Die beste Rechnungssoftware für Freelancer 2026: 9 Tools im Vergleich

Die beste Rechnungssoftware für die meisten Freelancer sind Wave oder Zoho Invoice, wenn du nichts zahlen möchtest, FreshBooks, wenn du professionelle Rechnungen mit Zeiterfassung willst und dafür bezahlst, sowie Bonsai oder HoneyBook, wenn du Angebote, Verträge und Rechnungen an einem Ort brauchst. QuickBooks und Xero lohnen sich, wenn dein Steuerberater bereits damit arbeitet. Invoice Ninja eignet sich für alle, die selbst hosten möchten, und Stripe Invoicing für Entwickler oder alle, die einfach eine zahlbare Rechnung ohne monatliche Gebühr wollen. Die Preise unten gelten Stand Oktober 2026.

Rechnungssoftware auf einen Blick

So haben wir verglichen

Wir haben die öffentlich angegebenen Funktionen, Tarife und Preise auf der jeweiligen Preisseite des Anbieters im Oktober 2026 verglichen. Einen praktischen Test haben wir nicht durchgeführt. Die Preise sind in US-Dollar, wie auf den US-Preisseiten angegeben, und vor Steuern. Mehrere Anbieter bieten Einführungsrabatte an. Wir nennen den regulären Preis und erwähnen die Aktion, wenn die Seite eine zeigte, denn der reguläre Preis ist das, was du nach den ersten Monaten zahlst. Wir haben alles weggelassen, was wir nicht auf der Website des Anbieters bestätigen konnten, einschließlich der Gebühren für die Kartenabwicklung bei Tools, die diese nicht auf der Preisseite angeben.

Für Freelancer sind diese Punkte am wichtigsten:

• Limits im kostenlosen Tarif: Rechnungen pro Monat oder Jahr, Anzahl der Kunden.
• Bezahlt werden: ob Kunden online per Karte oder Überweisung zahlen können und was das kostet.
• Zusatzfunktionen: Zeiterfassung, Ausgaben, Angebote und Verträge.
• Wer noch Zugriff braucht: dein Steuerberater oder ein Mitarbeiter.

Wave: kostenlose Rechnungen und Buchhaltung

Wave ist die großzügigste kostenlose Option, wenn du auch eine einfache Buchhaltung willst.

• Starter (0 $): unbegrenzt viele Angebote, Rechnungen, Rechnungseingänge und Buchhaltungsbelege, dazu eine mobile App für unterwegs. Online-Zahlungen sind optional und unterliegen Prüfungen zur Berechtigung.
• Pro: 19 $/Monat oder 190 $/Jahr.
• Kartengebühren: im Starter-Tarif 2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung und 3,4 % + 0,60 $ für Amex. Pro erlässt dir die 0,60 $ bei deinen ersten 10 Kartentransaktionen im Monat.
• Grenzen: Die feste Gebühr von 0,60 $ pro Kartenzahlung summiert sich bei kleinen Rechnungen.
• Wähle es, wenn du kostenlos Rechnungen schreiben und deine Bücher einfach an einem Ort führen willst.

Zoho Invoice: kostenlos, mit klaren Grenzen

Zoho Invoice bezeichnet sich selbst als dauerhaft kostenloses Rechnungstool.

• Kostenlos: bis zu zwei Nutzer, drei Projekte, 500 Rechnungen pro Jahr und zwei Organisationen pro Zoho-Konto.
• Grenzen: Rechnungen tragen den Hinweis „Powered by Zoho Invoice“, und es sind keine kostenpflichtigen Tarife aufgeführt. Wenn du herauswächst, verweist Zoho auf Zoho Billing oder das Vertriebsteam.
• Wähle es, wenn du weniger als etwa 40 Kunden im Monat berechnest und keine vollständige Buchhaltung im selben Tool brauchst.

FreshBooks: professionelle Rechnungen für Dienstleister

FreshBooks ist auf Rechnungen für Dienstleistungsunternehmen ausgelegt, mit Zeiterfassung und Ausgaben als Ergänzung.

• Lite: 23 $/Monat, bis zu 5 abrechenbare Kunden.
• Plus: 43 $/Monat, bis zu 50 abrechenbare Kunden.
• Premium: 70 $/Monat, unbegrenzt viele abrechenbare Kunden. Select gibt es nur individuell.
• Aktion: Die Seite zeigte 80 % Rabatt auf die monatlichen Tarife für die ersten 4 Monate sowie eine 30-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.
• Grenzen: Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Kundenobergrenzen zählen. Das 5-Kunden-Limit von Lite ist knapp für alle, die viele kleine Kunden haben.
• Wähle es, wenn du einige feste Kunden nach Zeit abrechnest und mit wenig Einrichtung professionell aussehende Rechnungen willst.

