የሰራተኛ መግቢያ (onboarding) ፖርታል እንዴት እንደሚገነቡ፡ ዝርዝሮች፣ ሰነዶችና የመጀመሪያ ሳምንት እቅዶች

የሰራተኛ መግቢያ ፖርታል “እንኳን ደህና መጡ፣ ሰኞ እንገናኝ” የሚለውን ወደ እቅድ ይቀይራል። አዲሱ ሰራተኛ ከመጀመሪያ ሳምንታቸው በፊትና በጊዜ ውስጥ የሚያስፈልጉትን ሁሉ ያሉበት አንድ ገጽ ያገኛል፦ የመጀመሪያ ሰዓት፣ ማንን መጠየቅ እንዳለባቸው፣ መመለስ ያለባቸው ሰነዶች፣ በየቀኑ ምን እንደሚሠሩ። HR፣ IT እና አስተዳዳሪው እያንዳንዳቸው የራሳቸው ተግባራት ከመጨረሻ ቀናት ጋር ያገኛሉ፣ ላፕቶፑ፣ መለያዎቹና ዴስኩ በመጀመሪያው ቀን ዝግጁ እንዲሆኑ። አንድ ፖርታል ለመገንባት በሚና የተከፋፈሉ የዝርዝር አብነቶች፣ ለእያንዳንዱ አዲስ ሰራተኛ የዚያ ዝርዝር ቅጂ፣ ለተለያዩ ሰዎች የተሰጡ ተግባራት፣ ደህንነቱ የተጠበቀ የሰነድ አሰባሰብ፣ እና ጊዜ ያለፈበትን የሚያሳይ እይታ ያስፈልጋሉ። AI አፕ ገንቢ የሚሠራ ስሪት በፍጥነት ሊያመርት ይችላል፤ ጥረቱ ግን ወደ ዝርዝሩ ራሱና ወደ የግል ሰነዶች ጥበቃ መሄድ አለበት።

ፖርታሉ የሚያስፈልገው

ውሂብ

ዋናው ሐሳብ ለእያንዳንዱ ቅጥር የሚቀዱ አብነቶች ናቸው። እያንዳንዱ አዲስ ሰራተኛ ከአብነት የተፈጠረ የራሱ የተግባራት ስብስብ ያገኛል፣ የመጨረሻ ቀናቱ ከመጀመሪያ ቀናቸው ይሰላሉ (“IT፡ ላፕቶፕ አዝዝ — ከመጀመሪያው ቀን 10 ቀን በፊት”)። ከዚያ የአንድን ሰው ዝርዝር አብነቱን ሳይቀይሩ ማስተካከል ይችላሉ።

ገጾች

• አዲስ ሰራተኛ፦ የእንኳን ደህና መጡ ገጽ (የመጀመሪያ ሰዓት፣ አድራሻ፣ ማንን መጠየቅ እንዳለባቸው፣ የመጀመሪያ ሳምንት እቅድ)፣ የእኔ ዝርዝር፣ የሰነድ መጫኛዎች፣ ቁልፍ ፖሊሲዎችና እውቂያዎች።
• አስተዳዳሪና buddy፦ ለእያንዳንዱ አዲስ ሰራተኛ ተግባራታቸውና ሂደታቸው በአንድ እይታ።
• HR፦ ሁሉም አዲስ ሰራተኞች በመጀመሪያ ቀን፣ በሁሉም ላይ ጊዜ ያለፈባቸው ተግባራት፣ አብነቶች፣ ለመገምገም የሚጠብቁ ሰነዶች።
• IT፦ የመሣሪያና የመለያ ተግባራት፣ በመጀመሪያ ቀን የተደረደሩ።

