Kako napraviti portal za uvođenje novih zaposlenika: liste, dokumenti i planovi za prvu sedmicu

Portal za uvođenje novih zaposlenika pretvara „dobrodošli, vidimo se u ponedjeljak“ u plan. Novi zaposlenik dobija jednu stranicu sa svime što mu treba prije i tokom prvih sedmica: vrijeme početka, ko je kontakt, dokumenti koje treba vratiti, šta će raditi svaki dan. Istovremeno HR, IT i menadžer dobijaju svoje zadatke s rokovima, pa su laptop, nalozi i radni sto spremni prvog dana. Za izradu su vam potrebni šabloni lista po ulozi, kopija liste za svakog novog zaposlenika, zadaci dodijeljeni različitim ljudima, sigurno prikupljanje dokumenata i prikaz onoga što kasni. AI alat za izradu aplikacija može brzo napraviti radnu verziju; razmišljanje ide u samu listu i u zaštitu ličnih dokumenata.

Šta portal treba

Podaci

Osnovna ideja je šabloni kopirani po zaposleniku. Svaki novi zaposlenik dobija svoj skup zadataka kreiran iz šablona, s rokovima izračunatim od datuma početka („IT: naručiti laptop — 10 dana prije početka“). Zatim možete prilagoditi listu jedne osobe bez mijenjanja šablona.

Stranice

• Novi zaposlenik: stranica dobrodošlice (vrijeme početka, adresa, ko je kontakt, plan za prvu sedmicu), moja lista, otpremanje dokumenata, ključne politike i kontakti.
• Menadžer i buddy: njihovi zadaci za svakog novog zaposlenika i napredak na jednom mjestu.
• HR: svi novi zaposlenici po datumu početka, zadaci koji kasne kod svih, šabloni, dokumenti za pregled.
• IT: zadaci za opremu i naloge, sortirani po datumu početka.

Dozvole

Novi zaposlenici vide samo svoj portal. Menadžeri vide svoje nove zaposlenike. IT vidi svoje zadatke, ali ne i lične dokumente. HR vidi sve. Lični dokumenti, poput lične karte, ugovora i poreskih obrazaca, najosjetljiviji su podaci u aplikaciji: privatna pohrana, pristup samo za HR i plan za brisanje nakon propisanog roka čuvanja. Pravila o zaštiti podataka i evidenciji za dokumente zaposlenika razlikuju se po zemlji, pa ih provjerite sa savjetnikom. Kontrola pristupa zasnovana na ulogama pokriva provođenje.

Odluke i kompromisi

Kako novi zaposlenici ulaze

Novi zaposlenici prije prvog dana nemaju poslovnu e-poštu. Opcije: magični link poslan na njihovu ličnu e-poštu, jednokratni link za postavljanje koji kreira lozinku, ili pristup portalu tek kad postoje poslovni nalozi (što gubi period prije početka). Magični linkovi su uobičajen izbor.

Prikupljati dokumente ili povezati druge sisteme

Najjednostavniji portal samo prati da je dokument urađen u drugom sistemu („Potpisati ugovor u alatu za elektronski potpis — urađeno“). Samostalno prikupljanje datoteka je praktično, ali donosi odgovornost za pohranu, pristup i čuvanje. Ugovore je obično najbolje potpisati u proizvodu za elektronski potpis, a bankarske i poreske podatke obrađivati u sistemu za platni spisak.

Koliko sadržaja

Portal nije wiki. Linkujte na vašu bazu znanja ili priručnik za politike, a portal neka se bavi ovom osobom i njenim sljedećim koracima.

Automatski podsjetnici

Dnevna e-poruka o zadacima koji kasne svakom vlasniku održava tempo. Za to je potrebna nešto što radi po rasporedu; ako vaš hosting ne nudi zakazane poslove, spoljašnji planer može pozivati endpoint u vašoj aplikaciji, ili HR može pritisnuti „pošalji podsjetnike“ na kontrolnoj tabli.

