Ажилтны онбординг портал хэрхэн хийх вэ: чеклист, баримт бичиг, эхний долоо хоногийн төлөвлөгөө

Ажилтны онбординг портал «тавтай морилно уу, даваа гаригт уулзъя» гэдгийг төлөвлөгөө болгон хувиргадаг. Шинэ ажилтан эхний хэдэн долоо хоногтоо хэрэгтэй бүх зүйлтэйгээ нэг хуудас авдаг — эхлэх цаг, хэнээс асуух, буцаах баримт, өдөр бүр юу хийх — харин HR, IT болон менежер тус бүр хугацаатай өөрсдийн даалгавартай байдаг, тиймээс зөөврийн компьютер, бүртгэл, ширээ эхний өдөр бэлэн байна. Портал бүтээхэд хэрэгтэй зүйл: эрхээр ангилсан чеклистийн загвар, шинэ ажилтан бүрт тэр загварын хуулбар, өөр өөр хүмүүст оногдсон даалгавар, найдвартай баримт цуглуулах арга, хугацаа хэтэрсэн зүйлийг харуулах харагдац. AI app builder нь ажиллаж байгаа хувилбарыг хурдан гаргаж чадна; чухал бодол нь чеклистэд ба хувийн баримтыг хамгаалахад оршино.

Порталд юу хэрэгтэй вэ

Өгөгдөл

Гол санаа бол загварыг шинэ хүн бүрт хуулах. Шинэ ажилтан бүр өөрийн даалгаврын багцыг загвараас үүсгэж, эхлэх огнооноос тооцсон хугацаатайгаар авдаг («IT: зөөврийн компьютер захиалах — эхлэхээс 10 өдрийн өмнө»). Дараа нь нэг хүний чеклистийг загварт нөлөөлүүлэлгүйгээр өөрчилж болно.

Хуудсууд

• Шинэ ажилтан: мэндчилгээний хуудас (эхлэх цаг, хаяг, хэнээс асуух, эхний долоо хоногийн төлөвлөгөө), миний чеклист, баримт байршуулах хэсэг, гол журам ба холбоо барих хүмүүс.
• Менежер ба buddy: тэдний шинэ ажилтан бүрт оногдсон даалгавар, нэг харцаар харагдах явц.
• HR: эхлэх огноогоор бүх шинэ ажилтнууд, бүх хүмүүсийн хугацаа хэтэрсэн даалгавар, загварууд, шалгах баримтууд.
• IT: тоног төхөөрөмж, бүртгэлийн даалгавар, эхлэх огноогоор эрэмбэлсэн.

Эрх

Шинэ ажилтан зөвхөн өөрийн порталыг харна. Менежер өөрийн шинэ ажилтнуудыг харна. IT өөрийн даалгавруудыг харна, гэхдээ хувийн баримтыг харахгүй. HR бүгдийг харна. Хувийн баримт — иргэний үнэмлэх, гэрээ, татварын маягт — аппын хамгийн мэдрэмтгий өгөгдөл: хувийн файлын хадгалалт, зөвхөн HR-т хандалт, хадгалах хугацаа дууссаны дараа устгах төлөвлөгөө. Ажилтны баримтын хувийн мэдээллийн хамгаалалт, бүртгэл хөтлөх дүрэм улс бүрт ялгаатай тул мэргэжилтэнтэй шалгуулаарай. Эрхийн хяналтыг эрхэд суурилсан хандалтын удирдлага хэрхэн хэрэгжүүлэхийг тайлбарласан.

Шийдвэр ба солилцоо

Шинэ ажилтнууд хэрхэн нэвтрэх вэ

Шинэ ажилтнуудад эхний өдрөөсөө өмнө ажлын имэйл байдаггүй. Сонголтууд: хувийн имэйл рүү илгээсэн соронзон холбоос (magic link), нууц үг үүсгэх нэг удаагийн тохируулах холбоос, эсвэл ажлын бүртгэл гарсны дараа л порталд хандалт өгөх (энэ нь эхлэхээс өмнөх цонхыг алдана). Magic link ихэвчлэн сонгодог арга.