ፈቃዶች

አዲስ ሰራተኞች የራሳቸውን ፖርታል ብቻ ያያሉ። አስተዳዳሪዎች የራሳቸውን አዲስ ሰራተኞች ያያሉ። IT ተግባራቱን ያያል፣ የግል ሰነዶችን ግን አያይም። HR ሁሉንም ያያል። የግል ሰነዶች — መታወቂያ፣ ውሎች፣ የግብር ቅጾች — በመተግበሪያው ውስጥ በጣም ስሱ ውሂብ ናቸው፦ የግል ማከማቻ፣ ለHR ብቻ መዳረሻ፣ እና ከሚያስፈልገው የማቆያ ጊዜ በኋላ ለመሰረዝ እቅድ። ለሠራተኛ ሰነዶች የመረጃ ጥበቃና የመዝገብ ህጎች በሀገር ይለያያሉ፤ ከአማካሪ ጋር ያረጋግጡ። በሚና ላይ የተመሠረተ መዳረሻ ቁጥጥር ማስፈጸምን ይሸፍናል።

ውሳኔዎችና ልውውጦች

አዲስ ሰራተኞች እንዴት ይገባሉ

አዲስ ሰራተኞች ከመጀመሪያ ቀን በፊት የስራ ኢሜይል የላቸውም። አማራጮች፦ ወደ የግል ኢሜይላቸው የሚላክ አስማት አገናኝ (magic link)፣ የይለፍ ቃል የሚፈጥር የአንድ ጊዜ ማዋቀሪያ አገናኝ፣ ወይም የስራ መለያዎች ሲኖሩ ብቻ የፖርታል መዳረሻ መስጠት (ይህም ከመጀመሩ በፊት ያለውን ጊዜ ያጣል)። አስማት አገናኞች የተለመደ ምርጫ ናቸው።

ሰነዶችን ይሰብስቡ ወይስ ከሌሎች ስርዓቶች ጋር ያገናኙ

ቀለል ያለው ፖርታል አንድ ሰነድ በሌላ ስርዓት መደረጉን ብቻ ይከታተላል (“ውሉን በኤሌክትሮኒክ ፊርማ መሣሪያ ፈርም — ተጠናቋል”)። ፋይሎችን እራስዎ መሰብሰብ ምቹ ነው፣ ነገር ግን የማከማቻ፣ የመዳረሻና የማቆያ ኃላፊነት ያመጣል። ውሎች ብዙ ጊዜ በኤሌክትሮኒክ ፊርማ ምርት ቢፈረሙ፣ የባንክና የግብር ዝርዝሮች ደግሞ በደመወዝ ስርዓት ቢያዙ የተሻለ ነው።

ምን ያህል ይዘት

ፖርታል ዊኪ አይደለም። ለፖሊሲዎች ወደ የዕውቀት መሠረትዎ ወይም መመሪያ መጽሐፍዎ ያገናኙ፣ ፖርታሉን ስለ በዚህ ሰው ቀጣይ እርምጃዎች ያድርጉ።

ራስ-ሰር አስታዋሾች

ጊዜ ላለፈባቸው ተግባራት ለእያንዳንዱ ባለቤት በየቀኑ የሚላክ ኢሜይል ነገሮችን እንዲንቀሳቀሱ ያደርጋል። በመርሐግብር የሚሠራ ነገር ያስፈልገዋል፤ የእርስዎ ማስተናገጃ የታቀዱ ስራዎች ከሌሉት፣ ውጫዊ መርሐ-ግብር ሰጪ በመተግበሪያዎ ውስጥ ያለን endpoint ሊጠራ ይችላል፣ ወይም HR ከዳሽቦርዱ “አስታዋሾችን ላክ” ሊጫን ይችላል።

