Logiciel pour agence d'aide à domicile : plannings d'auxiliaires avec continuité, notes de visite et suivi des familles

Mythex permet à une agence d'aide à domicile de créer un planning d'auxiliaires qui garde chaque bénéficiaire avec une petite équipe connue et compte le temps de trajet entre les visites, un espace famille qui indique qui vient et une courte note après chaque visite, et des factures établies à partir des visites réellement effectuées. Décrivez le fonctionnement de votre agence dans le chat, vérifiez l'aperçu en direct et publiez.

Commencer gratuitement

Un planning refait chaque semaine autour des personnes

Les visites ont lieu à heures fixes, sept jours sur sept : aide à la toilette le matin, repas du midi, appel du soir, ainsi que la présence, le répit et les accueils avec hébergement. Les demandes arrivent des hôpitaux, des assistantes sociales et des familles, souvent à bref délai après une sortie. Chaque semaine, la coordinatrice refait le planning dans un tableur en tenant compte des arrêts maladie, des trajets entre les villages, des visites à deux intervenants et des auxiliaires que chaque bénéficiaire connaît déjà, et la continuité est la première chose qui disparaît. Les familles appellent le bureau pour vérifier qu'une visite a bien eu lieu. Les factures adressées aux familles et aux financeurs publics doivent correspondre aux visites réalisées, et non au planning prévu.

Bénéficiaires suivis par une petite équipe d'auxiliaires connus
Temps de trajet entre les visites sur chaque tournée
Visites à deux intervenants et appels à ne pas manquer signalés
Demandes suivies par source et délai de réponse
Notes de visite partagées avec les familles selon l'accord du bénéficiaire
Factures établies à partir des visites réalisées, avec tarifs du week-end et des jours fériés

Un planning qui garantit la continuité

Chaque bénéficiaire a une équipe préférée et une préférence de genre éventuelle. Les auxiliaires ont des compétences comme l'accompagnement de la maladie d'Alzheimer ou la formation au lève-personne, les tournées incluent le temps de trajet, les visites à deux intervenants demandent deux auxiliaires, et en cas d'arrêt maladie, le remplaçant proposé est d'abord quelqu'un que le bénéficiaire connaît.

Crée un planning d'auxiliaires pour mon agence d'aide à domicile. Les bénéficiaires ont des visites récurrentes (heure, durée, tâches), une équipe préférée d'au plus quatre auxiliaires et une préférence de genre éventuelle. Les auxiliaires ont des compétences (Alzheimer, lève-personne, aide à la prise de médicaments) et un code postal de domicile. Ajoute le temps de trajet entre les visites, signale les visites à deux intervenants, et, en cas d'arrêt maladie d'un auxiliaire, propose en priorité des remplaçants issus de l'équipe du bénéficiaire.

Les familles voient qui vient et comment cela s'est passé

Les familles voient les horaires de visite et le nom de l'auxiliaire ; après chaque visite, une courte note apparaît si le bénéficiaire a accepté de la partager. Les auxiliaires voient leurs tournées et les tâches du plan d'aide pour chaque visite.

Crée un espace pour mon agence d'aide à domicile. Les membres de la famille se connectent pour voir les prochaines visites et l'auxiliaire qui vient, et lire les notes de visite lorsque le bénéficiaire a consenti à leur partage. Les auxiliaires se connectent pour voir leurs visites, l'adresse, les tâches du plan d'aide, et rédigent une note de visite avec les heures d'arrivée et de départ.

Des demandes traitées rapidement

Demandes venant des hôpitaux, des assistantes sociales et des familles, avec leur statut et le délai de votre réponse ; bénéficiaires avec leurs plans d'aide, leurs contacts et leurs auxiliaires préférés ; et auxiliaires avec leurs compétences et les dates de leurs formations.

Crée un CRM pour une agence d'aide à domicile qui suit les demandes (source : hôpital, assistante sociale, famille ; date de réception ; délai de première réponse ; statut), les bénéficiaires avec leurs besoins, contacts et auxiliaires préférés, et les auxiliaires avec leurs compétences, leurs formations et leurs dates d'expiration.

Des factures à partir des visites réalisées

Facturation des visites effectuées, y compris les fins de visite anticipées ou tardives, avec des tarifs distincts pour les week-ends, les nuits et les jours fériés, et des payeurs distincts, comme une famille et un financeur public, pour un même bénéficiaire.

