Како да изградите портал за воведување на вработени: листи, документи и планови за првата недела

Порталот за воведување на вработени го претвора „добредојдовте, се гледаме во понеделник“ во план. Новиот вработен добива една страница со сè што му треба во првите недели — време на почеток, кого да праша, документи што треба да ги врати, што ќе прави секој ден — додека HR, IT и менаџерот добиваат свои задачи со рокови, па лаптопот, сметките и бирото се подготвени на првиот ден. За да го изградите, ви требаат шаблони за листи по улога, копија од листата за секој нов вработен, задачи доделени на различни луѓе, безбеден начин за собирање документи и преглед кој покажува што е задоцнето. AI градител на апликации може брзо да направи работечка верзија; трудот оди во самата листа и во заштитата на личните документи.

Што му треба на порталот

Податоци

Суштинската идеја е шаблони копирани по вработен. Секој нов вработен добива свој сет задачи создаден од шаблонот, а роковите се пресметуваат од неговиот датум на почеток („IT: нарачај лаптоп — 10 дена пред почетокот“). Потоа можете да приспособите листа на еден човек без да го менувате шаблонот.

Страници

• Нов вработен: страница за добредојде (време на почеток, адреса, кого да прашате, план за првата недела), мојата листа, прикачување документи, клучни политики и контакти.
• Менаџер и buddy: нивните задачи за секој нов вработен и напредок одеднаш.
• HR: сите нови вработени по датум на почеток, задоцнети задачи кај сите, шаблони, документи за преглед.
• IT: задачи за опрема и сметки, подредени по датум на почеток.

Дозволи

Новите вработени ги гледаат само својот портал. Менаџерите ги гледаат своите нови вработени. IT ги гледа своите задачи, но не и личните документи. HR гледа сè. Личните документи — лична карта, договори, даночни формулари — се најчувствителните податоци во апликацијата: приватно складирање, пристап само за HR и план за бришење по законски пропишаниот рок на чување. Правилата за заштита на податоци и евидентирање на документи за вработени се разликуваат по земја, па проверете ги со советник. Контрола на пристап базирана на улоги објаснува како се спроведува.

Одлуки и компромиси

Како новите вработени се најавуваат

Новите вработени немаат работна е-пошта пред првиот ден. Опции: магичен линк испратен на нивната лична е-пошта, еднократен линк за поставување што создава лозинка, или давање пристап до порталот дури кога ќе постојат работните сметки (што го губи прозорецот пред почетокот). Магичните линкови се вообичаениот избор.

Собирање документи или поврзување со други системи

Најпростиот портал само следи дали документот е направен во друг систем („Потпиши го договорот во алатката за е-потпис — готово“). Самостојното собирање датотеки е удобно, но носи одговорност за складирање, пристап и чување. Договорите обично најдобро се потпишуваат во производ за е-потпис, а банкарските и даночните податоци се ракуваат во платниот систем.

Колку содржина

Порталот не е вики. Поврзете се со вашата база на знаење или прирачникот за политиките, а порталот нека се однесува на следните чекори на овој човек.

Автоматски потсетници

Дневна е-пошта со задоцнети задачи до секое одговорно лице ја одржува работата во движење. Потребно е нешто што работи по распоред; ако вашиот хостинг не нуди заказани задачи, надворешен планер може да повика крајна точка во вашата апликација, или HR може да притисне „испрати потсетници“ од таблата.

