HR szabadságkezelő app készítése: kérelmek, jóváhagyások és egyenlegek

A szabadságkezelő app kiváltja a táblázatot és az e-mail-láncokat, amelyek a „kivehetem pénteken?” kérdés mögött állnak. A munkatársak szabadságot kérnek, és látják a fennmaradó egyenlegüket; a vezetők a csapatnaptárral a szemük előtt hagyják jóvá vagy utasítják el a kérést; a HR határozza meg a szabadságtípusokat, a kereteket és a munkaszüneti napokat, és tiszta nyilvántartást kap a bérszámfejtéshez. Egy működő változat megépítéséhez olyan adatmodell kell, ahol az egyenlegek a kérelmek és korrekciók történetéből számolódnak, világos jóváhagyási lánc, valamint szabályok a részmunkanapokra, hétvégékre és ünnepnapokra. Az AI-alapú app-építő gyorsan készíthet működő verziót. A munkát a egyenlegszámítás, az érzékeny szabadságtípusok körüli jogosultságok és a tényleges szabályzatodhoz való illesztés adja.

Mit kell tudnia az appnak

Adatok

A kulcsszabály: soha ne tárolj kézzel szerkesztett egyenleget. Az egyenleg = keret + áthozat + korrekciók − jóváhagyott napok. Minden változásnak van rekordja indoklással, így ha valaki azt kérdezi, „miért van 3,5 napom?”, meg tudod mutatni.

Oldalak

• Munkatárs: saját egyenleg szabadságtípusonként, kérelmi űrlap, saját kérelmek státusszal, csapatom naptára.
• Vezető: függőben lévő kérelmek a csapatnaptárral együtt, jóváhagyás vagy elutasítás megjegyzéssel, csapat egyenlegei.
• HR/admin: munkatársak, szabadságtípusok, keretek, munkaszüneti napok, korrekciók, jelentések és exportok.

Jogosultságok

Ezek személyes adatok, és egy részük érzékeny. A munkatársak csak a saját kéréseiket látják, és a csapatnaptáron csak azt, hogy egy kolléga „távol van” — nem azt, hogy miért. A vezetők a közvetlen beosztottaikat látják. A HR mindenkit lát. A betegszabadságot és más érzékeny típusokat csak „távol”-ként mutasd bárkinek, aki nem az érintett, a közvetlen vezetője vagy a HR. Ezt a szerveren kényszerítsd ki; lásd: szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozás. A munkavállalói nyilvántartásokra vonatkozó adatvédelmi szabályok országonként eltérnek, ezt ellenőrizd a sajátodnál.

Döntések és kompromisszumok

Napok vagy órák

A napokban (félnapokkal) számolás a legegyszerűbb, és a legtöbb irodai csapatnak megfelel. Az órákban számolás a részmunkaidős és műszakos dolgozóknak jó, de minden számítást bonyolultabbá tesz. Az első verzióhoz válassz egyet, aszerint, hogyan fogalmazzák meg a keretet a szerződéseid.

Keret előre vagy felhalmozás

A teljes éves keret az év első napján való odaadása a legegyszerűbb. A felhalmozás — havi töredékek jóváírása — egyes országokban és új belépőknél gyakori, és havi számítást igényel. Az év közben belépő vagy távozó munkatársak arányos számítása mindkét esetben szükséges.

Mely napok számítanak

A csütörtöktől keddig tartó kérelem csak a munkanapokat számolja: a hétvégéket és az adott munkatárs helyszínére érvényes munkaszüneti napokat kizárja, és tiszteletben tartja a részmunkaidős beosztást. Ez a számítás a legvalószínűbben hibás, ezért valódi példákkal teszteld.

Jóváhagyási lánc

Egy jóváhagyó (a közvetlen vezető) a legtöbb kis cégnél elég. Adj hozzá tartalékjóváhagyót arra az esetre, ha a vezető távol van, és opcionálisan második lépést hosszabb távollétekhez. Döntsd el, mi történik a függőben lévő kérelmekkel, ha a vezető távozik.

Áthozat és évvégi zárás

Döntsd el, mi a szabadság éve, hány ki nem vett nap vihető át, és lejárnak-e az áthozott napok. Kérd meg az AI-t, hogy az áthozatot külön sorként mutassa, hogy az egyenleg továbbra is megmagyarázható legyen.

