Créer avec l'IA / Un tableau de bord pour centre communautaire : occupation des salles, présences et rapports pour les bailleurs de fonds

Un tableau de bord pour centre communautaire : occupation des salles, présences et rapports pour les bailleurs de fonds

Un tableau de bord de centre communautaire réunit sur un seul écran les chiffres que les administrateurs et les bailleurs de fonds réclament sans cesse : le taux d'occupation de chaque salle, les revenus de location, le nombre de personnes rejointes par chaque programme et les heures données par les bénévoles. Mythex le crée à partir de vos propres données de réservation et de présence, importées d'un tableur si c'est là qu'elles se trouvent aujourd'hui.

Commencer à créer gratuitement

Pour qui c'est

Directeurs de centres communautaires qui passent la semaine précédant chaque rapport de subvention à reconstituer les présences à partir des feuilles d'inscription, les revenus de location à partir des relevés bancaires et les heures bénévoles de mémoire.

Ce que vous pouvez construire

Occupation par salle et par heure de la journée, pour repérer les creux en milieu de matinée
Revenus de location répartis entre usage communautaire, organismes de bienfaisance et usage privé
Présences par programme et par mois, avec participants uniques et total des visites
Heures bénévoles par mois pour les demandes de subvention
Filtre par plage de dates et exportation CSV pour la période de chaque bailleur de fonds
Location gratuite ou à tarif réduit accordée à des organismes partenaires, à sa valeur normale

Les chiffres que les bailleurs de fonds demandent vraiment

La plupart des bailleurs de fonds veulent une courte liste : combien de personnes ont participé, à quelle fréquence, si vous avez atteint le groupe visé par la subvention et combien d'heures bénévoles ont été investies. Découvrez exactement ce que chaque bailleur demande et construisez le tableau autour de ces chiffres, plutôt que de chaque donnée que vous pourriez recueillir. Les participants uniques et le total des présences sont deux choses différentes; affichez les deux, car les bailleurs demandent souvent l'un et les administrateurs citent l'autre.

Participants uniques et total des présences par programme
Portée par rapport au groupe visé par une subvention
Heures bénévoles par mois
Valeur du soutien en nature, comme la location gratuite de salles

Utiliser l'occupation pour planifier de nouveaux programmes

Un graphique de l'utilisation des salles par heure raconte généralement la même histoire : les soirs de semaine et les samedis sont pleins, les matinées de semaine sont vides. Cet écart est l'endroit où un nouveau cours de jour, un groupe parent-enfant ou un tarif hors pointe moins cher peut attirer des personnes que vous ne rejoignez pas aujourd'hui. Consultez le graphique à chaque trimestre avant de planifier le prochain horaire.

D'où viennent les données

Si vos réservations et vos inscriptions fonctionnent déjà dans une application Mythex, le tableau de bord les lit directement. Sinon, exportez votre tableur ou votre calendrier de réservations en CSV et importez-le; le tableau continue de fonctionner à mesure que vous ajoutez des lignes. Commencez avec un trimestre de données, vérifiez les totaux par rapport à ce que vous savez, et seulement ensuite utilisez-les pour un rapport.

Traiter les données des participants avec soin

Les renseignements démographiques, comme les tranches d'âge ou les secteurs de code postal, sont souvent ce que les bailleurs veulent, mais ce sont des renseignements personnels. Ne recueillez que ce dont vous avez besoin, présentez-les en totaux plutôt qu'en noms, et gardez les dossiers détaillés visibles seulement pour le personnel qui en a besoin. Vérifiez les règles locales de protection des renseignements personnels avant de recueillir quoi que ce soit de sensible.

Comment ça fonctionne

Décrivez ce que vous voulez en langage courant, ou partez d'un modèle ci-dessous.
Regardez Mythex le construire dans un aperçu en direct, avec une vraie base de données derrière.
Modifiez tout en clavardant : texte, mise en page, champs, fonctionnalités.
Publiez à une adresse web publique en un clic, et connectez votre propre domaine avec le forfait Pro.

Une consigne pour commencer

Crée un tableau de bord pour notre centre communautaire. Affiche l'occupation des salles par salle et par heure de la journée, les revenus de location répartis entre usage communautaire, organisme de bienfaisance et privé, les présences par programme et par mois avec participants uniques et total des visites, et les heures bénévoles par mois. Ajoute un filtre de plage de dates, une importation CSV de nos tableurs actuels et une exportation CSV pour les rapports aux bailleurs de fonds.

Questions

Peut-il utiliser nos tableurs actuels?

Oui. Exportez vos réservations, vos feuilles d'inscription ou votre registre de bénévoles en CSV et importez-les. Mythex enregistre les lignes dans la base de données de votre projet, et les graphiques se mettent à jour à mesure que vous ajoutez des données.

Puis-je le partager avec les administrateurs?

Oui. Publiez-le et donnez un accès connexion aux administrateurs, ou demandez une vue en lecture seule. Vous pouvez garder les renseignements personnels cachés et n'afficher que les totaux.

Puis-je exporter les chiffres pour un rapport de subvention?

Oui. Choisissez la période de rapport du bailleur avec le filtre de dates et exportez le tableau en CSV, ou demandez à Mythex une page de synthèse imprimable.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous dites quels chiffres vous voulez et Mythex crée les graphiques, les filtres et l'exportation. Ajouter un nouveau graphique se fait par un message dans le clavardage.

Combien ça coûte?

Le forfait gratuit ne demande pas de carte de crédit et comprend des crédits quotidiens et la publication. Pro coûte $25/month et ajoute l'édition du code, l'exportation, un domaine personnalisé et plus de crédits.

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