如何建立員工入職門戶：清單、文件同首週計劃

員工入職門戶會將「歡迎加入，星期一見」變成一個完整計劃。新員工會獲得一個頁面，載有頭幾個星期前後所需嘅一切：上班時間、可以問邊個、需要交回嘅文件，以及每日要做嘅嘢；與此同時，人事、IT 同主管各自獲得附有到期日嘅任務，確保首日電腦、帳戶同工作枱都已經準備就緒。要建立一個門戶，你需要按角色劃分嘅清單範本、每位新員工一份清單副本、分派畀唔同人嘅任務、安全嘅文件收集，以及一個顯示逾期事項嘅視圖。AI App 生成工具可以快速做出一個可以運作嘅版本；真正需要思考嘅，係清單本身，以及如何保護個人文件。

門戶需要咩

資料

核心概念係範本按每位新員工複製。每位新入職員工都會獲得一套由範本建立嘅任務，到期日則根據佢哋嘅開始日期計算（「IT：訂購電腦 — 開始前 10 日」）。之後你可以調整某一個人嘅清單，而唔影響範本。

頁面

• **新員工：**歡迎頁面（上班時間、地址、可以問邊個、首星期計劃）、我嘅清單、文件上載、重要政策同聯絡人。
• **主管同夥伴：**佢哋為每位新員工負責嘅任務，以及一目了然嘅進度。
• **人事：**所有新員工按開始日期排列、所有人嘅逾期任務、範本，以及待審閱嘅文件。
• **IT：**設備同帳戶任務，按開始日期排序。

權限

新員工只可以睇到自己嘅門戶。主管只可以睇到自己嘅新入職員工。IT 可以睇到佢哋負責嘅任務，但睇唔到個人文件。人事可以睇到所有資料。個人文件，例如身份證、合約、稅務表格，是應用程式入面最敏感嘅資料：要用私人儲存、只限人事部存取，並訂定保留期限屆滿後刪除嘅計劃。僱員文件嘅資料保護與紀錄保存規則因國家而異，請諮詢專業人士。角色存取控制 會講解如何執行。

決定同取捨

新員工如何登入

新員工喺首日之前未有公司電郵。可行方法包括：魔術連結，寄到佢哋嘅個人電郵；一個一次性設定連結，讓佢哋建立密碼；或者等到公司帳戶建立後才開放門戶存取權（但咁樣就會失去入職前嘅一段時間）。魔術連結通常係首選。

收集文件，定係連結其他系統

最簡單嘅門戶只需要追蹤某份文件係咪已經喺其他系統完成（「喺電子簽署工具簽署合約 — 已完成」）。自行收集檔案雖然方便，但會帶來儲存、存取同保留方面嘅責任。合約通常最好用電子簽署產品簽署，而銀行同稅務資料則喺薪金系統處理。

內容要幾多

門戶唔係一個維基百科。政策可以連結去你嘅知識庫或員工手冊，而門戶則集中於呢個人嘅下一步行動。

自動提醒

每日發一封電郵，向每位負責人列出逾期任務，有助保持進度。呢個需要一個按排程運行嘅功能；如果你嘅託管服務不提供排程工作，可以由外部排程器呼叫你應用程式中嘅端點，或者由人事喺儀表板上按「發送提醒」。

一條有效嘅第一條提示詞

為一間有 120 人嘅軟件公司建立一個員工入職門戶。人事建立新員工時，需要輸入姓名、個人電郵、職位、團隊、主管、夥伴、開始日期、工作地點，並選擇範本（工程、銷售、營運）。每個範本都有任務，載有負責角色（新員工、人事、IT、主管、夥伴）、描述，以及相對於開始日期嘅到期日；建立新員工時，會將範本複製到佢哋自己嘅任務清單，並填入實際日期。新員工透過寄到個人電郵嘅魔術連結登入，會見到歡迎頁面（上班時間、辦公室地址、可以問邊個、首星期時間表）、佢哋嘅清單，以及所需文件嘅上載位置。主管、夥伴同 IT 只可以睇到各自為每位新員工負責嘅任務。人事可以睇到所有新員工（按開始日期排列）、逾期任務，以及已上載嘅文件。文件會安全儲存，並只限人事部查看。角色：新員工、僱員、人事、IT。所有資料儲存於資料庫。新員工頁面設計要親切歡迎；人事同 IT 嘅頁面則要簡潔、資訊密集。

建立步驟

1. **先喺紙上寫好清單。**問問最近三位新入職員工，首日缺少咗乜嘢；再問 IT，哪樣嘢總是遲到。
2. 範本同新員工，並用幾個唔同嘅開始日期測試複製同排程邏輯。
3. 按角色設計任務視圖，每個人只睇到自己需要處理嘅嘢。
4. 新員工門戶：歡迎頁面、清單、資源。
5. 登入：新員工用魔術連結登入，員工則用你選擇嘅登入方式。
6. 文件上載到私人儲存，只限人事部存取。請參閱 如何加入檔案上載。
7. 通知同提醒，透過你自己嘅電郵供應商發出。
8. 人事總覽：逾期任務同即將入職嘅新員工。
9. 用下兩位新員工試行，然後以同一模式加入離職流程。

常見錯誤

• **到首日先開始。**最好嘅入職準備工作，其實發生在入職前嘅兩個星期。
• **所有人共用一份龐大嘅清單。**按角色使用範本，並讓人事移除唔適用嘅任務。
• 任務冇單一負責人。「團隊負責開設帳戶」等於冇人負責。
• **將個人文件放喺公開或共用儲存空間。**要保持私人、限制存取，並按時刪除。
• **將門戶變成員工手冊。**政策用連結指向其他地方；門戶只需集中於下一步行動。
• **忘記主管。**對新員工來說，主管安排嘅首星期計劃，比任何表格都重要。

幾時現成產品會較好

如果你已經使用人力資源軟件，應該先睇看佢有冇入職功能：它可能已經提供範本、電子簽署，以及連接薪金同員工紀錄嘅功能；自訂門戶就要另外整合。若果公司會喺多個國家聘請人手，亦可以考慮可以維護各國文件要求嘅產品。

當入職已經成為真正嘅瓶頸，但你人力資源工具嘅版本太死板，或者當工作涉及 IT、設施同特定客戶步驟等，而該工具並無建模時，自訂門戶就最合適。如果你希望將入職、請假申請同其他內部申請都放喺同一處，也適合自訂。對於不斷增長嘅團隊來說，這也是常見嘅第一個內部工具。

用 Mythex 建立

喺 Mythex 入面，你可以喺對話中描述入職工作流程，代理就會喺即時預覽中建立 App。當 App 需要時，它會為新員工同任務加入 Postgres 資料庫，並為上載文件加入專案檔案儲存。文件中嘅 內部工具用例 將入職清單列為最常見、通常最快有回報嘅工具之一。魔術連結登入同提醒電郵都透過你自己嘅認證及電郵供應商運作；Mythex 冇內置嘅終端用戶登入或發送電郵功能，金鑰則以專案秘密設定儲存。發佈之前，可以用 /test 逐步測試建立新員工同完成任務嘅流程。

如果想要一個起步提示詞，可以試用 組織架構目錄 或 招聘管道追蹤器 範本，然後再擴展成入職門戶。

常見問題