Phần mềm xuất hóa đơn tốt nhất cho freelancer năm 2026: so sánh 9 công cụ

Phần mềm xuất hóa đơn tốt nhất cho hầu hết freelancer là Wave hoặc Zoho Invoice nếu bạn muốn không phải trả phí, FreshBooks nếu bạn muốn xuất hóa đơn chuyên nghiệp có tính năng theo dõi thời gian và sẵn sàng trả tiền cho điều đó, và Bonsai hoặc HoneyBook nếu bạn muốn báo giá, hợp đồng và hóa đơn ở cùng một nơi. QuickBooks và Xero phù hợp khi kế toán viên của bạn đang dùng chúng. Invoice Ninja phù hợp với người muốn tự lưu trữ, còn Stripe Invoicing phù hợp với lập trình viên hoặc bất kỳ ai chỉ cần một hóa đơn có thể thanh toán mà không có phí hằng tháng. Giá dưới đây tính đến tháng 10/2026.

Tổng quan phần mềm xuất hóa đơn

Cách chúng tôi so sánh

Chúng tôi so sánh các tính năng, gói dịch vụ và giá được công bố công khai trên trang giá của từng nhà cung cấp tính đến tháng 10/2026. Chúng tôi không thử nghiệm trực tiếp. Giá tính bằng đô la Mỹ theo trang giá dành cho Hoa Kỳ, chưa bao gồm thuế. Nhiều nhà cung cấp có ưu đãi giới thiệu; chúng tôi ghi giá thông thường và đề cập đến khuyến mãi khi trang có hiển thị, vì giá thông thường là số tiền bạn trả sau vài tháng đầu. Chúng tôi loại bỏ những thông tin không xác nhận được trên trang của nhà cung cấp, bao gồm mức phí xử lý thẻ đối với các công cụ không liệt kê trên trang giá.

Những điều quan trọng nhất đối với freelancer:

• Giới hạn của gói miễn phí: số hóa đơn mỗi tháng hoặc mỗi năm, số khách hàng.
• Nhận thanh toán: khách hàng có thể trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản trực tuyến không, và chi phí là bao nhiêu.
• Tính năng bổ sung: theo dõi thời gian, chi phí, báo giá và hợp đồng.
• Ai khác cần truy cập: kế toán viên của bạn, hoặc người cộng tác.

Wave: xuất hóa đơn và kế toán miễn phí

Wave là lựa chọn miễn phí hào phóng nhất nếu bạn cũng cần kế toán cơ bản.

• Starter (0 USD): báo giá, hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và bản ghi kế toán không giới hạn, cùng ứng dụng di động để xuất hóa đơn khi đang di chuyển. Thanh toán trực tuyến là tùy chọn và phải qua kiểm tra đủ điều kiện.
• Pro: 19 USD/tháng hoặc 190 USD/năm.
• Phí thẻ: với Starter, 2,9% + 0,60 USD cho mỗi lần thanh toán bằng thẻ và 3,4% + 0,60 USD đối với American Express. Pro miễn 0,60 USD cho 10 giao dịch thẻ đầu tiên mỗi tháng.
• Giới hạn: khoản 0,60 USD cố định cho mỗi lần thanh toán bằng thẻ sẽ cộng dồn trên các hóa đơn nhỏ.
• Nên chọn khi bạn muốn xuất hóa đơn miễn phí và sổ sách đơn giản ở cùng một nơi.

Zoho Invoice: miễn phí, với giới hạn rõ ràng

Zoho Invoice tự gọi mình là công cụ xuất hóa đơn miễn phí vĩnh viễn.

• Miễn phí: tối đa hai người dùng, ba dự án, 500 hóa đơn mỗi năm và hai tổ chức cho mỗi tài khoản Zoho.
• Giới hạn: hóa đơn có dòng thương hiệu "Powered by Zoho Invoice", và không có gói trả phí nào được liệt kê. Nếu bạn vượt quá giới hạn, Zoho sẽ gợi ý Zoho Billing hoặc bộ phận bán hàng của họ.
• Nên chọn khi bạn xuất hóa đơn cho khoảng dưới 40 khách hàng mỗi tháng và không cần kế toán đầy đủ trong cùng một công cụ.

