Kuidas luua töötajate sisseelamisportaal: kontrollnimekirjad, dokumendid ja esimese nädala plaanid

Töötajate sisseelamisportaal muudab lause "tere tulemast, näeme esmaspäeval" plaaniks. Uus töötaja saab ühe lehe, kus on kõik, mida ta vajab enne ja esimestel nädalatel: alguskellaaeg, kelle poole pöörduda, mis dokumendid tagastada, mida ta iga päev teeb. HR, IT ja juht saavad omad ülesanded tähtaegadega, et sülearvuti, kontod ja töölaud oleksid esimeseks päevaks valmis. Portaali ehitamiseks vajad rollipõhiseid kontrollnimekirjade malle, koopia iga uue töötaja kohta, erinevatele inimestele määratud ülesandeid, turvalist dokumentide kogumist ja vaadet, mis näitab, mis on tähtaja ületanud. AI-rakenduste looja saab kiiresti valmis töötava versiooni; mõte läheb kontrollnimekirja endasse ja isikuandmete kaitsmisse.

Mida portaal vajab

Andmed

Põhiidee on mallide kopeerimine iga inimese kohta. Iga uus töötaja saab oma ülesannete komplekti mallist, tähtaegadega, mis arvutatakse tema alguskuupäevast ("IT: telli sülearvuti — 10 päeva enne algust"). Seejärel saad ühe inimese kontrollnimekirja muuta, muutmata malli.

Lehed

• Uus töötaja: tervitusleht (alguskellaaeg, aadress, kelle poole pöörduda, esimese nädala plaan), minu kontrollnimekiri, dokumentide üleslaadimine, põhipoliitikad ja kontaktid.
• Juht ja buddy: nende ülesanded iga uue töötaja jaoks ja edenemine ühe pilguga.
• HR: kõik uued töötajad alguskuupäeva järgi, tähtaega ületanud ülesanded kõigil, mallid, ülevaatamist vajavad dokumendid.
• IT: seadme- ja kontoülesanded, sorteeritud alguskuupäeva järgi.

Õigused

Uus töötaja näeb ainult oma portaali. Juht näeb oma uusi töötajaid. IT näeb oma ülesandeid, aga mitte isiklikke dokumente. HR näeb kõike. Isiklikud dokumendid (isikutunnistus, lepingud, maksevormid) on rakenduse kõige tundlikumad andmed: privaatne salvestus, ligipääs ainult HR-ile ja plaan nende kustutamiseks pärast nõutud säilitusaega. Töötajate dokumentide andmekaitse ja arvepidamise reeglid erinevad riigiti, seega kontrolli neid nõustajaga. Rollipõhine ligipääsukontroll selgitab jõustamist.

Otsused ja kompromissid

Kuidas uued töötajad sisse logivad

Uuel töötajal ei ole enne esimest päeva töö-e-posti. Valikud: magic link saadetakse isiklikule e-postile, ühekordne seadistuslink, mis loob parooli, või portaali ligipääs ainult siis, kui töökontod on olemas (see kaotab alguseelse aja). Magic link on tavaline valik.

Koguda dokumente või siduda teiste süsteemidega

Lihtsaim portaal jälgib ainult, et dokument on tehtud teises süsteemis ("Allkirjasta leping e-allkirja tööriistas — tehtud"). Failide ise kogumine on mugav, kuid toob kaasa salvestuse, ligipääsu ja säilitamise vastutuse. Lepingud on tavaliselt parim allkirjastada e-allkirja tootes ja panga- ja maksuandmed palgaarvestuses.

Kui palju sisu

Portaal ei ole vikipedia. Lingi poliitikate jaoks oma teadmusbaasile või käsiraamatule ja hoia portaal selle inimese järgmistes sammudes.

Automaatsed meeldetuletused

Iga omanikku igapäevane e-kiri tähtaega ületanud ülesannetest hoiab asjad liikumas. See vajab midagi, mis töötab ajastatult; kui sinu hosting ei paku ajastatud töid, saab väline ajastaja kutsuda sinu rakenduse lõpp-punkti või HR saab vajutada nupule "saada meeldetuletused" armatuurlaualt.

