Ferramentas para consultoras de gestão: propostas, espaços de projeto para clientes e taxa de utilização

O Mythex permite a uma consultora de gestão substituir a apresentação de estado quinzenal por um espaço de projeto para o cliente que mostra fases, marcos e o que está à espera do cliente, além de um criador de propostas com preços por função e por dia, um CRM que acompanha os patrocinadores entre empresas e um painel de utilização face ao pipeline. Descreva a sua empresa no chat, veja a pré-visualização em direto e publique com uma base de dados real.

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Como uma pequena consultora funciona na prática

Uma consultora vende juízo em projetos: uma proposta com âmbito definido, semanas de entrevistas e análise, workshops, recomendações e, por vezes, apoio interino. O lucro depende da utilização e o trabalho depende de relações, muitas vezes com patrocinadores que mudam de empresa. Numa pequena empresa as ferramentas são apresentações, uma pasta partilhada, email e uma folha de horas. Cada reunião de acompanhamento obriga a refazer à mão uma apresentação de estado, e os projetos atrasam-se à espera de dados ou decisões que ninguém registou. Os sócios escrevem propostas enquanto os consultores estão sem projeto, e os associados são alocados por telefone. Uma consultora precisa de pipeline, alocação de pessoas e estado do projeto num só sítio, visível para o cliente onde deve ser.

Propostas com preço a partir de fases, funções e taxas diárias
Pressupostos e exclusões escritos em cada proposta
Um espaço de projeto por trabalho, com marcos e estado
Ações do cliente acompanhadas: pedidos de dados e decisões
Utilização face ao pipeline ponderado
Número de ordem de compra em todas as faturas

Um espaço de projeto que substitui a apresentação de estado

Cada trabalho tem fases, marcos e um estado atual, com os materiais de workshop, os calendários de entrevistas e os entregáveis no mesmo sítio. As ações do cliente, como pedidos de dados e aprovações, aparecem numa lista « à espera de si », e os intervenientes veem níveis de detalhe diferentes.

Crie um portal de clientes para a minha consultora. Cada trabalho tem fases e marcos com estado, uma área de documentos para materiais de workshop, calendários de entrevistas e entregáveis, e uma lista « à espera de si » com as ações do cliente e datas limite. Os patrocinadores do cliente veem tudo; os outros intervenientes do cliente veem apenas os entregáveis partilhados.

Propostas construídas a partir de fases e dias

Defina as fases, as funções em cada uma e os dias, e o honorário é calculado a partir das taxas diárias. Apresente um âmbito mínimo e um âmbito completo lado a lado, escreva os pressupostos e as exclusões no documento e acompanhe o estado da proposta desde o rascunho até aceite ou perdida.

Crie um criador de propostas para a minha consultora. As propostas têm fases, cada uma com funções (sócio, gestor, consultor) e dias; os honorários são calculados a partir das taxas diárias. Ofereça uma opção mínima e uma completa lado a lado, inclua secções de pressupostos e exclusões, e acompanhe o estado: rascunho, enviada, aceite, perdida com motivo.

Um CRM que acompanha pessoas além das empresas

Mapeie as relações por pessoa, registe as mudanças de empresa e assinale os antigos patrocinadores para contactos regulares. As oportunidades têm valor, probabilidade e o sócio responsável, com as versões das propostas associadas.

Crie um CRM para uma consultora de gestão. As pessoas são registadas separadamente das empresas, com histórico de funções para eu ver quando um antigo patrocinador muda de empresa. As oportunidades têm valor, probabilidade, sócio responsável e as versões de proposta associadas. Lembre os sócios de contactar os antigos clientes a cada 6 meses.

Utilização ao lado do pipeline ponderado

Um gráfico mostra a capacidade disponível nos três meses seguintes face ao pipeline ponderado pela probabilidade. Ao lado: a utilização por consultor, a margem por projeto com os dias planeados face aos reais e a concentração de receita por cliente.

