如何打造員工報到入口網站：檢查清單、文件與第一週計畫

員工報到入口網站能把「歡迎加入，週一見」變成一份具體的計畫。新進人員會得到一頁，包含前幾週需要的一切：上班時間、可以詢問的對象、需要歸還的文件，以及每天要做的事；而人資、IT 與主管則各自有附帶截止日期的任務，確保筆記型電腦、帳號與座位在第一天就已準備就緒。要打造這樣的入口網站，你需要依角色區分的檢查清單範本、為每位新人複製一份檢查清單、分配給不同人員的任務、安全的文件收集，以及一個顯示逾期事項的視圖。AI 應用程式建構工具可以很快產出可運作的版本；真正需要思考的，是檢查清單本身，以及如何保護個人文件。

入口網站需要的內容

資料

核心概念是依每位新人複製範本。每位新進人員都會從範本建立自己的一組任務，截止日期則依照其報到日期計算（「IT：訂購筆記型電腦 — 報到前 10 天」）。之後你可以調整某一個人的檢查清單，而不會改動範本。

頁面

• **新進人員：**歡迎頁面（上班時間、地址、可以詢問的對象、第一週計畫）、我的檢查清單、必要文件上傳、重要政策與聯絡人。
• **主管與夥伴：**他們負責的每位新人的任務，以及一目了然的進度。
• **人資：**依報到日期排列的所有新人、所有人的逾期任務、範本、待審閱的文件。
• **IT：**設備與帳號相關任務，依報到日期排序。

權限

新進人員只能看到自己的入口網站。主管只看得到自己的新人。IT 能看到其任務，但看不到個人文件。人資可以看到所有資料。個人文件（身分證件、合約、稅務表格）是應用程式中最敏感的資料：應存放於私人儲存空間，僅限人資存取，並規劃在法定保存期限後刪除。員工文件的資料保護與紀錄保存規定因國家而異，請諮詢專業人士確認。如何加入角色型存取控制說明了如何執行這些權限。

決策與取捨

新進人員如何登入

新進人員在第一天前還沒有公司電子郵件。選項包括：寄送到其個人電子郵件的魔術連結、可建立密碼的一次性設定連結，或是等公司帳號建立後才開放入口網站存取（但這會失去報到前的時間窗口）。魔術連結是常見的選擇。

收集文件，還是連結其他系統

最簡單的入口網站只追蹤文件是否已在其他系統中完成（「在電子簽署工具中簽署合約 — 已完成」）。自行收集檔案雖然方便，但也會帶來儲存、存取與保存期限的責任。合約通常最好使用電子簽署產品簽署，銀行與稅務資料則交由薪資系統處理。

內容多寡

入口網站不是百科全書。政策的部分請連結到你的知識庫或員工手冊，入口網站則專注於這位員工接下來該做什麼。

自動提醒

每天寄給每位負責人一封逾期任務的電子郵件，能讓事情持續推進。這需要一個依排程運行的機制；如果你的主機沒有提供排程任務，可以由外部排程器呼叫應用程式中的端點，或由人資在儀表板上按下「寄送提醒」。

能運作的第一個提示詞

為一家擁有 120 名員工的軟體公司打造員工報到入口網站。人資建立新進人員時，需填寫姓名、個人電子郵件、職位、團隊、主管、夥伴、報到日期、工作地點，並選擇範本（工程、業務、營運）。每個範本都有任務，任務包含負責角色（新進人員、人資、IT、主管、夥伴）、描述，以及相對於報到日期的截止日期；建立新進人員時，會把範本複製到其個人任務清單中，並計算實際日期。新進人員透過寄到其個人電子郵件的魔術連結登入，並看到歡迎頁面（報到時間、辦公室地址、可以詢問的對象、第一週行程）、他們的檢查清單，以及必要文件的上傳區。主管、夥伴與 IT 只能看到自己負責的每位新人的任務。人資可以看到所有依報到日期排列的新人、逾期任務與已上傳的文件。文件會私下儲存，且只有人資可以查看。角色包括：新進人員、員工、人資、IT。所有資料都存入資料庫。新進人員頁面要溫暖、歡迎；人資與 IT 的頁面則要簡潔、資訊密集。

建構步驟

1. 先在紙上寫下檢查清單。 詢問最近三位新人第一天缺了什麼，並詢問 IT 總是什麼東西來得太晚。
2. 範本與新人，並用幾個不同的報到日期測試複製與排程的邏輯。
3. 依角色區分的任務視圖，每個人只看到自己需要處理的事項。
4. 新進人員入口網站：歡迎頁面、檢查清單、資源。
5. 登入方式：新進人員使用魔術連結，員工則使用你選擇的登入方式。
6. 文件上傳至私人儲存空間，僅限人資存取。請參閱加入檔案上傳。
7. 通知與提醒，透過你自己的電子郵件供應商發送。
8. 人資總覽，顯示逾期任務與即將報到的新人。
9. 用接下來兩位新人試行，然後以相同的模式加入離職流程。

常見錯誤

• 在第一天才開始。 最好的報到準備工作，發生在報到前的兩週。
• 所有人共用一份大型檢查清單。 應依角色使用範本，並讓人資移除不適用的任務。
• 任務沒有單一負責人。「團隊負責設定帳號」等於沒有人負責。
• 把個人文件放在公開或共用的儲存空間。 應保持私密、限制存取，並按時刪除。
• 把入口網站變成員工手冊。 政策請連結出去；入口網站應專注於接下來的步驟。
• 忘記主管。 對新進人員來說，主管規劃的第一週比任何表格都重要。

什麼時候更適合使用現成產品

如果你已經在使用人資軟體，請先檢查它的報到功能：它可能已內建範本、電子簽署，以及與薪資和員工紀錄的連結，而自訂的入口網站則必須另外整合這些功能。在多個國家招募的公司，也可以考慮能夠維護各國文件規定的產品。

當報到確實是瓶頸，但現成產品的版本僵化時，或任務橫跨 IT、總務以及特定客戶的步驟而現成產品無法建模時，自訂入口網站就很合適。若你希望把報到、請假申請及其他內部請求集中在同一處，也很適合。對於成長中的團隊而言，這也是常見的第一個內部工具。

用 Mythex 打造

在 Mythex 上，你可以在聊天中描述報到流程，代理程式會在即時預覽中建構它，並在應用程式需要時為新人與任務加入 Postgres 資料庫，為文件上傳加入專案檔案儲存空間。文件中的內部工具使用案例將報到檢查清單列為通常最早能帶來回報的工具之一。魔術連結登入與提醒電子郵件透過你自己的驗證與電子郵件供應商處理，Mythex 沒有內建的終端使用者登入或寄信功能，金鑰則儲存為專案機密。在發布之前，可以使用 /test 走過建立新人與完成任務的流程。

如需入門提示詞，可以試試組織架構目錄或招募流程追蹤範本，再將它們擴充為報到流程。

常見問題