Prvi prompt koji radi

Napravi portal za uvođenje novih zaposlenika za softversku kompaniju sa 120 ljudi. HR kreira novog zaposlenika s imenom, ličnom e-poštom, ulogom, timom, menadžerom, buddyjem, datumom početka, lokacijom i šablonom (Inženjering, Prodaja, Operacije). Svaki šablon ima zadatke s ulogom vlasnika (novi zaposlenik, HR, IT, menadžer, buddy), opisom i rokom u odnosu na datum početka; kreiranje novog zaposlenika kopira šablon u njegovu listu zadataka sa stvarnim datumima. Novi zaposlenici se prijavljuju magičnim linkom poslanim na njihovu ličnu e-poštu i vide stranicu dobrodošlice (vrijeme početka, adresa kancelarije, ko je kontakt, raspored prve sedmice), svoju listu i otpremanje obaveznih dokumenata. Menadžeri, buddyji i IT vide samo svoje zadatke za svakog novog zaposlenika. HR vidi sve nove zaposlenike po datumu početka, zadatke koji kasne i otpremljene dokumente. Dokumenti se čuvaju privatno i vidljivi su samo HR-u. Uloge: novi zaposlenik, zaposlenik, HR, IT. Sve sačuvaj u bazi podataka. Prijateljski, dobrodošlički dizajn za stranice novih zaposlenika; jednostavan i gust za HR i IT.

Koraci izrade

1. Prvo napišite listu na papir. Pitajte posljednja tri zaposlenika šta im je nedostajalo prvog dana, a IT-ja šta uvijek kasni.
2. Šabloni i novi zaposlenici, uz logiku kopiranja i zakazivanja testiranu na nekoliko datuma početka.
3. Prikazi zadataka po ulozi, svaki prikazuje samo ono što ta osoba treba da uradi.
4. Portal za novog zaposlenika: stranica dobrodošlice, lista, resursi.
5. Prijava magičnim linkom za nove zaposlenike i izabrana prijava za osoblje.
6. Otpremanje dokumenata u privatnu pohranu, samo za HR. Pogledajte dodavanje otpremanja datoteka.
7. Obavještenja i podsjetnici preko vašeg vlastitog provajdera e-pošte.
8. Pregled za HR zadataka koji kasne i predstojećih početaka.
9. Pilot s sljedeća dva zaposlenika, pa dodajte odjavu koristeći isti obrazac.

Česte greške

• Počinjanje tek prvog dana. Najvažniji posao uvođenja odvija se u dvije sedmice prije.
• Jedna ogromna lista za sve. Koristite šablone po ulozi i neka HR ukloni zadatke koji se ne odnose na osobu.
• Zadaci bez jednog vlasnika. „Tim da podesi naloge“ znači da to niko neće uraditi.
• Lični dokumenti u javnoj ili zajedničkoj pohrani. Držite ih privatnima, ograničite pristup i brišite po rasporedu.
• Pretvaranje portala u priručnik. Linkujte na politike; portal neka se bavi sljedećim koracima.
• Zaboravljanje menadžera. Plan menadžera za prvu sedmicu važniji je novom zaposleniku od bilo kojeg obrasca.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Ako već koristite softver za HR, prvo provjerite njegove funkcije za uvođenje: možda već ima šablone, elektronske potpise i vezu s platnim spiskom i evidencijom zaposlenika, što bi prilagođeni portal morao integrisati. Kompanijama koje zapošljavaju u mnogim zemljama koriste se i proizvodi koji održavaju papirologiju specifičnu za svaku zemlju.

Prilagođeni portal ima smisla kada je uvođenje stvarno usko grlo, ali je verzija vašeg HR alata previše kruta, kada zadaci obuhvataju IT, objekte i korake specifične za klijenta koje alat ne modeluje, ili kada želite uvođenje, zahtjeve za odmor i druge interne zahtjeve na jednom mjestu. Takođe je čest prvi interni alat za rastuće timove.

Izgradnja uz Mythex

Na Mythexu opišete tok uvođenja u chatu, a agent ga izgradi u živom pregledu, dodajući Postgres bazu podataka za nove zaposlenike i zadatke te pohranu datoteka projekta za otpremanja kada aplikacija to zatraži. Primjer internog alata u dokumentaciji navodi listu za uvođenje kao jedan od prvih alata koji se obično isplati. Prijava magičnim linkom i podsjetnici e-poštom idu preko vaših vlastitih provajdera za autentikaciju i e-poštu; Mythex nema ugrađenu prijavu za krajnje korisnike niti slanje e-pošte, a ključevi se čuvaju kao tajne projekta. Koristite /test da prođete kroz kreiranje novog zaposlenika i završavanje zadataka prije objave.

Za početni prompt, isprobajte šablone direktorijuma organizacione šeme ili praćenja procesa zapošljavanja, pa ih proširite u uvođenje.

Pitanja