பணியாளர் ஆன்போர்டிங் போர்ட்டல் எப்படி உருவாக்குவது: சரிபார்ப்புப் பட்டியல்கள், ஆவணங்கள் மற்றும் முதல் வார திட்டங்கள்

பணியாளர் ஆன்போர்டிங் போர்ட்டல் "வருக, திங்கள் அன்று சந்திப்போம்" என்பதை ஒரு திட்டமாக மாற்றுகிறது. புதிய பணியாளருக்கு அவர்களின் முதல் வாரங்களுக்கு முன்பும் அதன் போதும் தேவையான அனைத்தையும் கொண்ட ஒரே பக்கம் கிடைக்கிறது — தொடக்க நேரம், யாரிடம் கேட்பது, திருப்பித் தர வேண்டிய ஆவணங்கள், ஒவ்வொரு நாளும் என்ன செய்வார்கள். HR, IT மற்றும் மேலாளர் ஒவ்வொருவருக்கும் கெடு தேதிகளுடன் தங்களுக்கான பணிகள் கிடைக்கின்றன, அதனால் மடிக்கணினி, கணக்குகள் மற்றும் மேசை முதல் நாளில் தயாராக இருக்கும். ஒன்றை உருவாக்க உங்களுக்குப் பாத்திரம் வாரியான சரிபார்ப்புப் பட்டியல் வார்ப்புருக்கள், ஒவ்வொரு புதிய பணியாளருக்கும் அந்தப் பட்டியலின் நகல், வெவ்வேறு நபர்களுக்கு ஒதுக்கப்பட்ட பணிகள், பாதுகாப்பான ஆவண சேகரிப்பு, தாமதமானவற்றைக் காட்டும் ஒரு பார்வை தேவை. ஒரு AI ஆப் பில்டர் வேலை செய்யும் பதிப்பை விரைவாக உருவாக்க முடியும்; சிந்தனை சரிபார்ப்புப் பட்டியலிலும் தனிப்பட்ட ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதிலும் செல்ல வேண்டும்.

போர்ட்டலுக்குத் தேவையானவை

தரவு

முக்கிய யோசனை ஒவ்வொரு நபருக்கும் நகலெடுக்கப்படும் வார்ப்புருக்கள். ஒவ்வொரு புதிய பணியாளருக்கும் ஒரு வார்ப்புருவிலிருந்து உருவாக்கப்பட்ட தங்களுக்கான பணிகளின் தொகுப்பு கிடைக்கிறது, கெடு தேதிகள் அவர்களின் தொடக்க தேதியிலிருந்து கணக்கிடப்படுகின்றன ("IT: மடிக்கணினியை ஆர்டர் செய்க — தொடக்கத்துக்கு 10 நாட்களுக்கு முன்"). வார்ப்புருவை மாற்றாமல் ஒருவரின் சரிபார்ப்புப் பட்டியலை நீங்கள் சரிசெய்யலாம்.

பக்கங்கள்

• புதிய பணியாளர்: வரவேற்புப் பக்கம் (தொடக்க நேரம், முகவரி, யாரிடம் கேட்பது, முதல் வார திட்டம்), என் சரிபார்ப்புப் பட்டியல், ஆவணப் பதிவேற்றங்கள், முக்கியக் கொள்கைகள் மற்றும் தொடர்புகள்.
• மேலாளர் மற்றும் buddy: ஒவ்வொரு புதிய பணியாளருக்கான அவர்களின் பணிகள் மற்றும் ஒரே பார்வையில் முன்னேற்றம்.
• HR: தொடக்க தேதியின்படி அனைத்துப் புதிய பணியாளர்கள், அனைவருக்கும் தாமதமான பணிகள், வார்ப்புருக்கள், மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டிய ஆவணங்கள்.
• IT: உபகரண மற்றும் கணக்குப் பணிகள், தொடக்க தேதியின்படி வரிசைப்படுத்தப்பட்டவை.

