Si të ndërtoni një portal integrimi për punonjësit: lista kontrolli, dokumente dhe plane për javën e parë

Një portal integrimi për punonjësit e kthen „mirë se erdhe, shihemi të hënën“ në një plan. Punonjësi i ri merr një faqe me gjithçka që i nevojitet para dhe gjatë javëve të para — orari i fillimit, kë të pyet, dokumentet për t’u kthyer, çfarë do të bëjë çdo ditë — ndërsa HR, IT dhe menaxheri marrin secili detyrat e tyre me afate, që laptopi, llogaritë dhe tavolina të jenë gati në ditën e parë. Për të ndërtuar një të tillë ju duhen shabllone listash kontrolli sipas roleve, një kopje e listës për çdo punonjës të ri, detyra të caktuara te persona të ndryshëm, mbledhje e sigurt dokumentesh, dhe një pamje që tregon çfarë ka vonuar. Një ndërtues aplikacionesh me AI mund të prodhojë një version të punueshëm shpejt; mendimi shkon te vetë lista e kontrollit dhe te mbrojtja e dokumenteve personale.

Çfarë i duhet portalit

Të dhënat

Idea bazë është shabllone të kopjuara për çdo punonjës. Çdo punonjës i ri merr grupin e vet të detyrave, të krijuara nga një shabllon, me afate të llogaritura nga data e tij e fillimit („IT: porosit laptopin — 10 ditë para fillimit“). Pastaj mund ta rregulloni listën e një personi pa e ndryshuar shablonin.

Faqet

• Punonjësi i ri: faqja e mirëseardhjes (ora e fillimit, adresa, kë të pyet, plani i javës së parë), lista ime e kontrollit, ngarkimi i dokumenteve, politikat kryesore dhe kontaktet.
• Menaxheri dhe shoku: detyrat e tyre për çdo punonjës të ri dhe progresi në një pamje.
• HR: të gjithë punonjësit e rinj sipas datës së fillimit, detyrat e vonuara të të gjithëve, shablonet, dokumentet për shqyrtim.
• IT: detyrat e pajisjeve dhe llogarive, të renditura sipas datës së fillimit.

Lejet

Punonjësit e rinj shohin vetëm portalin e tyre. Menaxherët shohin punonjësit e rinj të tyre. IT i sheh detyrat e veta, por jo dokumentet personale. HR shikon gjithçka. Dokumentet personale — letërnjoftimet, kontratat, formularët tatimorë — janë të dhënat më të ndjeshme në aplikacion: ruajtje private, qasje vetëm për HR, dhe një plan për t’i fshirë pas periudhës së nevojshme të mbajtjes. Rregullat e mbrojtjes së të dhënave dhe të regjistrimit për dokumentet e punonjësve ndryshojnë sipas vendit, kështu që kontrollojini me një këshillues. Kontrolli i qasjes sipas roleve mbulon zbatimin.

Vendime dhe kompromise

Si hyjnë punonjësit e rinj

Punonjësit e rinj nuk kanë email pune para ditës së parë. Opsionet: një lidhje magjike e dërguar te email-i i tyre personal, një lidhje konfigurimi me një herë që krijon një fjalëkalim, ose dhënia e qasjes në portal vetëm kur ekzistojnë llogaritë e punës (gjë që humb dritaren para fillimit). Lidhjet magjike janë zgjedhja e zakonshme.

Mblidhni dokumente ose lidheni me sisteme të tjera

Portali më i thjeshtë vetëm ndjek që një dokument u bë në një sistem tjetër („Nënshkruaj kontratën në mjetin e nënshkrimit elektronik — e kryer“). Mbledhja vetë e skedarëve është e përshtatshme, por sjell përgjegjësi për ruajtjen, qasjen dhe mbajtjen. Kontratat zakonisht nënshkruhen më mirë në një produkt nënshkrimi elektronik, dhe të dhënat bankare dhe tatimore trajtohen te pagat.

Sa përmbajtje

Një portal nuk është një wiki. Lidhuni me bazën tuaj të njohurive ose me manualin për politikat, dhe mbajeni portalin të përqendruar te hapat e ardhshëm të këtij personi.

Kujtesat e automatizuara

Një email ditor me detyrat e vonuara te çdo pronar i mban gjërat në lëvizje. Kjo kërkon diçka që ekzekutohet sipas orarit; nëse hostimi juaj nuk ofron punë të planifikuara, një planifikues i jashtëm mund të thërrasë një endpoint në aplikacionin tuaj, ose HR mund të shtypë „dërgo kujtesa“ nga paneli.

