Jinsi ya Kutengeneza Portal ya Kuwaingiza Wafanyakazi: Orodha, Nyaraka na Mipango ya Wiki ya Kwanza

Portal ya kuwaingiza wafanyakazi hugeuza "karibu, tutaonana Jumatatu" kuwa mpango. Mfanyakazi mpya hupata ukurasa mmoja wenye kila kitu anachohitaji kabla na wakati wa wiki zake za kwanza: muda wa kuanza, nani wa kumwuliza, nyaraka za kurudisha, na atakachofanya kila siku. Wakati huo huo HR, IT na meneja kila mmoja hupata kazi zao na tarehe za mwisho, ili kompyuta ndogo, akaunti na dawati viwe tayari siku ya kwanza. Ili kujenga moja unahitaji violezo vya orodha kwa kila jukumu, nakala ya orodha hiyo kwa kila mfanyakazi mpya, kazi zilizopangiwa watu tofauti, ukusanyaji salama wa nyaraka, na mwonekano unaoonyesha kilichochelewa. AI app builder inaweza kutengeneza toleo linalofanya kazi haraka; juhudi halisi zinaingia kwenye orodha yenyewe na kulinda nyaraka binafsi.

Portal inahitaji nini

Data

Wazo kuu ni violezo vinanakiliwa kwa kila mfanyakazi. Kila mfanyakazi mpya hupata seti yake ya kazi zilizoundwa kutoka kiolezo, pamoja na tarehe za mwisho zinazohesabiwa kutoka tarehe yake ya kuanza ("IT: agiza kompyuta ndogo — siku 10 kabla ya kuanza"). Kisha unaweza kurekebisha orodha ya mtu mmoja bila kubadilisha kiolezo.

Kurasa

• Mfanyakazi mpya: ukurasa wa karibu (muda wa kuanza, anwani, nani wa kumwuliza, mpango wa wiki ya kwanza), orodha yangu, upakiaji wa nyaraka, sera muhimu na mawasiliano.
• Meneja na buddy: kazi zao kwa kila mfanyakazi mpya na maendeleo kwa mtazamo mmoja.
• HR: wafanyakazi wote wapya kwa tarehe ya kuanza, kazi zilizochelewa kwa kila mtu, violezo, nyaraka za kukagua.
• IT: kazi za vifaa na akaunti, zilizopangwa kwa tarehe ya kuanza.

Ruhusa

Wafanyakazi wapya huona portal yao pekee. Mameneja huona wafanyakazi wao wapya. IT huona kazi zake lakini si nyaraka binafsi. HR huona kila kitu. Nyaraka binafsi — kitambulisho, mikataba, fomu za kodi — ndizo data nyeti zaidi kwenye app: hifadhi ya faragha, ufikiaji wa HR pekee, na mpango wa kuzifuta baada ya kipindi kinachohitajika cha kuhifadhi. Kanuni za ulinzi wa data na za kuweka kumbukumbu za nyaraka za wafanyakazi hutofautiana kwa nchi, kwa hiyo zikague na mshauri. Udhibiti wa ufikiaji kwa majukumu unaeleza utekelezaji.

Maamuzi na mabadilishano

Wafanyakazi wapya wanaingiaje

Wafanyakazi wapya hawana barua pepe ya kazini kabla ya siku ya kwanza. Chaguo ni: kiungo cha uchawi kinachotumwa kwenye barua pepe yao binafsi, kiungo cha mara moja cha kuweka nenosiri, au kutoa ufikiaji wa portal pale tu akaunti za kazini zitakapokuwepo (ambayo hupoteza dirisha la kabla ya kuanza). Viungo vya uchawi ndiyo chaguo la kawaida.

Kukusanya nyaraka au kuunganisha mifumo mingine

Portal rahisi zaidi hufuatilia tu kwamba nyaraka ilikamilishwa kwenye mfumo mwingine ("Saini mkataba kwenye zana ya saini ya kielektroniki — imekamilika"). Kukusanya faili wenyewe ni rahisi lakini kunaleta jukumu la hifadhi, ufikiaji na kuhifadhi. Mikataba kwa kawaida ni bora kusainiwa kwenye bidhaa ya saini za kielektroniki, na taarifa za benki na kodi zishughulikiwe kwenye malipo ya mishahara.

Maudhui kiasi gani

Portal si wiki. Unganisha na msingi wa maarifa au kitabu cha mwongozo kwa sera, na uweke portal kuhusu hatua zijazo za huyu mtu.

Vikumbusho vya kiotomatiki

Barua pepe ya kila siku kwa kila mmiliki wa kazi zilizochelewa huweka mambo yakisonga. Inahitaji kitu kinachoendeshwa kwa ratiba; ikiwa hosting yako haitoi kazi zilizoratibiwa, mratibu wa nje anaweza kuita endpoint kwenye app yako, au HR anaweza kubonyeza "tuma vikumbusho" kutoka kwenye dashibodi.