Esimene prompt, mis töötab

Ehita töötajate sisseelamisportaal 120-liikmelisele tarkvarafirmale. HR loob uue töötaja, sisestades nime, isikliku e-posti, rolli, meeskonna, juhi, buddy, alguskuupäeva, asukoha ja malli (Arendus, Müük, Operatsioonid). Igal mallil on ülesanded omanikurolliga (uus töötaja, HR, IT, juht, buddy), kirjeldus ja tähtaeg alguskuupäevaga seoses; uue töötaja loomisel kopeeritakse mall tema ülesannete loendisse päris kuupäevadega. Uued töötajad logivad sisse magic linkiga, mis saadetakse isiklikule e-mailile, ja näevad tervitusalet (alguskellaaeg, kontori aadress, kelle poole pöörduda, esimese nädala ajakava), oma kontrollnimekirja ja üleslaadimisi nõutud dokumentidele. Juhid, buddyd ja IT näevad ainult oma ülesandeid iga alustaja kohta. HR näeb kõiki uusi töötajaid alguskuupäeva järgi, tähtaega ületanud ülesandeid ja üleslaaditud dokumente. Dokumendid salvestatakse privaatselt ja on nähtavad ainult HR-ile. Rollid: uus töötaja, töötaja, HR, IT. Salvesta kõik andmebaasi. Sõbralik ja tervitav disain uue töötaja lehtedele; lihtne ja tihe disain HR-ile ja IT-le.

Ehitusetapid

1. Kirjuta kontrollnimekiri esmalt paberile. Küsi viimaselt kolmelt uuelt töötajalt, mis esimesel päeval puudu oli, ja IT-lt, mis alati hiljaks jääb.
2. Mallid ja uued töötajad, kopeerimis- ja ajastusloogika testitud mitme alguskuupäevaga.
3. Ülesannete vaated rollide kaupa, igaüks näitab ainult seda, mida see inimene peab tegema.
4. Uue töötaja portaal: tervitusleht, kontrollnimekiri, ressursid.
5. Sisselogimine magic linkiga uutele töötajatele ja sinu valitud sisselogimine töötajatele.
6. Dokumentide üleslaadimine privaatsesse salvestusse, ainult HR-ile. Vaata failide üleslaadimise lisamist.
7. Teatised ja meeldetuletused läbi oma e-posti teenusepakkuja.
8. HR-i ülevaade tähtaega ületanud ülesannetest ja tulevastest alustajatest.
9. Pilootimine järgmiste kahe töötajaga, seejärel lahkumise lisamine samal mustril.

Levinud vead

• Alustamine esimesel päeval. Parim sisseelamistöö tehakse kahe nädala jooksul enne seda.
• Üks suur kontrollnimekiri kõigile. Kasuta rollipõhiseid malle ja lase HR-il eemaldada ülesanded, mis ei kehti.
• Ülesanded ilma ühe omanikuta. "Meeskond seadistab kontod" tähendab, et keegi seda ei tee.
• Isiklikud dokumendid avalikus või jagatud salvestuses. Hoia need privaatsed, piira ligipääsu ja kustuta graafiku järgi.
• Portaalist saab käsiraamat. Lingi poliitikatele; hoia portaal järgmiste sammude jaoks.
• Juhi unustamine. Juhi esimese nädala plaan on uuele töötajale olulisem kui ükski vorm.

Millal on valmis toode parem valik

Kui kasutad juba HR-tarkvara, vaata kõigepealt selle sisseelamisfunktsioone: sellel võivad juba olla mallid, e-allkirjad ning link palgaarvestuse ja töötajate andmetega, mida kohandatud portaal peaks integreerima. Mitmes riigis töötajaid värbavad ettevõtted saavad kasu ka toodetest, mis hoiavad riigipõhiseid paberid ajakohasena.

Kohandatud portaal sobib, kui sisseelamine on päris kitsaskoht, aga sinu HR-tööriista versioon on jäik, kui ülesanded hõlmavad IT-d, kinnisvara ja kliendispetsiifilisi samme, mida see ei modelleeri, või kui tahad sisseelamise, puhkusetaotlused ja muud sisetaotlused ühte kohta. See on ka tavaline esimene sisetööriist kasvavatele meeskondadele.

Ehitamine Mythexiga

Mythexis kirjeldad sisseelamise töövoogu vestluses ja agent ehitab selle reaalajas eelvaates, lisades hiltide ja ülesannete jaoks Postgres-andmebaasi ning üleslaadimiste jaoks projekti failisalvestuse, kui rakendus seda vajab. Sisetööriista kasutusjuhtum dokumentatsioonis loetleb sisseelamise kontrollnimekirja ühena esimestest tööriistadest, mis tavaliselt tasuvad end ära. Magic link sisselogimine ja meeldetuletuste e-kirjad käivad läbi sinu enda autentimis- ja e-posti teenusepakkujate; Mythexil ei ole sisseehitatud lõppkasutaja sisselogimist ega e-posti saatmist. Võtmed hoitakse projekti saladustena. Kasuta /test, et käia läbi uue töötaja loomine ja ülesannete täitmine enne avaldamist.

Alguspromptiks proovi malle töötajate kataloog organogrammiga või värbamisprotsessi jälgija ja laienda neid sisseelamiseks.

Küsimused