Comment créer une appli de gestion des congés RH : demandes, approbations et soldes

Une appli de gestion des congés remplace le tableur et la chaîne de courriels derrière « puis-je prendre vendredi ? ». Les salariés demandent des congés et voient leur solde restant ; les managers approuvent ou refusent en ayant le calendrier d'équipe sous les yeux ; la RH définit les types de congés, les droits et les jours fériés, et obtient un registre propre pour la paie. Pour la construire, il faut un modèle de données où les soldes sont calculés à partir d'un historique de demandes et d'ajustements, une chaîne d'approbation claire, et des règles pour les demi-journées, les week-ends et les jours fériés. Un générateur d'appli par IA peut produire rapidement une version fonctionnelle. Le soin se porte sur le calcul des soldes, les permissions autour des types de congés sensibles et la fidélité à votre politique réelle.

Ce dont l'appli a besoin

Données

Table	Champs principaux
Salariés	Nom, e-mail, manager, équipe, site, date d'entrée, régime de travail (jours par semaine, heures par jour), actif oui/non
Types de congés	Nom (annuel, maladie, parental, sans solde, autre), payé oui/non, nécessite une approbation oui/non, décompté du droit oui/non, sensible oui/non
Droits	Salarié, type de congé, année, jours accordés, reportés
Demandes	Salarié, type de congé, date de début, date de fin, demi-journée au début ou à la fin, jours décomptés, motif, statut (en attente, approuvée, refusée, annulée), approbateur, date de décision
Ajustements	Salarié, type de congé, jours (+ ou −), motif, auteur, date
Jours fériés	Site, date, nom

La règle clé : ne stockez jamais un solde que vous modifiez à la main. Le solde est égal au droit, plus le report, plus les ajustements, moins les jours approuvés. Chaque changement a un enregistrement avec un motif, de sorte que lorsqu'on demande « pourquoi ai-je 3,5 jours restants ? », vous pouvez le montrer.

Permissions

Ces données sont personnelles, et certaines sont sensibles. Les salariés ne voient que leurs propres demandes et, sur le calendrier d'équipe, seulement qu'un collègue est « absent », pas pourquoi. Les managers voient leurs collaborateurs directs. La RH voit tout le monde. Les arrêts maladie et autres types sensibles n'apparaissent que comme « absent » pour toute personne autre que le salarié, son manager et la RH. Appliquez cela côté serveur ; voir le contrôle d'accès basé sur les rôles. Les règles de protection des données des dossiers salariés varient selon les pays : vérifiez les vôtres.

Décisions et compromis

Jours ou heures

Compter en jours (avec demi-journées) est le plus simple et convient à la plupart des équipes de bureau. Compter en heures convient aux salariés à temps partiel et aux équipes en horaires décalés, mais chaque calcul devient plus complexe. Choisissez-en un pour la première version, selon la manière dont vos contrats expriment les droits.

Droit attribué d'emblée ou acquisition

Accorder le droit annuel complet dès le premier jour de l'année de congés est le plus simple. L'acquisition, c'est-à-dire gagner une fraction chaque mois, est courante dans certains pays et pour les nouveaux embauchés, et nécessite un calcul mensuel. Le prorata pour les personnes qui arrivent ou partent en cours d'année est nécessaire dans les deux cas.

Quels jours comptent

Une demande du jeudi au mardi ne doit compter que les jours ouvrés, en excluant les week-ends et les jours fériés du site du salarié, et en respectant les régimes à temps partiel. C'est le calcul le plus susceptible d'être faux : testez-le avec de vrais exemples.

Chaîne d'approbation

Un seul approbateur (le manager hiérarchique) suffit dans la plupart des petites entreprises. Ajoutez un approbateur de remplacement pour les absences du manager, et éventuellement une seconde étape pour les longues absences. Décidez de ce qui advient des demandes en attente si un manager quitte l'entreprise.

Report et fin d'année

Décidez de votre année de congés, du nombre de jours non pris reportables, et de l'expiration ou non des jours reportés. Demandez à l'IA de montrer le report sur sa propre ligne pour que le solde reste explicable.

Exemple de premier prompt

Construis une appli interne de gestion des congés pour une entreprise de 45 personnes avec des bureaux à Manchester (Royaume-Uni) et à Dublin (Irlande). Types de congés : annuel (25 jours, droit complet dès le début, jusqu'à 5 jours reportables, expirant le 31 mars), maladie (illimité, sans approbation, visible par les autres uniquement comme « absent »), sans solde, et autre. L'année de congés va de janvier à décembre. Les salariés demandent des congés avec date de début, date de fin et demi-journées optionnelles, et voient combien de jours ouvrés cela consommera, en excluant les week-ends, les jours de temps partiel non travaillés et les jours fériés de leur bureau. Les soldes sont calculés à partir des droits, du report, des ajustements et des demandes approuvées, jamais modifiés directement. Les managers approuvent ou refusent les demandes de leurs collaborateurs directs avec un commentaire, en voyant en même temps le calendrier d'équipe. La RH gère les salariés, les types de congés, les droits, les jours fériés et les ajustements avec un motif, et exporte les congés approuvés par mois en CSV pour la paie. Rôles : salarié, manager, RH. Enregistre tout dans une base de données. Interface sobre et rapide.

