Kaip sukurti atostogų valdymo programą: prašymai, patvirtinimai ir likučiai

Atostogų valdymo programa pakeičia skaičiuoklę ir el. laiškų grandinę, stovinčią už klausimo „ar galiu paimti penktadienį laisvą?“. Darbuotojai teikia prašymus ir mato likusias dienas; vadovai tvirtina arba atmeta, turėdami prieš akis komandos kalendorių; personalo skyrius nustato atostogų tipus, normas ir valstybines šventes ir gauna tvarkingą įrašą algalapiams. Kad tokią programą sukurtumėte, reikia duomenų modelio, kuriame likučiai skaičiuojami iš prašymų ir korekcijų istorijos, aiškios patvirtinimo grandinės ir taisyklių daliniams dienoms, savaitgaliams ir šventėms. DI programų kūrėjas gali greitai sukurti veikiančią versiją. Pastangos turi būti skiriamos likučių skaičiavimui, prieigai prie jautrių atostogų tipų ir tam, kad programa atitiktų tikrąją jūsų politiką.

Ko reikia programai

Duomenys

Pagrindinė taisyklė: niekada nesaugokite likučio, kurį redaguojate rankiniu būdu. Likutis yra normos + perkeltos dienos + korekcijos − patvirtintos dienos. Kiekvienas pakeitimas turi įrašą su priežastimi, todėl kai kas nors paklausia „kodėl man liko 3,5 dienos?“, galite tai parodyti.

Puslapiai

• Darbuotojas: mano likutis pagal atostogų tipą, prašymo forma, mano prašymai su statusu, mano komandos kalendorius.
• Vadovas: laukiantys prašymai šalia komandos kalendoriaus, patvirtinimas arba atmetimas su komentaru, komandos likučiai.
• Personalo skyrius / administratorius: darbuotojai, atostogų tipai, normos, valstybinės šventės, korekcijos, ataskaitos ir eksportai.

Teisės

Tai asmens duomenys, o dalis jų yra jautrūs. Darbuotojai mato savo prašymus ir bendrame komandos kalendoriuje mato tik tai, kad kolega yra „nebuvo darbe“ – ne kodėl. Vadovai mato tiesioginius pavaldinius. Personalo skyrius mato visus. Nedarbingumo ir kitos jautrios atostogos kitiems, išskyrus darbuotoją, jo vadovą ir personalo skyrių, turi rodytis tik kaip „nebuvo darbe“. Tai turi būti tikrinama serveryje; žr. prieigos valdymą pagal roles. Darbuotojų asmens duomenų apsaugos taisyklės skirtingose šalyse skiriasi, todėl patikrinkite savo šalies reikalavimus.

Sprendimai ir kompromisai

Dienos ar valandos

Skaičiuoti dienomis (su pusės dienomis) yra paprasčiausia ir tinka daugumai biuro komandų. Skaičiuoti valandomis tinka darbuotojams su nepilnu etatu ir pamaininiams darbuotojams, bet kiekvienas skaičiavimas tampa sudėtingesnis. Pirmai versijai pasirinkite vieną, remdamiesi tuo, kaip jūsų sutartys išreiškia normas.

Visa norma iš karto ar kaupimas

Visos metinės normos suteikimas pirmą atostogų metų dieną yra paprasčiausias variantas. Kaupimas – kas mėnesį uždirbama dalis – yra paplitęs kai kuriose šalyse ir naujiems darbuotojams, ir reikalauja mėnesinio skaičiavimo. Bet kuriuo atveju reikia proporcingai paskaičiuoti normą darbuotojams, kurie įsidarbina ar išeina metų viduryje.

Kurios dienos skaičiuojamos

Prašymas nuo ketvirtadienio iki antradienio turėtų skaičiuoti tik darbo dienas, neįskaitant savaitgalių ir to darbuotojo vietos valstybinių švenčių, ir atsižvelgiant į nepilno etato grafiką. Tai skaičiavimas, kuris dažniausiai klystą, todėl tikrinkite jį su realiais pavyzdžiais.

Patvirtinimo grandinė

Vienas tvirtintojas (tiesioginis vadovas) tinka daugumai mažų įmonių. Pridėkite atsarginį tvirtintoją, kai vadovas yra išvykęs, ir, pasirinktinai, antrą žingsnį ilgoms nebuvimo trukmėms. Nuspręskite, kas nutinka laukiantiems prašymams, jei vadovas išeina.

Perkėlimas ir metų pabaiga

Nusprendžiate, koks yra atostogų metai, kiek nepanaudotų dienų perkeliama ir ar perkeltos dienos pasibaigia. Paprašykite DI rodyti perkėlimą kaip atskirą eilutę, kad likutis liktų paaiškinamas.