QuickBooks: wenn dein Steuerberater es nutzt

QuickBooks Online ist vollwertige Buchhaltungssoftware. Viele Steuerberater arbeiten bereits damit.

• Kostenlos: 0 $, ein Nutzer, Einnahmen- und Ausgabenerfassung, drei Berichte und ein Bankkonto. Bis zu zwei Rechnungen im Monat, oder unbegrenzt, wenn du für QuickBooks Payments qualifiziert bist und es aktivierst. Keine mobile App, keine Integrationen und kein Zugang für den Steuerberater.
• Simple Start: 38 $/Monat laut Preisliste, ein Nutzer. Die Seite zeigte 50 % Rabatt für die ersten drei Monate. Essentials kostet 85 $, Plus 140 $ und Advanced 340 $.
• Grenzen: Für jemanden, der nur Rechnungen schreibt, ist es mehr Software als nötig, und der Preis steigt schnell, sobald der Rabatt endet.
• Wähle es, wenn dein Steuerberater QuickBooks verlangt oder du Rechnungen und steuerfertige Bücher in einem Tool willst.

Xero: buchhalterfreundliche Bücher

Xero ist Buchhaltungssoftware, die bei Steuerberatern großen Anklang findet.

• Early: 27 $/Monat, inklusive Angebote, 20 Rechnungen und 5 Rechnungseingänge.
• Growing: 59 $/Monat. Established: 97 $/Monat.
• Aktion: 90 % Rabatt auf das Grundabonnement für die ersten sechs Monate für neue US-Kunden, gültig bis 2. November 2026.
• Grenzen: 20 Rechnungen im Monat im Early-Tarif reichen für ein paar feste Kunden, nicht aber für viele kleine Aufträge.
• Wähle es, wenn du eine ordentliche Buchhaltung willst und dein Steuerberater Xero bevorzugt.

Bonsai: der gesamte Freelance-Ablauf

Bonsai bündelt Werkzeuge für die Kundenarbeit: Angebote, Verträge, Rechnungen, Zeiterfassung und ein Kundenportal.

• Basic: 15 $/Monat (9 $ bei Jahresabrechnung), enthält aber keine Rechnungen.
• Essentials: 25 $/Monat oder 19 $/Monat bei Jahresabrechnung pro Nutzer, mit Rechnungen und Zahlungen, Angeboten, Verträgen, Formularen, Terminplanung, einem Kundenportal und Ausgabenerfassung.
• Premium (39 $, bzw. 29 $ jährlich) und Elite (59 $, bzw. 49 $ jährlich): ergänzen Berichte, Integrationen mit QuickBooks, Xero und Zapier sowie die Entfernung des Bonsai-Brandings.
• Grenzen: eine 7-tägige Testphase, danach brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Die Entfernung des Bonsai-Brandings erfordert Premium.
• Wähle es, wenn du vor jeder Rechnung ein Angebot und einen Vertrag verschickst und alles in einem Tool haben willst.

HoneyBook: für kreative Betriebe

HoneyBook ist eine Plattform für Kundenmanagement, die bei Fotografen, Planern und anderen kreativen Dienstleistern beliebt ist.

• Starter: 29 $/Monat bei Jahresabrechnung, mit unbegrenzt vielen Kunden und Projekten, Rechnungen und Zahlungen, Angeboten und Verträgen, einem Kundenportal und bis zu 2 Live-Anfrageformularen.
• Essentials: 49 $/Monat bei Jahresabrechnung, mit Terminplaner, Automatisierungen, der Integration mit QuickBooks Online und bis zu 2 Teammitgliedern.
• Premium: 109 $/Monat bei Jahresabrechnung.
• Testphase: Laut FAQ kannst du 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte testen.
• Grenzen: Es ist mehr als ein Rechnungstool und hat auch den entsprechenden Preis. Die Seite nannte die Preise bei monatlicher Abrechnung nicht klar.
• Wähle es, wenn du Buchungen, Verträge und Anzahlungen für Veranstaltungen oder Shootings abwickelst.

Invoice Ninja: günstig, und du kannst selbst hosten

Invoice Ninja bietet einen gehosteten Dienst und eine Version, die du auf eigenen Servern betreibst.

• Kostenlos (gehostet): bis zu 5 Kunden, unbegrenzt viele Rechnungen.
• Ninja Pro: 14 $/Monat oder 140 $/Jahr. Enterprise: ab 18 $/Monat für 1 bis 2 Nutzer.
• Selbst gehostet: Das offizielle Repository beschreibt die Software als quelloffen unter der Elastic License, mit allen Pro- und Enterprise-Funktionen. Das Entfernen des Invoice-Ninja-Brandings kostet 40 $ pro Jahr.
• Grenzen: Wenn du selbst hostest, übernimmst du den Server, Updates und Backups.
• Wähle es, wenn du die Kontrolle über deine Daten willst oder den niedrigsten Preis für einen kostenpflichtigen Tarif auf dieser Liste suchst.