Crie um painel para a minha consultora que mostre os dias faturáveis face aos dias disponíveis por consultor, o pipeline ponderado face à capacidade livre nos próximos três meses, os dias planeados versus reais e a margem por projeto, e a parte da receita por cliente.

Faturação de horas e de marcos com números de ordem de compra

As faturas de tempo e materiais saem das folhas de horas aprovadas à taxa diária de cada consultor, os projetos de preço fixo faturam por marcos, as despesas são repercutidas com os recibos, e o número de ordem de compra do cliente é obrigatório antes de a fatura poder ser enviada.

Crie uma aplicação de faturação para a minha consultora. Os projetos de tempo e materiais faturam os dias aprovados na folha de horas à taxa de cada consultor; os projetos de preço fixo faturam por marcos. As despesas são repercutidas com recibos anexados. Cada fatura tem de ter o número de ordem de compra do cliente antes de poder ser enviada.

Uma bolsa privada de associados

Associados e freelancers são listados com especialidades, setores, taxas diárias e datas de disponibilidade, com notas honestas sobre o desempenho anterior e os seus documentos de contrato e seguro, visíveis apenas para a equipa.

Crie um diretório privado de associados para a minha consultora com especialidades, setores, taxa diária, data da próxima disponibilidade, projetos anteriores, notas internas de desempenho, e documentos de contrato e seguro com datas de validade. Só a equipa pode ver.

Confidencialidade dos clientes

Os trabalhos envolvem números não publicados, planos de reestruturação e decisões sobre pessoas. Dê a cada cliente o seu próprio espaço, limite os intervenientes ao que devem ver, guarde os ficheiros de forma privada e mantenha as notas internas fora das vistas do cliente. O Mythex cria esses controlos; os termos de confidencialidade do seu contrato e a lei de proteção de dados continuam a aplicar-se.

Primeiro projeto a passar

Escolha um trabalho ativo com uma reunião de acompanhamento marcada. Carregue as suas fases, marcos, entregáveis e as ações em aberto do cliente, e mostre ao patrocinador o espaço de projeto em vez de lhe enviar a apresentação. Se funcionar, torne-o o padrão para os novos trabalhos e crie a seguir a ferramenta de propostas, para que os novos trabalhos comecem no sistema.

Um trabalho ativo primeiro
Ações do cliente listadas com datas limite
Ferramenta de propostas depois do primeiro sucesso

Um prompt para começar

Crie uma aplicação para a minha consultora de gestão. Cada trabalho tem um espaço de projeto para o cliente com fases, marcos, estado, entregáveis e uma lista « à espera de si » com as ações do cliente. As propostas são construídas a partir de fases, funções e dias às nossas taxas diárias, com pressupostos e exclusões. Mostre a utilização por consultor face ao pipeline ponderado para os próximos três meses.

Perguntas

Os clientes podem ver o estado do projeto sem uma apresentação?

Sim. Dê ao patrocinador do cliente um início de sessão no seu espaço de projeto com fases, marcos e estado. Atualiza-o à medida que o trabalho avança, em vez de refazer uma apresentação antes de cada reunião.

As propostas podem ser precificadas a partir das taxas diárias?

Sim. Introduza fases, funções e dias, e o honorário é calculado a partir das suas taxas. Pode apresentar duas opções de âmbito lado a lado.

Pode ligar-se à nossa ferramenta de folhas de horas?

Pode importar folhas de horas em CSV ou registar o tempo na própria app. Uma ligação em tempo real depende de a sua ferramenta oferecer uma API que possa ligar com a sua própria conta.

Preciso de pessoal técnico?

Não. Descreva o fluxo de trabalho em linguagem simples e o Mythex constrói-o. No Pro pode editar o código, exportá-lo ou ligar o GitHub.

Quanto custa?

Crie e publique no plano Free, sem cartão e com créditos diários. O Pro custa $25/month e acrescenta domínio próprio, edição de código e exportação.

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