چگونه یک پرتال آنبوردینگ کارمندان بسازیم: چک‌لیست، اسناد و برنامه‌ی هفته‌ی اول
یک پرتال آنبوردینگ کارمندان، جمله‌ی «خوش آمدی، دوشنبه می‌بینمت» را به یک برنامه تبدیل می‌کند. کارمند جدید یک صفحه با همه‌ی چیزهایی که برای هفته‌های اول و قبل از آن لازم دارد می‌گیرد: ساعت شروع، کسی که باید از او بپرسد، اسنادی که باید بازگرداند، و کاری که هر روز انجام می‌دهد. در همین حال HR، IT و مدیر هرکدام وظایف خودشان را با تاریخ سررسید دارند تا لپ‌تاپ، حساب‌ها و میز کار در روز اول آماده باشند. برای ساختن یکی به چک‌لیست‌های قالبی بر اساس نقش، یک کپی از آن چک‌لیست برای هر کارمند جدید، وظایف تخصیص‌یافته به افراد مختلف، جمع‌آوری امن اسناد و نمایی که کارهای عقب‌افتاده را نشان می‌دهد نیاز دارید. یک اپ‌ساز هوش مصنوعی می‌تواند به سرعت نسخه‌ی کاری تولید کند؛ فکر اصلی در خود چک‌لیست و در محافظت از اسناد شخصی است.
پرتال به چه چیزهایی نیاز دارد
داده
| جدول | فیلدهای کلیدی |
|---|---|
| قالب‌ها | نام («مهندسی»، «فروش»، «کارکنان فروشگاه»)، توضیح |
| وظایف قالب | قالب، عنوان، توضیح، نقش مالک (کارمند جدید، HR، IT، مدیر، همکار راهنما)، فاصله‌ی سررسید بر حسب روز از تاریخ شروع، نیاز به آپلود بله/خیر |
| کارمندان جدید | نام، ایمیل شخصی، ایمیل کاری، نقش، تیم، مدیر، همکار راهنما، تاریخ شروع، محل، قالب، وضعیت |
| وظایف | کارمند جدید، عنوان، شخص مالک، تاریخ سررسید، وضعیت (انجام نشده، انجام شده، لازم نیست)، زمان تکمیل، یادداشت‌ها |
| اسناد | کارمند جدید، وظیفه، کلید فایل، نوع، زمان آپلود، بازبینی‌کننده، تاریخ نگهداری |
| منابع | عنوان، پیوند یا محتوا، مخاطب (همه، تیم، نقش) |
ایده‌ی اصلی قالب‌هایی است که برای هر فرد کپی می‌شوند. هر تازه‌وارد مجموعه‌ی وظایف خودش را دارد که از قالب ساخته شده و سررسیدهایش بر اساس تاریخ شروع او محاسبه شده‌اند («IT: سفارش لپ‌تاپ — ۱۰ روز قبل از شروع»). بعد می‌توانید چک‌لیست یک نفر را بدون تغییر قالب تنظیم کنید.
صفحه‌ها
- کارمند جدید: صفحه‌ی خوش‌آمدگویی (ساعت شروع، آدرس، کسی که باید از او پرسید، برنامه‌ی هفته‌ی اول)، چک‌لیست من، آپلود اسناد، سیاست‌ها و مخاطبین کلیدی.
- مدیر و همکار راهنما: وظایف آن‌ها برای هر تازه‌وارد و پیشرفت در یک نگاه.
- HR: همه‌ی کارمندان جدید بر اساس تاریخ شروع، وظایف عقب‌افتاده‌ی همه، قالب‌ها، و اسنادی که باید بازبینی شوند.
- IT: وظایف تجهیزات و حساب‌ها، مرتب‌شده بر اساس تاریخ شروع.
دسترسی‌ها
کارمند جدید فقط پرتال خودش را می‌بیند. مدیر فقط تازه‌واردهای خودش را می‌بیند. IT وظایف خودش را می‌بیند اما اسناد شخصی را نه. HR همه‌چیز را می‌بیند. اسناد شخصی — کارت شناسایی، قرارداد، فرم‌های مالیاتی — حساس‌ترین داده‌ی این اپلیکیشن هستند: ذخیره‌سازی خصوصی، دسترسی فقط برای HR، و برنامه‌ای برای حذف آن‌ها پس از دوره‌ی نگهداری لازم. قوانین حفاظت از داده و نگهداری سوابق اسناد کارمندان بین کشورها فرق دارد، پس آن را با یک مشاور بررسی کنید. کنترل دسترسی بر اساس نقش اجرای آن را توضیح می‌دهد.
تصمیم‌ها و مصالحه‌ها
چگونه کارمندان جدید وارد می‌شوند
کارمندان جدید قبل از روز اول ایمیل کاری ندارند. گزینه‌ها: یک لینک جادویی که به ایمیل شخصی‌شان فرستاده می‌شود، یک لینک راه‌اندازی یک‌بارمصرف که رمز عبور می‌سازد، یا دادن دسترسی به پرتال فقط وقتی حساب‌های کاری وجود دارند (که پنجره‌ی پیش از شروع را از بین می‌برد). لینک‌های جادویی انتخاب معمول هستند.