Баримт цуглуулах эсвэл бусад системтэй холбох

Хамгийн энгийн портал зөвхөн баримт өөр системд хийгдсэнийг бүртгэдэг («Гэрээг гарын үсэгтэй хэрэгслээр гаргасан — дууссан»). Файлыг өөрөө цуглуулах нь эвтэйхэн боловч хадгалах, хандах, хадгалах хугацааны хариуцлагыг хүлээлгэнэ. Гэрээг ихэвчлэн гарын үсэгтэй хэрэгслээр, банк болон татварын мэдээллийг цалингийн системээр зохицуулах нь илүү зохимжтой.

Хэр их агуулга байх вэ

Портал бол вики биш. Журмын хувьд мэдлэгийн сан эсвэл гарын авлагад холбоос өгөөд, порталыг энэ хүний дараагийн алхамд төвлөр.

Автомат сануулга

Хугацаа хэтэрсэн даалгаврын өдрийн имэйлийг эзэмшигч бүрт илгээвэл ажил явагдана. Үүнд товлолтоор ажилладаг зүйл хэрэгтэй; хостинг товлолтын ажил санал болгодоггүй бол гадаад товлогч таны аппын endpoint-ийг дуудаж болно, эсвэл HR хяналтын самбараас «сануулга илгээх» товч дарж болно.

Эхний удаа ажилладаг prompt

120 хүний програм хангамжийн компанид зориулсан ажилтны онбординг портал бүтээ. HR шинэ ажилтан үүсгэнэ: нэр, хувийн имэйл, албан тушаал, баг, менежер, buddy, эхлэх огноо, байршил, загвар (Инженер, Борлуулалт, Үйл ажиллагаа). Загвар бүр эзэмших үүрэг (шинэ ажилтан, HR, IT, менежер, buddy), тайлбар, эхлэх огноотой харьцангуй хугацаатай даалгаврууд; шинэ ажилтан үүсгэхэд загвар нь тэдний даалгаврын жагсаалт руу бодит огнооны хамт хуулагдана. Шинэ ажилтнууд хувийн имэйлдээ илгээсэн magic link-ээр нэвтэрч, мэндчилгээний хуудас (эхлэх цаг, оффисын хаяг, хэнээс асуух, эхний долоо хоногийн хуваарь), өөрийн чеклист, шаардлагатай баримтын байршуулалтыг харна. Менежер, buddy, IT нь тус бүрийн шинэ ажилтанд зөвхөн өөрсдийн даалгаврыг харна. HR нь бүх шинэ ажилтнуудыг эхлэх огнооны дарааллаар, хугацаа хэтэрсэн даалгавар, байршуулсан баримтыг харна. Баримтууд хувийн файлын санд хадгалагдаж, зөвхөн HR харна. Эрх: шинэ ажилтан, ажилтан, HR, IT. Бүх зүйлийг өгөгдлийн санд хадгал. Шинэ ажилтны хуудсууд нь халуун, найрсаг; HR ба IT-д энгийн, нягт дизайнтай байг.

Бүтээх алхмууд

1. Чеклистээ эхлээд цаасан дээр бич. Сүүлийн гурван шинэ ажилтнаас эхний өдөр юу дутсан тухай асуу, IT-ээс юу үргэлж хоцордог тухай асуу.
2. Загвар ба шинэ ажилтнууд, хуулах болон хуваарьлах логикийг хэдэн эхлэх огнооны дээр туршсан.
3. Эрх тус бүрийн даалгаврын харагдац, хүн бүрт зөвхөн өөрт хийх зүйлийг харуулна.
4. Шинэ ажилтны портал: мэндчилгээний хуудас, чеклист, нөөц.
5. Нэвтрэлт: шинэ ажилтанд magic link, ажилтнуудад таны сонгосон нэвтрэлт.
6. Баримт байршуулалт хувийн, зөвхөн HR-т харагдах файлын санд. Харна уу: файл байршуулалт нэмэх.
7. Мэдэгдэл ба сануулга өөрийн имэйл үйлчилгээгээр.
8. HR-ийн тойм: хугацаа хэтэрсэн даалгавар, удахгүй эхлэх ажилтнууд.
9. Дараагийн хоёр шинэ ажилтнаар туршаад, дараа нь ижил загвараар ажлаас гарахыг нэмнэ.

