HR లీవ్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ ఎలా తయారు చేయాలి: అభ్యర్థనలు, ఆమోదాలు మరియు బ్యాలెన్స్‌లు

లీవ్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ "శుక్రవారం సెలవు తీసుకోవచ్చా?" అనే ప్రశ్న వెనుక ఉన్న స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు ఇమెయిల్ చైన్‌లను భర్తీ చేస్తుంది. ఉద్యోగులు సెలవు అభ్యర్థిస్తారు మరియు మిగిలిన బ్యాలెన్స్ చూస్తారు; మేనేజర్లు టీమ్ క్యాలెండర్ చూస్తూ ఆమోదించడం లేదా తిరస్కరించడం చేస్తారు; HR లీవ్ రకాలు, కేటాయింపులు మరియు పబ్లిక్ హాలిడేలను సెట్ చేసి పేరోల్ కోసం శుభ్రమైన రికార్డ్ పొందుతుంది. దీన్ని తయారు చేయడానికి మీకు అభ్యర్థనల చరిత్ర ఆధారంగా బ్యాలెన్స్‌లు లెక్కించే డేటా మోడల్, స్పష్టమైన ఆమోద గొలుసు, మరియు పార్ట్-డే, వారాంతాలు మరియు హాలిడేల నియమాలు కావాలి. AI యాప్ బిల్డర్ త్వరగా పని చేసే వెర్షన్‌ను తయారు చేయగలదు. శ్రద్ధ పెట్టాల్సింది బ్యాలెన్స్ గణితం, సున్నితమైన లీవ్ రకాల చుట్టూ అనుమతులు, మరియు మీ అసలు పాలసీతో సరిపోల్చడంలో.

యాప్‌కు ఏమి కావాలి

డేటా

టేబుల్	ముఖ్య ఫీల్డ్‌లు
ఉద్యోగులు	పేరు, ఇమెయిల్, మేనేజర్, టీమ్, ప్రాంతం, చేరిన తేదీ, పని విధానం (వారానికి రోజులు, రోజుకు గంటలు), యాక్టివ్ అవునా కాదా
లీవ్ రకాలు	పేరు (వార్షిక, అనారోగ్యం, పేరెంటల్, జీతం లేని, ఇతర), జీతంతో అవునా కాదా, ఆమోదం కావాలా, కేటాయింపుకు లెక్కించబడుతుందా, సున్నితమా
కేటాయింపులు	ఉద్యోగి, లీవ్ రకం, సంవత్సరం, అనుమతించిన రోజులు, క్యారీ-ఓవర్
అభ్యర్థనలు	ఉద్యోగి, లీవ్ రకం, ప్రారంభ తేదీ, ముగింపు తేదీ, ప్రారంభంలో లేదా చివరిలో అర్ధ-రోజు, లెక్కించిన రోజులు, కారణం, స్థితి (పెండింగ్, ఆమోదించబడింది, తిరస్కరించబడింది, రద్దు), ఆమోదించేవారు, నిర్ణయించిన సమయం
సర్దుబాట్లు	ఉద్యోగి, లీవ్ రకం, రోజులు (+ లేదా −), కారణం, చేసినవారు, తేదీ
పబ్లిక్ హాలిడేలు	ప్రాంతం, తేదీ, పేరు

ముఖ్య నియమం: చేతితో సవరించే బ్యాలెన్స్ సంఖ్యను ఎప్పుడూ నిల్వ చేయవద్దు. బ్యాలెన్స్ = కేటాయింపు + క్యారీ-ఓవర్ + సర్దుబాట్లు − ఆమోదించిన రోజులు. ప్రతి మార్పుకు కారణంతో రికార్డ్ ఉండాలి, కాబట్టి "నాకు 3.5 రోజులు ఎందుకు మిగిలాయి?" అని ఎవరైనా అడిగితే మీరు చూపించగలరు.