Crée la facturation de mon agence d'aide à domicile à partir des relevés de visites réalisées, et non du planning. Applique des tarifs horaires avec des tarifs majorés pour les week-ends, les nuits et les jours fériés. Permets de répartir les visites d'un bénéficiaire entre plusieurs payeurs, comme le conseil départemental et la famille, chacun avec sa propre facture.

Une page apaisante pour une semaine difficile

Les types d'aide, des visites courtes jusqu'à l'accueil avec hébergement, les secteurs couverts, ce qui se passe exactement après le premier appel (qui rappelle, quand a lieu l'évaluation, et à quelle date l'aide peut commencer), et une rubrique recrutement.

Crée un site web pour mon agence d'aide à domicile qui explique nos types d'aide (visites d'aide à la personne, accompagnement, répit, accueil avec hébergement), les villes couvertes, ce qui se passe après votre appel (rappel dans les 2 heures, évaluation dans les 2 jours, début de l'aide), et une page recrutement avec la rémunération, les horaires, les frais de déplacement et les formations.

Visites en retard par secteur

Visites effectuées par rapport aux visites prévues, visites en retard ou manquées par auxiliaire et par secteur, et heures d'aide par bénéficiaire et par semaine, pour corriger une tournée qui prend du retard chaque jour.

Crée un tableau de bord pour mon agence d'aide à domicile avec les visites effectuées par rapport aux visites prévues, les visites en retard (plus de 15 minutes) et manquées par auxiliaire et par secteur, les heures d'aide par bénéficiaire, et le total des heures par semaine.

Dossiers de soins et confidentialité

Les plans d'aide et les notes de visite sont des informations de santé concernant des personnes vulnérables. Prévoyez des rôles pour le personnel afin que les auxiliaires ne voient que leurs bénéficiaires, un stockage privé des documents, un accès des familles uniquement avec l'accord du bénéficiaire, et un historique de qui a consulté quoi. Les autorités de contrôle et les règles de données varient selon les pays : vérifiez ce qu'exige votre autorité de contrôle pour les dossiers et les relevés de visites électroniques. Mythex ne revendique aucune certification dans le domaine de la santé.

Les auxiliaires ne voient que leurs propres bénéficiaires
Accès des familles fondé sur l'accord du bénéficiaire
Vérifiez les règles de votre autorité de contrôle sur les dossiers

Recruter des auxiliaires

Trouver des auxiliaires est souvent plus difficile que trouver des bénéficiaires. Une page de recrutement simple sur la rémunération, les horaires, les indemnités kilométriques et la formation, avec un court formulaire de candidature, attire en général plus de candidats qu'une simple mention de recrutement sur la page d'accueil.

Un prompt pour démarrer

Crée une appli pour mon agence d'aide à domicile. Les bénéficiaires ont des visites récurrentes et une petite équipe d'auxiliaires préférés, et le planning inclut le temps de trajet et signale les visites à deux intervenants. Les auxiliaires voient leurs tournées sur leur téléphone et rédigent une note après chaque visite, les familles voient qui vient et les notes que le bénéficiaire accepte de partager, et les factures sont créées à partir des visites réalisées.

Questions

Les auxiliaires peuvent-ils utiliser l'appli sur leur téléphone ?

Oui. Les auxiliaires ouvrent leurs tournées et rédigent leurs notes de visite dans le navigateur de leur téléphone. Avec l'offre Pro, l'agence peut aussi publier des applications Android et iPhone qui ouvrent l'appli publiée.

Les familles peuvent-elles voir les notes de visite ?

Oui, si le bénéficiaire y consent. Les familles peuvent recevoir des identifiants qui affichent les horaires de visite, le nom de l'auxiliaire et les notes partagées.

Le planning peut-il garder les mêmes auxiliaires auprès de chaque bénéficiaire ?

Oui. Chaque bénéficiaire peut avoir une équipe préférée, et le planning comme le remplacement en cas d'arrêt maladie proposent d'abord ces auxiliaires.

Est-ce conforme à la réglementation de l'aide à domicile ?

Mythex ne détient aucune certification du secteur de l'aide à domicile. Vous pouvez créer des rôles, un stockage privé et des relevés de visite, mais vérifiez ce qu'exige votre autorité de contrôle.

Combien cela coûte-t-il ?

Vous pouvez créer et tester le planning sur l'offre Free, sans carte. L'offre Pro, à 25 $ par mois, ajoute le domaine propre de l'agence et davantage de crédits.

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