جمع‌آوری اسناد یا اتصال به سیستم‌های دیگر
ساده‌ترین پرتال فقط ثبت می‌کند که یک سند در سیستم دیگری انجام شده است («قرارداد را در ابزار امضای الکترونیکی امضا کن — انجام شد»). جمع‌آوری فایل‌ها توسط خودتان راحت است، اما مسئولیت ذخیره‌سازی، دسترسی و نگهداری را هم به همراه دارد. قراردادها معمولاً بهتر است با یک محصول امضای الکترونیکی امضا شوند و اطلاعات بانکی و مالیاتی در سیستم حقوق و دستمزد مدیریت شوند.
چقدر محتوا
پرتال یک ویکی نیست. برای سیاست‌ها به پایگاه دانش یا راهنمای کارکنان خودتان پیوند دهید، و پرتال را درباره‌ی گام‌های بعدی همین فرد نگه دارید.
یادآوری‌های خودکار
یک ایمیل روزانه از وظایف عقب‌افتاده به هر مالک، کارها را به حرکت نگه می‌دارد. این به چیزی نیاز دارد که طبق برنامه اجرا شود؛ اگر میزبانی شما کارهای زمان‌بندی‌شده ندارد، یک زمان‌بند بیرونی می‌تواند یک نقطه‌ی پایانی در اپلیکیشن شما را صدا بزند، یا HR می‌تواند از داشبورد دکمه‌ی «ارسال یادآورها» را بزند.
یک پرامپت اول که کار می‌کند
یک پرتال آنبوردینگ کارمندان برای یک شرکت نرم‌افزاری با ۱۲۰ نفر بساز. HR یک کارمند جدید را با نام، ایمیل شخصی، نقش، تیم، مدیر، همکار راهنما، تاریخ شروع، محل و یک قالب (مهندسی، فروش، عملیات) ثبت می‌کند. هر قالب وظایفی دارد با نقش مالک (کارمند جدید، HR، IT، مدیر، همکار راهنما)، یک توضیح و یک سررسید نسبی به تاریخ شروع؛ ایجاد کارمند جدید، قالب را در فهرست وظایف خودش با تاریخ‌های واقعی کپی می‌کند. کارمندان جدید با یک لینک جادویی که به ایمیل شخصی‌شان فرستاده می‌شود وارد می‌شوند و یک صفحه‌ی خوش‌آمدگویی (ساعت شروع، آدرس دفتر، کسی که باید از او پرسید، برنامه‌ی هفته‌ی اول)، چک‌لیست‌شان و آپلودهای اسناد لازم را می‌بینند. مدیران، همکاران راهنما و IT فقط وظایف خودشان را برای هر تازه‌وارد می‌بینند. HR همه‌ی کارمندان جدید را بر اساس تاریخ شروع، وظایف عقب‌افتاده و اسناد آپلودشده می‌بیند. اسناد به‌صورت خصوصی ذخیره می‌شوند و فقط HR آن‌ها را می‌بیند. نقش‌ها: کارمند جدید، کارمند، HR، IT. همه‌چیز در یک پایگاه داده ذخیره شود. طراحی گرم و خوش‌آمدگو برای صفحات کارمند جدید؛ ساده و متراکم برای HR و IT.
گام‌های ساخت
- ابتدا چک‌لیست را روی کاغذ بنویسید. از سه کارمند اخیر بپرسید در روز اول چه چیزی کم بود، و از IT بپرسید چه چیزی همیشه دیر می‌رسد.
- قالب‌ها و کارمندان جدید، با منطق کپی و زمان‌بندی که با چند تاریخ شروع آزمایش شده است.
- نماهای وظیفه برای هر نقش، که هرکدام فقط کارهایی را نشان دهند که آن شخص باید انجام دهد.
- پرتال کارمند جدید: صفحه‌ی خوش‌آمدگویی، چک‌لیست، منابع.
- ورود با لینک جادویی برای کارمندان جدید و روش ورود انتخابی شما برای کارکنان.
- آپلود اسناد در ذخیره‌سازی خصوصی، فقط برای HR. افزودن آپلود فایل را ببینید.
- اعلان‌ها و یادآورها از طریق ارائه‌دهنده‌ی ایمیل خودتان.
- نمای کلی HR از وظایف عقب‌افتاده و تازه‌واردهای آینده.
- آزمایش با دو تازه‌وارد بعدی، سپس افزودن فرآیند خروج با همان الگو.
اشتباهات رایج
- شروع از روز اول. بهترین کار آنبوردینگ در دو هفته‌ی قبل از شروع انجام می‌شود.
- یک چک‌لیست بزرگ برای همه. برای هر نقش قالب جدا بسازید و اجازه دهید HR وظایفی را که کاربرد ندارند حذف کند.
