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コミュニティセンターのダッシュボード: 部屋の利用、参加者数、助成金報告

コミュニティセンターのダッシュボードは、理事や助成団体がたびたび求める数字を一画面にまとめます。各部屋がどれくらい埋まっているか、会場利用でいくら収入があったか、各プログラムが何人に届いたか、ボランティアが何時間活動したかです。今の予約データや参加記録を、表計算ソフトから取り込んでいればそのデータをもとに、Mythex が作成します。

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こんな方におすすめ

助成金の報告書の前の1週間を、出席簿から参加者数を集め、銀行明細から会場利用の収入を拾い、記憶からボランティア時間を思い出すことに費やしている、センター長に向いています。

作れるもの

部屋ごと、時間帯ごとの稼働率。午前中の空きが目立つ
団体、慈善団体、個人の利用に分けた会場利用の収入
プログラムごとの月別参加者数。実人数と延べ参加回数
助成金申請用の月ごとのボランティア時間
助成団体ごとの報告期間に合わせた日付範囲の絞り込みとCSV書き出し
パートナーの慈善団体に無料または割引で提供した会場利用を、通常料金で換算

助成団体が実際に求める数字

多くの助成団体は、短いリストを求めています。どれだけの人が参加したか、どれくらいの頻度か、助成の対象となった層に届いたか、ボランティアの時間がどれだけかかったか、です。各助成団体が正確に何を求めているかを確認し、集められるすべての数字ではなく、その要望を中心にダッシュボードを作りましょう。実人数と延べ参加回数は別物です。両方を表示してください。助成団体はどちらか一方を求め、理事会はもう一方を引用することが多いからです。

プログラムごとの実人数と延べ参加回数
助成の対象となる層への到達度
月ごとのボランティア時間
無料の会場利用などの現物支援の価値

稼働率を新しいプログラムの計画に使う

時間帯ごとの部屋の利用グラフは、たいてい同じ話をします。平日の夜と土曜は満員で、平日の午前中は空いています。その空きこそ、新しい昼間のクラス、親子向けグループ、割安なオフピーク料金の利用が、今は届いていない人を呼び込める場所です。次の時間割を組む前に、毎学期このグラフを確認しましょう。

データの出どころ

予約や出席の記録がすでにMythexのアプリで動いていれば、ダッシュボードはそれを直接読み取ります。そうでなければ、表計算ソフトや予約カレンダーをCSVで書き出して取り込んでください。行を追加しても、ダッシュボードはそのまま動きます。まず1学期分のデータから始め、分かっている数字と合計を照合してから、報告書に使いましょう。

参加者データは慎重に扱う

年齢層や郵便番号の地域など、人口統計の詳細は、助成団体がよく求めるものです。しかし、これらは個人情報です。必要なものだけを集め、名前ではなく合計で報告し、詳細な記録は必要なスタッフだけが見られるようにしてください。機微な情報を集める前に、お住まいの地域の個人情報保護のルールを確認しましょう。

使い方

作りたいものを普通の言葉で伝えるか、下のテンプレートから始めます。
実際のデータベースを備えたアプリが、ライブプレビューで作られていく様子を確認できます。
チャットで何でも変更できます。テキスト、レイアウト、項目、機能など。
ワンクリックで公開URLに公開でき、Proでは独自ドメインも接続できます。

ここから始められるプロンプト

コミュニティセンター用のダッシュボードを作ってください。部屋ごと、時間帯ごとの部屋の稼働率、団体、慈善団体、個人に分けた会場利用の収入、月ごとのプログラム別参加者数(実人数と延べ参加回数)、月ごとのボランティア時間を表示します。日付範囲の絞り込み、既存の表計算ソフトのCSV取り込み、助成団体向け報告用のCSV書き出しを付けてください。サンプルデータで最初の内容を入れておいてください。

よくある質問

今ある表計算ソフトを使えますか?

はい。予約、出席簿、ボランティアの記録をCSVで書き出して取り込めます。Mythex が行をプロジェクトのデータベースに保存し、データを追加するとグラフが更新されます。

理事と共有できますか?

はい。公開して理事にログインを渡すか、閲覧専用の表示を依頼できます。個人情報は非表示にして、合計だけを見せることもできます。

助成金の報告用に数字を書き出せますか?

はい。日付の絞り込みで助成団体の報告期間を選び、表をCSVで書き出せます。印刷用のまとめページを依頼することもできます。

コーディングの知識は必要ですか?

いいえ。必要な数字を伝えると、Mythex がグラフ、絞り込み、書き出し機能を作成します。グラフを追加するのも、チャットで依頼するだけです。

料金はいくらですか?

無料プランはクレジットカードが不要で、毎日のクレジットと公開機能が含まれます。Pro は月額 $25 で、コード編集、書き出し、独自ドメイン、より多くのクレジットが使えます。

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