Ինչպես կառուցել աշխատակիցների օնբորդինգ պորտալ. ստուգաթերթեր, փաստաթղթեր և առաջին շաբաթվա պլաններ

Աշխատակցի օնբորդինգ պորտալը «բարի գալուստ, կտեսնվենք երկուշաբթի» դարձնում է պլան։ Նորընտրյալը ստանում է մեկ էջ՝ իր համար անհրաժեշտ ամեն ինչով առաջին շաբաթների ընթացքում՝ մեկնարկի ժամ, ում հարցնել, ինչ փաստաթղթեր վերադարձնել, ինչ է անելու յուրաքանչյուր օր։ Մինչդեռ HR-ը, IT-ն և մենեջերը ստանում են իրենց առաջադրանքները ժամկետներով, որպեսզի նոութբուքը, հաշիվները և աշխատատեղը պատրաստ լինեն առաջին օրը։ Կառուցելու համար ձեզ պետք են դերերի ըստ ստուգաթերթի ձևանմուշներ, յուրաքանչյուր նորընտրյալի համար այդ ստուգաթերթի պատճեն, տարբեր մարդկանց վերագրված առաջադրանքներ, փաստաթղթերի անվտանգ հավաքում և տեսք, որը ցույց է տալիս, թե ինչն է ուշացած։ AI հավելվածների կառուցողը կարող է արագ արտադրել աշխատող տարբերակ․ մտածողությունը գնում է ստուգաթերթի մեջ և անձնական փաստաթղթերի պաշտպանության մեջ։

Ինչ է պետք պորտալին

Տվյալներ

Հիմնական գաղափարը ձևանմուշները, որոնք պատճենվում են յուրաքանչյուր նորընտրյալի համար են։ Յուրաքանչյուր նոր աշխատակից ստանում է իր առաջադրանքների հավաքածուն ձևանմուշից, ժամկետները հաշվարկված մեկնարկի ամսաթվից («IT. պատվիրել նոութբուք՝ 10 օր մինչև մեկնարկը»)։ Այնուհետև կարող եք փոխել մեկ մարդու ստուգաթերթը՝ առանց ձևանմուշը փոխելու։

Էջեր

• Նորընտրյալ. ողջույնի էջ (մեկնարկի ժամ, հասցե, ում հարցնել, առաջին շաբաթվա պլան), իմ ստուգաթերթը, փաստաթղթերի վերբեռնում, հիմնական քաղաքականություններ և կոնտակտներ։
• Մենեջեր և ընկեր. իրենց առաջադրանքները յուրաքանչյուր նորընտրյալի համար և առաջընթացը մեկ նայվածքով։
• HR. բոլոր նորընտրյալները ըստ մեկնարկի ամսաթվի, բոլորի ուշացած առաջադրանքները, ձևանմուշներ, վերանայման փաստաթղթեր։
• IT. սարքավորումների և հաշիվների առաջադրանքներ՝ դասավորված ըստ մեկնարկի ամսաթվի։

Թույլտվություններ

Նորընտրյալները տեսնում են միայն իրենց պորտալը։ Մենեջերները տեսնում են իրենց նորընտրյալներին։ IT-ն տեսնում է իր առաջադրանքները, բայց ոչ անձնական փաստաթղթերը։ HR-ը տեսնում է ամեն ինչ։ Անձնական փաստաթղթերը՝ ID, պայմանագրեր, հարկային ձևեր, ամենազգայուն տվյալներն են հավելվածում․ մասնավոր պահոց, միայն HR-ի մուտք և պլան՝ պահանջվող պահպանման ժամկետից հետո ջնջելու համար։ Աշխատակիցների փաստաթղթերի տվյալների պաշտպանության և գրանցումների պահպանման կանոնները երկրից երկիր են տարբերվում, ուստի ստուգեք դրանք խորհրդատուի հետ։ Դերերի վրա հիմնված մուտքի կառավարումը-ը ներառում է կիրառումը։

Որոշումներ և փոխզիջումներ

Ինչպես մուտք են գործում նորընտրյալները

Նորընտրյալները առաջին օրվանից առաջ աշխատանքային էլ․ փոստ չունեն։ Տարբերակներ․ մագիկ հղում, որը ուղարկվում է նրանց անձնական էլ․ փոստին, միանգամյա կարգավորման հղում, որը ստեղծում է գաղտնաբառ, կամ պորտալի մուտք միայն այն ժամանակ, երբ աշխատանքային հաշիվներն արդեն կան (ինչը կորցնում է նախամեկնարկային պատուհանը)։ Մագիկ հղումները սովորական ընտրություն են։