የሚሠራ የመጀመሪያ ጥያቄ

ለ120 ሰው የሶፍትዌር ኩባንያ የሰራተኛ መግቢያ ፖርታል ገንቡ። HR አዲስ ሰራተኛ በስም፣ የግል ኢሜይል፣ ሚና፣ ቡድን፣ አስተዳዳሪ፣ buddy፣ የመጀመሪያ ቀን፣ ቦታና አብነት (ምህንድስና፣ ሽያጭ፣ ኦፕሬሽን) ይፈጥራል። እያንዳንዱ አብነት ከባለቤት ሚና (አዲስ ሰራተኛ፣ HR፣ IT፣ አስተዳዳሪ፣ buddy)፣ መግለጫና ከመጀመሪያ ቀን አንጻር ካለ የመጨረሻ ቀን ጋር ተግባራት አሉት፤ አዲስ ሰራተኛ ሲፈጠር አብነቱ ወደ የራሱ የተግባር ዝርዝር በእውነተኛ ቀናት ይቀዳል። አዲስ ሰራተኞች ወደ የግል ኢሜይላቸው በተላከ አስማት አገናኝ ይገባሉ፣ የእንኳን ደህና መጡ ገጽ (የመጀመሪያ ሰዓት፣ የቢሮ አድራሻ፣ ማንን መጠየቅ እንዳለባቸው፣ የመጀመሪያ ሳምንት መርሃ ግብር)፣ ዝርዝራቸውንና የሚፈለጉ ሰነዶች መጫኛ ያያሉ። አስተዳዳሪዎች፣ buddies እና IT ለእያንዳንዱ ሰራተኛ የራሳቸውን ተግባራት ብቻ ያያሉ። HR ሁሉንም አዲስ ሰራተኞች በመጀመሪያ ቀን፣ ጊዜ ያለፈባቸውን ተግባራትና የተጫኑ ሰነዶችን ያያል። ሰነዶች በግል ተቀምጠው ለHR ብቻ ይታያሉ። ሚናዎች፦ አዲስ ሰራተኛ፣ ሰራተኛ፣ HR፣ IT። ሁሉንም በዳታቤዝ ያስቀምጡ። ለአዲስ ሰራተኛ ገጾች ወዳጃዊና አቀባበል ያለው ንድፍ፤ ለHR እና IT ቀላልና ጥቅጥቅ ያለ።

የግንባታ ደረጃዎች

1. ዝርዝሩን በመጀመሪያ በወረቀት ይጻፉ። ያለፉትን ሦስት ቅጥሮች በመጀመሪያ ቀናቸው ምን እንደጎደለ ይጠይቁ፣ IT ሁልጊዜ ዘግይቶ የሚመጣውን ይጠይቁ።
2. አብነቶችና አዲስ ሰራተኞች፣ የመቅዳትና የመርሐግብር አመክንዮው በጥቂት የመጀመሪያ ቀናት ላይ ተፈትኖ።
3. በሚና የተደራጁ የተግባር እይታዎች፣ እያንዳንዳቸው ያ ሰው ማድረግ ያለበትን ብቻ የሚያሳዩ።
4. የአዲስ ሰራተኛ ፖርታል፦ የእንኳን ደህና መጡ ገጽ፣ ዝርዝር፣ ግብዓቶች።
5. መግባት በአስማት አገናኝ ለአዲስ ሰራተኞች፣ ለሰራተኞች የመረጡት መግቢያ።
6. የሰነድ መጫኛዎች ወደ የግል ማከማቻ፣ ለHR ብቻ። ፋይል መጫኛዎችን መጨመር ይመልከቱ።
7. ማሳወቂያዎችና አስታዋሾች በእርስዎ የራስ ኢሜይል አቅራቢ።
8. የHR አጠቃላይ እይታ ጊዜ ያለፈባቸው ተግባራትና መጪ አዲስ ሰራተኞች።
9. ከቀጣዮቹ ሁለት ቅጥሮች ጋር ሙከራ፣ ከዚያም ተመሳሳይ ንድፍ በመጠቀም የስራ መልቀቅ መጨመር።