Stripe Invoicing: keine monatliche Gebühr

Stripe Invoicing lässt dich Rechnungen versenden, die Kunden online über Stripe bezahlen.

• Starter: 0,4 % pro bezahlter Rechnung. Plus: 0,5 % pro bezahlter Rechnung, inklusive Angeboten.
• Stripe sagt, dass es keine festen Gebühren und keine Einrichtungskosten gibt, aber die üblichen Gebühren für die Zahlungsabwicklung von Stripe kommen obendrauf.
• Grenzen: Es ist ein Tool für Rechnungen und Zahlungen, keine Buchhaltung. Für Ausgaben und Steuern brauchst du weiterhin einen anderen Ort.
• Wähle es, wenn du Stripe bereits nutzt oder selten Rechnungen schreibst und kein Abo willst. Unser Vergleich Stripe vs. PayPal behandelt die Zahlungsseite.

Wann ein eigenes Rechnungstool sinnvoller ist

Standardtools passen gut zur üblichen Abrechnung von Freelancern. Weniger gut passen sie, wenn deine Abrechnung eigene Regeln hat: eine Übersetzerin, die nach Wortzahl und Sprachkombination berechnet, ein Handwerker, der Angebote aus einer Teileliste erstellt, eine Nachhilfelehrerin, die Eltern Pakete mit Stunden in Rechnung stellt, oder eine kleine Agentur, die Kunden ein Login geben möchte, damit sie jedes Projekt, jedes Angebot und jede Rechnung in einem Portal sehen.

Dort kann eine eigene kleine App besser sein. Mit Mythex beschreibst du das Tool im Chat, zum Beispiel „Kunden, ein Angebotstool, das nach Wortzahl berechnet, die Umwandlung eines Angebots in eine Rechnung und eine Seite, auf der Kunden sehen, was sie schulden“, und die KI baut es mit einer Live-Vorschau. Sie ergänzt eine Datenbank, eine Anmeldung und Dateispeicher, sobald die App sie braucht, und du veröffentlichst mit einem Klick unter einer URL. Der kostenlose Tarif bietet 5 Credits pro Tag, Pro startet bei 25 $ pro Monat und ergänzt Code-Export und GitHub. Für einen angebotszentrierten Ablauf siehe den Angebotsgenerator und unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden So baust du eine Rechnungs-App.

Die ehrliche Abwägung: Ein eigenes Tool bringt keine Bankanbindung, keine Steuerberichte und keinen Steuerberater mit, der es schon kennt. Kartenzahlungen erfordern, dass du einen Anbieter wie Stripe selbst anbindest (siehe So fügst du Zahlungen zu deiner App hinzu). Für die meisten Freelancer ist Wave, Zoho Invoice oder FreshBooks die schnellere Antwort. Baue dir ein eigenes Tool, wenn die Art, wie du Preise bildest oder Arbeit präsentierst, genau das ist, was die Standardtools nicht können. Unser Leitfaden Selbst bauen oder kaufen: Software für kleine Unternehmen behandelt diese Entscheidung ausführlicher.

Für wen welches Tool passt

• Nichts zahlen, auch Buchhaltung: Wave.
• Nichts zahlen, nur Rechnungen: Zoho Invoice.
• Wenige Kunden, nach Zeit abrechnen: FreshBooks.
• Dein Steuerberater entscheidet: QuickBooks oder Xero.
• Angebote und Verträge zuerst: Bonsai oder HoneyBook.
• Selbst hosten oder niedrigster Preis für einen kostenpflichtigen Tarif: Invoice Ninja.
• Kein Abo, bereits bei Stripe: Stripe Invoicing.
• Ungewöhnliche Preisgestaltung oder ein Kundenportal: ein eigenes Tool.

Fazit

Starte kostenlos mit Wave oder Zoho Invoice und zahle erst, wenn du an eine echte Grenze stößt. FreshBooks ist die auf Rechnungen fokussierteste kostenpflichtige Option, achte aber auf die Kundenobergrenzen. QuickBooks und Xero lohnen sich, sobald du eine vollständige Buchhaltung willst, besonders wenn dein Steuerberater eines von beiden nutzt. Bonsai und HoneyBook rechnen sich nur, wenn du Angebote und Verträge tatsächlich auch nutzt. Vergleiche vor der Entscheidung den regulären Preis und nicht den Rabatt für die ersten Monate, und rechne die Kartengebühren für eine typische Rechnung durch. Wenn du gerade eine freiberufliche Tätigkeit von Grund auf aufbaust, deckt unser Leitfaden So startest du ein Beratungsunternehmen den Rest ab.

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