அனுமதிகள்

புதிய பணியாளர்கள் தங்கள் சொந்தப் போர்ட்டலை மட்டுமே பார்க்கின்றனர். மேலாளர்கள் தங்கள் சொந்தப் புதியவர்களைப் பார்க்கின்றனர். IT தன் பணிகளைப் பார்க்கிறது, தனிப்பட்ட ஆவணங்களைப் பார்ப்பதில்லை. HR அனைத்தையும் பார்க்கிறது. தனிப்பட்ட ஆவணங்கள் — அடையாள அட்டை, ஒப்பந்தங்கள், வரிப் படிவங்கள் — ஆப்பில் உள்ள மிக உணர்திறன் மிக்க தரவு: தனிப்பட்ட சேமிப்பு, HR-க்கு மட்டும் அணுகல், தேவையான தக்கவைப்புக் காலத்துக்குப் பின் அவற்றை நீக்குவதற்கான திட்டம். பணியாளர் ஆவணங்களுக்கான தரவுப் பாதுகாப்பு மற்றும் பதிவு வைத்திருக்கும் விதிகள் நாட்டுக்கு நாடு மாறுபடும், எனவே ஒரு ஆலோசகருடன் அவற்றைச் சரிபாருங்கள். பங்கு அடிப்படையிலான அணுகல் கட்டுப்பாடு அமலாக்கத்தை விளக்குகிறது.

முடிவுகளும் சமரசங்களும்

புதிய பணியாளர்கள் எப்படி உள்நுழைவார்கள்

முதல் நாளுக்கு முன் புதிய பணியாளர்களுக்கு பணி மின்னஞ்சல் இருக்காது. விருப்பங்கள்: அவர்களின் தனிப்பட்ட மின்னஞ்சலுக்கு அனுப்பப்படும் ஒரு magic link, கடவுச்சொல்லை உருவாக்கும் ஒரு முறை அமைப்பு இணைப்பு, அல்லது பணிக் கணக்குகள் இருந்த பின்னரே போர்ட்டல் அணுகல் (இது தொடக்கத்துக்கு முந்தைய சாளரத்தை இழக்கும்). Magic link-கள் வழக்கமான தேர்வு.

ஆவணங்களைச் சேகரிப்பதா அல்லது பிற அமைப்புகளுடன் இணைப்பதா

எளிய போர்ட்டல் ஒரு ஆவணம் வேறொரு அமைப்பில் செய்யப்பட்டதை மட்டுமே கண்காணிக்கிறது ("e-signature கருவியில் ஒப்பந்தத்தில் கையொப்பமிடுக — முடிந்தது"). கோப்புகளை நீங்களே சேகரிப்பது வசதியானது, ஆனால் சேமிப்பு, அணுகல் மற்றும் தக்கவைப்புப் பொறுப்பைக் கொண்டுவருகிறது. ஒப்பந்தங்களை பொதுவாக e-signature தயாரிப்பில் கையொப்பமிடுவதும், வங்கி மற்றும் வரி விவரங்களை ஊதியத்தில் கையாள்வதும் சிறந்தது.

எவ்வளவு உள்ளடக்கம்

போர்ட்டல் ஒரு விக்கி அல்ல. கொள்கைகளுக்கு உங்கள் அறிவுத் தளம் அல்லது கையேட்டுக்கு இணைக்கவும், போர்ட்டலை இந்த நபரின் அடுத்த படிகளைப் பற்றியதாக வையுங்கள்.

தானியங்கி நினைவூட்டல்கள்

ஒவ்வொரு உரிமையாளருக்கும் தாமதமான பணிகளின் தினசரி மின்னஞ்சல் விஷயங்களை நகர்த்தி வைக்கும். அது அட்டவணையில் இயங்கும் ஒன்று தேவை; உங்கள் ஹோஸ்டிங் அட்டவணைப் பணிகளை வழங்கவில்லை என்றால், ஒரு வெளிப்புற அட்டவணைப்படுத்தி உங்கள் ஆப்பில் ஒரு endpoint-ஐ அழைக்கலாம், அல்லது HR டாஷ்போர்டிலிருந்து "நினைவூட்டல்களை அனுப்பு" என்பதை அழுத்தலாம்.

