Kā izveidot darbinieku ievadīšanas portālu: kontrolsarakstus, dokumentus un pirmās nedēļas plānus

Darbinieku ievadīšanas portāls pārvērš „laipni lūdzam komandā, redzamies pirmdien” plānā. Jaunais darbinieks saņem vienu lapu ar visu, kas vajadzīgs pirms un pirmajās nedēļās — sākuma laiku, kam jautāt, kādi dokumenti jāatgriež, ko darīs katru dienu —, bet HR, IT un vadītājs katrs saņem savus uzdevumus ar termiņiem, lai klēpjdators, konti un darba vieta būtu gatavi pirmajā dienā. Lai to izveidotu, vajag kontrolsarakstu veidnes pēc lomas, katra jaunā darbinieka kopiju no kontrolsaraksta, uzdevumus dažādiem cilvēkiem, drošu dokumentu savākšanu un skatu, kas parāda nokavētos. AI lietotņu veidotājs var ātri uzbūvēt darba versiju; domāšana ietilpst pašā kontrolsarakstā un personisko dokumentu aizsardzībā.

Ko vajag portālam

Dati

Galvenā ideja ir veidnes, kas kopētas katram darbiniekam. Katrs jaunais darbinieks saņem savu uzdevumu kopu, kas izveidota no veidnes, ar termiņiem, kas aprēķināti no viņa sākuma datuma („IT: pasūtīt klēpjdatoru — 10 dienas pirms sākuma”). Tad varat pielāgot vienas personas kontrolsarakstu, nemainot veidni.

Lapas

• Jaunais darbinieks: sveiciena lapa (sākuma laiks, adrese, kam jautāt, pirmās nedēļas plāns), mans kontrolsaraksts, dokumentu augšupielādes, galvenās politikas un kontakti.
• Vadītājs un mentors: viņu uzdevumi katram jaunajam darbiniekam un progress vienā skatā.
• HR: visi jaunie darbinieki pēc sākuma datuma, nokavētie uzdevumi visiem, veidnes, dokumenti pārskatīšanai.
• IT: aprīkojuma un kontu uzdevumi, kārtoti pēc sākuma datuma.

Atļaujas

Jaunie darbinieki redz tikai savu portālu. Vadītāji redz savus jaunos darbiniekus. IT redz savus uzdevumus, bet ne personiskos dokumentus. HR redz visu. Personiskie dokumenti — ID, līgumi, nodokļu veidlapas — ir visjutīgākie dati lietotnē: privāta glabātuve, piekļuve tikai HR un plāns, kā tos dzēst pēc obligātā glabāšanas termiņa. Datu aizsardzības un dokumentu glabāšanas noteikumi darbinieku dokumentiem atšķiras pa valstīm, tāpēc pārbaudiet tos ar konsultantu. Lomu piekļuves kontrole aptver to ieviešanu.

Lēmumi un kompromisi

Kā jaunie darbinieki pieslēdzas

Jaunajiem darbiniekiem pirms pirmās dienas nav darba e-pasta. Iespējas: maģiska saite, kas nosūtīta uz viņu personīgo e-pastu, vienreizēja uzstādīšanas saite, kas izveido paroli, vai portāla piekļuve tikai tad, kad darba konti jau eksistē (tas zaudē pirmssākuma laika logu). Maģiskās saites ir ierastā izvēle.

Vākt dokumentus vai saistīt ar citām sistēmām

Vienkāršākais portāls tikai izseko, ka dokuments izdarīts citā sistēmā („Parakstīt līgumu e-paraksta rīkā — pabeigts”). Failu vākšana pašam ir ērta, bet nes atbildību par glabāšanu, piekļuvi un saglabāšanas termiņiem. Līgumus parasti labāk parakstīt e-paraksta produktā, bet bankas un nodokļu datus apstrādāt algu sistēmā.

Cik satura

Portāls nav wiki. Saitiet uz savu zināšanu bāzi vai rokasgrāmatu politikām un turiet portālu par šīs personas nākamajiem soļiem.

Automatizētie atgādinājumi

Ikdienas e-pasts par nokavētajiem uzdevumiem katram īpašniekam uztur lietas kustībā. Tam vajag kaut ko, kas darbojas pēc grafika; ja jūsu hostings nepiedāvā ieplānotus uzdevumus, ārējais plānotājs var izsaukt galapunktu jūsu lietotnē, vai HR var nospiest „nosūtīt atgādinājumus” no paneļa.