Түгээмэл алдаанууд

• Эхний өдрөөс эхлэх. Онбордингийн хамгийн сайн ажил эхлэхээс өмнөх хоёр долоо хоногт хийгддэг.
• Бүх хүнд нэг том чеклист. Эрхээр нь загвар ашиглаж, хамаагүй даалгаврыг HR хасдаг байх.
• Нэг ч эзэнгүй даалгавар. «Баг бүртгэлээ тохируулна» гэдэг бол хэн ч хийхгүй гэсэн үг.
• Хувийн баримтыг нийтийн эсвэл хуваалцсан санд хадгалах. Хувийн байлгаж, хандалтыг хязгаарлаж, цагтаа устга.
• Порталыг гарын авлага болгох. Журмыг холбоосоор гадагшлуулж, порталыг дараагийн алхмуудад л төвлөрүүл.
• Менежерийг мартах. Менежерийн эхний долоо хоногийн төлөвлөгөө шинэ ажилтанд аливаа маягтаас илүү чухал.

Бэлэн бүтээгдэхүүн илүү сайн сонголт байх үе

Хэрэв танд аль хэдийн HR програм байгаа бол онбордингийн функцийг эхлээд шалга: тэд загвар, гарын үсэг, цалин болон ажилтны бүртгэлтэй холбоотой холбоостой байж магадгүй, өөрийн портал тэдгээртэй холбогдох шаардлагатай. Олон улсад ажилтан авдаг компаниуд улс бүрийн бичиг баримтыг байнга шинэчлэдэг бүтээгдэхүүнээс ашиг хүртэнэ.

Өөрийн портал тохирно гэвэл онбординг нь эрэлтийн хязгаар байгаа ч таны HR хэрэгслийн хувилбар хатуу байгаа үед, даалгавар IT, байр ахуй болон үйлчлүүлэгчтэй холбоотой тусгай алхмуудыг хамарч байгаа үед, эсвэл онбординг, чөлөөний хүсэлт болон бусад дотоод хүсэлтийг нэг дор байлгахыг хүсэх үед. Энэ нь өсөн нэмэгдэж буй багуудын анхны дотоод хэрэгсэл байх нийтлэг сонголт юм.

Mythex-ээр бүтээх нь

Mythex дээр та онбордингийн ажлын урсгалаа чатад тайлбарлаж, агент үүнийг урьдчилан харах горимд бүтээнэ. Шинэ ажилтан болон даалгаврын хувьд өгөгдлийн сан, баримтын хувьд шаардлагатай үед төслийн файлын хадгалалтыг нэмнэ. Docs дээрх дотоод хэрэгслийн хэрэглээ онбордингийн чеклистийг анх ашиг өгдөг хэрэгслийн нэг гэж жагсаадаг. Magic-link нэвтрэлт болон сануулгын имэйлүүд таны өөрийн auth болон имэйлийн үйлчилгээгээр явагдана — Mythex-д хэрэглэгчийн нэвтрэлт эсвэл имэйл илгээх суурилуулсан үйлчилгээ байхгүй — түлхүүрүүд төслийн нууцад хадгалагдана. Нийтлэхээсээ өмнө шинэ ажилтан үүсгэж, даалгавар бүрдүүлэх алхмуудыг /test ашиглан туршаарай.

Эхлэх prompt-д байгууллагын бүтцийн лавлах эсвэл ажилд авалтын дарааллын хяналтын хэрэгсэл загваруудыг ашиглаад, дараа нь онбординг болгон өргөтгө.

Асуултууд