Փաստաթղթեր հավաքել, թե կապել այլ համակարգերի հետ

Ամենապարզ պորտալը միայն հետևում է, որ փաստաթուղթը արված է մեկ այլ համակարգում («Ստորագրել պայմանագիրը էլեկտրոնային ստորագրության գործիքում՝ կատարված»)։ Ֆայլերը ինքներդ հավաքելը հարմար է, բայց բերում է պահոցի, մուտքի և պահպանման պատասխանատվություն։ Պայմանագրերը սովորաբար լավագույնս ստորագրվում են էլեկտրոնային ստորագրության արտադրանքով, իսկ բանկային և հարկային տվյալները՝ աշխատավարձի համակարգում։

Որքան բովանդակություն

Պորտալը վիքի չէ։ Քաղաքականությունների համար կապեք ձեր գիտելիքի բազան կամ ձեռնարկը, և պահեք պորտալը այս մարդու հաջորդ քայլերի մասին։

Ավտոմատ հիշեցումներ

Ժամանակը սպառված առաջադրանքների օրական էլ․ նամակը յուրաքանչյուր պատասխանատուին պահում է շարժման մեջ։ Դրան պետք է մի բան, որ աշխատում է ժամանակացույցով․ եթե ձեր հոստինգը ժամանակացույցով աշխատանքներ չի առաջարկում, արտաքին ժամանակացույցը կարող է կանչել հավելվածի վերջնակետը, կամ HR-ը կարող է սեղմել «ուղարկել հիշեցումներ» դաշբորդից։

Առաջին prompt, որ աշխատում է

Կառուցիր աշխատակիցների օնբորդինգ պորտալ 120 մարդու ծրագրային ընկերության համար։ HR-ը ստեղծում է նորընտրյալ՝ անունով, անձնական էլ․ փոստով, դերով, թիմով, մենեջերով, ընկերով, մեկնարկի ամսաթվով, վայրով և ձևանմուշով (Engineering, Sales, Operations)։ Յուրաքանչյուր ձևանմուշ ունի առաջադրանքներ՝ պատասխանատու դերով (նորընտրյալ, HR, IT, մենեջեր, ընկեր), նկարագրությամբ և ժամկետով՝ մեկնարկի ամսաթվից հաշված․ նորընտրյալ ստեղծելիս ձևանմուշը պատճենվում է նրա սեփական առաջադրանքների ցուցակում իրական ամսաթվերով։ Նորընտրյալները մուտք են գործում մագիկ հղումով, որը ուղարկվում է անձնական էլ․ փոստին, և տեսնում են ողջույնի էջ (մեկնարկի ժամ, գրասենյակի հասցե, ում հարցնել, առաջին շաբաթվա գրաֆիկ), իրենց ստուգաթերթը և պահանջվող փաստաթղթերի վերբեռնում։ Մենեջերները, ընկերները և IT-ն տեսնում են միայն իրենց առաջադրանքները յուրաքանչյուր նորընտրյալի համար։ HR-ը տեսնում է բոլոր նորընտրյալներին մեկնարկի ամսաթվով, ուշացած առաջադրանքները և վերբեռնված փաստաթղթերը։ Փաստաթղթերը պահվում են մասնավոր և տեսանելի են միայն HR-ին։ Դերեր՝ նորընտրյալ, աշխատակից, HR, IT։ Ամեն ինչ պահիր տվյալների բազայում։ Ջերմ, ողջունող դիզայն նորընտրյալների էջերի համար, իսկ HR-ի և IT-ի համար՝ պարզ և խիտ։

Կառուցման քայլեր

1. Գրեք ստուգաթերթը թղթի վրա նախ։ Հարցրեք վերջին երեք նորընտրյալներին, թե առաջին օրը ինչ էր բացակայում, և հարցրեք IT-ին, թե ինչն է միշտ ուշանում։
2. Ձևանմուշներ և նորընտրյալներ՝ պատճենման և ժամանակացույցի տրամաբանությամբ, փորձարկված մի քանի մեկնարկի ամսաթվերի վրա։
3. Առաջադրանքների տեսքեր ըստ դերի, յուրաքանչյուրը ցույց է տալիս միայն այն, ինչ այդ մարդը պետք է անի։
4. Նորընտրյալի պորտալ. ողջույնի էջ, ստուգաթերթ, ռեսուրսներ։
5. Մուտք մագիկ հղումով նորընտրյալների համար և ձեր ընտրած մուտքը աշխատակիցների համար։
6. Փաստաթղթերի վերբեռնում մասնավոր պահոց, միայն HR-ին։ Տե՛ս ֆայլերի վերբեռնում ավելացնելը։
7. Ծանուցումներ և հիշեցումներ ձեր սեփական էլ․ փոստի մատակարարի միջոցով։
8. HR-ի ընդհանուր տեսք ուշացած առաջադրանքների և մոտալուտ նորընտրյալների մասին։
9. Փորձարկում հաջորդ երկու նորընտրյալների հետ, ապա ավելացրեք ծառայությունից ազատում՝ նույն օրինաչափությամբ։