வேலை செய்யும் ஒரு முதல் prompt

120 பேர் கொண்ட ஒரு மென்பொருள் நிறுவனத்துக்கான பணியாளர் ஆன்போர்டிங் போர்ட்டலை உருவாக்குங்கள். HR பெயர், தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல், பாத்திரம், குழு, மேலாளர், buddy, தொடக்க தேதி, இடம் மற்றும் ஒரு template (Engineering, Sales, Operations) கொண்டு ஒரு புதிய பணியாளரை உருவாக்குகிறது. ஒவ்வொரு template-லும் உரிமையாளர் பாத்திரம் (புதிய பணியாளர், HR, IT, மேலாளர், buddy), விளக்கம் மற்றும் தொடக்க தேதிக்கு ஒப்பான கெடு கொண்ட பணிகள் உண்டு; ஒரு புதிய பணியாளரை உருவாக்கும்போது template அவர்களின் சொந்தப் பணிப் பட்டியலில் உண்மையான தேதிகளுடன் நகலெடுக்கப்படுகிறது. புதிய பணியாளர்கள் அவர்களின் தனிப்பட்ட மின்னஞ்சலுக்கு அனுப்பப்படும் magic link மூலம் உள்நுழைகிறார்கள், ஒரு வரவேற்புப் பக்கத்தைப் பார்க்கிறார்கள் (தொடக்க நேரம், அலுவலக முகவரி, யாரிடம் கேட்பது, முதல் வார அட்டவணை), அவர்களின் சரிபார்ப்புப் பட்டியல், தேவையான ஆவணங்களுக்கான பதிவேற்றங்கள். மேலாளர்களும் buddy-களும் IT-யும் ஒவ்வொரு தொடக்கநிலையாளருக்கும் தங்கள் சொந்தப் பணிகளை மட்டுமே பார்க்கிறார்கள். HR தொடக்க தேதியின்படி அனைத்துப் புதிய பணியாளர்கள், தாமதமான பணிகள், பதிவேற்றப்பட்ட ஆவணங்களைப் பார்க்கிறது. ஆவணங்கள் தனிப்பட்டதாக சேமிக்கப்பட்டு HR-க்கு மட்டும் தெரியும். பாத்திரங்கள்: புதிய பணியாளர், ஊழியர், HR, IT. எல்லாவற்றையும் ஒரு டேட்டாபேஸில் சேமியுங்கள். புதிய பணியாளர் பக்கங்களுக்கு நட்பான, வரவேற்கும் வடிவமைப்பு; HR மற்றும் IT-க்கு எளிய, அடர்த்தியான வடிவமைப்பு.

கட்டும் படிகள்

1. சரிபார்ப்புப் பட்டியலை முதலில் காகிதத்தில் எழுதுங்கள். கடைசி மூன்று பணியாளர்களிடம் அவர்களின் முதல் நாளில் என்ன விடுபட்டிருந்தது என்று கேளுங்கள், IT-யிடம் எப்போதும் எது தாமதமாக வருகிறது என்று கேளுங்கள்.
2. Templates மற்றும் புதிய பணியாளர்கள், நகலெடுப்பு மற்றும் அட்டவணை தர்க்கம் சில தொடக்க தேதிகளுக்கு எதிராகச் சோதிக்கப்பட்டு.
3. ஒவ்வொரு பாத்திரத்துக்குமான பணிப் பார்வைகள், ஒவ்வொன்றும் அந்த நபர் செய்ய வேண்டியதை மட்டும் காட்டுகிறது.
4. புதிய பணியாளர் போர்ட்டல்: வரவேற்புப் பக்கம், சரிபார்ப்புப் பட்டியல், வளங்கள்.
5. உள்நுழைவு: புதிய பணியாளர்களுக்கு magic link மூலமாகவும், ஊழியர்களுக்கு நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த உள்நுழைவின் மூலமாகவும்.
6. ஆவணப் பதிவேற்றங்கள் தனிப்பட்ட சேமிப்பில், HR-க்கு மட்டும். கோப்பு பதிவேற்றங்களைச் சேர்ப்பது பாருங்கள்.
7. அறிவிப்புகளும் நினைவூட்டல்களும் உங்கள் சொந்த மின்னஞ்சல் வழங்குநர் மூலம்.
8. HR கண்ணோட்டம் தாமதமான பணிகள் மற்றும் வரவிருக்கும் தொடக்கநிலையாளர்களுடன்.
9. அடுத்த இரண்டு பணியாளர்களுடன் பைலட், பின்னர் அதே முறையைப் பயன்படுத்தி offboarding-ஐ சேருங்கள்.