Étapes de construction

Partez de votre politique écrite. Si elle n'est pas écrite, rédigez-la d'abord : l'appli ne peut appliquer que des règles que vous savez formuler.
Importez les salariés avec manager, site et régime de travail, en général depuis un tableur. Voir transformer un tableur en appli.
Types de congés, droits et jours fériés.
Formulaire de demande avec le calcul des jours ouvrés, testé sur au moins dix cas réels : à cheval sur un week-end, un jour férié, un salarié à temps partiel, une demi-journée, un changement d'année.
Flux d'approbation et calendrier d'équipe.
Connexions et rôles, avec les types de congés sensibles masqués aux collègues.
Notifications : e-mail au manager lors d'une nouvelle demande et au salarié lors d'une décision, via votre propre fournisseur d'e-mail. Voir envoyer des e-mails depuis votre appli.
Rapports et exports pour la paie.
Fonctionnement en parallèle du tableur pendant un mois : comparez les soldes, puis basculez.

Erreurs courantes

Stocker un solde et le modifier. Vous perdez l'historique et chaque contestation devient une question d'intuition.
Compter les jours calendaires au lieu des jours ouvrés, ou ignorer le site du salarié pour les jours fériés.
Montrer à tous pourquoi un collègue est absent. « Absent » suffit sur le calendrier partagé.
Pas d'approbateur de remplacement. Les demandes restent en attente pendant deux semaines pendant les vacances du manager.
Laisser annuler un congé approuvé sans prévenir le manager. Les annulations doivent notifier l'approbateur.
Coder en dur les règles de l'année en cours. Gardez les droits et les jours fériés sous forme de données que la RH peut modifier l'année suivante.

Quand un produit tout prêt est le meilleur choix

Si vous voulez relier les congés à la paie, aux contrats, aux évaluations de performance et aux obligations de conformité, ou si vous employez des personnes dans plusieurs pays, un logiciel RH incluant la gestion des absences vaut généralement l'investissement. Ces produits tiennent à jour les calendriers de jours fériés et les règles légales par pays, un travail continu que vous devriez sinon assurer vous-même.

Une appli sur mesure a du sens pour les petites et moyennes entreprises ayant une politique simple qui veulent simplement quitter le tableur, pour des organisations inhabituelles (équipes en rotation, plannings tournants, congés liés à la astreinte), ou comme partie d'un outil interne plus large avec l'intégration et d'autres demandes. Voir comment créer un outil interne pour l'approche générale.

Le construire avec Mythex

Sur Mythex, vous décrivez la politique et le flux dans le chat, et l'agent construit l'appli dans un aperçu en direct, avec une base Postgres ajoutée lorsque les demandes doivent être enregistrées. Vous pouvez inviter des collègues dans votre espace de travail Mythex pour aider à la construire et la relire, et partager l'aperçu avec deux ou trois utilisateurs réels avant de publier : le cas d'usage outil interne de la documentation le suggère justement. Les connexions des salariés et les e-mails de notification passent par vos propres fournisseurs ; Mythex n'inclut ni connexion intégrée pour les utilisateurs finaux ni envoi d'e-mails. Utilisez le mode Plan pour valider le calcul des soldes avant toute écriture de code, et /test pour parcourir la demande et l'approbation.

Pour un prompt de départ, essayez les modèles suivi des approbations ou annuaire d'équipe.

Questions

Quelles fonctions une appli de gestion des congés doit-elle avoir ?

Des types de congés avec des droits annuels, un formulaire de demande, l'approbation du manager, le solde restant de chaque employé, un calendrier d'équipe montrant qui est absent, et les jours fériés par site. Les rapports et les exports pour la paie viennent ensuite.

Comment calculer les soldes de congés ?

Enregistrez chaque demande et chaque ajustement comme un enregistrement distinct, et calculez le solde à partir de ces enregistrements plutôt que de conserver un nombre que vous modifiez. Vous pouvez ainsi toujours expliquer un solde et corriger des erreurs sans perdre l'historique.

Une appli de congés doit-elle respecter le droit du travail ?

Les droits à congés, le report, les règles des arrêts maladie et les obligations de conservation des données sont fixés par la loi locale et les contrats de travail, et varient fortement selon les pays. L'appli doit appliquer votre politique, et cette politique doit être vérifiée par un conseiller RH ou juridique.

Quand une entreprise doit-elle passer d'un tableur à une appli de congés ?

En général lorsque plusieurs managers approuvent les congés, lorsque les salariés demandent sans cesse à la RH leur solde, ou lorsque deux personnes clés sont absentes en même temps parce que personne ne voyait le calendrier.