Pirmā uzvedne, kas darbojas

Izveidojiet darbinieku ievadīšanas portālu programmatūras uzņēmumam ar 120 darbiniekiem. HR izveido jaunu darbinieku ar vārdu, personīgo e-pastu, lomu, komandu, vadītāju, mentoru, sākuma datumu, atrašanās vietu un veidni (Inženierija, Pārdošana, Operācijas). Katrai veidnei ir uzdevumi ar īpašnieka lomu (jaunais darbinieks, HR, IT, vadītājs, mentors), aprakstu un termiņu attiecībā pret sākuma datumu; jaunā darbinieka izveide kopē veidni viņa paša uzdevumu sarakstā ar reāliem datumiem. Jaunie darbinieki pierakstās ar maģisko saiti, kas nosūtīta uz viņu personīgo e-pastu, un redz sveiciena lapu (sākuma laiks, biroja adrese, kam jautāt, pirmās nedēļas grafiks), savu kontrolsarakstu un augšupielādes obligātajiem dokumentiem. Vadītāji, mentori un IT redz tikai savus uzdevumus katram jaunajam darbiniekam. HR redz visus jaunos darbiniekus pēc sākuma datuma, nokavētos uzdevumus un augšupielādētos dokumentus. Dokumenti tiek glabāti privāti un redzami tikai HR. Lomas: jaunais darbinieks, darbinieks, HR, IT. Saglabājiet visu datubāzē. Draudzīgs, sveicinošs dizains jaunā darbinieka lapām; vienkāršs un blīvs HR un IT lapām.

Veidošanas soļi

1. Vispirms uzrakstiet kontrolsarakstu uz papīra. Pajautājiet pēdējiem trim jaunajiem darbiniekiem, kas pirmajā dienā trūka, un pajautājiet IT, kas vienmēr kavējas.
2. Veidnes un jaunie darbinieki ar kopēšanas un plānošanas loģiku, pārbaudītu pret dažiem sākuma datumiem.
3. Uzdevumu skati pēc lomas, katrs rāda tikai to, ko šai personai jādara.
4. Jaunā darbinieka portāls: sveiciena lapa, kontrolsaraksts, resursi.
5. Pieteikšanās ar maģisko saiti jauniem darbiniekiem un jūsu izvēlēta pieteikšanās darbiniekiem.
6. Dokumentu augšupielādes privātā glabātuvē, tikai HR. Skatiet failu augšupielādes pievienošana.
7. Paziņojumi un atgādinājumi caur jūsu pašu e-pasta pakalpojumu sniedzēju.
8. HR pārskats par nokavētiem uzdevumiem un gaidāmajiem jaunajiem darbiniekiem.
9. Pilotēšana ar nākamajiem diviem jaunajiem darbiniekiem, pēc tam pievienojiet atbrīvošanu no darba, izmantojot to pašu modeli.

Biežākās kļūdas

• Sākt pirmajā dienā. Labākais ievadīšanas darbs notiek divās nedēļās pirms tās.
• Viens milzīgs kontrolsaraksts visiem. Izmantojiet veidnes pēc lomas un ļaujiet HR noņemt uzdevumus, kas neattiecas.
• Uzdevumi bez viena īpašnieka. „Komanda iestata kontus” nozīmē, ka to neviens nedara.
• Personiskie dokumenti publiskā vai kopīgā glabātuvē. Turiet tos privātus, ierobežojiet piekļuvi un dzēsiet pēc grafika.
• Portāla pārvēršana rokasgrāmatā. Saitiet uz politikām; turiet portālu par nākamajiem soļiem.
• Aizmirst vadītāju. Vadītāja pirmās nedēļas plāns jaunajam darbiniekam ir svarīgāks par jebkuru veidlapu.

Kad labāka izvēle ir gatavs produkts

Ja jau izmantojat HR programmatūru, vispirms pārbaudiet tās ievadīšanas funkcijas: tajā var jau būt veidnes, e-paraksts un saite uz algu un darbinieku ierakstiem, ar ko pielāgotajam portālam būtu jāintegrējas. Uzņēmumiem, kas pieņem darbā vairākās valstīs, noder arī produkti, kas uztur valstij specifiskus dokumentus.

Pielāgots portāls der, kad ievadīšana ir reāls sašaurinājums, bet jūsu HR rīka versija ir stingra, kad uzdevumi aptver IT, telpas un klientam specifiskus soļus, ko tas nemodelē, vai kad vēlaties ievadīšanu, atvaļinājumu pieprasījumus un citus iekšējos pieprasījumus vienuviet. Tas ir arī bieži pirmais iekšējais rīks augošām komandām.

Izveidot ar Mythex

Mythex aprakstāt ievadīšanas darbplūsmu čatā, un aģents to uzbūvē priekšskatījumā, pievienojot Postgres datubāzi jaunajiem darbiniekiem un uzdevumiem un projekta failu krātuvi augšupielādēm, kad lietotnei tie vajadzīgi. Iekšējā rīka lietošanas gadījums dokumentācijā uzskaita ievadīšanas kontrolsarakstu kā vienu no pirmajiem rīkiem, kas parasti atmaksājas. Maģisko saišu pieteikšanās un atgādinājumu e-pasti iet caur jūsu pašu autentifikācijas un e-pasta pakalpojumu sniedzējiem — Mythex nav iebūvētas galalietotāju pieteikšanās vai e-pasta sūtīšanas — ar atslēgām, kas glabājas kā projekta noslēpumi. Izmantojiet /test, lai pirms publicēšanas izietu cauri jaunā darbinieka izveidei un uzdevumu pabeigšanai.

Sākuma uzvednei izmēģiniet organizācijas struktūras katalogu vai darba pieteikumu izsekotāju veidnes un tad paplašiniet tās ievadīšanas virzienā.

Jautājumi