Prompt ya kwanza inayofanya kazi

Tengeneza portal ya kuwaingiza wafanyakazi kwa kampuni ya programu yenye watu 120. HR huunda mfanyakazi mpya kwa jina, barua pepe binafsi, jukumu, timu, meneja, buddy, tarehe ya kuanza, eneo na kiolezo (Uhandisi, Mauzo, Uendeshaji). Kila kiolezo kina kazi zenye jukumu la mmiliki (mfanyakazi mpya, HR, IT, meneja, buddy), maelezo na tarehe ya mwisho inayohusiana na tarehe ya kuanza; kuunda mfanyakazi mpya kunanakili kiolezo kwenye orodha yake ya kazi yenye tarehe halisi. Wafanyakazi wapya huingia kwa kiungo cha uchawi kinachotumwa kwenye barua pepe yao binafsi na kuona ukurasa wa karibu (muda wa kuanza, anwani ya ofisi, nani wa kumwuliza, ratiba ya wiki ya kwanza), orodha yao, na sehemu za kupakia nyaraka zinazohitajika. Mameneja, buddies na IT huona kazi zao tu kwa kila mfanyakazi mpya. HR huona wafanyakazi wapya wote kwa tarehe ya kuanza, kazi zilizochelewa, na nyaraka zilizopakiwa. Nyaraka huhifadhiwa kwa faragha na zinaonekana kwa HR pekee. Majukumu: mfanyakazi mpya, mfanyakazi, HR, IT. Hifadhi kila kitu kwenye hifadhidata. Muundo wa kirafiki na wa kukaribisha kwa kurasa za wafanyakazi wapya; rahisi na mnene kwa HR na IT.

Hatua za kujenga

1. Andika orodha kwenye karatasi kwanza. Uliza wafanyakazi watatu wa mwisho waliokosa nini siku yao ya kwanza, na uliza IT ni nini huwa kinachelewa kila mara.
2. Violezo na wafanyakazi wapya, pamoja na mantiki ya kunakili na kupanga, ikijaribiwa dhidi ya tarehe chache za kuanza.
3. Mionekano ya kazi kwa kila jukumu, kila moja ikionyesha kile mtu huyo anachopaswa kufanya pekee.
4. Portal ya mfanyakazi mpya: ukurasa wa karibu, orodha, rasilimali.
5. Kuingia kwa kiungo cha uchawi kwa wafanyakazi wapya, na kuingia ulilochagua kwa wafanyakazi wa kawaida.
6. Upakiaji wa nyaraka kwenye hifadhi ya faragha, kwa HR pekee. Angalia kuongeza upakiaji wa faili.
7. Arifa na vikumbusho kupitia mtoa huduma wako wa barua pepe.
8. Muhtasari wa HR wa kazi zilizochelewa na wanaoanza hivi karibuni.
9. Jaribio na wafanyakazi wapya wawili wa karibuni, kisha ongeza kuwaondoa wafanyakazi kwa mtindo uleule.

Makosa ya kawaida

• Kuanza siku ya kwanza. Kazi bora ya kuwaingiza hufanyika wiki mbili kabla.
• Orodha moja kubwa kwa kila mtu. Tumia violezo kwa kila jukumu na ruhusu HR aondoe kazi zisizohusika.
• Kazi zisizo na mmiliki mmoja. "Timu kuweka akaunti" maana yake hakuna anayeifanya.
• Nyaraka binafsi kwenye hifadhi ya umma au ya pamoja. Ziweke faragha, punguza ufikiaji, na zifute kwa ratiba.
• Kugeuza portal kuwa kitabu cha mwongozo. Unganisha na sera; weka portal kuhusu hatua zijazo.
• Kusahau meneja. Mpango wa wiki ya kwanza wa meneja unamjali mfanyakazi mpya kuliko fomu yoyote.

Wakati bidhaa iliyokamilika ni chaguo bora zaidi

Ikiwa tayari unatumia programu ya HR, angalia kwanza vipengele vyake vya kuwaingiza: huenda tayari vina violezo, saini za kielektroniki na muunganiko kwenye malipo ya mishahara na rekodi za wafanyakazi, ambavyo portal maalum ingelazimika kuunganishwa navyo. Kampuni zinazoajiri katika nchi nyingi pia hunufaika na bidhaa zinazodumisha nyaraka mahususi za kila nchi.

Portal maalum inafaa pale kuwaingiza ni kikwazo halisi lakini toleo la zana yako ya HR ni gumu, pale kazi zinapovuka IT, vifaa na hatua mahususi za wateja ambazo zana haiziigizi, au pale unapotaka kuwaingiza, maombi ya likizo na maombi mengine ya ndani mahali pamoja. Pia ni zana ya ndani ya kwanza ya kawaida kwa timu zinazokua.

Kuijenga na Mythex

Kwenye Mythex unaeleza mtiririko wa kuwaingiza kwenye chat, na wakala anaujenga kwenye preview ya moja kwa moja, akiongeza hifadhidata ya Postgres kwa wafanyakazi na kazi, na hifadhi ya faili ya mradi kwa upakiaji pale app inapohitaji. Mfano wa matumizi ya zana ya ndani kwenye nyaraka unaorodhesha orodha ya kuwaingiza kama moja ya zana za kwanza zinazolipa mara nyingi. Kuingia kwa kiungo cha uchawi na barua pepe za vikumbusho hupitia uthibitishaji wako na watoa huduma wa barua pepe — Mythex haina kuingia kwa watumiaji wa mwisho wala kutuma barua pepe vilivyojengwa ndani — kwa keys zilizohifadhiwa kama siri za mradi. Tumia /test kupitia kuunda mfanyakazi na kukamilisha kazi kabla ya kuchapisha.

Kwa prompt ya kuanzia, jaribu violezo vya org chart directory au hiring pipeline tracker, kisha vipanue viwe kuwaingiza.

Maswali