Een verlofbeheerapp bouwen voor HR: aanvragen, goedkeuringen en saldi

Een verlofbeheerapp vervangt het spreadsheet en de e-mailketens achter “mag ik vrijdag vrij nemen?”. Medewerkers vragen verlof aan en zien hun resterende saldo; managers keuren goed of wijzen af met de teamkalender in beeld; HR stelt verloftypen, tegoeden en feestdagen in en krijgt een schone registratie voor de salarisadministratie. Om er een te bouwen heb je een datamodel nodig waarin saldi worden berekend uit een geschiedenis van aanvragen en aanpassingen, een duidelijke goedkeuringsketen, en regels voor halve dagen, weekenden en feestdagen. Een AI-appbouwer kan snel een werkende versie maken. De zorg gaat naar de saldoberekening, de rechten rond gevoelige verloftypen en het aansluiten op jullie werkelijke beleid.

Wat de app nodig heeft

Gegevens

De kernregel: sla nooit een saldo op dat je met de hand bewerkt. Het saldo is tegoed + overgedragen dagen + aanpassingen − goedgekeurde dagen. Elke wijziging heeft een record met een reden, zodat je kunt laten zien waarom iemand “3,5 dagen over” heeft wanneer er een vraag komt.

Pagina's

• Medewerker: mijn saldo per verloftype, aanvraagformulier, mijn aanvragen met status, een kalender van mijn team.
• Manager: openstaande aanvragen met de teamkalender ernaast, goedkeuren of afwijzen met een opmerking, saldi van het team.
• HR/beheer: medewerkers, verloftypen, tegoeden, feestdagen, aanpassingen, en rapportages en exports.

Rechten

Dit zijn persoonsgegevens en een deel daarvan is gevoelig. Medewerkers zien hun eigen aanvragen en op de teamkalender alleen dat een collega “afwezig” is, niet waarom. Managers zien hun directe rapportages. HR ziet iedereen. Ziekteverlof en andere gevoelige typen worden voor iedereen behalve de medewerker, diens manager en HR alleen als “afwezig” getoond. Dwing dit af op de server; zie op rollen gebaseerde toegangscontrole. Regels voor de bescherming van persoonsgegevens van medewerkers verschillen per land, dus controleer die voor jouw land.

Beslissingen en afwegingen

Dagen of uren

Rekenen in dagen (met halve dagen) is het eenvoudigst en past bij de meeste kantoorteams. Rekenen in uren past bij deeltijdwerkers en ploegendienst, maar maakt elke berekening complexer. Kies er één voor de eerste versie, op basis van hoe je contracten de tegoeden uitdrukken.

Tegoed vooraf of opbouw

Het volledige jaartegoed op de eerste dag van het verlofjaar geven is het eenvoudigst. Opbouw, waarbij elke maand een deel wordt verdiend, komt in sommige landen en voor nieuwe medewerkers veel voor, en vraagt een maandelijkse berekening. Pro-rata berekenen voor mensen die halverwege het jaar in dienst treden of uitstromen is in beide gevallen nodig.

Welke dagen tellen mee

Een aanvraag van donderdag tot dinsdag moet alleen werkdagen tellen, met uitsluiting van weekenden en feestdagen voor de locatie van de medewerker, en rekening houdend met deeltijdpatronen. Dit is de berekening die het meest waarschijnlijk fout gaat, dus test die met echte voorbeelden.

Goedkeuringsketen

Eén goedkeurder (de lijnmanager) volstaat voor de meeste kleine bedrijven. Voeg een vervanger toe voor wanneer de manager afwezig is, en eventueel een tweede stap voor lange afwezigheid. Bepaal wat er gebeurt met openstaande aanvragen als een manager vertrekt.

Overdracht en jaareinde

Bepaal je verlofjaar, hoeveel ongebruikte dagen worden overgedragen, en of overgedragen dagen verlopen. Laat de AI de overdracht als eigen regel tonen, zodat het saldo uitlegbaar blijft.

