Ako vytvoriť portál na onboarding zamestnancov: kontrolné zoznamy, dokumenty a plány prvého týždňa

Portál na onboarding zamestnancov mení „vitaj na palube, uvidíme sa v pondelok“ na plán. Nový zamestnanec dostane jednu stránku so všetkým, čo potrebuje pred aj počas prvých týždňov: čas začiatku, koho sa pýtať, aké dokumenty vrátiť, čo bude robiť každý deň. HR, IT a manažér zase dostanú vlastné úlohy s termínmi, aby boli notebook, účty a pracovné miesto pripravené prvý deň. Na vytvorenie potrebujete šablóny kontrolných zoznamov podľa roly, kópiu tohto zoznamu pre každého nového zamestnanca, úlohy priradené rôznym ľuďom, bezpečné zbieranie dokumentov a prehľad o tom, čo mešká. Nástroj na tvorbu aplikácií dokáže rýchlo vytvoriť funkčnú verziu; premyslenie treba venovať samotnému kontrolnému zoznamu a ochrane osobných dokumentov.

Čo portál potrebuje

Dáta

Základná myšlienka sú šablóny kopírované pre každého zamestnanca. Každý nový člen dostane vlastnú sadu úloh vytvorenú zo šablóny, s termínmi vypočítanými od jeho dátumu začiatku („IT: objednať notebook — 10 dní pred začiatkom“). Potom môžete upraviť kontrolný zoznam jednej osoby bez zmeny šablóny.

Stránky

• Nový zamestnanec: uvítacia stránka (čas začiatku, adresa, koho sa pýtať, plán prvého týždňa), môj kontrolný zoznam, nahrávanie dokumentov, kľúčové smernice a kontakty.
• Manažér a buddy: ich úlohy pre každého nového člena a prehľad postupu na prvý pohľad.
• HR: všetci noví zamestnanci podľa dátumu začiatku, omeškané úlohy všetkých, šablóny, dokumenty na kontrolu.
• IT: úlohy týkajúce sa vybavenia a účtov, zoradené podľa dátumu začiatku.

Oprávnenia

Noví zamestnanci vidia len svoj portál. Manažéri vidia svojich nových ľudí. IT vidí svoje úlohy, ale nie osobné dokumenty. HR vidí všetko. Osobné dokumenty — občiansky preukaz, zmluvy, daňové formuláre — sú najcitlivejšie dáta v aplikácii: súkromné úložisko, prístup len pre HR a plán ich vymazania po požadovanej dobe uchovávania. Pravidlá ochrany údajov a evidencie pre dokumenty zamestnancov sa líšia podľa krajiny, preto ich skontrolujte s poradcom. Presadzovanie prístupov riešia riadenie prístupu podľa rolí.

Rozhodnutia a kompromisy

Ako sa noví zamestnanci prihlasujú

Noví zamestnanci pred prvým dňom ešte nemajú pracovný e-mail. Možnosti: magický odkaz poslaný na ich osobný e-mail, jednorazový odkaz na nastavenie, ktorý vytvorí heslo, alebo prístup do portálu až vtedy, keď existujú pracovné účty (čím sa stratí obdobie pred začiatkom). Magické odkazy sú obvyklá voľba.

Zbierať dokumenty, alebo odkázať na iné systémy

Najjednoduchší portál len eviduje, že dokument bol vybavený v inom systéme („Podpísať zmluvu v nástroji na elektronický podpis — hotové“). Zbierať súbory vo vlastnej aplikácii je pohodlné, ale prináša zodpovednosť za úložisko, prístup a uchovávanie. Zmluvy sa zvyčajne najlepšie podpisujú v produkte na elektronický podpis a bankové a daňové údaje sa riešia v mzdovom systéme.

Koľko obsahu

Portál nie je wiki. Na smernice odkazujte do vašej znalostnej databázy alebo príručky a portál nech sa venuje najbližším krokom tohto človeka.

Automatické pripomienky

Denný e-mail s omeškanými úlohami pre každého vlastníka udrží veci v pohybe. Potrebuje niečo, čo beží podľa plánu; ak váš hosting neponúka plánované úlohy, môže externý plánovač volať koncový bod vo vašej aplikácii alebo HR môže stlačiť „poslať pripomienky“ na prehľadovej stránke.