Pirmasis veikiantis užklausimas

Sukurk vidinę atostogų valdymo programą 45 žmonių įmonei su biurais Mančesteryje (JK) ir Dubline (Airija). Atostogų tipai: metinės (25 dienos, visos metų dienos iš karto, iki 5 dienų perkeliama, pasibaigia kovo 31 d.), nedarbingumo (neribotos, nereikia patvirtinimo, kitiems matoma tik kaip „nebuvo darbe“), neapmokamos ir kitos. Atostogų metai eina nuo sausio iki gruodžio. Darbuotojai teikia prašymus su pradžios data, pabaigos data ir pasirinktinėmis pusės dienomis ir mato, kiek darbo dienų jie panaudos – neįskaitant savaitgalių, nepilno etato laisvų dienų ir jų biuro valstybinių švenčių. Likučiai skaičiuojami iš normų, perkeltų dienų, korekcijų ir patvirtintų prašymų ir niekada nekeičiami tiesiogiai. Vadovai tvirtina arba atmeta tiesioginių pavaldinių prašymus su komentaru, matydami komandos kalendorių tuo pačiu metu. Personalo skyrius tvarko darbuotojus, atostogų tipus, normas, valstybines šventes ir korekcijas su priežastimi ir eksportuoja patvirtintas atostogas pagal mėnesį kaip CSV algalapiams. Roles: darbuotojas, vadovas, personalo skyrius. Visa informacija saugoma duomenų bazėje. Paprasta, greita sąsaja.

Kūrimo žingsniai

1. Pradėkite nuo rašytinės politikos. Jei ji neužrašyta, pirmiausia užrašykite – programa gali taikyti tik taisykles, kurias galite suformuluoti.
2. Importuokite darbuotojus su vadovu, vieta ir darbo grafiku, dažniausiai iš skaičiuoklės. Žr. kaip paversti skaičiuoklę programa.
3. Atostogų tipai, normos ir valstybinės šventės.
4. Prašymo forma su darbo dienų skaičiavimu, patikrinta bent dešimčiai realių atvejų: per savaitgalį, per šventę, nepilno etato darbuotojui, pusė dienos, metų riba.
5. Patvirtinimo eiga ir komandos kalendorius.
6. Prisijungimai ir teisės, su jautriais atostogų tipais, paslėptais nuo kolegų.
7. Pranešimai: el. laiškas vadovui apie naują prašymą ir darbuotojui apie sprendimą per jūsų el. pašto paslaugos teikėją. Žr. kaip siųsti el. laiškus iš programos.
8. Ataskaitos ir eksportai algalapiams.
9. Vykdykite lygiagrečiai su skaičiuokle vieną mėnesį, palyginkite likučius ir tik tada perjunkite.

Dažniausios klaidos

• Likučio skaičiaus saugojimas ir redagavimas. Prarandama istorija, o kiekvienas ginčas tampa spėliojimu.
• Skaičiavimas kalendorinėmis, o ne darbo dienomis, arba darbuotojo biuro valstybinių švenčių ignoravimas.
• Visiems rodoma, kodėl kolega nedirba. Bendrame kalendoriuje pakanka „nebuvo darbe“.
• Nėra atsarginio tvirtintojo. Prašymai laukia dvi savaites, kol vadovas atostogauja.
• Leidimas atšaukti patvirtintas atostogas be vadovo žinios. Atšaukimai turi pranešti tvirtintojui.
• Šių metų taisyklių kodavimas tiesiogiai. Laikykite normas ir šventes kaip duomenis, kuriuos personalo skyrius galės keisti kitais metais.

Kada geresnis paruoštas produktas

Jei norite, kad atostogos būtų susietos su algalapiais, sutartimis, veiklos vertinimais ir atitikties ataskaitomis – arba jei dirbate keliose šalyse – personalo programinė įranga su laiko atostogų valdymu dažniausiai verta pinigų. Tokie produktai palaiko atostogų kalendorius ir įstatymines taisykles pagal šalį; tai nuolatinis darbas, kurį turėsite prižiūrėti patys.

Savo programa verta kurti mažoms ir vidutinėms įmonėms su paprasta politika, kurios nori palikti skaičiuoklę, neįprastoms sistemoms (pamainų ekipos, rotacijos grafikai, atostogos susijusios su budėjimu) arba kaip dalį platesnės vidinės programos kartu su įdarbinimo portalu ir kitais prašymais. Platesnį požiūrį rasite kaip sukurti vidinę programą.

Kaip tai daryti su Mythex

Mythex leidžia aprašyti politiką ir darbo eigą pokalbyje, o agentas sukuria programą gyvoje peržiūroje, pridėdamas Postgres duomenų bazę, kai prašymus reikia išsaugoti. Galite pakviesti kolegas į savo Mythex darbo erdvę padėti kurti ir peržiūrėti programą bei prieš paskelbiant parodyti ją dviem ar trims tikriems naudotojams – vidinio įrankio naudojimo atvejis dokumentacijoje būtent tai ir siūlo. Darbuotojų prisijungimai ir pranešimų el. laiškai naudoja jūsų paslaugų teikėjus; Mythex neturi įmontuoto galutinio naudotojo prisijungimo ar el. laiškų siuntimo. Naudokite Plan režimą, kad sutartumėte dėl likučių skaičiavimo prieš rašant kodą, ir /test, kad išbandytumėte prašymo ir patvirtinimo eigą.

Pradiniam užklausimui išbandykite patvirtinimų sekimo arba komandos katalogo šablonus.

Klausimai