Een eerste prompt die werkt

Bouw een interne verlofbeheerapp voor een bedrijf met 45 medewerkers en kantoren in Manchester (VK) en Dublin (Ierland). Verloftypen: jaarlijks (25 dagen, volledig jaartegoed vooraf, tot 5 dagen overdraagbaar, verlopend op 31 maart), ziekte (onbeperkt, zonder goedkeuring, voor anderen alleen zichtbaar als “afwezig”), onbetaald en overig. Het verlofjaar loopt van januari tot december. Medewerkers vragen verlof aan met startdatum, einddatum en optionele halve dagen, en zien hoeveel werkdagen het gaat kosten, zonder weekenden, vrije deeltijddagen en feestdagen voor hun kantoor. Saldi worden berekend uit tegoeden, overdracht, aanpassingen en goedgekeurde aanvragen, en nooit direct bewerkt. Managers keuren aanvragen van hun directe rapportages goed of wijzen ze af met een opmerking, en zien tegelijk de teamkalender. HR beheert medewerkers, verloftypen, tegoeden, feestdagen en aanpassingen met een reden, en exporteert goedgekeurd verlof per maand als csv voor de salarisadministratie. Rollen: medewerker, manager, HR. Alles opslaan in een database. Eenvoudige, snelle interface.

Bouwstappen

1. Begin met je geschreven beleid. Als het niet op papier staat, schrijf het dan eerst uit: de app kan alleen regels toepassen die je kunt benoemen.
2. Importeer medewerkers met manager, locatie en werkpatroon, meestal uit een spreadsheet. Zie een spreadsheet omzetten naar een app.
3. Verloftypen, tegoeden en feestdagen.
4. Aanvraagformulier met de werkdagenberekening, getest met minstens tien echte gevallen: over een weekend, een feestdag, een deeltijder, een halve dag, een jaargrens.
5. Goedkeuringsstroom en teamkalender.
6. Inloggen en rollen, met gevoelige verloftypen die verborgen zijn voor collega's.
7. Meldingen: e-mail naar de manager bij een nieuwe aanvraag en naar de medewerker bij een besluit, via je eigen e-mailprovider. Zie e-mails versturen vanuit je app.
8. Rapportages en exports voor de salarisadministratie.
9. Een maand parallel draaien met het spreadsheet, saldi vergelijken, en dan overstappen.

Veelgemaakte fouten

• Een saldogetal opslaan en bewerken. Je verliest de geschiedenis en elk geschil wordt giswerk.
• Kalenderdagen tellen in plaats van werkdagen, of de feestdagen van het kantoor van de medewerker negeren.
• Iedereen laten zien waarom een collega afwezig is. “Afwezig” is genoeg op de gedeelde kalender.
• Geen vervanger als goedkeurder. Aanvragen blijven twee weken liggen omdat de manager op vakantie is.
• Mensen goedgekeurd verlof laten annuleren zonder dat de manager het weet. Annuleringen moeten de goedkeurder informeren.
• Regels van dit jaar hardcoderen. Houd tegoeden en feestdagen als gegevens die HR volgend jaar kan aanpassen.

Wanneer een kant-en-klaar product beter is

Als je verlof wilt koppelen aan salarisadministratie, contracten, beoordelingen en nalevingsrapportages, of als je mensen in veel landen in dienst hebt, is HR-software met verlofbeheer meestal de moeite waard. Die producten onderhouden per land feestdagenkalenders en wettelijke regels, wat doorlopend werk is dat je anders zelf moet doen.

Een eigen app is zinvol voor kleine en middelgrote bedrijven met een eenvoudig beleid die het spreadsheet willen afschaffen, voor ongebruikelijke situaties (ploegen, roosters die wisselen, verlof gekoppeld aan oproepdiensten), of als onderdeel van een bredere interne tool naast onboarding en andere verzoeken. Zie hoe je een interne tool bouwt voor de bredere aanpak.

Bouwen met Mythex

Bij Mythex beschrijf je het beleid en de workflow in de chat, en bouwt de agent de app in een live preview, met een Postgres-database zodra aanvragen moeten worden opgeslagen. Je kunt collega's uitnodigen in je Mythex-werkruimte om mee te bouwen en te beoordelen, en de preview delen met twee of drie echte gebruikers voordat je publiceert; de use case interne tool in de documentatie suggereert precies dat. Inloggen van medewerkers en meldingsmails gebruiken je eigen providers; Mythex heeft geen ingebouwde login voor eindgebruikers of e-mailverzending. Gebruik de planmodus om de saldoberekening vast te leggen voordat er code wordt geschreven, en /test om aanvragen en goedkeuringen door te klikken.

Voor een startprompt kun je de sjablonen goedkeuringstracker of teamdirectory proberen.

Veelgestelde vragen