Как да направите портал за въвеждане на служители: контролни списъци, документи и планове за първата седмица

Порталът за въвеждане на служители превръща „добре дошъл при нас, виждаме се в понеделник“ в план. Новият служител получава една страница с всичко, от което се нуждае преди и през първите си седмици – начален час, към кого да се обърне, документи за връщане, какво ще прави всеки ден – докато HR, IT и мениджърът получават собствени задачи със срокове, така че лаптопът, акаунтите и бюрото да са готови на първия ден. За да създадете такъв, са ви нужни шаблони на контролни списъци по роля, копие на списъка за всеки нов служител, задачи, възложени на различни хора, сигурно събиране на документи и изглед, който показва какво е просрочено. AI конструктор на приложения може да създаде работеща версия бързо; мисълта се влага в самия контролен списък и в защитата на личните документи.

От какво се нуждае порталът

Данни

Основната идея е шаблоните, копирани за всеки служител. Всеки новодошъл получава собствен набор задачи, създаден от шаблон, със срокове, изчислени от началната му дата („IT: поръчка на лаптоп – 10 дни преди началото“). След това можете да коригирате контролния списък на един човек, без да променяте шаблона.

Страници

• Нов служител: страница за добре дошли (начален час, адрес, към кого да се обърне, план за първата седмица), моят контролен списък, качване на документи, ключови политики и контакти.
• Мениджър и бъдди: техните задачи за всеки новодошъл и напредък с един поглед.
• HR: всички нови служители по начална дата, просрочени задачи за всички, шаблони, документи за преглед.
• IT: задачи за оборудване и акаунти, сортирани по начална дата.

Права за достъп

Новите служители виждат само собствения си портал. Мениджърите виждат своите новодошли. IT вижда задачите си, но не и личните документи. HR вижда всичко. Личните документи – лична карта, договори, данъчни формуляри – са най-чувствителните данни в приложението: частно хранилище, достъп само за HR и план за изтриването им след задължителния срок на съхранение. Правилата за защита на данните и водене на документация за служителите се различават според държавата, затова ги проверете с консултант. Контрол на достъпа на базата на роли обхваща прилагането.

Решения и компромиси

Как новите служители влизат

Новите служители нямат служебен имейл преди първия ден. Възможности: магическа връзка, изпратена на личния им имейл, еднократна връзка за настройка, която създава парола, или даване на достъп до портала едва след като съществуват служебни акаунти (което губи прозореца преди началото). Магическите връзки са обичайният избор.

Събиране на документи или връзка към други системи

Най-простият портал само проследява, че документ е направен в друга система („Подпишете договора в инструмента за електронен подпис – готово“). Събирането на файлове сами е удобно, но носи отговорност за съхранение, достъп и срок. Договорите обикновено е най-добре да се подписват в продукт за електронен подпис, а банковите и данъчните данни – в системата за заплати.

Колко съдържание

Порталът не е уики. Посочвайте към своята база знания или наръчник за политиките и поддържайте портала за следващите стъпки на този човек.

Автоматични напомняния

Дневен имейл за просрочените задачи до всеки отговорник поддържа нещата в движение. За него е нужно нещо, което работи по график; ако вашият хостинг не предлага планирани задачи, външен планировчик може да извиква крайна точка във вашето приложение, или HR може да натисне „изпрати напомняния“ от таблото.

Първа заявка, която работи

Създай портал за въвеждане на служители за софтуерна компания от 120 души. HR създава нов служител с име, личен имейл, роля, екип, мениджър, бъдди, начална дата, локация и шаблон (Инженеринг, Продажби, Операции). Всеки шаблон има задачи с роля на отговорника (новия служител, HR, IT, мениджър, бъдди), описание и срок спрямо началната дата; създаването на нов служител копира шаблона в собствен списък със задачи с реални дати. Новите служители влизат с магическа връзка, изпратена на личния им имейл, и виждат страница за добре дошли (начален час, адрес на офиса, към кого да се обърнат, график за първата седмица), своя контролен списък и качване на нужните документи. Мениджърите, бъддитата и IT виждат само своите задачи за всеки новодошъл. HR вижда всички нови служители по начална дата, просрочените задачи и качените документи. Документите се съхраняват частно и се виждат само от HR. Роли: нов служител, служител, HR, IT. Запази всичко в база данни. Приятелски, топъл дизайн за страниците на новите служители; прост и плътен за HR и IT.

Стъпки за изграждане

1. Първо напишете контролния списък на хартия. Попитайте последните трима новодошли какво е липсвало през първия им ден и попитайте IT какво винаги закъснява.
2. Шаблони и нови служители, с логиката за копиране и планиране, тествана спрямо няколко начални дати.
3. Изгледи на задачите по роля, като всеки показва само това, което този човек трябва да направи.
4. Портал за новия служител: страница за добре дошли, контролен списък, ресурси.
5. Вход с магическа връзка за новите служители и избран от вас вход за персонала.
6. Качване на документи в частно хранилище, достъпно само за HR. Вижте добавяне на качване на файлове.
7. Известия и напомняния през вашия собствен доставчик на имейл.
8. Общ преглед за HR на просрочените задачи и предстоящите нови служители.
9. Пилот с следващите двама новодошли, после добавете напускане със същия модел.

Чести грешки

• Започване на първия ден. Най-добрата работа по въвеждането се случва в двете седмици преди.
• Един голям контролен списък за всички. Използвайте шаблони по роля и позволете на HR да премахва задачите, които не се отнасят.
• Задачи без единствен отговорник. „Екипът да настрои акаунтите“ означава, че никой не го прави.
• Лични документи в публично или споделено хранилище. Пазете ги частно, ограничете достъпа и ги изтривайте по график.
• Превръщане на портала в наръчник. Посочвайте политиките; поддържайте портала за следващите стъпки.
• Забравяне на мениджъра. Планът на мениджъра за първата седмица е по-важен за новия служител от всеки формуляр.

Кога готов продукт е по-добрият избор

Ако вече използвате софтуер за HR, първо проверете функциите му за въвеждане: може да има готови шаблони, електронни подписи и връзка със системата за заплати и служебните досиета, които персонализиран портал би трябвало да интегрира. Компаниите, които наемат в много държави, също се възползват от продукти, които поддържат документите за всяка държава.

Персонализираният портал подхожда, когато въвеждането е реално затруднение, но версията на вашия HR инструмент е твърда, когато задачите обхващат IT, facilities и стъпки, специфични за клиенти, които той не моделира, или когато искате въвеждането, заявките за отпуск и другите вътрешни заявки на едно място. Той също е често срещан първи вътрешен инструмент за растящи екипи.

Изграждане с Mythex

В Mythex описвате работния процес за въвеждане в чата, а агентът го изгражда в жив преглед, като добавя база данни Postgres за новодошлите и задачите и файлово хранилище на проекта за качените файлове, когато приложението го изисква. Примерът за вътрешен инструмент в документацията изброява контролен списък за въвеждане като един от първите инструменти, които обикновено се изплащат. Вход с магическа връзка и напомнящи имейли минават през вашите собствени доставчици за удостоверяване и имейл – Mythex няма вграден вход за крайни потребители или изпращане на имейли – с ключовете, съхранени като тайни на проекта. Използвайте /test, за да преминете през създаването на нов служител и изпълнението на задачи, преди да публикувате.

За стартов промпт опитайте шаблоните йерархия на организацията или проследяване на подбора, после ги разширете до въвеждане.

Въпроси