Kuidas teha kulude jälgimise rakendust: kviitungid, kinnitamine ja hüvitamine

Kulude jälgimise rakendus salvestab, mida on kulutatud, mille eest, kes kulutas ja millise kviitungi alusel. Vabakutselisele on see korrektne arvestus maksuaja jaoks. Meeskonnale on see tee "ma maksin selle eest" kuni "sulle on hüvitatud": esita, kinnita, maksa, ekspordi. Selle ehitamiseks on vaja kiiret sisestust telefonist, kviitungite üleslaadimist, kategooriaid, meeskonnale kinnitusetappi ja eksporti, mida raamatupidaja saab kasutada. Hoia sisestusvaade kiirena. Kui kulu sisestamine võtab rohkem kui minuti, siis inimesed lõpetavad selle tegemise.

Isiklik, vabakutseline või meeskond?

Kui sa tahad hoopis kuutasusid planeerida sihtmärkide järgi, loe kuidas teha eelarverakendust. Järgmine juhend keskendub vabakutselise ja meeskonna kulude jälgimisele.

Mida kulude jälgimise rakendus vajab

Lehed

• Lisa kulu: summa, valuuta, kuupäev, müüja, kategooria, märkus ja kviitungi foto. Telefonis avab see kohe kaamera.
• Minu kulud: nimekiri koos staatusega (mustand, esitatud, kinnitatud, tagasi lükatud, hüvitatud) ja filtritega.
• Kuluaruanne (valikuline): ühe reisi või kuu kulud koos ja esita need korraga.
• Kinnitused: juhtidele mõeldud ülevaade ootel olevatest kuludest, kviitung nähtaval, kinnitamine või tagasilükkamine põhjendusega.
• Finantsvaade: kinnitatud kulud, mis ootavad hüvitamist, märkimine makstuks ja eksport.
• Seaded: kategooriad, poliitika piirmäärad, kinnitajad, valuutad.

Andmed

• Kasutajad: nimi, roll, juht (kes kinnitab tema kulud).
• Kulud: kasutaja, kuupäev, müüja, summa (täisarvuna sentides), valuuta, käibemaks, kategooria, projekt või klient, arvele kantav märge, märkus, staatus, aruanne.
• Kviitungid: kulu, fail, üleslaadimise kuupäev.
• Aruanded: kasutaja, pealkiri, periood, staatus.
• Kinnitamise sündmused: kulu või aruanne, kes, tegevus, põhjendus, ajatempel.
• Kategooriad ja poliitikad: näiteks "Söök: kuni teatud summa päevas, kviitung nõutav üle piiri".

Hoia kinnitamise sündmuste logi ainult lisamise põhimõttel, mitte ainult staatuse ülekirjutamisega. Kui keegi küsib "kes selle kinnitas?", on vastus logis.

Õigused

• Töötajad näevad ja muudavad ainult oma kulusid ning ainult siis, kui need on mustandid või tagasi lükatud.
• Kinnitajad näevad oma meeskonna esitatud kulusid.
• Finants või administraatorid näevad kõiki kulusid, märgivad hüvitamisi ja eksportivad andmeid.

Kinnitatud kulu peaks lukustuma: summa muutmine pärast kinnitamist peab selle tagasi saatma kinnitamisele. Rollide ehitamise kohta loe juhendit rollipõhine juurdepääsukontroll.

Otsused ja kompromissid

Üksikud kulud või aruanded. Iga kulu eraldi esitamine on lihtsam. Aruannetesse koondamine sobib reiside ja kuuaruannete jaoks. Alusta üksikute kuludega, kui sinu meeskond ei tööta juba aruannetega.

Üks samm või kaks sammu kinnitamisel. Enamiku väikeste meeskondade jaoks piisab juhi kinnitusest. Lisa finantsetapp siis, kui summad on suured või poliitika seda nõuab.

Poliitika kontrollid. Lihtsad reeglid, nagu kategooria piirmäärad, kviitungi nõue üle teatud summa ja nädalavahetuse söögikulud, saavad kulud automaatselt märgistada. Märgista, ära blokeeri; otsuse teeb kinnitaja.

Kviitungite lugemine. AI mudelid ja OCR-teenused suudavad fotolt lugeda müüja, kuupäeva ja summa. See säästab sisestamist, aga teeb vigu, seega täida vorm eeltäidetult ja palu inimesel kinnitada. AI teenuse võti peab jääma serverisse. Vaata kuidas lisada oma rakendusele AI funktsioone.

Valuutad. Kui inimesed reisivad, salvesta algne summa ja valuuta, ning kasutatud kursil konverteeritud summa koos kursi kuupäevaga.

Inimestele raha tagasi maksmine. Rakendus registreerib, et hüvitamine toimus; tegelik makse käib tavaliselt palgaarvestuse või panga kaudu. Alguses jäta see nii.