Прв промпт што функционира

Изгради портал за воведување на вработени за компанија за софтвер со 120 вработени. HR создава нов вработен со име, лична е-пошта, улога, тим, менаџер, buddy, датум на почеток, локација и шаблон (Инженеринг, Продажба, Операции). Секој шаблон има задачи со улога на сопственикот (нов вработен, HR, IT, менаџер, buddy), опис и рок во однос на датумот на почеток; при создавање на нов вработен, шаблонот се копира во неговата сопствена листа на задачи со вистински датуми. Новите вработени се најавуваат со магичен линк испратен на нивната лична е-пошта и ја гледаат страницата за добредојде (време на почеток, адреса на канцеларијата, кого да прашаат, распоред за првата недела), својата листа и прикачување на задолжителните документи. Менаџерите, buddy-јата и IT ги гледаат само своите задачи за секој нов вработен. HR ги гледа сите нови вработени по датум на почеток, задоцнетите задачи и прикачените документи. Документите се чуваат приватно и се видливи само за HR. Улоги: нов вработен, вработен, HR, IT. Сè зачувај во база. Пријателски, добредојден дизајн за страниците на новите вработени; едноставен и густ за HR и IT.

Чекори за градење

1. Најпрво напишете ја листата на хартија. Прашајте ги последните три вработени што им недостасувало на првиот ден, а IT прашајте што секогаш стигнува задоцнето.
2. Шаблони и нови вработени, со логиката за копирање и распоредување тестирана на неколку датуми на почеток.
3. Прикази на задачи по улога, секој прикажува само она што тој човек мора да го направи.
4. Портал за новиот вработен: страница за добредојде, листа, ресурси.
5. Најава со магичен линк за новите вработени и вашата избрана најава за персоналот.
6. Прикачување документи во приватно складиште, само за HR. Видете додавање прикачување датотеки.
7. Известувања и потсетници преку вашиот сопствен провајдер за е-пошта.
8. Преглед за HR на задоцнетите задачи и претстојните нови вработени.
9. Пилот со следниве два вработени, па потоа додајте одјавување од работа по истиот образец.

Вообичаени грешки

• Почнување на првиот ден. Најдобрата работа на воведувањето се случува во двете недели пред.
• Една голема листа за сите. Користете шаблони по улога и дозволете HR да отстранува задачи што не се применуваат.
• Задачи без еден сопственик. „Тимот да ги постави сметките“ значи дека никој нема да го направи.
• Лични документи во јавно или споделено складиште. Чувајте ги приватно, ограничете го пристапот и бришете ги по распоред.
• Портал што станува прирачник. Поврзувајте се кон политиките; порталот нека биде за следните чекори.
• Заборавање на менаџерот. Планот на менаџерот за првата недела е поважен за новиот вработен од која било форма.

Кога е подобар готов производ

Ако веќе користите HR софтвер, прво проверете ги функциите за воведување: можеби веќе има шаблони, е-потписи и врска со платата и евиденцијата на вработените, со што сопствен портал би морал да се интегрира. Компаниите што вработуваат во многу земји имаат корист и од производи што ја одржуваат хартиената документација специфична за секоја земја.

Сопствен портал одговара кога воведувањето е вистинско уско грло, но верзијата на вашиот HR алат е крута, кога задачите минуваат низ IT, објекти и чекори специфични за клиенти што тој не ги моделира, или кога сакате воведувањето, барањата за отсуство и другите внатрешни барања на едно место. Тоа е исто така чест прв внатрешен алат за растечки тимови.

Градење со Mythex

Во Mythex го опишувате работниот тек за воведување во разговор, а агентот го гради во жив преглед, додавајќи Postgres база за новите вработени и задачите и складиште за датотеки на проектот за прикачувањата кога апликацијата ќе ги бара. Примерот за внатрешна алатка во документацијата ја наведува листата за воведување како една од првите алатки што обично се исплатуваат. Најавата со магичен линк и потсетничките е-пошти минуваат преку вашите сопствени провајдери за автентикација и е-пошта — Mythex нема вграден крајен корисник за најава ниту испраќање е-пошта — со клучевите зачувани како тајни на проектот. Користете /test за да поминете низ создавањето на вработен и завршувањето на задачите пред да објавите.

За почетен промпт, пробајте ги шаблоните директориум на организациона шема или следење на процес за вработување, па проширете ги во воведување.

Прашања