոխհատուցումը տեղի է ունեցել․ իրական վճարումը սովորաբար կատարվում է աշխատավարձի համակարգով կամ ձեր բանկի միջոցով։ Սկզբում այդպես պահեք։

Առաջին հրահանգի օրինակ

Կառուցիր ծախսերի հետևման հավելված 20 հոգու ընկերության համար։ Աշխատակիցները հեռախոսից ավելացնում են ծախս՝ գումար, արժույթ, ամսաթիվ, վաճառող, կատեգորիա, նախագիծ, նշում և կտրոնի լուսանկար՝ արված տեսախցիկով։ Գումարները պահիր որպես ամբողջ սենտեր։ Ծախսերը սկզբում լինում են սևագիր․ աշխատակիցը դրանք ներկայացնում է։ Յուրաքանչյուր աշխատակից ունի ղեկավար, որը հաստատում կամ մերժում է ներկայացված ծախսերը՝ պատճառաբանությամբ, և տեսնում է կտրոնը մանրամասների կողքին։ Նշիր, բայց մի արգելափակիր այն ծախսերը, որոնք գերազանցում են կատեգորիայի սահմանաչափը կամ որոնց կտրոնը չկա 25 դոլարից բարձր գումարի դեպքում։ Հաստատվելուց հետո ծախսը կողպվում է․ խմբագրումը այն ուղարկում է նորից հաստատման։ Ֆինանսական օգտատերերը տեսնում են բոլոր հաստատված ծախսերը, նշում են դրանք փոխհատուցված խմբաբար և արտահանում են CSV ֆայլ՝ ամսաթիվ, աշխատակից, վաճառող, կատեգորիա, նախագիծ, գումար, արժույթ, կարգավիճակ և կտրոնի հղում սյուներով։ Գրանցիր յուրաքանչյուր կարգավիճակի փոփոխություն՝ ով և երբ։ Դերեր՝ աշխատակից, ղեկավար, ֆինանսներ։ Էլ. փոստով և գաղտնաբառով մուտք, տվյալների բազա և ֆայլերի պահոց կտրոնների համար։ Ավելացրու երկու թիմ և օրինակելի ծախսեր։

Կառուցման քայլեր

1. Ծախսի ավելացման էկրան հեռախոսի վրա։ Տեսախցիկից լուսանկարի վերբեռնում, խելամիտ նախնական արժեքներ (այսօրվա ամսաթիվ, վերջին օգտագործված կատեգորիա), մեկ րոպեից պակաս ժամանակում ավարտելի։ Տե՛ս ինչպես ավելացնել ֆայլերի վերբեռնում ձեր հավելվածին։
2. Իմ ծախսերի ցանկը կարգավիճակներով։
3. Դերեր և հաստատումներ։ Մուտք գործեք որպես աշխատակից, ղեկավար և ֆինանսներ և ստուգեք, թե յուրաքանչյուրը ինչ կարող է տեսնել և փոխել։
4. Կողպում և աուդիտի մատյան։ Փորձեք խմբագրել հաստատված ծախս։
5. Քաղաքականության նշումներ։
6. Արտահանում։ Տվեք CSV ֆայլը նրան, ով վարում է ձեր հաշվապահությունը, և հարցրեք, արդյոք այն ճիշտ է ներմուծվում։
7. Կտրոնի ընթերցում (կամայական)։ Ավելացրեք այն, երբ ձեռքով հոսքը արդեն աշխատում է, և համեմատեք դրա կանխատեսումները իրական կտրոնների հետ։
8. Փորձնական օգտագործում մեկ թիմում մեկ ամիս, նախքան ամբողջ ընկերությունում տարածելը։

Տարածված սխալներ

• Դանդաղ գրանցում։ Յուրաքանչյուր լրացուցիչ դաշտ նվազեցնում է ներկայացումները։ Պարտադիր դարձրեք միայն գումարը, ամսաթիվը, կատեգորիան և կտրոնը։
• Հանրամատչելի կտրոններ։ Կտրոնների ֆայլերը պետք է հասանելի լինեն միայն այն մարդկանց, ովքեր իրավունք ունեն տեսնել այդ ծախսը։
• Խմբագրվող հաստատված ծախսեր։ Կողպեք դրանք, հակառակ դեպքում հաստատումը իմաստ չունի։
• Կարգավիճակի վերագրում։ Պահեք յուրաքանչյուր փոփոխության մատյան։
• Լողացող կետով գումարներ։ Օգտագործեք ամբողջ սենտեր։
• Կտրոնները շատ շուտ ջնջելը։ Գրառումների պահպանման կանոնները տարբեր են. ստուգեք ձերը հաշվապահի հետ։
• AI-ով ընթերցված գումարների վստահ ընդունելը առանց ստուգման։

Երբ պատրաստի ծախսերի ծրագիրն ավելի լավն է

Ծախսերի կառավարման մասնագիտացված արտադրանքները առաջարկում են քարտերի ինտեգրում, բանկային հոսքեր (bank feeds), ճանապարհորդական ծախսերի (mileage) հետևում, հաշվապահական ծրագրերի հետ համաժամեցում և բջջային հավելվածներ, և շատ երկրներում արդեն զբաղվում են հարկերով ու համապատասխանությամբ։ Եթե ձեզ պետք են ընկերության քարտեր կամ ուղղակի համաժամեցում հաշվապահական ծրագրի հետ, դրանք ավելի ուժեղ ընտրություն են։

Կառուցեք սեփական գործիքը, երբ ձեր հաստատման կանոնները կամ կատեգորիաները չեն համապատասխանում, երբ մեկ օգտատիրոջ գինը բարձր է այն թիմի համար, որը մի քանի ծախս է ներկայացնում ամսական, երբ ծախսերը պետք է կապվեն ձեր սեփական տվյալների հետ (նախագծեր, աշխատանքներ, հաճախորդներ, գույք), կամ երբ գործիքը մեծ ներքին գործիքի մաս է։ Եթե հաճախորդներին վերաբաշխում եք ծախսերը, միացրեք այն ձեր հաշիվ-ապրանքագրերի հավելվածին։

Կառուցում Mythex-ով

Mythex-ով կարող եք կառուցել վերևի հրահանգում նկարագրված գործիքը. նկարագրում եք այն զրուցարանում, փորձում եք կենդանի նախադիտման մեջ և հրապարակում ձեր թիմի համար։ Երբ հավելվածին պետք են, այն ավելացնում է նվիրված Postgres տվյալների բազա և ֆայլերի պահոց կտրոնների համար։ Մուտքը ձերն է ընտրելու. դուք ընտրում եք մոտեցումը, և գործակալը այն ինտեգրում է. նույնը վերաբերում է ցանկացած AI մատակարարի՝ կտրոնների ընթերցման համար, որի բանալին պահվում է որպես նախագծի գաղտնիք։ Սկսելու համար նայեք ծախսերի հաշվետվությունների հավելվածի և ծախսերի հաստատումների ձևանմուշները։

Հարցեր