పేజీలు

ఉద్యోగి: నా బ్యాలెన్స్ (లీవ్ రకాన్ని బట్టి), అభ్యర్థన ఫారమ్, స్థితితో నా అభ్యర్థనలు, నా టీమ్ క్యాలెండర్.
మేనేజర్: పెండింగ్ అభ్యర్థనలు, పక్కనే టీమ్ క్యాలెండర్, వ్యాఖ్యతో ఆమోదించడం లేదా తిరస్కరించడం, టీమ్ బ్యాలెన్స్‌లు.
HR/అడ్మిన్: ఉద్యోగులు, లీవ్ రకాలు, కేటాయింపులు, పబ్లిక్ హాలిడేలు, సర్దుబాట్లు, మరియు రిపోర్ట్‌లు మరియు ఎక్స్‌పోర్ట్‌లు.

అనుమతులు

ఇది వ్యక్తిగత డేటా, అందులో కొంత భాగం సున్నితమైనది. ఉద్యోగులు తమ స్వంత అభ్యర్థనలను చూస్తారు, మరియు టీమ్ క్యాలెండర్‌లో సహోద్యోగి "దూరంగా" ఉన్నారని మాత్రమే చూస్తారు — ఎందుకు అనేది కాదు. మేనేజర్లు తమ డైరెక్ట్ రిపోర్ట్‌లను చూస్తారు. HR అందరినీ చూస్తుంది. అనారోగ్య లీవ్ మరియు ఇతర సున్నితమైన రకాలు, ఉద్యోగి, వారి మేనేజర్ మరియు HR తప్ప మరెవరికీ "దూరంగా" గా మాత్రమే కనిపించాలి. దీన్ని సర్వర్‌లో అమలు చేయండి; రోల్-ఆధారిత యాక్సెస్ నియంత్రణ చూడండి. ఉద్యోగి రికార్డులపై డేటా రక్షణ నియమాలు దేశాన్ని బట్టి మారతాయి, మీదాన్ని తనిఖీ చేయండి.

నిర్ణయాలు మరియు ట్రేడ్-ఆఫ్‌లు

రోజులా లేదా గంటలా

రోజులలో (అర్ధ-రోజులతో) లెక్కించడం సరళమైనది మరియు చాలా ఆఫీస్ టీమ్‌లకు సరిపోతుంది. గంటలలో లెక్కించడం పార్ట్-టైమ్ మరియు షిఫ్ట్ వర్కర్లకు సరిపోతుంది, కానీ ప్రతి లెక్కను మరింత సంక్లిష్టం చేస్తుంది. మీ ఒప్పందాలు కేటాయింపులను ఎలా వ్యక్తం చేస్తాయో ఆధారంగా మొదటి వెర్షన్ కోసం ఒకటి ఎంచుకోండి.

ముందే పూర్తి కేటాయింపు లేదా అక్రువల్

లీవ్ సంవత్సరం మొదటి రోజున పూర్తి వార్షిక కేటాయింపు ఇవ్వడం సరళమైనది. అక్రువల్ — ప్రతి నెలా కొంత భాగాన్ని సంపాదించడం — కొన్ని దేశాల్లో మరియు కొత్తగా చేరిన వారికి సాధారణం, దీనికి నెలవారీ లెక్క కావాలి. సంవత్సరం మధ్యలో చేరే లేదా వెళ్ళే వారికి ప్రో-రేట్ చేయడం ఎలాగైనా అవసరం.

ఏ రోజులు లెక్కించబడతాయి

గురువారం నుండి మంగళవారం వరకు అభ్యర్థన చేస్తే, పని రోజులు మాత్రమే లెక్కించాలి, ఆ ఉద్యోగి ప్రాంతానికి వారాంతాలు మరియు పబ్లిక్ హాలిడేలు మినహాయించి, పార్ట్-టైమ్ విధానాలను గౌరవిస్తూ. ఇది అత్యంత తప్పుగా వచ్చే అవకాశం ఉన్న లెక్క, కాబట్టి నిజమైన ఉదాహరణలతో పరీక్షించండి.

ఆమోద గొలుసు

చాలా చిన్న కంపెనీలకు ఒక ఆమోదించేవారు (లైన్ మేనేజర్) సరిపోతారు. మేనేజర్ లేనప్పుడు కోసం బ్యాకప్ ఆమోదించేవారిని, మరియు దీర్ఘ గైర్హాజరీల కోసం ఐచ్ఛికంగా రెండవ దశను జోడించండి. మేనేజర్ వెళ్లిపోతే పెండింగ్ అభ్యర్థనలతో ఏమి చేయాలో నిర్ణయించండి.