FreshBooks: xuất hóa đơn chuyên nghiệp cho dịch vụ

FreshBooks được xây dựng xoay quanh việc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp dịch vụ, cùng với theo dõi thời gian và chi phí.

• Lite: 23 USD/tháng, tối đa 5 khách hàng tính phí.
• Plus: 43 USD/tháng, tối đa 50 khách hàng tính phí.
• Premium: 70 USD/tháng, khách hàng tính phí không giới hạn. Gói Select có giá theo yêu cầu.
• Khuyến mãi: trang hiển thị giảm 80% cho gói hằng tháng trong 4 tháng đầu, và dùng thử 30 ngày miễn phí không cần thẻ.
• Giới hạn: không có gói miễn phí, và giới hạn số khách hàng rất quan trọng. Giới hạn 5 khách hàng của Lite khá chật với những ai có nhiều khách hàng nhỏ.
• Nên chọn khi bạn phục vụ một số ít khách hàng thường xuyên theo giờ và muốn hóa đơn chuyên nghiệp mà không cần thiết lập nhiều.

QuickBooks: khi kế toán viên của bạn dùng nó

QuickBooks Online là phần mềm kế toán đầy đủ. Nhiều kế toán viên đã làm việc trên nền tảng này.

• Miễn phí: 0 USD, một người dùng, theo dõi thu nhập và chi phí, ba báo cáo và một tài khoản ngân hàng. Tối đa hai hóa đơn mỗi tháng, hoặc không giới hạn nếu bạn đủ điều kiện và bật QuickBooks Payments. Không có ứng dụng di động, tích hợp hay quyền truy cập cho kế toán viên.
• Simple Start: 38 USD/tháng theo giá niêm yết, một người dùng; trang hiển thị giảm 50% trong ba tháng đầu. Essentials là 85 USD, Plus 140 USD và Advanced 340 USD.
• Giới hạn: đây là nhiều phần mềm hơn mức một freelancer chỉ xuất hóa đơn cần, và giá tăng nhanh sau khi hết thời gian giảm giá.
• Nên chọn khi kế toán viên yêu cầu QuickBooks, hoặc bạn muốn xuất hóa đơn và sổ sách sẵn sàng cho thuế trong cùng một công cụ.

Xero: sổ sách thân thiện với kế toán viên

Xero là phần mềm kế toán được nhiều kế toán viên tin dùng.

• Early: 27 USD/tháng, bao gồm báo giá, 20 hóa đơn và 5 hóa đơn nhà cung cấp.
• Growing: 59 USD/tháng. Established: 97 USD/tháng.
• Khuyến mãi: giảm 90% phí đăng ký cơ bản trong sáu tháng đầu cho khách hàng mới tại Hoa Kỳ, kết thúc vào ngày 2/11/2026.
• Giới hạn: 20 hóa đơn mỗi tháng ở gói Early là đủ cho một vài khách hàng theo hợp đồng giữ chỗ, nhưng không đủ cho các công việc nhỏ với khối lượng lớn.
• Nên chọn khi bạn muốn sổ sách kế toán bài bản và kế toán viên của bạn ưa dùng Xero.

Bonsai: toàn bộ quy trình làm việc của freelancer

Bonsai gộp các công cụ làm việc với khách hàng: báo giá, hợp đồng, hóa đơn, theo dõi thời gian và cổng thông tin khách hàng.