Példa az első promptra, ami működik

Építs belső szabadságkezelő appot egy 45 fős cégnek, amelynek irodái Manchesterben (Egyesült Királyság) és Dublinban (Írország) vannak. Szabadságtípusok: éves (25 nap, az év elején teljes egészében, legfeljebb 5 nap áthozható, március 31-én jár le), betegszabadság (korlátlan, nincs jóváhagyás, másoknak csak „távol” jelzéssel látszik), fizetetlen és egyéb. A szabadságév januártól decemberig tart. A munkatársak kezdő- és záró dátummal kérnek szabadságot, opcionálisan félnapokkal, és látják, hány munkanapot fog felhasználni — kizárva a hétvégéket, a részmunkaidős szabadnapokat és az irodájuk munkaszüneti napjait. Az egyenlegek keretekből, áthozatból, korrekciókból és jóváhagyott kérelmekből számolódnak, soha nem szerkesztik közvetlenül. A vezetők a közvetlen beosztottaik kéréseit hagyják jóvá vagy utasítják el megjegyzéssel, miközben egyszerre látják a csapatnaptárat. A HR kezeli a munkatársakat, szabadságtípusokat, kereteket, munkaszüneti napokat és indoklással ellátott korrekciókat, és havi bontásban CSV-ben exportálja a jóváhagyott szabadságot a bérszámfejtéshez. Szerepkörök: munkatárs, vezető, HR. Minden adatbázisban legyen tárolva. Egyszerű, gyors felület.

Építési lépések

1. Kezdd a leírt szabályzatoddal. Ha nincs leírva, írd meg előbb — az app csak olyan szabályokat tud alkalmazni, amelyeket ki tudsz mondani.
2. Munkatársak importálása vezetővel, helyszínnel és munkarenddel, általában táblázatból. Lásd: táblázat átalakítása appá.
3. Szabadságtípusok, keretek és munkaszüneti napok.
4. Kérelmi űrlap a munkanap-számítással, legalább tíz valódi esettel tesztelve: hétvégén át, bankünnepen, részmunkaidősnél, félnapnál, évhatárnál.
5. Jóváhagyási folyamat és csapatnaptár.
6. Bejelentkezés és szerepkörök, az érzékeny szabadságtípusok elrejtésével a kollégák elől.
7. Értesítések: e-mail a vezetőnek új kérelemről, és a munkatársnak a döntésről, a saját e-mail-szolgáltatódon keresztül. Lásd: e-mailek küldése az appodból.
8. Jelentések és exportok a bérszámfejtéshez.
9. Párhuzamos futtatás a táblázattal egy hónapig, egyenlegek összevetése, majd átállás.

Gyakori hibák

• Egyenlegszám tárolása és szerkesztése. Elveszik az előzmény, és minden vita találgatássá válik.
• Naptári napok számolása munkanapok helyett, vagy a munkatárs helyszínének munkaszüneti napjainak figyelmen kívül hagyása.
• Mindenki lássa, miért van valaki távol. A „távol” elég a közös naptáron.
• Nincs tartalékjóváhagyó. A kérelmek két hetet állnak, amíg a vezető szabadságon van.
• Jóváhagyott szabadság visszavonásának jelzés nélkül. A visszavonásról értesíteni kell a jóváhagyót.
• Az idei szabályok beégetése a kódba. A kereteket és ünnepnapokat adatként tartsd, amelyet a HR jövőre is szerkeszthet.

Mikor jobb a kész termék

Ha a szabadságot a bérszámfejtéshez, szerződésekhez, teljesítményértékelésekhez és megfelelőségi jelentésekhez akarod kötni — vagy több országban foglalkoztatsz embereket —, akkor az idő-kezelést is tartalmazó HR-szoftver általában megéri. Ezek a termékek országonként karbantartják a munkaszüneti naptárakat és a törvényi szabályokat, ami folyamatos munka, amelyet különben neked kellene vállalnod.

Egyedi app akkor ésszerű kis- és középvállalkozásoknak, amelyek egyszerű szabályzattal rendelkeznek, és csak a táblázatot szeretnék leváltani, nem tipikus felállásokhoz (műszakos csapatok, forgó beosztás, készenléti lefedettséghez kötött szabadság), vagy egy nagyobb belső eszköz részeként a beilleszkedési portállal és más kérésekkel együtt. A szélesebb megközelítésért lásd: hogyan építs belső eszközt.

Építés a Mythexszel

A Mythexen a szabályzatot és a folyamatot chatben írod le, az ügynök pedig a működő előnézetben építi meg az appot; ha a kérelmeket menteni kell, Postgres-adatbázis is kerül mellé. A belső eszköz use case-ben kollégákat is meghívhatsz a Mythex-munkaterületedre, hogy segítsenek építeni és átnézni, és a közzététel előtt két-három valódi felhasználóval megoszthatod az előnézetet — ezt sugallja a belső eszköz use case a dokumentációban. A munkatársak bejelentkezése és az értesítő e-mailek a saját szolgáltatóidat használják; a Mythexnek nincs beépített végfelhasználói belépése vagy e-mail-küldése. Használd a Tervezés módot, hogy az egyenlegszámítást még kód írása előtt egyeztesd, és a /test paranccsal kattints végig a kérelem- és jóváhagyási folyamaton.

Kiindulási promptként próbáld ki a jóváhagyáskövető vagy a csapatkönyvtár sablont.

Kérdések