క్యారీ-ఓవర్ మరియు సంవత్సరాంతం

మీ లీవ్ సంవత్సరాన్ని, ఉపయోగించని ఎన్ని రోజులు క్యారీ అవుతాయో, మరియు క్యారీ అయిన రోజులు గడువు ముగుస్తాయా అనేది నిర్ణయించండి. బ్యాలెన్స్ వివరించదగినదిగా ఉండేలా క్యారీ-ఓవర్‌ను ప్రత్యేక లైన్‌గా చూపమని AIని అడగండి.

పని చేసే మొదటి ప్రాంప్ట్

ఆఫీసులు మాంచెస్టర్ (UK) మరియు డబ్లిన్ (ఐర్లాండ్)లో ఉన్న 45 మంది ఉద్యోగుల కంపెనీ కోసం అంతర్గత లీవ్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ తయారు చేయండి. లీవ్ రకాలు: వార్షిక (25 రోజులు, సంవత్సరం ప్రారంభంలోనే పూర్తిగా, మార్చి 31న గడువు ముగిసే 5 రోజుల వరకు క్యారీ-ఓవర్), అనారోగ్యం (అపరిమితం, ఆమోదం లేకుండా, ఇతరులకు "దూరంగా" గా మాత్రమే కనిపిస్తుంది), జీతం లేని, మరియు ఇతర. లీవ్ సంవత్సరం జనవరి నుండి డిసెంబర్ వరకు. ఉద్యోగులు ప్రారంభ తేదీ, ముగింపు తేదీ మరియు ఐచ్ఛిక అర్ధ-రోజులతో లీవ్ అభ్యర్థిస్తారు, మరియు అది ఎన్ని పని రోజులు వాడుతుందో చూస్తారు — వారి ఆఫీసుకు వారాంతాలు, పార్ట్-టైమ్ ఆఫ్ రోజులు మరియు పబ్లిక్ హాలిడేలు మినహాయించి. బ్యాలెన్స్‌లు కేటాయింపులు, క్యారీ-ఓవర్, సర్దుబాట్లు మరియు ఆమోదించిన అభ్యర్థనల నుండి లెక్కించబడతాయి, ఎప్పుడూ నేరుగా సవరించబడవు. మేనేజర్లు తమ డైరెక్ట్ రిపోర్ట్‌ల అభ్యర్థనలను వ్యాఖ్యతో ఆమోదించడం లేదా తిరస్కరించడం చేస్తారు, అదే సమయంలో టీమ్ క్యాలెండర్ చూస్తూ. HR ఉద్యోగులు, లీవ్ రకాలు, కేటాయింపులు, పబ్లిక్ హాలిడేలు మరియు కారణంతో సర్దుబాట్లను నిర్వహిస్తుంది, మరియు పేరోల్ కోసం ఆమోదించిన లీవ్‌ను నెలవారీగా CSV గా ఎక్స్‌పోర్ట్ చేస్తుంది. పాత్రలు: ఉద్యోగి, మేనేజర్, HR. అన్నీ డేటాబేస్‌లో నిల్వ చేయండి. సరళమైన, వేగవంతమైన ఇంటర్‌ఫేస్.

నిర్మాణ దశలు

మీ రాతపూర్వక పాలసీతో ప్రారంభించండి. అది రాసి లేకపోతే, ముందు రాయండి — మీరు చెప్పగలిగే నియమాలను మాత్రమే యాప్ అమలు చేయగలదు.
ఉద్యోగులను దిగుమతి చేయండి మేనేజర్, ప్రాంతం మరియు పని విధానంతో, సాధారణంగా స్ప్రెడ్‌షీట్ నుండి. స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను యాప్‌గా ఎలా మార్చాలి చూడండి.
లీవ్ రకాలు, కేటాయింపులు మరియు పబ్లిక్ హాలిడేలు.
పని రోజుల లెక్కతో అభ్యర్థన ఫారమ్, కనీసం పది నిజమైన కేసులపై పరీక్షించబడింది: వారాంతం దాటేవి, బ్యాంక్ హాలిడే, పార్ట్-టైమర్, అర్ధ-రోజు, సంవత్సర సరిహద్దు.
ఆమోద ప్రవాహం మరియు టీమ్ క్యాలెండర్.
లాగిన్‌లు మరియు పాత్రలు, సున్నితమైన లీవ్ రకాలు సహోద్యోగుల నుండి దాచబడి.
నోటిఫికేషన్‌లు: కొత్త అభ్యర్థనకు మేనేజర్‌కు, నిర్ణయంపై ఉద్యోగికి, మీ స్వంత ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్ ద్వారా. మీ యాప్ నుండి ఇమెయిల్‌లు పంపడం చూడండి.
పేరోల్ కోసం రిపోర్ట్‌లు మరియు ఎక్స్‌పోర్ట్‌లు.
ఒక నెల పాటు స్ప్రెడ్‌షీట్‌తో సమాంతరంగా నడపండి, బ్యాలెన్స్‌లు సరిపోల్చండి, తర్వాత మారండి.