• Basic: 15 USD/tháng (9 USD nếu thanh toán theo năm), nhưng không bao gồm xuất hóa đơn.
• Essentials: 25 USD/tháng hoặc 19 USD/tháng khi thanh toán theo năm cho mỗi người dùng, thêm hóa đơn và thanh toán, báo giá, hợp đồng, biểu mẫu, lịch hẹn, cổng thông tin khách hàng và theo dõi chi phí.
• Premium (39 USD, hoặc 29 USD mỗi năm) và Elite (59 USD, hoặc 49 USD mỗi năm): thêm báo cáo, tích hợp với QuickBooks, Xero và Zapier, và xóa thương hiệu Bonsai.
• Giới hạn: dùng thử 7 ngày, sau đó bạn cần gói trả phí. Muốn xóa thương hiệu Bonsai thì cần gói Premium.
• Nên chọn khi bạn gửi báo giá và hợp đồng trước mỗi hóa đơn và muốn có một công cụ cho tất cả.

HoneyBook: dành cho doanh nghiệp sáng tạo

HoneyBook là nền tảng quản lý khách hàng phổ biến với nhiếp ảnh gia, người lên kế hoạch sự kiện và các doanh nghiệp dịch vụ sáng tạo khác.

• Starter: 29 USD/tháng khi thanh toán theo năm, với khách hàng và dự án không giới hạn, hóa đơn và thanh toán, báo giá và hợp đồng, cổng thông tin khách hàng và tối đa 2 biểu mẫu khách hàng tiềm năng đang hoạt động.
• Essentials: 49 USD/tháng khi thanh toán theo năm, thêm lịch đặt hẹn, tự động hóa, tích hợp QuickBooks Online và tối đa 2 thành viên nhóm.
• Premium: 109 USD/tháng khi thanh toán theo năm.
• Dùng thử: phần hỏi đáp của trang cho biết bạn có thể dùng thử miễn phí 30 ngày mà không cần thẻ.
• Giới hạn: đây là công cụ nhiều hơn mức xuất hóa đơn, và giá cũng tương xứng. Trang không liệt kê rõ giá thanh toán theo tháng.
• Nên chọn khi bạn quản lý đặt lịch, hợp đồng và tiền đặt cọc cho các sự kiện hoặc buổi chụp.

Invoice Ninja: rẻ, và có thể tự lưu trữ

Invoice Ninja cung cấp dịch vụ lưu trữ sẵn và một phiên bản bạn chạy trên máy chủ riêng.

• Miễn phí (lưu trữ sẵn): tối đa 5 khách hàng, xuất hóa đơn không giới hạn.
• Ninja Pro: 14 USD/tháng hoặc 140 USD/năm. Enterprise: từ 18 USD/tháng cho 1–2 người dùng.
• Tự lưu trữ: kho mã chính thức mô tả đây là mã nguồn có sẵn theo Elastic License, bao gồm toàn bộ tính năng Pro và Enterprise. Xóa thương hiệu Invoice Ninja có giá 40 USD mỗi năm.
• Giới hạn: tự lưu trữ nghĩa là bạn tự lo máy chủ, cập nhật và sao lưu.
• Nên chọn khi bạn muốn kiểm soát dữ liệu của mình hoặc muốn mức giá trả phí thấp nhất trong danh sách này.

Stripe Invoicing: không có phí hằng tháng

Stripe Invoicing cho phép bạn gửi hóa đơn mà khách hàng thanh toán trực tuyến qua Stripe.

• Starter: 0,4% trên mỗi hóa đơn đã thanh toán. Plus: 0,5% trên mỗi hóa đơn đã thanh toán, bao gồm cả báo giá.
• Stripe cho biết không có phí cố định hay phí thiết lập, nhưng phí xử lý thanh toán thông thường của Stripe vẫn được áp dụng thêm.
• Giới hạn: đây là công cụ xuất hóa đơn và thanh toán, không phải kế toán. Bạn vẫn cần nơi để theo dõi chi phí và thuế.
• Nên chọn khi bạn đã dùng Stripe, hoặc bạn xuất hóa đơn không thường xuyên và không muốn đăng ký thuê bao. Hướng dẫn Stripe so với PayPal của chúng tôi bao quát phần thanh toán.

