Kuidas teha HR-i puhkusehaldusrakendust: taotlused, kinnitamine ja jäägid

Puhkusehaldusrakendus asendab tabelarvutuse ja e-kirjade ahela, mille taga on küsimus "kas ma saan reedel vaba olla?". Töötajad taotlevad puhkust ja näevad oma alles jäänud päevi; juhid kinnitavad või lükkavad taotlused tagasi meeskonna kalendrit vaadates; personaliosakond seadistab puhkuseliigid, lubatud päevad ja riigipühad ning saab palgaarvestuseks korrektse arvestuse. Selle ehitamiseks on vaja andmemudelit, kus jäägid arvutatakse taotluste ja korrigeerimiste ajaloo põhjal, selget kinnitusahelat ning reegleid osapäevade, nädalavahetuste ja pühade kohta. AI rakendusetegija suudab koostada töötava versiooni kiiresti. Hoolt nõuavad jäägi arvutus, tundlike puhkuseliikide õigused ja vastavus sinu tegelikule poliitikale.

Mida rakendus vajab

Andmed

Põhireegel: jääki ei tohi kunagi salvestada käsitsi muudetava numbrina. Jääk on lubatud päevad + üle kantud päevad + korrigeerimised − kinnitatud päevad. Iga muudatuse kohta on kirje koos põhjendusega, nii et kui keegi küsib "miks mul on alles 3,5 päeva?", saad talle näidata põhjust.

Lehed

• Töötaja: minu jääk puhkuseliigi kaupa, taotlusvorm, minu taotlused koos staatusega, minu meeskonna kalender.
• Juht: ootel taotlused koos meeskonna kalendriga kõrval, kinnitamine või tagasilükkamine kommentaariga, meeskonna jäägid.
• Personal/admin: töötajad, puhkuseliigid, lubatud päevad, riigipühad, korrigeerimised ning aruanded ja eksport.

Õigused

See on isikuandmed ja osa neist on tundlikud. Töötaja näeb oma taotlusi ning meeskonna kalendris ainult seda, et kolleeg on "eemal" — mitte miks. Juht näeb oma otseseid alluvaid. Personal näeb kõiki. Haiguspuhkus ja muud tundlikud liigid peaksid olema teistele nähtavad ainult kui "eemal", välja arvatud töötaja, tema juht ja personal. Jõusta see reegel serveris; vaata rollipõhist juurdepääsukontrolli. Töötajate andmete kaitse reeglid erinevad riigiti, seega kontrolli oma riigi nõudeid.

Otsused ja kompromissid

Päevad või tunnid

Päevades (sh pooled päevad) arvestamine on kõige lihtsam ja sobib enamikele kontoritöötajatele. Tundides arvestamine sobib osalise tööajaga ja vahetustega töötajatele, kuid muudab iga arvutuse keerukamaks. Vali esimeseks versiooniks üks, lähtudes sellest, kuidas sinu lepingud lubatud puhkust väljendavad.

Kogu lubatud päevade andmine ette või kogunemine

Terve aasta lubatud päevade andmine aasta esimesel päeval on kõige lihtsam. Kogunemine — iga kuu väike osa — on mõnes riigis ja uute töötajate puhul tavaline ning nõuab igakuist arvutust. Mõlemal juhul on vaja proportsionaalset arvestust nende jaoks, kes tulevad või lahkuvad aasta keskel.

Mis päevad loevad

Taotlus neljapäevast teisipäevani peaks arvestama ainult tööpäevi, välja arvates nädalavahetused ja selle töötaja asukoha riigipühad, arvestades osalise tööajaga. See on arvutus, mis kõige tõenäolisemalt valesti läheb, seega testi seda päris näidetega.

Kinnitusahel

Üks kinnitaja (otsene juht) katab enamiku väikeseid ettevõtteid. Lisa varu-kinnitaja juhi eemalviibimise ajaks ning vajadusel teine samm pikkade eemalolekute jaoks. Otsusta, mis saab ootel taotlustega, kui juht lahkub.

Üle kandmine ja aasta lõpp

Otsusta oma puhkuseaasta, kui palju kasutamata päevi üle kantakse ja kas üle kantud päevad aeguvad. Palu AI-l näidata üle kandmist eraldi reana, et jääk jääks selgitatavaks.