సాధారణ పొరపాట్లు

బ్యాలెన్స్ సంఖ్యను నిల్వ చేసి దాన్ని సవరించడం. చరిత్ర పోతుంది, ప్రతి వివాదం ఊహాగానంగా మారుతుంది.
పని రోజుల బదులు క్యాలెండర్ రోజులు లెక్కించడం, లేదా పబ్లిక్ హాలిడేల కోసం ఉద్యోగి ఆఫీసును పట్టించుకోకపోవడం.
ఒక సహోద్యోగి ఎందుకు సెలవులో ఉన్నారో అందరికీ చూపించడం. షేర్డ్ క్యాలెండర్‌లో "దూరంగా" అనేది సరిపోతుంది.
బ్యాకప్ ఆమోదించేవారు లేకపోవడం. మేనేజర్ సెలవులో ఉన్నప్పుడు రెండు వారాల పాటు అభ్యర్థనలు ఆగిపోతాయి.
మేనేజర్‌కు తెలియకుండా ఆమోదించిన లీవ్‌ను రద్దు చేయనివ్వడం. రద్దులు ఆమోదించేవారికి తెలియజేయాలి.
ఈ సంవత్సరం నియమాలను హార్డ్-కోడ్ చేయడం. కేటాయింపులు మరియు హాలిడేలను, వచ్చే సంవత్సరం HR మార్చగల డేటాగా ఉంచండి.

రెడీమేడ్ ఉత్పత్తి మెరుగైనప్పుడు

మీకు లీవ్‌ను పేరోల్, ఒప్పందాలు, పనితీరు సమీక్షలు మరియు అనుగుణత రిపోర్టింగ్‌తో కనెక్ట్ చేయాలంటే — లేదా అనేక దేశాల్లో ఉద్యోగులు ఉంటే — టైమ్-ఆఫ్ మేనేజ్‌మెంట్ ఉన్న HR సాఫ్ట్‌వేర్ సాధారణంగా విలువైనది. ఆ ఉత్పత్తులు ప్రతి దేశానికి హాలిడే క్యాలెండర్లు మరియు చట్టబద్ధ నియమాలను నిర్వహిస్తాయి, ఇది మీరు లేకపోతే సొంతం చేసుకోవాల్సిన నిరంతర పని.

కస్టమ్ యాప్ సరళమైన పాలసీ ఉన్న చిన్న మరియు మధ్య తరహా కంపెనీలకు, స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను వదిలేయాలనుకునే వారికి, అసాధారణ సెటప్‌లకు (షిఫ్ట్ క్రూలు, రొటేటింగ్ రోస్టర్లు, ఆన్-కాల్ కవరేజ్‌తో ముడిపడిన లీవ్), లేదా ఆన్‌బోర్డింగ్ మరియు ఇతర అభ్యర్థనలతో పాటు పెద్ద ఇంటర్నల్ టూల్‌లో భాగంగా సరిపోతుంది. విస్తృత విధానం కోసం ఇంటర్నల్ టూల్ ఎలా తయారు చేయాలి చూడండి.