Տարածված սխալներ

• Սկսել առաջին օրից։ Լավագույն օնբորդինգ աշխատանքը տեղի է ունենում դրանից առաջ երկու շաբաթվա ընթացքում։
• Մեկ հսկա ստուգաթերթ բոլորի համար։ Օգտագործեք ձևանմուշներ յուրաքանչյուր դերի համար և թույլ տվեք HR-ին հեռացնել այն առաջադրանքները, որոնք չեն կիրառվում։
• Առաջադրանքներ առանց մեկ պատասխանատուի։ «Թիմը պետք է ստեղծի հաշիվները» նշանակում է, որ ոչ ոք դա չի անի։
• Անձնական փաստաթղթերը հրապարակային կամ համօգտագործվող պահոցում։ Պահեք դրանք մասնավոր, սահմանափակեք մուտքը և ջնջեք ժամանակացույցով։
• Պորտալը դարձնել ձեռնարկ։ Կապեք քաղաքականությունները, պահեք պորտալը հաջորդ քայլերի մասին։
• Մոռանալ մենեջերի մասին։ Մենեջերի առաջին շաբաթվա պլանը նորընտրյալի համար ավելի կարևոր է, քան ցանկացած ձև։

Երբ պատրաստի արտադրանքը ավելի լավ ընտրություն է

Եթե արդեն օգտագործում եք HR ծրագրային ապահովում, նախ ստուգեք նրա օնբորդինգի հնարավորությունները․ այն կարող է արդեն ունենալ ձևանմուշներ, էլեկտրոնային ստորագրություններ և կապ աշխատավարձի ու աշխատակիցների գրառումների հետ, ինչին հարկ կլինի կապել հատուկ պորտալը։ Բազմաթիվ երկրներում աշխատանքի ընդունող ընկերությունները օգտվում են արտադրանքներից, որոնք պահպանում են երկրի հատուկ թղթաշխատանքը։

Հատուկ պորտալը տեղին է, երբ օնբորդինգը իրական խոչընդոտ է, բայց ձեր HR գործիքի տարբերակը կոշտ է, երբ առաջադրանքները ընդգրկում են IT, ֆինանսական և կոնկրետ ընկերությանը հատուկ քայլեր, որոնք այն չի մոդելավորում, կամ երբ ուզում եք օնբորդինգը, արձակուրդի հայտերը և այլ ներքին հայտերը մեկ տեղում։ Այն նաև հաճախ առաջին ներքին գործիքն է աճող թիմերի համար։

Կառուցել Mythex-ով

Mythex-ում դուք նկարագրում եք օնբորդինգի աշխատանքային հոսքը զրույցում, և գործակալը այն կառուցում է կենդանի նախադիտման մեջ՝ ավելացնելով Postgres տվյալների բազա նորընտրյալների և առաջադրանքների համար, և նախագծի ֆայլերի պահոց վերբեռնումների համար, երբ հավելվածին դրանք պետք են։ Փաստաթղթերում ներքին գործիքի օգտագործման դեպքը թվարկում է օնբորդինգի ստուգաթերթը որպես այն առաջին գործիքներից մեկը, որը սովորաբար արդարանում է։ Մագիկ հղումով մուտքը և հիշեցման էլ․ նամակները անցնում են ձեր սեփական նույնականացման և էլ․ փոստի մատակարարների միջոցով․ Mythex-ը չունի ներկառուցված վերջնական օգտատիրոջ մուտք կամ էլ․ նամակների ուղարկում․ գաղտնիքները պահվում են որպես նախագծի գաղտնիքներ։ Հրապարակելուց առաջ օգտագործեք /test՝ նորընտրյալ ստեղծելու և առաջադրանքներ ավարտելու քայլերը անցնելու համար։

Սկզբնական prompt-ի համար փորձեք օրգ-չարտի դիրեկտորիայի կամ աշխատանքի հավաքագրման հետևման ձևանմուշները, ապա ընդլայնեք դրանք օնբորդինգի։

Հարցեր