- وظایفی بدون یک مالک مشخص. «تیم حساب‌ها را راه‌اندازی کند» یعنی هیچ‌کس این کار را نمی‌کند.
- اسناد شخصی در ذخیره‌سازی عمومی یا مشترک. آن‌ها را خصوصی نگه دارید، دسترسی را محدود کنید و طبق برنامه حذف کنید.
- تبدیل پرتال به کتاب راهنما. به سیاست‌ها پیوند دهید؛ پرتال را درباره‌ی گام‌های بعدی نگه دارید.
- فراموش کردن مدیر. برنامه‌ی هفته‌ی اول مدیر برای کارمند جدید از هر فرمی مهم‌تر است.
زمانی که یک محصول آماده بهتر است
اگر از قبل نرم‌افزار منابع انسانی دارید، ابتدا امکانات آنبوردینگ آن را بررسی کنید: ممکن است قالب، امضای الکترونیکی و اتصال به حقوق و دستمزد و پرونده‌های کارمندان را از قبل داشته باشد، که یک پرتال سفارشی باید با آن‌ها یکپارچه شود. شرکت‌هایی که در چند کشور استخدام می‌کنند هم از محصولاتی سود می‌برند که کاغذبازی مخصوص هر کشور را نگه می‌دارند.
یک پرتال سفارشی وقتی مناسب است که آنبوردینگ گلوگاه واقعی باشد اما نسخه‌ی ابزار HR شما خیلی سفت‌وسخت باشد، وقتی وظایف بین IT، امکانات و مراحل مختص مشتری پخش شده که ابزار شما مدلشان نمی‌کند، یا وقتی می‌خواهید آنبوردینگ، درخواست‌های مرخصی و سایر درخواست‌های داخلی در یک جا باشند. همچنین یک اولین ابزار داخلی رایج برای تیم‌های در حال رشد است.
ساختن آن با Mythex
در Mythex جریان کاری آنبوردینگ را در گفتگو توصیف می‌کنید و عامل آن را در پیش‌نمایش زنده می‌سازد، با افزودن یک پایگاه داده‌ی Postgres برای تازه‌واردها و وظایف، و ذخیره‌سازی فایل پروژه برای آپلودها وقتی اپلیکیشن به آن نیاز دارد. مورد استفاده‌ی ابزار داخلی در مستندات، یک چک‌لیست آنبوردینگ را یکی از اولین ابزارهایی می‌داند که معمولاً بازده دارد. ورود با لینک جادویی و ایمیل یادآوری از طریق احراز هویت و ارائه‌دهندگان ایمیل خودتان انجام می‌شود — Mythex ورود داخلی برای کاربران نهایی یا ارسال ایمیل ندارد — و کلیدها به‌عنوان راز پروژه ذخیره می‌شوند. پیش از انتشار، از /test استفاده کنید تا ایجاد یک تازه‌وارد و تکمیل وظایف را در پیش‌نمایش امتحان کنید.
برای یک پرامپت شروع، الگوهای دایرکتوری نمودار سازمانی یا ردیاب خط لوله‌ی استخدام را امتحان کنید، و سپس آن‌ها را به آنبوردینگ گسترش دهید.
پرسش‌ها
یک پرتال آنبوردینگ کارمندان باید چه چیزهایی داشته باشد؟
یک صفحه‌ی خوش‌آمدگویی با جزئیات روز اول، یک چک‌لیست برای کارمند جدید، وظایف برای HR، IT و مدیر، جایی برای آپلود و امضای اسناد لازم، پیوند به سیاست‌های کلیدی، و نمایی که نشان می‌دهد چه کسی منتظر چه چیزی است.
آنبوردینگ باید از چه زمانی شروع شود؟
پیش از روز اول. پرتال کارمند جدید باید همان لحظه‌ای که پیشنهاد کار پذیرفته شد باز شود، تا کاغذبازی، تجهیزات و حساب‌ها صبح روز اول آماده باشند و هفته‌ی اول صرف آن‌ها نشود.
آیا جمع‌آوری کارت شناسایی و اطلاعات بانکی در یک پرتال سفارشی امن است؟
فقط با دقت: ذخیره‌سازی خصوصی فایل، دسترسی محدود به HR، اتصال رمزنگاری‌شده و یک دوره‌ی نگهداری روشن. بسیاری از شرکت‌ها اطلاعات بانکی و مالیاتی را به سیستم حقوق و دستمزد می‌سپارند و فقط آنچه را که پرتال واقعاً لازم دارد جمع می‌کنند. قوانین محلی حفاظت از داده را بررسی کنید.
آیا همان پرتال می‌تواند فرآیند خروج از شرکت را هم مدیریت کند؟
بله. خروج از شرکت همان الگو است، یعنی یک قالب چک‌لیست با وظایف برای HR، IT و مدیر، اما برعکس: تحویل تجهیزات، حذف دسترسی‌ها، حقوق نهایی و یک گفتگوی خروج.