如何建立人事假期管理應用程式：申請、審批同結餘

假期管理應用程式會取代試算表同電郵鏈，解決「我可唔可以請星期五假？」呢類問題。員工申請休假並可以睇到剩餘結餘；經理一邊睇住團隊日曆，一邊批准或拒絕；人事則設定假期類別、配額同公眾假期，並為薪金處理取得一份清晰紀錄。要建立一個，你需要一個以申請同調整歷史紀錄計算結餘嘅數據模型、清晰嘅審批鏈，以及有關半日、週末同假日嘅規則。AI 應用程式生成工具可以好快做出一個可以運作嘅版本。真正需要用心嘅地方，係結餘計算、敏感假期類別嘅權限，以及要符合你實際嘅政策。

應用程式需要咩

數據

最關鍵嘅規則：絕對唔好儲存一個可以手動修改嘅結餘。結餘等於配額加結轉加調整，再減去已批准嘅日數。每項改動都要有一筆附原因嘅紀錄，咁當有人問「點解我仲剩返 3.5 日？」，你就可以拿出證據。

頁面

• **員工：**我嘅各類假期結餘、申請表格、我嘅申請同狀態、我團隊嘅日曆。
• **經理：**待處理嘅申請，旁邊顯示團隊日曆；批准或拒絕時可以寫備註；團隊結餘。
• **人事／管理員：**員工、假期類別、配額、公眾假期、調整，以及報表同匯出。

權限

呢啲係個人資料，當中部分係敏感資料。員工只可以睇到自己嘅申請；喺團隊日曆上，同事只會見到「不在」，而唔會見到點解。經理可以睇到直屬下屬；人事可以睇到所有人。病假同其他敏感類別，除咗員工本人、其經理同人事之外，其他人都只應該顯示為「不在」。呢啲限制必須喺伺服器端執行；參閱以角色為本嘅存取控制。各國對僱員紀錄嘅資料保障規則都唔同，所以請檢查你所在地嘅規定。

決定同取捨

按日定按小時

以日計算（包括半日）最簡單，適合大部分辦公室團隊。以小時計算則適合兼職同輪班員工，但會令每一項計算都更複雜。第一版就按你嘅合約點樣表達配額來選擇其中一種。

一次過批出定逐步累積

喺假期年度第一日就一次過批出全年配額最簡單。累積制，即每個月賺取一部分，喺某啲國家同新入職員工中好常見，但需要每月計算。無論用邊種方法，都需要為年中入職或離職嘅人按比例計算。

邊啲日子計入

由星期四請到星期二，應該只計工作日，並扣除週末，以及該員工所在地嘅公眾假期，同時要照顧兼職嘅工作模式。呢個計算最容易出錯，所以要用真實例子測試。

審批鏈

大部分小型公司只需要一位審批人（直屬經理）。加入後備審批人，可以應付經理不在嘅情況；如果係長假，亦可以加多一步審批。經理離職時，待處理嘅申請點算，要先決定好。

結轉同年結

要決定你嘅假期年度、未用完嘅日數可以結轉幾多、結轉嘅日數會唔會過期。可以要求 AI 將結轉獨立列出，咁結餘就會保持可解釋。

一個有效嘅首個提示詞

為一間位於曼徹斯特（英國）同都柏林（愛爾蘭）、共 45 人嘅公司建立一個內部假期管理應用程式。假期類別：年假（25 日，全年一次過批出，最多結轉 5 日，3 月 31 日過期）、病假（無限，無需審批，其他人只可以見到「不在」）、無薪假同其他。假期年度由一月至十二月。員工以開始日期、結束日期同可選嘅半日申請假期，並可以睇到會用掉幾多個工作日，已扣除週末、兼職休息日同該辦公室嘅公眾假期。結餘由配額、結轉、調整同已批准嘅申請計算，絕對唔可以直接編輯。經理可以附備註批准或拒絕直屬下屬嘅申請，同時睇到團隊日曆。人事管理員工、假期類別、配額、公眾假期，並可以附原因作出調整；又可以按月匯出已批准假期嘅 CSV 供薪金處理。角色：員工、經理、人事。所有資料儲存喺資料庫。介面簡潔、快速。

建立步驟

1. 由你寫好嘅政策開始。 如果未有寫落紙，先寫好——應用程式只能執行你講得清楚嘅規則。
2. 匯入員工，包括經理、地點同工作模式，通常可以由試算表匯入。參閱如何將試算表變成應用程式。
3. 假期類別、配額同公眾假期。
4. 附工作日計算嘅申請表格，用至少十個真實個案測試：跨越週末、銀行假期、兼職員工、半日、跨年。
5. 審批流程同團隊日曆。
6. 登入同角色，敏感假期類別對同事隱藏。
7. 通知：有新申請時電郵經理，決定之後電郵員工，透過你自己嘅電郵服務商發送。參閱如何從應用程式發送電郵。
8. 報表同匯出，供薪金處理使用。
9. 同試算表並行運作一個月，比較結餘，然後再轉用。

常見錯誤

• 儲存結餘數字並手動改動。 你會失去歷史紀錄，每次爭議都變成估計。
• 計算曆日而唔係工作日，或者處理公眾假期時無考慮員工所在辦公室。
• 向所有人顯示同事休假嘅原因。 共用日曆上只需要顯示「不在」就夠。
• 冇後備審批人。 經理放假時，申請可以擱置兩個星期。
• 容許員工取消已批准嘅假期而經理不知情。 取消應該通知審批人。
• 將今年嘅規則寫死。 配額同公眾假期應該以數據形式保存，好讓人事下年可以自行編輯。

幾時用現成產品更好

如果你希望假期同薪金、合約、績效評估同合規報告連結，或者你喺多個國家聘用員工，通常值得使用包括假期管理功能嘅人事軟件。呢類產品會按國家維護假期日曆同法定規則，呢啲係持續需要處理嘅工作，否則你就要自己負責。

如果你係中小型公司，政策簡單，只想離開試算表；或者你嘅情況比較特別，例如輪班隊伍、輪流編更，或者假期要配合待命安排；又或者想將假期功能納入更大嘅內部工具，同入職等其他申請一齊處理，咁自己建立就合適。更廣泛嘅做法可參閱如何建立內部工具。

用 Mythex 建立

喺 Mythex 你可以喺聊天中描述政策同工作流程，代理會喺即時預覽中建立應用程式；當申請需要儲存時，會加入 Postgres 資料庫。你可以邀請同事加入你嘅 Mythex 工作區一齊建立同審視，亦可以喺正式發布之前，同兩三位真實用戶分享預覽；文件中嘅內部工具用例就正正建議咁做。員工登入同通知電郵使用你自己嘅服務商；Mythex 並無內建嘅最終用戶登入或電郵發送功能。寫任何程式碼之前，可以用計劃模式先確認結餘計算方法，並用 /test 逐步測試申請同審批流程。

如果想要一個起步提示詞，可以試吓審批追蹤器或團隊目錄範本。

常見問題