Il miglior software di fatturazione per freelance nel 2026: 9 strumenti a confronto

Il miglior software di fatturazione per la maggior parte dei freelance è Wave o Zoho Invoice se vuoi non pagare nulla, FreshBooks se vuoi una fatturazione curata con monitoraggio del tempo e sei disposto a pagarla, e Bonsai o HoneyBook se vuoi preventivi, contratti e fatture in un unico posto. QuickBooks e Xero hanno senso quando il tuo commercialista li usa già. Invoice Ninja è adatto a chi vuole ospitarlo da sé, e Stripe Invoicing a sviluppatori o a chi vuole semplicemente una fattura pagabile senza canone mensile. I prezzi qui sotto sono quelli di ottobre 2026.

Il software di fatturazione in sintesi

Come abbiamo confrontato

Abbiamo confrontato funzioni, piani e prezzi pubblicamente dichiarati sulla pagina prezzi di ciascun fornitore a ottobre 2026. Non abbiamo fatto test diretti. I prezzi sono in dollari USA, come mostrato sulle pagine statunitensi, al netto delle tasse. Molti fornitori applicano sconti introduttivi: indichiamo il prezzo regolare e menzioniamo la promozione dove la pagina la mostrava, perché il prezzo regolare è quello che paghi dopo i primi mesi. Abbiamo escluso tutto ciò che non potevamo confermare sul sito del fornitore, comprese le tariffe di elaborazione delle carte per i tool che non le indicavano nella pagina prezzi.

Ciò che conta di più per i freelance:

• Limiti del piano gratuito: fatture al mese o all'anno, numero di clienti.
• Farsi pagare: se i clienti possono pagare online con carta o bonifico, e quanto costa.
• Extra: monitoraggio del tempo, spese, preventivi e contratti.
• Chi altro ha bisogno di accesso: il tuo commercialista o un collaboratore.

Wave: fatturazione e contabilità gratuite

Wave è l'opzione gratuita più generosa se ti serve anche una contabilità di base.

• Starter ($0): preventivi, fatture, bollette e registrazioni contabili illimitati, più un'app mobile per fatturare in mobilità. I pagamenti online sono facoltativi e soggetti a verifiche di idoneità.
• Pro: $19/mese o $190/anno.
• Commissioni sulle carte: nel piano Starter, 2,9% + $0,60 per pagamento con carta e 3,4% + $0,60 per Amex. Pro azzera i $0,60 sulle prime 10 transazioni con carta di ogni mese.
• Limiti: i $0,60 fissi per pagamento con carta si accumulano sulle fatture piccole.
• Scegline se vuoi fatturazione gratuita e una contabilità semplice in un unico posto.

Zoho Invoice: gratuito, con limiti chiari

Zoho Invoice si definisce uno strumento di fatturazione gratuito per sempre.

• Gratuito: fino a due utenti, tre progetti, 500 fatture all'anno e due organizzazioni per account Zoho.
• Limiti: le fatture riportano il marchio «Powered by Zoho Invoice» e non sono elencati piani a pagamento. Se lo superi, Zoho indirizza verso Zoho Billing o il suo team commerciale.
• Scegli se fatturi meno di circa 40 clienti al mese e non ti servono una contabilità completa nello stesso strumento.

FreshBooks: fatturazione curata per servizi

FreshBooks è costruito attorno alla fatturazione per le attività di servizi, con monitoraggio del tempo e spese affiancati.

• Lite: $23/mese, fino a 5 clienti fatturabili.
• Plus: $43/mese, fino a 50 clienti fatturabili.
• Premium: $70/mese, clienti fatturabili illimitati. Select è su misura.
• Promozione: la pagina mostrava l'80% di sconto sui piani mensili per i primi 4 mesi, e una prova gratuita di 30 giorni senza carta.
• Limiti: non esiste un piano gratuito, e i limiti sui clienti contano. Il limite di 5 clienti del piano Lite è stretto per chi ha molti clienti piccoli.
• Scegli se fatturi a pochi clienti regolari per il tempo impiegato e vuoi fatture dall'aspetto professionale con poca configurazione.