Prvý prompt, ktorý funguje

Vytvor portál na onboarding zamestnancov pre softvérovú firmu so 120 zamestnancami. HR vytvorí nového zamestnanca s menom, osobným e-mailom, rolou, tímom, manažérom, buddym, dátumom začiatku, lokalitou a šablónou (Vývoj, Predaj, Prevádzka). Každá šablóna má úlohy s rolou vlastníka (nový zamestnanec, HR, IT, manažér, buddy), popisom a termínom relatívnym k dátumu začiatku; vytvorenie nového zamestnanca skopíruje šablónu do jeho vlastného zoznamu úloh s reálnymi dátumami. Noví zamestnanci sa prihlasujú magickým odkazom poslaným na ich osobný e-mail a vidia uvítaciu stránku (čas začiatku, adresu kancelárie, koho sa pýtať, rozvrh prvého týždňa), svoj kontrolný zoznam a nahrávanie povinných dokumentov. Manažéri, buddy a IT vidia pre každého nového človeka len svoje úlohy. HR vidí všetkých nových zamestnancov podľa dátumu začiatku, omeškané úlohy a nahrané dokumenty. Dokumenty sú uložené súkromne a viditeľné len pre HR. Roly: nový zamestnanec, zamestnanec, HR, IT. Všetko ukladaj do databázy. Priateľský, vítajúci dizajn pre stránky nových zamestnancov; jednoduchý a hutný pre HR a IT.

Kroky stavby

1. Najprv napíšte kontrolný zoznam na papier. Opýtajte sa posledných troch nových zamestnancov, čo im chýbalo prvý deň, a IT sa opýtajte, čo vždy príde neskoro.
2. Šablóny a noví zamestnanci, s logikou kopírovania a plánovania otestovanou na niekoľkých dátumoch začiatku.
3. Zobrazenia úloh podľa roly, každé ukazuje len to, čo má daná osoba urobiť.
4. Portál pre nového zamestnanca: uvítacia stránka, kontrolný zoznam, zdroje.
5. Prihlásenie magickým odkazom pre nových zamestnancov a vami zvolené prihlásenie pre personál.
6. Nahrávanie dokumentov do súkromného úložiska, prístupného len HR. Pozrite si pridanie nahrávania súborov.
7. Oznámenia a pripomienky cez vášho vlastného poskytovateľa e-mailu.
8. Prehľad pre HR omeškaných úloh a nadchádzajúcich nástupov.
9. Pilot s ďalšími dvoma nástupmi, potom pridajte offboarding podľa rovnakého vzoru.

Časté chyby

• Začínať prvým dňom. Najlepšia práca na onboardingu sa odohráva v dvoch týždňoch pred ním.
• Jeden obrovský kontrolný zoznam pre všetkých. Používajte šablóny podľa roly a nechajte HR odstrániť úlohy, ktoré sa nevzťahujú.
• Úlohy bez jedného vlastníka. „Tím nech nastaví účty“ znamená, že to nikto neurobí.
• Osobné dokumenty vo verejnom alebo zdieľanom úložisku. Držte ich súkromne, obmedzte prístup a mažte ich podľa plánu.
• Premena portálu na príručku. Odkazujte na smernice; portál nech sa venuje najbližším krokom.
• Zabudnutie na manažéra. Plán prvého týždňa od manažéra je pre nového zamestnanca dôležitejší ako ktorýkoľvek formulár.

Kedy je lepšou voľbou hotový produkt

Ak už používate HR softvér, najprv skontrolujte jeho funkcie na onboarding: môže už mať šablóny, elektronické podpisy a prepojenie na mzdy a evidenciu zamestnancov, na ktoré by sa vlastný portál musel napojiť. Firmy, ktoré prijímajú ľudí vo viacerých krajinách, ťažia aj z produktov, ktoré udržiavajú papierovanie špecifické pre krajinu.

Vlastný portál sa hodí, keď je onboarding skutočné úzke miesto, ale verzia vášho HR nástroja je tuhá, keď úlohy zasahujú do IT, prevádzky a krokov špecifických pre klienta, ktoré nemodeluje, alebo keď chcete mať onboarding, žiadosti o voľno a ďalšie interné žiadosti na jednom mieste. Je to tiež častý prvý interný nástroj pre rastúce tímy.

Ako to urobiť s Mythex

V Mythex opíšete workflow onboardingu v chate a agent ho postaví v živom náhľade, pričom pridá databázu Postgres pre nových zamestnancov a úlohy a úložisko súborov projektu pre nahrávanie, keď to aplikácia potrebuje. Prípad použitia interného nástroja v dokumentácii uvádza kontrolný zoznam onboardingu ako jeden z prvých nástrojov, ktoré sa zvyčajne vyplatia. Prihlásenie magickým odkazom a pripomienkové e-maily idú cez vašich vlastných poskytovateľov autentifikácie a e-mailu — Mythex nemá vstavané prihlasovanie koncových používateľov ani odosielanie e-mailov — a kľúče sú uložené ako tajomstvá projektu. Pred publikovaním si pomocou /test prejdite vytvorenie nového zamestnanca a dokončenie úloh.

Ako východiskový prompt skúste šablóny adresár organizačnej štruktúry alebo sledovač náborového procesu a potom ich rozšírte o onboarding.

Otázky