Mythex తో నిర్మించడం

Mythex లో మీరు చాట్‌లో పాలసీ మరియు వర్క్‌ఫ్లోను వివరిస్తారు, మరియు ఏజెంట్ లైవ్ ప్రివ్యూలో యాప్‌ను నిర్మిస్తుంది, అభ్యర్థనలు సేవ్ చేయాల్సినప్పుడు Postgres డేటాబేస్ జోడించబడుతుంది. మీరు మీ టీమ్‌ను మీ Mythex వర్క్‌స్పేస్‌లోకి ఆహ్వానించి నిర్మాణంలో సహాయం తీసుకోవచ్చు మరియు ప్రచురించే ముందు ప్రివ్యూను ఇద్దరు మూడు నిజమైన వినియోగదారులతో పంచుకోవచ్చు — డాక్స్‌లోని ఇంటర్నల్ టూల్ యూజ్ కేస్ ఖచ్చితంగా అదే సూచిస్తుంది. ఉద్యోగి లాగిన్‌లు మరియు నోటిఫికేషన్ ఇమెయిళ్ళు మీ స్వంత ప్రొవైడర్లను ఉపయోగిస్తాయి; Mythex కి అంతర్నిర్మిత ఎండ్-యూజర్ లాగిన్ లేదా ఇమెయిల్ పంపే సదుపాయం లేదు. ఏ కోడ్ రాయడానికి ముందే బ్యాలెన్స్ లెక్కను అంగీకరించడానికి Plan mode ఉపయోగించండి, మరియు అభ్యర్థన మరియు ఆమోద ప్రవాహాన్ని క్లిక్ చేసి చూడటానికి /test ఉపయోగించండి.

ప్రారంభ ప్రాంప్ట్ కోసం, అప్రూవల్ ట్రాకర్ లేదా టీమ్ డైరెక్టరీ టెంప్లేట్‌లు ప్రయత్నించండి.

ప్రశ్నలు

లీవ్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్‌కు ఏ ఫీచర్లు కావాలి?

వార్షిక కేటాయింపులతో లీవ్ రకాలు, అభ్యర్థన ఫారమ్, మేనేజర్ ఆమోదం, ప్రతి ఉద్యోగికి మిగిలిన బ్యాలెన్స్, ఎవరు సెలవులో ఉన్నారో చూపే టీమ్ క్యాలెండర్, మరియు ప్రతి ప్రాంతానికి పబ్లిక్ హాలిడేలు. రిపోర్ట్‌లు మరియు పేరోల్ ఎక్స్‌పోర్ట్‌లు తర్వాత వస్తాయి.

లీవ్ బ్యాలెన్స్‌లను ఎలా లెక్కించాలి?

మీరు సవరించే ఒకే సంఖ్యను ఉంచే బదులు, ప్రతి అభ్యర్థనను మరియు ప్రతి సర్దుబాటును విడి రికార్డుగా నిల్వ చేసి, వాటి నుండి బ్యాలెన్స్‌ను లెక్కించండి. అప్పుడు ఏ బ్యాలెన్స్‌నైనా వివరించవచ్చు, చరిత్రను కోల్పోకుండా తప్పులను సరిచేయవచ్చు.

లీవ్ యాప్ ఉపాధి చట్టాన్ని అనుసరించాలా?

లీవ్ హక్కులు, క్యారీ-ఓవర్, అనారోగ్య లీవ్ నియమాలు మరియు రికార్డ్-కీపింగ్ అవసరాలు స్థానిక చట్టం మరియు ఉద్యోగ ఒప్పందాల ద్వారా నిర్ణయించబడతాయి మరియు దేశాన్ని బట్టి చాలా మారుతాయి. యాప్ మీ పాలసీని అమలు చేయాలి, మరియు ఆ పాలసీని HR లేదా న్యాయ సలహాదారు తనిఖీ చేయాలి.

స్ప్రెడ్‌షీట్ నుండి లీవ్ యాప్‌కు ఎప్పుడు మారాలి?

సాధారణంగా ఒకటి కంటే ఎక్కువ మేనేజర్లు లీవ్‌ను ఆమోదించినప్పుడు, ప్రజలు తమ బ్యాలెన్స్ కోసం HR ను అడగడం మొదలుపెట్టినప్పుడు, లేదా క్యాలెండర్ కనిపించక ఇద్దరు ముఖ్య వ్యక్తులు ఒకేసారి సెలవులో ఉన్నప్పుడు.