Esimene prompt, mis töötab

Tee sisemine puhkusehaldusrakendus 45-liikmelisele ettevõttele, kus on kontorid Manchesteris (Suurbritannia) ja Dublinis (Iirimaa). Puhkuseliigid: aastapuhkus (25 päeva, kogu aasta ette, kuni 5 päeva üle kandmine, aegub 31. märtsil), haigus (piiramatu, ei vaja kinnitust, teistele nähtav ainult kui "eemal"), tasustamata ja muu. Puhkuseaasta kestab jaanuarist detsembrini. Töötajad taotlevad puhkust alguskuupäeva, lõppkuupäeva ja vajadusel pooltepäevadega ning näevad, mitu tööpäeva see kasutab — välja arvatud nädalavahetused, osalise tööajaga vabad päevad ja nende kontori riigipühad. Jäägid arvutatakse lubatud päevadest, üle kantud päevadest, korrigeerimistest ja kinnitatud taotlustest, neid ei muudeta kunagi otse. Juhid kinnitavad või lükkavad oma alluvate taotlused tagasi kommentaariga ja näevad samal ajal meeskonna kalendrit. Personal haldab töötajaid, puhkuseliike, lubatud päevi, riigipühi ja põhjendusega korrigeerimisi ning eksportib kinnitatud puhkuse kuu kaupa CSV-na palgaarvestuseks. Rollid: töötaja, juht, personal. Salvesta kõik andmebaasi. Lihtne ja kiire liides.

Ehituse sammud

1. Alusta kirjalikust poliitikast. Kui seda pole kirja pandud, kirjuta see enne. Rakendus suudab rakendada ainult reegleid, mida oskad sõnastada.
2. Impordi töötajad koos juhi, asukoha ja töögraafikuga, tavaliselt tabelarvutusest. Vaata kuidas muuta tabelarvutus rakenduseks.
3. Puhkuseliigid, lubatud päevad ja riigipühad.
4. Taotlusvorm koos tööpäevade arvutusega, testituna vähemalt kümne päris juhtumiga: üle nädalavahetuse, riigipüha, osalise tööajaga töötaja, pooled päevad, aastavahetus.
5. Kinnitusvoog ja meeskonna kalender.
6. Sisselogimine ja rollid, tundlikud puhkuseliigid kolleegide eest peidetud.
7. Teavitused: e-kiri juhile uue taotluse korral ja töötajale otsuse korral sinu enda e-posti teenusepakkujaga. Vaata kuidas saata rakendusest e-kirju.
8. Aruanded ja eksport palgaarvestuseks.
9. Käi paralleelselt tabelarvutusega üks kuu, võrdle jääke ja alles siis vaheta.

Levinud vead

• Jäägi numbri salvestamine ja muutmine. Kaotad ajaloo ja iga vaidlus muutub oletuseks.
• Kalendripäevade arvestamine tööpäevade asemel või asukoha riigipühade ignoreerimine.
• Kõigile näidatakse, miks kolleeg on eemal. Meeskonna kalendris piisab sõnast "eemal".
• Varu-kinnitaja puudumine. Taotlused seisavad kaks nädalat, kuna juht on puhkusel.
• Kinnitatud puhkuse tühistamine ilma juhti teavitamata. Tühistamisest peaks teavitama kinnitajat.
• Sel aastal kehtivate reeglite kõvakodeerimine. Hoia lubatud päevad ja riigipühad andmetena, mida personal saab järgmisel aastal muuta.

Millal on valmis toode parem

Kui tahad puhkust siduda palgaarvestuse, lepingute, tulemuste hindamise ja vastavusaruandlusega — või kui töötad paljudes riikides — on puhkusehaldusega HR-tarkvara tavaliselt väärt. Need tooted hoiavad riigipühade kalendreid ja seadusest tulenevaid reegleid riigiti, mis on pidev töö, mida muidu peaksid ise tegema.

Oma rakendus sobib väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kellel on lihtne poliitika ja kes soovivad tabelarvutusest lahti saada, ebatavalistele seadistustele (vahetuste meeskonnad, rotatsioonigraafikud, puhkus seotud valveteenistusega) või osana laiemast sisemisest tööriistast koos sisseelamisega ja muude taotlustega. Laiema lähenemise kohta vaata kuidas teha sisemist tööriista.

Ehitamine Mythexiga

Mythexiga kirjeldad poliitika ja töövoo vestluses ning agent ehitab rakenduse elavas eelvaates, Postgres andmebaasiga, kui taotlused vajavad salvestamist. Võid kutsuda kolleegid oma Mythexi tööruumi aitama rakendust ehitada ja üle vaadata ning jagada eelvaadet paari päris kasutajaga enne avaldamist — dokumentatsiooni sisemise tööriista kasutusjuhend soovitab täpselt seda. Töötajate sisselogimine ja teavituste e-kirjad kasutavad sinu enda teenusepakkujaid; Mythexil ei ole sisseehitatud lõppkasutaja sisselogimist ega e-kirjade saatmist. Kasuta plaanirežiimi, et kokku leppida jäägi arvutus enne koodi kirjutamist, ja /test, et proovida läbi taotlus ja kinnitamine.

Algprompti saad proovida kinnitusjälgija või meeskonnakataloogi malli põhjal.

Küsimused