የተለመዱ ስህተቶች

• በመጀመሪያ ቀን መጀመር። ምርጡ የመግቢያ ሥራ የሚሠራው ከመጀመሩ በፊት ባሉት ሁለት ሳምንታት ነው።
• ለሁሉም አንድ ግዙፍ ዝርዝር። በሚና የሚለዩ አብነቶችን ይጠቀሙ፣ HR የማይተገበሩ ተግባራትን እንዲያስወግድ ይፍቀዱ።
• ያለ አንድ ባለቤት ተግባራት። “ቡድኑ መለያዎችን ያዘጋጃል” ማለት ማንም አያደርገውም ማለት ነው።
• የግል ሰነዶችን በይፋ ወይም በጋራ ማከማቻ ማስቀመጥ። በግል ያቆዩዋቸው፣ መዳረሻን ይገድቡ፣ በጊዜ ሰሌዳ ይሰርዙዋቸው።
• ፖርታሉን ወደ መመሪያ መጽሐፍ መቀየር። ፖሊሲዎችን ወደ ውጭ ያገናኙ፤ ፖርታሉን ስለ ቀጣይ እርምጃዎች ያድርጉ።
• አስተዳዳሪውን መርሳት። የአስተዳዳሪው የመጀመሪያ ሳምንት እቅድ ለአዲሱ ሰራተኛ ከማንኛውም ቅጽ ይበልጥ ይጠቅማል።

ዝግጁ ምርት ሲሻል

ቀድሞውኑ የHR ሶፍትዌር የሚጠቀሙ ከሆነ፣ መጀመሪያ የመግቢያ ባህሪያቱን ይፈትሹ፦ አብነቶች፣ ኤሌክትሮኒክ ፊርማ እና ከደመወዝና ከሰራተኛ መዝገቦች ጋር አገናኝ ሊኖረው ይችላል፤ ብጁ ፖርታል ከነዚህ ጋር መዋሃድ ይኖርበታል። በብዙ ሀገራት የሚቀጥሩ ኩባንያዎች ለእያንዳንዱ ሀገር ወረቀቶችን የሚያስቀጥሉ ምርቶች ይጠቀማሉ።

ብጁ ፖርታል የሚስማማው መግቢያ እውነተኛ እንቅፋት ሲሆን ግን የHR መሣሪያዎ ስሪት ጠንካራ ሲሆን፣ ሥራዎቹ IT፣ ፋሲሊቲዎችና ለደንበኛ የሚሆኑ ደረጃዎችን ሲያጠቃልሉ፣ ወይም መግቢያን፣ የፈቃድ ጥያቄዎችን እና ሌሎች የውስጥ ጥያቄዎችን በአንድ ቦታ ማድረግ ሲፈልጉ ነው። ለሚያድጉ ቡድኖችም የመጀመሪያ የውስጥ መሣሪያ ብዙ ጊዜ ነው።

በMythex መገንባት

Mythex ላይ የመግቢያ ሥራ ፍሰቱን በውይይት ይገልጻሉ፣ ወኪሉ በቀጥታ ቅድመ-እይታ ይገነባዋል፤ መተግበሪያው ሲፈልግ ለቅጥሮችና ለተግባራት Postgres ዳታቤዝ እና ለመጫኛዎች የፕሮጀክት ፋይል ማከማቻ ይጨምራል። በሰነዶቹ ውስጥ ያለው የውስጥ መሣሪያ የአጠቃቀም ገጽ የመግቢያ ዝርዝርን ብዙ ጊዜ ከሚከፍሉ የመጀመሪያ መሣሪያዎች አንዱ አድርጎ ይዘረዝራል። በአስማት አገናኝ መግባትና የአስታዋሽ ኢሜይሎች በእርስዎ የራስ ማረጋገጫና ኢሜይል አቅራቢዎች በኩል ይሄዳሉ — Mythex የራሱ የተጠቃሚ መግቢያ ወይም ኢሜይል መላኪያ የለውም — ቁልፎቹም እንደ የፕሮጀክት ሚስጥር ይቀመጣሉ። ከማተምዎ በፊት ቅጥር መፍጠርና ተግባራትን ማጠናቀቅ ለመሞከር /test ይጠቀሙ።

ለመነሻ ጥያቄ፣ የድርጅት ገበታ ማውጫ ወይም የቅጥር ቧንቧ መስመር መከታተያ አብነቶችን ይሞክሩ፣ ከዚያም ወደ መግቢያ ያስፋፏቸው።

ጥያቄዎች