பொதுவான தவறுகள்

• முதல் நாளில் தொடங்குவது. சிறந்த ஆன்போர்டிங் வேலை அதற்கு முந்தைய இரண்டு வாரங்களில் நடக்கிறது.
• எல்லோருக்கும் ஒரே பெரிய சரிபார்ப்புப் பட்டியல். பாத்திரம் வாரியான வார்ப்புருக்களைப் பயன்படுத்துங்கள், பொருந்தாத பணிகளை HR நீக்கட்டும்.
• ஒரே உரிமையாளர் இல்லாத பணிகள். "குழு கணக்குகளை அமைக்கும்" என்றால் யாரும் செய்ய மாட்டார்கள்.
• தனிப்பட்ட ஆவணங்களைப் பொது அல்லது பகிரப்பட்ட சேமிப்பில் வைப்பது. அவற்றைத் தனிப்பட்டதாக வையுங்கள், அணுகலை வரம்பிடுங்கள், அட்டவணைப்படி நீக்குங்கள்.
• போர்ட்டலைக் கையேடாக மாற்றுவது. கொள்கைகளுக்கு வெளியே இணையுங்கள்; போர்ட்டலை அடுத்த படிகளைப் பற்றியதாக வையுங்கள்.
• மேலாளரை மறப்பது. எந்தப் படிவத்தையும் விட புதிய பணியாளருக்கு மேலாளரின் முதல் வார திட்டம் முக்கியமானது.

ஆயத்த தயாரிப்பு பொருள் சிறந்த தேர்வாக இருக்கும்போது

ஏற்கனவே HR மென்பொருளைப் பயன்படுத்தினால், முதலில் அதன் ஆன்போர்டிங் அம்சங்களைச் சரிபாருங்கள்: அதில் ஏற்கனவே வார்ப்புருக்கள், e-signatures மற்றும் ஊதியம் மற்றும் பணியாளர் பதிவுகளுடனான இணைப்பு இருக்கலாம், தனிப்பயன் போர்ட்டல் அவற்றுடன் ஒருங்கிணைக்க வேண்டியிருக்கும். பல நாடுகளில் பணியமர்த்தும் நிறுவனங்களுக்கு நாடு சார்ந்த ஆவணங்களைப் பராமரிக்கும் தயாரிப்புகளும் பயனளிக்கும்.

ஆன்போர்டிங் ஒரு உண்மையான தடையாக இருக்கும்போது ஆனால் உங்கள் HR கருவியின் பதிப்பு விறைப்பாக இருக்கும்போது, IT, வசதிகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்-குறிப்பிட்ட படிகள் அது மாதிரி செய்யாத பணிகளில் பரவும்போது, அல்லது ஆன்போர்டிங், விடுப்பு கோரிக்கைகள் மற்றும் பிற உள் கோரிக்கைகளை ஒரே இடத்தில் வைக்க விரும்பும்போது தனிப்பயன் போர்ட்டல் பொருந்தும். வளரும் குழுக்களுக்கு இது பொதுவாக ஒரு முதல் உள் கருவியாகவும் இருக்கும்.

Mythex-உடன் கட்டுதல்

Mythex-இல் ஆன்போர்டிங் பணிப்பாய்வை அரட்டையில் விவரிக்கிறீர்கள், முகவர் அதை நேரடி முன்னோட்டத்தில் கட்டுகிறது, ஆப்புக்குத் தேவைப்படும்போது பணியமர்த்தல்கள் மற்றும் பணிகளுக்கான Postgres டேட்டாபேஸையும், பதிவேற்றங்களுக்கான திட்ட கோப்பு சேமிப்பையும் சேர்க்கிறது. ஆவணங்களில் உள்ள உள் கருவி பயன்பாட்டு வழக்கு, ஆன்போர்டிங் சரிபார்ப்புப் பட்டியலை பொதுவாக பயனளிக்கும் முதல் கருவிகளில் ஒன்றாகப் பட்டியலிடுகிறது. Magic-link உள்நுழைவும் நினைவூட்டல் மின்னஞ்சல்களும் உங்கள் சொந்த auth மற்றும் மின்னஞ்சல் வழங்குநர்கள் வழியாகச் செல்கின்றன — Mythex-க்கு உள்ளமைக்கப்பட்ட இறுதிப் பயனர் உள்நுழைவோ மின்னஞ்சல் அனுப்புதலோ இல்லை — விசைகள் திட்ட ரகசியங்களாக சேமிக்கப்படுகின்றன. வெளியிடுவதற்கு முன் ஒரு பணியமர்த்தலை உருவாக்குவதையும் பணிகளை முடிப்பதையும் நடத்திப் பார்க்க /test பயன்படுத்துங்கள்.

ஒரு தொடக்க prompt-க்கு, நிறுவன விளக்கப்பட அடைவு அல்லது பணியமர்த்தல் குழாய் கண்காணிப்பான் வார்ப்புருக்களை முயற்சி செய்து, பின்னர் அவற்றை ஆன்போர்டிங்குக்கு விரிவாக்குங்கள்.

கேள்விகள்