Cara Membina Portal Orientasi Pekerja: Senarai Semak, Dokumen dan Pelan Minggu Pertama

Portal orientasi pekerja menukarkan “selamat datang, jumpa Isnin” kepada satu pelan. Pekerja baharu mendapat satu halaman dengan semua yang mereka perlukan sebelum dan semasa minggu-minggu pertama — masa mula, siapa yang perlu ditanya, dokumen untuk dipulangkan, apa yang akan mereka lakukan setiap hari — manakala HR, IT dan pengurus masing-masing mendapat tugasan sendiri dengan tarikh akhir, supaya komputer riba, akaun dan meja sudah sedia pada hari pertama. Untuk membinanya anda memerlukan templat senarai semak mengikut peranan, salinan senarai semak itu bagi setiap pekerja baharu, tugasan yang diberikan kepada orang yang berbeza, pengumpulan dokumen yang selamat, dan paparan yang menunjukkan apa yang tertunggak. Pembina aplikasi AI boleh menghasilkan versi yang berfungsi dengan cepat; pemikiran diberikan kepada senarai semak itu sendiri dan kepada melindungi dokumen peribadi.

Apa yang diperlukan oleh portal

Data

Idea terasnya ialah templat disalin bagi setiap pekerja. Setiap pekerja baharu mendapat set tugasan mereka sendiri yang dicipta daripada templat, dengan tarikh akhir yang dikira daripada tarikh mula mereka (“IT: pesan komputer riba — 10 hari sebelum mula”). Anda kemudian boleh melaraskan senarai semak seorang individu tanpa menukar templat.

Halaman

• Pekerja baharu: halaman alu-aluan (masa mula, alamat, siapa yang perlu ditanya, jadual minggu pertama), senarai semak saya, muat naik dokumen, dasar utama dan hubungan.
• Pengurus dan buddy: tugasan mereka bagi setiap pekerja baharu dan kemajuan sekali pandang.
• HR: semua pekerja baharu mengikut tarikh mula, tugasan tertunggak merentas semua orang, templat, dokumen untuk disemak.
• IT: tugasan peralatan dan akaun, disusun mengikut tarikh mula.

Kebenaran

Pekerja baharu hanya melihat portal mereka sendiri. Pengurus melihat pekerja baharu mereka sendiri. IT melihat tugasannya tetapi bukan dokumen peribadi. HR melihat segalanya. Dokumen peribadi — ID, kontrak, borang cukai — ialah data paling sensitif dalam aplikasi: storan peribadi, akses khusus HR, dan pelan untuk memadamkannya selepas tempoh pengekalan yang diperlukan. Peraturan perlindungan data dan penyimpanan rekod untuk dokumen pekerja berbeza mengikut negara, jadi semak dengan penasihat. Kawalan akses berasaskan peranan meliputi penguatkuasaannya.

Keputusan dan pertukaran

Bagaimana pekerja baharu log masuk

Pekerja baharu belum mempunyai e-mel kerja sebelum hari pertama. Pilihannya: pautan ajaib yang dihantar ke e-mel peribadi mereka, pautan persediaan sekali guna yang mencipta kata laluan, atau memberi akses portal hanya selepas akaun kerja wujud (yang kehilangan tempoh sebelum mula). Pautan ajaib ialah pilihan biasa.

Kumpul dokumen atau pautkan ke sistem lain

Portal yang paling ringkas hanya menjejaki bahawa dokumen telah dibuat dalam sistem lain (“Tandatangan kontrak dalam alat tandatangan elektronik — selesai”). Mengumpul fail sendiri adalah mudah tetapi membawa tanggungjawab storan, akses dan pengekalan. Kontrak biasanya paling baik ditandatangani dalam produk tandatangan elektronik, dan butiran bank serta cukai dikendalikan dalam sistem gaji.

Berapa banyak kandungan

Portal bukan wiki. Pautkan ke pangkalan pengetahuan atau buku panduan anda untuk dasar, dan kekalkan portal tentang langkah seterusnya orang ini.

Peringatan automatik

E-mel harian tugasan tertunggak kepada setiap pemilik membantu perkara bergerak. Ia memerlukan sesuatu yang berjalan mengikut jadual; jika hosting anda tidak menawarkan tugas berjadual, penjadual luaran boleh memanggil titik akhir dalam aplikasi anda, atau HR boleh menekan “hantar peringatan” dari papan pemuka.