Näide esimesest promptist

Tee kulude jälgimise rakendus 20-liikmelisele ettevõttele. Töötajad lisavad kulud telefonist: summa, valuuta, kuupäev, müüja, kategooria, projekt, märkus ja kaameraga tehtud kviitungi foto. Summad salvesta täisarvuna sentides. Kulud algavad mustanditena; töötajad esitavad need. Igal töötajal on juht, kes kinnitab või lükkab esitatud kulud tagasi põhjendusega ning näeb kviitungit koos üksikasjadega. Märgi, aga ära blokeeri kulusid, mis ületavad kategooria piiri, või kulusid üle 25 dollari ilma kviitungita. Kui kulu on kinnitatud, lukustub see; muutmine saadab selle tagasi kinnitamisele. Finantskasutajad näevad kõiki kinnitatud kulusid, märgivad need partiidena makstuks ja ekspordivad CSV-faili, kus on kuupäev, töötaja, müüja, kategooria, projekt, summa, valuuta, staatus ja kviitungi link. Logi iga staatuse muutus koos kellaaja ja tegijaga. Rollid: töötaja, juht, finants. E-posti ja parooliga sisselogimine, andmebaas ja failisalvestus kviitungitele. Lisa kaks meeskonda ja näidiskulud.

Ehituse sammud

1. Lisa kulu ekraan telefonis. Kaamera üleslaadimine, mõistlikud vaikeväärtused (tänane kuupäev, viimati kasutatud kategooria), alla minuti täitmiseks. Vaata kuidas lisada oma rakendusele failide üleslaadimist.
2. Minu kulude nimekiri koos staatustega.
3. Rollid ja kinnitamine. Logi sisse töötajana, juhina ja finantsikuna ning kontrolli, mida kumbki näeb ja muuta saab.
4. Lukustamine ja auditilogi. Proovi muuta kinnitatud kulu.
5. Poliitika märgised.
6. Eksport. Anna CSV-fail sellele, kes sinu raamatupidamist teeb, ja küsi, kas see impordib puhtalt.
7. Kviitungite lugemine (valikuline). Lisa see siis, kui käsitsi voog töötab, ja võrdle selle oletusi päris kviitungitega.
8. Pilootprojekt ühe meeskonnaga kuu aega enne kogu ettevõtte kasutusele võtmist.

Levinud vead

• Aeglane sisestus. Iga täiendav väli vähendab esitamisi. Tee kohustuslikuks ainult summa, kuupäev, kategooria ja kviitung.
• Avalikult salvestatud kviitungid. Kviitungi failid peaksid olema kättesaadavad ainult inimestele, kellel on õigus seda kulu näha.
• Muudetavad kinnitatud kulud. Lukusta need, muidu pole kinnitamisel mõtet.
• Staatuse ülekirjutamine. Hoia iga muudatuse logi.
• Ujukomaarvud rahas. Kasuta täisarve sentides.
• Kviitungite liiga varane kustutamine. Arvestuse säilitamise reeglid erinevad; kontrolli oma reegleid raamatupidajaga.
• AI loetud summade usaldamine ilma ülevaatuseta.

Millal on valmis kulutarkvara parem

Spetsiaalsed kulude haldamise tooted pakuvad kaardiintegratsioone, automaatseid pangakontode voogusid, kilomeetrite jälgimist, sünkroonimist raamatupidamistarkvaraga ja mobiilirakendusi ning on paljudes riikides juba tegelenud maksu- ja vastavusküsimustega. Kui vajad ettevõtte kaarte või otsest sünkroonimist raamatupidamistarkvaraga, on need tugevam valik.

Ehita oma, kui sinu kinnitusreeglid või kategooriad ei sobi, kui kasutajapõhine hind on kõrge meeskonnale, kes esitab vaid mõned kulud kuus, kui kulud peavad olema seotud sinu enda andmetega (projektid, tööd, kliendid, kinnisvara) või kui kulude jälgija on osa suuremast sisemisest tööriistast. Kui arvestad kulud klientidele edasi, ühenda see arvete rakendusega.

Ehitamine Mythexiga

Mythexiga saad ehitada ülal kirjeldatud kulude jälgija: kirjeldad seda vestluses, proovid seda elavas eelvaates ja avaldad oma meeskonnale. Vajadusel lisab see kviitungite jaoks spetsiaalse Postgres andmebaasi ja failisalvestuse. Sisselogimine on sinu enda valitud, samuti mis tahes AI pakkuja kviitungite lugemiseks, mille võti hoitakse projekti saladusena. Alustamiseks sobivad kuluhüvitamise rakendus ja kulude kinnitamise mallid.

Küsimused