QuickBooks: quando il tuo commercialista lo usa

QuickBooks Online è un software di contabilità completo. Molti commercialisti lavorano già con esso.

• Gratuito: $0, un utente, monitoraggio di entrate e spese, tre report e un conto bancario. Fino a due fatture al mese, oppure illimitate se hai i requisiti per QuickBooks Payments e lo attivi. Nessuna app mobile, integrazione o accesso per il commercialista.
• Simple Start: $38/mese di prezzo di listino, un utente; la pagina mostrava il 50% di sconto per i primi tre mesi. Essentials costa $85, Plus $140 e Advanced $340.
• Limiti: è più software di quanto serva a un freelance che si limita a fatturare, e il prezzo sale rapidamente quando finisce lo sconto.
• Scegli se il tuo commercialista chiede QuickBooks, o se vuoi fatturazione e contabilità pronte per il fisco in un unico strumento.

Xero: contabilità gradita ai commercialisti

Xero è un software di contabilità con un forte seguito tra i commercialisti.

• Early: $27/mese, inclusi preventivi, 20 fatture e 5 fatture passive.
• Growing: $59/mese. Established: $97/mese.
• Promozione: 90% di sconto sull'abbonamento base per i primi sei mesi per i nuovi clienti statunitensi, in scadenza il 2 novembre 2026.
• Limiti: 20 fatture al mese nel piano Early vanno bene per pochi clienti con contratti continuativi, ma non per lavori piccoli e frequenti.
• Scegli se vuoi una contabilità vera e il tuo commercialista preferisce Xero.

Bonsai: l'intero flusso di lavoro del freelance

Bonsai raccoglie gli strumenti per il lavoro con i clienti: preventivi, contratti, fatture, monitoraggio del tempo e un portale clienti.

• Basic: $15/mese ($9 con fatturazione annuale), ma non include la fatturazione.
• Essentials: $25/mese o $19/mese con fatturazione annuale per utente, con fatture e pagamenti, preventivi, contratti, moduli, pianificazione, un portale clienti e monitoraggio delle spese.
• Premium ($39, o $29 annuali) ed Elite ($59, o $49 annuali): aggiungono report, integrazioni con QuickBooks, Xero e Zapier, e la rimozione del branding.
• Limiti: una prova di 7 giorni, poi serve un piano a pagamento. Per rimuovere il branding di Bonsai serve Premium.
• Scegli se mandi un preventivo e un contratto prima di ogni fattura e vuoi un unico strumento per tutto.

HoneyBook: per le attività creative

HoneyBook è una piattaforma di gestione dei clienti popolare tra fotografi, organizzatori di eventi e altre attività creative di servizi.

• Starter: $29/mese con fatturazione annuale, con clienti e progetti illimitati, fatture e pagamenti, preventivi e contratti, un portale clienti e fino a 2 moduli di contatto attivi.
• Essentials: $49/mese con fatturazione annuale, con l'aggiunta di un pianificatore, automazioni, l'integrazione con QuickBooks Online e fino a 2 membri del team.
• Premium: $109/mese con fatturazione annuale.
• Prova: la FAQ dice che puoi provarlo gratis per 30 giorni senza carta.
• Limiti: è più di uno strumento di fatturazione, e il prezzo è da software completo. La pagina non indicava chiaramente i prezzi con fatturazione mensile.
• Scegli se gestisci prenotazioni, contratti e acconti per eventi o servizi fotografici.

Invoice Ninja: economico, e puoi ospitarlo da te

Invoice Ninja offre un servizio ospitato e una versione che gestisci sul tuo server.

• Gratuito (ospitato): fino a 5 clienti, fatturazione illimitata.
• Ninja Pro: $14/mese o $140/anno. Enterprise: da $18/mese per 1–2 utenti.
• Self-hosted: il repository ufficiale lo descrive come source-available sotto la Elastic License, con tutte le funzioni Pro ed Enterprise incluse. Rimuovere il branding di Invoice Ninja costa $40 all'anno.
• Limiti: self-hosting significa che ti occupi tu del server, degli aggiornamenti e dei backup.
• Scegli se vuoi il controllo dei tuoi dati o il prezzo a pagamento più basso di questo elenco.