Khi nào nên dùng công cụ xuất hóa đơn tùy chỉnh

Các công cụ có sẵn phù hợp tốt với việc xuất hóa đơn tiêu chuẩn của freelancer. Chúng kém phù hợp hơn khi cách tính phí của bạn có những quy tắc riêng: một người dịch thuật tính giá theo số từ và cặp ngôn ngữ, một nhà thầu lập báo giá từ danh sách linh kiện, một gia sư tính phí phụ huynh theo gói buổi học, hoặc một agency nhỏ muốn khách hàng đăng nhập và xem mọi dự án, báo giá và hóa đơn trong một cổng thông tin.

Khi đó, một ứng dụng nhỏ riêng có thể tốt hơn. Với Mythex, bạn mô tả công cụ trong khung chat, ví dụ "khách hàng, trình tạo báo giá tính giá theo số từ, chuyển báo giá thành hóa đơn, và một trang nơi khách hàng xem họ đang nợ bao nhiêu", và AI sẽ xây dựng nó với bản xem trước trực tiếp. Mythex thêm cơ sở dữ liệu, đăng nhập và lưu trữ tệp khi ứng dụng cần, và bạn xuất bản lên một URL chỉ với một cú nhấp. Gói Miễn phí cho 5 credit mỗi ngày; Pro bắt đầu từ 25 USD mỗi tháng và thêm xuất mã nguồn và GitHub. Nếu quy trình của bạn bắt đầu từ báo giá, xem trình tạo báo giá, và hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách xây dựng ứng dụng xuất hóa đơn.

Đánh đổi cần nói thẳng: công cụ tùy chỉnh không đi kèm kết nối ngân hàng, báo cáo thuế hay một kế toán viên đã quen với nó. Nhận thanh toán thẻ nghĩa là bạn phải tự kết nối một nhà cung cấp như Stripe (xem cách thêm thanh toán vào ứng dụng của bạn). Với đa số freelancer, Wave, Zoho Invoice hoặc FreshBooks là câu trả lời nhanh hơn. Hãy tự xây dựng khi cách bạn định giá hoặc trình bày công việc là điều mà các công cụ tiêu chuẩn không làm được. Hướng dẫn xây dựng hay mua phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi đi sâu hơn vào quyết định này.

Ai nên chọn gì

• Không trả phí, cần cả sổ sách: Wave.
• Không trả phí, chỉ cần hóa đơn: Zoho Invoice.
• Ít khách hàng, tính phí theo giờ: FreshBooks.
• Kế toán viên quyết định: QuickBooks hoặc Xero.
• Ưu tiên báo giá và hợp đồng: Bonsai hoặc HoneyBook.
• Tự lưu trữ hoặc mức trả phí thấp nhất: Invoice Ninja.
• Không cần đăng ký, đã dùng Stripe: Stripe Invoicing.
• Cách định giá đặc thù hoặc cần cổng thông tin khách hàng: công cụ tùy chỉnh.

Kết luận

Hãy bắt đầu miễn phí với Wave hoặc Zoho Invoice, và chỉ trả tiền khi bạn chạm tới một giới hạn thực sự. FreshBooks là lựa chọn trả phí tập trung nhất vào xuất hóa đơn, nhưng hãy lưu ý giới hạn số khách hàng. QuickBooks và Xero đáng giá khi bạn cần kế toán đầy đủ, đặc biệt nếu kế toán viên của bạn dùng một trong hai. Bonsai và HoneyBook chỉ xứng đáng với giá nếu bạn cũng dùng hợp đồng và báo giá. Hãy kiểm tra giá thông thường, không phải giá ưu đãi vài tháng đầu, và cộng tổng phí thẻ trên một hóa đơn điển hình trước khi quyết định. Nếu bạn đang bắt đầu hành nghề tự do từ đầu, hướng dẫn cách bắt đầu kinh doanh tư vấn của chúng tôi bao quát phần còn lại.

Câu hỏi thường gặp