Një prompt i parë që funksionon

Ndërto një portal integrimi për punonjësit për një kompani softueri me 120 punonjës. HR krijon një punonjës të ri me emër, email personal, rol, ekip, menaxher, shok, datë fillimi, vendndodhje dhe një shabllon (Inxhinieri, Shitje, Operacione). Çdo shablon ka detyra me një rol pronari (punonjës i ri, HR, IT, menaxher, shok), një përshkrim dhe një afat në raport me datën e fillimit; krijimi i një punonjësi të ri e kopjon shablonin në listën e tij të detyrave me data reale. Punonjësit e rinj hyjnë me një lidhje magjike të dërguar te email-i i tyre personal dhe shohin një faqe mirëseardhjeje (ora e fillimit, adresa e zyrës, kë të pyesin, orari i javës së parë), listën e tyre të kontrollit, dhe ngarkimet për dokumentet e kërkuara. Menaxherët, shokët dhe IT shohin vetëm detyrat e tyre për çdo punonjës të ri. HR sheh të gjithë punonjësit e rinj sipas datës së fillimit, detyrat e vonuara dhe dokumentet e ngarkuara. Dokumentet ruhen privatisht dhe janë të dukshme vetëm për HR. Rolet: punonjës i ri, punonjës, HR, IT. Ruaj gjithçka në një bazë të dhënash. Dizajn miqësor dhe mirëseardhës për faqet e punonjësve të rinj; i thjeshtë dhe i dendur për HR dhe IT.

Hapat e ndërtimit

1. Shkruani listën e kontrollit në letër fillimisht. Pyesni tre punonjësit e fundit se çfarë mungonte në ditën e tyre të parë, dhe pyesni IT se çfarë vjen gjithmonë me vonesë.
2. Shabllonet dhe punonjësit e rinj, me logjikën e kopjimit dhe planifikimit të testuar me disa data fillimi.
3. Pamjet e detyrave sipas roleve, secila duke treguar vetëm atë që duhet të bëjë ai person.
4. Portali i punonjësit të ri: faqja e mirëseardhjes, lista e kontrollit, burimet.
5. Hyrja me lidhje magjike për punonjësit e rinj, dhe hyrja juaj e zgjedhur për stafin.
6. Ngarkimet e dokumenteve në ruajtje private, vetëm për HR. Shihni shtimin e ngarkimeve të skedarëve.
7. Njoftimet dhe kujtesat përmes ofruesit tuaj të email-it.
8. Pamja e HR me detyrat e vonuara dhe punonjësit e rinj që vijnë.
9. Pilot me dy punonjësit e radhës, pastaj shtoni largimin nga puna me të njëjtin model.

Gabimet e zakonshme

• Të filloni ditën e parë. Puna më e mirë e integrimit bëhet në dy javët para.
• Një listë e madhe për të gjithë. Përdorni shabllone sipas roleve dhe lëreni HR të heqë detyrat që nuk zbatohen.
• Detyra pa një pronar të vetëm. „Ekipi të konfigurojë llogaritë“ do të thotë që askush nuk e bën.
• Dokumente personale në ruajtje publike ose të përbashkët. Mbajini private, kufizoni qasjen dhe fshijini sipas orarit.
• Ta bëni portalin një manual. Lidhuni me politikat; mbajeni portalin te hapat e radhës.
• Harrimi i menaxherit. Plani i menaxherit për javën e parë i intereson punonjësit të ri më shumë se çdo formular.

Kur një produkt gati është zgjidhja më e mirë

Nëse tashmë përdorni softuer HR, kontrolloni së pari veçoritë e tij të integrimit: mund të ketë tashmë shabllone, nënshkrime elektronike dhe një lidhje me pagat dhe regjistrat e punonjësve, të cilat një portal i personalizuar do të duhej t’i integronte. Kompanitë që punësojnë në shumë vende përfitojnë gjithashtu nga produkte që mbajnë dokumentacionin specifik për çdo vend.

Një portal i personalizuar përshtatet kur integrimi është një pengesë reale por versioni i mjetit tuaj HR është i ngurtë, kur detyrat përfshijnë IT, objektet dhe hapa specifikë për klientin që ai nuk i modelon, ose kur dëshironi integrimin, kërkesat për pushim dhe kërkesat e tjera të brendshme në një vend. Është gjithashtu një mjet i brendshëm i zakonshëm i parë për ekipet në rritje.

Ndërtimi me Mythex

Në Mythex e përshkruani rrjedhën e integrimit në bisedë dhe agjenti e ndërton në një parashikim live, duke shtuar një bazë të dhënash Postgres për punonjësit dhe detyrat, dhe ruajtje skedarësh të projektit për ngarkimet kur aplikacioni i nevojitet. Rasti i përdorimit për mjetet e brendshme në dokumentacion e liston një listë kontrolli integrimi si një nga mjetet e para që zakonisht paguajnë veten. Hyrja me lidhje magjike dhe email-et e kujtesave kalojnë përmes autentikimit dhe ofruesit tuaj të email-it — Mythex nuk ka hyrje të integruar për përdoruesit e fundit apo dërgim email — me çelësat e ruajtur si sekrete projekti. Përdorni /test për të kaluar nëpër krijimin e një punonjësi të ri dhe përfundimin e detyrave përpara se të publikoni.

Për një prompt fillestar, provoni shablonet drejtoria e organigramit ose gjurmuesi i procesit të punësimit, pastaj zgjeroni në integrim.

Pyetje