Hvernig á að búa til HR-appi fyrir orlofsstjórnun: beiðnir, samþykki og inneignir

Orlofsstjórnunarapp kemur í stað töflureiknisins og tölvupóstkeðjanna á bakvið spurninguna „get ég tekið frí á föstudaginn?“. Starfsfólk sækir um frí og sér eftirstandandi inneign; yfirmenn samþykkja eða hafna með dagatal liðsins fyrir framan sig; mannauður setur orlofstegundir, réttindi og opinbera frídaga og fær hreina skrá fyrir launakerfið. Til að smíða slíkt þarftu gagnalíkan þar sem inneignir eru reiknaðar út frá sögu beiðna og leiðréttinga, skýra samþykkiskeðju og reglur um hlutadaga, helgar og frídaga. Gervigreindar-smíðatól getur skilað virkri útgáfu hratt. Vandvirknin fer í reikning inneigna, heimildir í kringum viðkvæmar orlofstegundir og að passa við raunverulega stefnu þína.

Það sem appið þarf

Gögn

Meginreglan: geymdu aldrei inneign sem þú breytir handvirkt. Inneignin er réttindi + flutningur + leiðréttingar − samþykktir dagar. Sérhver breyting hefur færslu með ástæðu, svo þegar einhver spyr „af hverju á ég 3,5 daga eftir?“ geturðu sýnt þeim það.

Síður

• Starfsmaður: inneignin mín eftir orlofstegund, eyðublað fyrir beiðni, beiðnirnar mínar með stöðu, dagatal teymisins míns.
• Yfirmaður: beiðnir í bið með dagatali teymisins við hliðina, samþykkja eða hafna með athugasemd, inneign teymisins.
• Mannauður/stjórnandi: starfsfólk, orlofstegundir, réttindi, opinberir frídagar, leiðréttingar, skýrslur og útflutningur.

Heimildir

Þetta eru persónuupplýsingar og sumar þeirra eru viðkvæmar. Starfsfólk sér eigin beiðnir og, á sameiginlega dagatalinu, aðeins að samstarfsmaður sé „fjarverandi“ — ekki hvers vegna. Yfirmenn sjá beina undirmenn sína. Mannauður sér alla. Veikindaorlof og aðrar viðkvæmar tegundir ættu aðeins að birtast sem „fjarverandi“ öllum nema starfsmanninum, yfirmanni hans og mannauði. Framfylgdu þessu á þjóninum; sjá hlutverkamiðaðan aðgangsstýringu. Reglur um persónuvernd starfsmannaskráa eru mismunandi eftir löndum, svo athugaðu þínar.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Dagar eða klukkustundir

Talning í dögum (með hálfum dögum) er einfaldast og hentar flestum skrifstofuteymum. Talning í klukkustundum hentar hluta- og vaktavinnufólki en gerir alla útreikninga flóknari. Veldu eitt fyrir fyrstu útgáfuna, miðað við hvernig samningar þínir lýsa réttindum.

Réttindi fyrirfram eða áunnin

Að veita fullan árlegan rétt fyrsta dag orlofsársins er einfaldast. Áunninn réttur — að vinna sér inn brot á mánuði — er algengur í sumum löndum og fyrir nýliða og krefst mánaðarlegs útreiknings. Hlutfallsleg skipting fyrir þá sem byrja eða hætta á miðju ári þarf í báðum tilvikum.

Hvaða dagar teljast

Beiðni frá fimmtudegi til þriðjudags ætti aðeins að telja vinnudaga, án helga og opinberra frídaga fyrir staðsetningu starfsmannsins, og taka tillit til hlutastarfsmynstra. Þessi útreikningur er líklegastur til að vera rangur, svo prófaðu hann á raunverulegum dæmum.

Samþykkiskeðja

Einn samþykkjandi (næsti yfirmaður) nægir flestum litlum fyrirtækjum. Bættu við varasamþykkjanda fyrir þegar yfirmaðurinn er fjarverandi og valfrjálst öðru skrefi fyrir langar fjarvistir. Ákveddu hvað gerist við beiðnir í bið ef yfirmaður hættir.

Flutningur og áramót

Ákveddu orlofsárið, hversu marga ónotaða daga má flytja yfir og hvort fluttir dagar renna út. Láttu gervigreindina sýna flutninginn sem sér línu svo inneignin haldist skýranleg.