Stripe Invoicing: nessun canone mensile

Stripe Invoicing ti permette di inviare fatture che i clienti pagano online tramite Stripe.

• Starter: 0,4% per fattura pagata. Plus: 0,5% per fattura pagata, inclusi i preventivi.
• Stripe dichiara che non ci sono costi fissi né spese di attivazione, ma si applicano sopra le normali commissioni di elaborazione dei pagamenti di Stripe.
• Limiti: è uno strumento per fatture e pagamenti, non di contabilità. Ti servirà comunque un posto dove tenere traccia delle spese e delle tasse.
• Scegli se usi già Stripe, o se fatturi di rado e non vuoi un abbonamento. La nostra guida Stripe vs PayPal copre il lato dei pagamenti.

Quando ha più senso uno strumento di fatturazione personalizzato

Gli strumenti già pronti si adattano bene alla fatturazione standard del freelance. Si adattano meno bene quando la tua fatturazione ha regole proprie: un traduttore che prezza per numero di parole e coppia di lingue, un appaltatore che costruisce i preventivi da un elenco di componenti, un tutor che fattura ai genitori pacchetti di lezioni, o una piccola agenzia che vuole che i clienti accedano e vedano ogni progetto, preventivo e fattura in un unico portale.

È lì che una piccola app propria può essere meglio. Con Mythex descrivi lo strumento in chat, per esempio «clienti, un generatore di preventivi che calcola il prezzo per numero di parole, la conversione di un preventivo in fattura e una pagina dove i clienti vedono cosa devono», e l'IA lo costruisce con un'anteprima dal vivo. Aggiunge un database, l'accesso e l'archiviazione dei file quando l'app ne ha bisogno, e pubblichi su un URL con un clic. Il piano Gratis offre 5 crediti al giorno; Pro parte da $25 al mese e aggiunge l'esportazione del codice e GitHub. Per un flusso centrato sui preventivi, vedi il generatore di preventivi, e la nostra guida passo passo su come costruire un'app di fatturazione.

Il compromesso onesto: uno strumento personalizzato non viene con collegamenti bancari, report fiscali o un commercialista che lo conosce già. Accettare pagamenti con carta significa collegare un provider come Stripe da solo (vedi come aggiungere pagamenti alla tua app). Per la maggior parte dei freelance, Wave, Zoho Invoice o FreshBooks è la risposta più rapida. Costruiscine uno tuo quando il modo in cui prezzi o presenti il lavoro è proprio ciò che gli strumenti standard non sanno fare. La nostra guida su costruire o acquistare software per le piccole imprese approfondisce questa decisione.

A chi si adatta ciascuno

• Non pagare nulla, e vuoi anche la contabilità: Wave.
• Non pagare nulla, solo fatture: Zoho Invoice.
• Pochi clienti, fatturazione a tempo: FreshBooks.
• Lo sceglie il tuo commercialista: QuickBooks o Xero.
• Prima i preventivi e i contratti: Bonsai o HoneyBook.
• Self-hosting o prezzo a pagamento più basso: Invoice Ninja.
• Nessun abbonamento, già su Stripe: Stripe Invoicing.
• Prezzi insoliti o un portale clienti: uno strumento personalizzato.

Verdetto

Inizia gratis con Wave o Zoho Invoice, e paga solo quando raggiungi un limite reale. FreshBooks è l'opzione a pagamento più centrata sulla fatturazione, ma attenzione ai limiti sui clienti. QuickBooks e Xero valgono il costo quando vuoi una contabilità completa, soprattutto se il tuo commercialista usa uno dei due. Bonsai e HoneyBook si giustificano solo se userai anche contratti e preventivi. Controlla il prezzo regolare, non lo sconto dei primi mesi, e somma le commissioni sulle carte su una fattura tipica prima di decidere. Se stai avviando un'attività da freelance da zero, la nostra guida su come avviare una consulenza copre il resto.

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