Prompt pertama yang berfungsi

Bina portal orientasi pekerja untuk syarikat perisian 120 orang. HR mencipta pekerja baharu dengan nama, e-mel peribadi, peranan, pasukan, pengurus, buddy, tarikh mula, lokasi dan templat (Kejuruteraan, Jualan, Operasi). Setiap templat mempunyai tugasan dengan peranan pemilik (pekerja baharu, HR, IT, pengurus, buddy), penerangan dan tarikh akhir relatif kepada tarikh mula; mencipta pekerja baharu menyalin templat ke dalam senarai tugasan mereka sendiri dengan tarikh sebenar. Pekerja baharu log masuk dengan pautan ajaib yang dihantar ke e-mel peribadi mereka dan melihat halaman alu-aluan (masa mula, alamat pejabat, siapa yang perlu ditanya, jadual minggu pertama), senarai semak mereka, dan muat naik untuk dokumen yang diperlukan. Pengurus, buddy dan IT hanya melihat tugasan mereka sendiri bagi setiap pekerja baharu. HR melihat semua pekerja baharu mengikut tarikh mula, tugasan tertunggak, dan dokumen yang dimuat naik. Dokumen disimpan secara peribadi dan hanya boleh dilihat oleh HR. Peranan: pekerja baharu, pekerja, HR, IT. Simpan semuanya dalam pangkalan data. Reka bentuk yang mesra dan mengalu-alukan untuk halaman pekerja baharu; ringkas dan padat untuk HR dan IT.

Langkah membina

1. Tulis senarai semak di atas kertas dahulu. Tanya tiga pekerja baharu terakhir apa yang tiada pada hari pertama mereka, dan tanya IT apa yang sentiasa lewat tiba.
2. Templat dan pekerja baharu, dengan logik salin dan jadual diuji terhadap beberapa tarikh mula.
3. Paparan tugasan mengikut peranan, masing-masing hanya menunjukkan apa yang perlu dilakukan oleh orang itu.
4. Portal pekerja baharu: halaman alu-aluan, senarai semak, sumber.
5. Log masuk melalui pautan ajaib untuk pekerja baharu dan log masuk pilihan anda untuk kakitangan.
6. Muat naik dokumen ke storan peribadi, khusus HR. Lihat menambah muat naik fail.
7. Pemberitahuan dan peringatan melalui penyedia e-mel anda sendiri.
8. Gambaran keseluruhan HR tentang tugasan tertunggak dan pekerja baharu yang akan tiba.
9. Percubaan dengan dua pekerja baharu seterusnya, kemudian tambah penamatan menggunakan corak yang sama.

Kesilapan yang biasa

• Bermula pada hari pertama. Kerja orientasi yang terbaik berlaku dalam dua minggu sebelumnya.
• Satu senarai semak besar untuk semua orang. Gunakan templat mengikut peranan dan benarkan HR membuang tugasan yang tidak terpakai.
• Tugasan tanpa satu pemilik yang jelas. “Pasukan untuk menyediakan akaun” bermakna tiada siapa yang melakukannya.
• Dokumen peribadi dalam storan awam atau dikongsi. Simpan secara peribadi, hadkan akses, dan padamkan mengikut jadual.
• Menukar portal menjadi buku panduan. Pautkan ke dasar; kekalkan portal tentang langkah seterusnya.
• Melupakan pengurus. Pelan minggu pertama pengurus lebih penting kepada pekerja baharu berbanding mana-mana borang.

Apabila produk siap sedia lebih sesuai

Jika anda sudah menggunakan perisian HR, semak ciri orientasinya dahulu: ia mungkin sudah mempunyai templat, tandatangan elektronik dan pautan ke sistem gaji serta rekod pekerja, yang akan perlu disepadukan oleh portal tersuai. Syarikat yang mengambil pekerja di banyak negara juga mendapat manfaat daripada produk yang mengekalkan kerja kertas khusus negara.

Portal tersuai sesuai apabila orientasi menjadi kesesakan sebenar tetapi versi alat HR anda kaku, apabila tugasan merentas IT, kemudahan dan langkah khusus pelanggan yang tidak dimodelkannya, atau apabila anda mahu orientasi, permohonan cuti dan permintaan dalaman yang lain berada di satu tempat. Ia juga merupakan alat dalaman yang biasa bagi pasukan yang sedang berkembang.

Membina dengan Mythex

Di Mythex anda menerangkan aliran kerja orientasi dalam sembang, dan ejen membinanya dalam pratonton langsung, menambah pangkalan data Postgres untuk pekerja dan tugasan, serta storan fail projek untuk muat naik apabila aplikasi memerlukannya. Kes penggunaan alat dalaman dalam dokumentasi menyenaraikan senarai semak orientasi sebagai salah satu alat pertama yang biasanya berbaloi. Log masuk pautan ajaib dan e-mel peringatan melalui auth dan penyedia e-mel anda sendiri — Mythex tidak mempunyai log masuk pengguna akhir atau penghantaran e-mel terbina dalam — dengan kunci disimpan sebagai rahsia projek. Gunakan /test untuk melalui proses mencipta pekerja baharu dan menyelesaikan tugasan sebelum anda menerbitkan.

Untuk prompt permulaan, cuba templat carta organisasi direktori atau pengesan saluran pengambilan pekerja, kemudian kembangkannya menjadi orientasi.

Soalan lazim