Fyrsta skipun sem virkar

Smíðaðu innra orlofsstjórnunarapp fyrir 45 manna fyrirtæki með skrifstofur í Manchester (Bretlandi) og Dublin (Írlandi). Orlofstegundir: árlegt (25 dagar, fullt ár fyrirfram, allt að 5 dagar fluttir yfir, renna út 31. mars), veikindi (ótakmörkuð, án samþykkis, sýnileg öðrum aðeins sem „fjarverandi“), ólaunað og annað. Orlofsárið er janúar til desember. Starfsfólk sækir um frí með upphafsdegi, lokadegi og valfrjálsum hálfum dögum og sér hversu marga vinnudaga það notar — að undanskildum helgum, frídögum í hlutastarfi og opinberum frídögum fyrir skrifstofu þeirra. Inneignir eru reiknaðar út frá réttindum, flutningi, leiðréttingum og samþykktum beiðnum, aldrei breytt beint. Yfirmenn samþykkja eða hafna beiðnum beinna undirmanna með athugasemd og sjá dagatal teymisins á sama tíma. Mannauður stjórnar starfsfólki, orlofstegundum, réttindum, opinberum frídögum og leiðréttingum með ástæðu, og flytur út samþykkt frí eftir mánuðum sem CSV fyrir launakerfið. Hlutverk: starfsmaður, yfirmaður, mannauður. Geymdu allt í gagnagrunni. Einfalt og hratt viðmót.

Byggingarskref

1. Byrjaðu á skriflegri stefnu þinni. Ef hún er ekki skrifuð niður, skrifaðu hana fyrst — appið getur aðeins beitt reglum sem þú getur sett fram.
2. Fluttu inn starfsfólk með yfirmanni, staðsetningu og vinnumynstri, yfirleitt úr töflureikni. Sjá hvernig á að breyta töflureikni í app.
3. Orlofstegundir, réttindi og opinberir frídagar.
4. Beiðnaeyðublað með útreikningi vinnudaga, prófað á að minnsta kosti tíu raunverulegum tilvikum: yfir helgi, almennan frídag, starfsmann í hlutastarfi, hálfan dag, áramótaskil.
5. Samþykkisferli og dagatal teymisins.
6. Innskráningar og hlutverk, með viðkvæmum orlofstegundum falnum fyrir samstarfsfólki.
7. Tilkynningar: tölvupóstur til yfirmanns við nýja beiðni og til starfsmanns við ákvörðun, í gegnum eigin póstþjónustu. Sjá hvernig á að senda tölvupósta úr appinu þínu.
8. Skýrslur og útflutningur fyrir launakerfið.
9. Keyrðu samhliða töflureikninum í einn mánuð, berðu saman inneignir og skiptu svo.

Algeng mistök

• Að geyma inneignartölu og breyta henni. Þú missir söguna og hver deila verður ágiskun.
• Telja almanaksdaga í stað vinnudaga, eða hunsa skrifstofu starfsmannsins fyrir opinbera frídaga.
• Sýna öllum hvers vegna samstarfsmaður er í fríi. „Fjarverandi“ nægir á sameiginlega dagatalinu.
• Enginn varasamþykkjandi. Beiðnir liggja í tvær vikur á meðan yfirmaðurinn er í fríi.
• Að leyfa fólki að afturkalla samþykkt frí án þess að yfirmaðurinn viti. Afturköllun ætti að senda tilkynningu til samþykkjanda.
• Að festa reglur þessa árs í kóðann. Geymdu réttindi og frídaga sem gögn sem mannauður getur breytt á næsta ári.

Þegar tilbúin vara er betri kostur

Ef þú vilt tengja frí við launakerfi, samninga, frammistöðumat og regluvörslu — eða ef þú ræður fólk í mörgum löndum — er HR-hugbúnaður sem inniheldur tímaleyfisstjórnun yfirleitt þess virði. Slíkar vörur halda utan um frídagatöl og lögbundnar reglur fyrir hvert land, sem er viðvarandi vinna sem þú annars ættir sjálfur.

Sérsmíðað app hentar litlum og meðalstórum fyrirtækjum með einfalda stefnu sem vilja einfaldlega losna við töflureikninn, fyrir óvenjulegt fyrirkomulag (vaktahópa, snúningsáætlanir, frí tengt bakvakt) eða sem hluti af stærra innra verkfæri ásamt innleiðingu og öðrum beiðnum. Sjá hvernig á að smíða innra verkfæri fyrir víðtækari nálgun.

Smíði með Mythex

Í Mythex lýsir þú stefnunni og ferlinu í spjalli og agentinn smíðar appið í beinni forskoðun, með Postgres-gagnagrunni bættum við þegar beiðnir þurfa að vera vistaðar. Þú getur boðið samstarfsfólki í Mythex-vinnusvæðið þitt til að hjálpa við smíði og yfirferð, og deilt forskoðuninni með tveimur eða þremur raunverulegum notendum áður en þú birtir — notkunardæmið fyrir innra verkfæri í skjölunum stingur upp á einmitt því. Innskráning starfsfólks og tilkynningatölvupóstar nota þínar eigin þjónustur; Mythex hefur enga innbyggða innskráningu notenda né tölvupóstsendingu. Notaðu Plan-ham til að semja um útreikning inneigna áður en nokkur kóði er skrifaður, og /test til að smella í gegnum beiðni og samþykki.

Fyrir upphafsskipun skaltu prófa samþykkjatrakkarann eða starfsmannaskrána sniðmátin.

Spurningar